Struktur Perincian Risiko untuk Proyek: Panduan Lengkap untuk RBS

Ketidakpastian adalah kepastian dalam proyek. Risiko akan muncul dan mengancam keberhasilan pengiriman proyek Anda. Menggunakan struktur perincian risiko (RBS) adalah cara Anda mempersiapkan diri untuk hal yang tidak terduga.

Struktur perincian risiko sangat bagus untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan risiko sehingga Anda tahu mana yang akan lebih atau kurang berdampak. Itulah langkah pertama dalam merencanakan, mengelola, dan mengurangi risiko dalam proyek Anda.

Apa itu Struktur Perincian Risiko dalam Manajemen Proyek?

Struktur perincian risiko adalah alat untuk mengelola risiko, yang merupakan peristiwa apa pun yang tidak Anda rencanakan atau harapkan. Risiko biasanya dianggap sebagai dampak negatif pada anggaran, waktu, atau kualitas proyek. Namun, ada juga risiko positif yang dapat menguntungkan sebuah proyek.

Bagaimanapun, manajer proyek harus bersiap menghadapi risiko, baik atau buruk—ini dapat mengganggu tujuan proyek. Struktur perincian risiko memecah risiko dalam grafik hierarkis, mulai dari tingkat yang lebih tinggi dan turun ke tingkat risiko yang lebih halus.

Terkadang, manajer proyek membuat struktur perincian risiko selama inisiasi proyek untuk melihat apakah pekerjaan itu layak. Lebih sering, Anda akan mengatasinya selama fase perencanaan ketika Anda menetapkan peran dan tanggung jawab kepada anggota tim Anda.

Empat Kategori Risiko dalam Proyek

Ada empat kategori risiko. Mereka dapat dipecah lebih lanjut, tetapi sebagian besar struktur perincian risiko membagi risiko ke dalam empat kategori ini:

• Eksternal: Risiko di luar kendali Anda, seperti lingkungan, peraturan, pemasok, pesaing, dll.
• Internal: Risiko yang terjadi di dalam organisasi Anda, termasuk kekurangan sumber daya, keterlambatan pendanaan, atau kesalahan dalam penentuan prioritas.
• Teknis: Cakupan, persyaratan, dan masalah teknis lainnya termasuk dalam kategori ini.
• Manajemen: Risiko yang terkait dengan perencanaan, komunikasi, kontrol, dan sebagainya.

Misalnya, pada risiko tingkat atas, Anda dapat memulai dengan topik yang luas seperti risiko teknis, manajemen, eksternal, atau penjadwalan. Tingkat berikutnya dapat lebih lanjut mendefinisikan kategori tersebut sebagai risiko desain, pendanaan, atau sumber daya. Anda dapat terus menjadi lebih baik dan lebih baik dalam risiko Anda, mencapai tingkat granular atau sehalus risiko yang dirasa tepat untuk proyek tersebut. Anda tidak akan pernah bisa berhenti, tentu saja, tetapi itu akan terbukti kontraproduktif.

Mengapa Menggunakan Struktur Perincian Risiko dalam Manajemen Proyek?

Struktur perincian risiko membantu Anda memahami risiko. Itu membuatnya lebih mudah untuk mengidentifikasi dan menilai risiko dalam proyek Anda. Anda dapat melihat proyek mana yang memerlukan perhatian khusus dan mengidentifikasi risiko berulang dan konsentrasi risiko. Anda bahkan dapat menggunakan alat ini untuk mengetahui total eksposur risiko proyek dan meringkas potensi kerugian sambil menguraikan proses manajemen risiko.

Untuk mengelola risiko dengan benar, Anda perlu menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang memantau pekerjaan Anda secara real time sehingga Anda dapat menangkap masalah saat muncul, bukan setelah kerusakan terjadi.

Dasbor langsung ProjectManager disiapkan dan siap digunakan, secara otomatis mengumpulkan dan menghitung data proyek yang kemudian ditampilkan dalam bagan dan grafik yang mudah dibaca. Lacak metrik tepat waktu, biaya, varians, dan lainnya, serta tangkap anomali dengan cepat sehingga Anda dapat mengurangi dampaknya. Memulai ProjectManager secara gratis.

Cara Membuat Struktur Perincian Risiko untuk Proyek

Struktur perincian risiko adalah kisi sederhana, dengan definisi luas tentang risiko di atas, dengan definisi yang lebih spesifik saat Anda bergerak ke bawah kisi. Itu juga dapat diatur sebagai spreadsheet dengan risiko menjadi lebih jelas saat Anda bergerak dari kiri ke kanan.

Saat membangun struktur perincian risiko, Anda ingin mengikuti tiga langkah berikut.

1. Identifikasi Kategori Risiko untuk RBS

Langkah pertama adalah mengidentifikasi kategori risiko teratas. Seperti disebutkan, kategori dasar untuk struktur perincian risiko adalah eksternal, internal, teknis dan manajemen. Tergantung pada industri tempat Anda bekerja, kategori ini dapat sedikit lebih disesuaikan.

Misalnya, pengembangan perangkat lunak mungkin memiliki rekayasa produk, lingkungan pengembangan, dan kendala program. Secara umum, kategori identifikasi risiko lini atas ini meliputi:

• Jadwal
• Keuangan
• Teknis
• Pengelolaan
• Klien
• Kontraktual
• Cuaca
• Politik
• Lingkungan

Metode identifikasi risiko untuk menemukan risiko dapat berupa brainstorming dengan tim Anda, lokakarya dan wawancara untuk meninjau data historis, melakukan analisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman (SWOT) dan banyak lagi. Ada baiknya juga membuat bagan RACI (bertanggung jawab, akuntabel, dikonsultasikan, dan diinformasikan) untuk membantu menentukan manajemen pemangku kepentingan Anda terkait risiko.

2. Perincian Risiko Spesifik di RBS

Selanjutnya, Anda ingin memecah kategori tingkat satu ke dalam kategori tingkat dua: Ini berarti memulai secara luas dan menyempurnakan topik itu menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih kecil.

Misalnya, di bawah kategori klien, Anda dapat memecahnya menjadi topik yang lebih kecil, seperti tim klien, tim proyek, target, pendanaan, dan taktik.

Kemudian, di bawah tim proyek, Anda mungkin mencatat bahwa tidak ada sumber daya yang cukup untuk menyelesaikan tugas atau tim Anda tidak cukup berpengalaman dan membutuhkan lebih banyak pelatihan agar berhasil menjalankan tugas mereka.

Tiga tingkat menjadi risiko mungkin sudah cukup. Lebih dari itu, dan Anda bisa terjebak dalam hal-hal kecil tanpa banyak hasil untuk usaha.

3. Skor Risiko dan Dampaknya

Setelah Anda merinci risiko, Anda akan ingin menilai mereka untuk menentukan mana yang mungkin memiliki dampak terbesar pada proyek. Ini adalah awal dari analisis risiko Anda. Dengan memprioritaskan risiko, Anda tahu mana yang layak mendapat perhatian segera, dan mana yang bisa menunggu atau bahkan dihindari.

Hal ini dilakukan dengan menilai setiap risiko untuk kemungkinan dampak yang terjadi dan, jika ya, dampak yang mungkin terjadi pada proyek. Bagaimana Anda menilai masing-masing faktor ini terserah manajer proyek, tetapi aturan praktis yang baik adalah untuk kemungkinan membaginya menjadi empat:

• Tinggi (80-100 persen)
• Sedang-tinggi (60-80 persen)
• Sedang-rendah (30-60 persen)
• Probabilitas rendah (0-30 persen)

Untuk dampak, secara tradisional itu dibagi menjadi tiga: tinggi (kritis), sedang (sedang) dan rendah (minimal). Temuan Anda akan menjadi bagian dari pelaporan risiko Anda, dan Anda dapat menugaskan anggota tim untuk waspada terhadap risiko ini. Setelah Anda memiliki skor risiko, tambahkan semuanya ke daftar risiko jika muncul sebagai masalah dalam proyek.

Manfaat Menggunakan Struktur Perincian Risiko

Risiko tidak diketahui, tetapi itu tidak berarti Anda tidak dapat mengelolanya. Struktur perincian risiko adalah alat yang membantu Anda mengidentifikasi dan mengurutkan risiko dalam proyek Anda. Ini adalah langkah pertama dalam mitigasi risiko. Rencana manajemen risiko Anda memungkinkan Anda menentukan sumber daya apa yang diperlukan untuk mengatasi masalah yang muncul dalam proyek Anda.

Mampu menilai risiko secara akurat mengarah pada kemungkinan keberhasilan proyek yang lebih besar. Tidak semua risiko itu buruk, tetapi tidak memiliki rencana untuk mengatasi risiko tidak pernah baik. Tanpa mempersiapkan risiko, Anda tidak dapat mengambil keuntungan dari yang positif dan mengurangi yang negatif.

Menggunakan struktur perincian risiko mengelola risiko dan menyiapkan rencana manajemen risiko Anda. Memiliki gagasan tentang apa yang mungkin terjadi selama proyek, dan kemudian mengetahui potensi masalah (atau peluang) mana yang layak untuk ditanggapi, adalah bagaimana Anda mengelola risiko dan mengubah apa yang bisa menjadi bencana menjadi gundukan kecil di jalan.

Terkait : Template Manajemen Proyek Gratis

Contoh Struktur Perincian Risiko

Meskipun kami telah menyebutkan bahwa ada banyak contoh struktur perincian risiko, mereka berbeda tergantung pada industri apa mereka. Struktur berjenjang sebenarnya dari RBS pada dasarnya sama.

Institut Manajemen Proyek memiliki makalah konferensi informatif tentang RSB di situs webnya. Makalah, Gunakan Struktur Perincian Risiko (RBS) untuk Memahami Risiko Anda sangat membantu jika Anda mencoba memahami apa itu struktur perincian risiko dan bagaimana menggunakannya.

Ada beberapa contoh untuk memberi Anda gambaran tentang seperti apa tampilan untuk industri tertentu. Contoh struktur perincian risiko adalah sebagai berikut.

Contoh Struktur Perincian Risiko Umum

Contoh Struktur Perincian Risiko Konstruksi

Contoh Struktur Perincian Risiko Pengembangan Perangkat Lunak

Cara Membuat RBS Dengan ProjectManager

Anda dapat menemukan templat struktur perincian risiko untuk membantu Anda mengidentifikasi dan merencanakan risiko dalam proyek Anda secara online, tetapi templat adalah dokumen statis dan tidak membantu ketika masalah muncul dan harus ditetapkan dan dilacak. Sebaiknya unggah template RBS tersebut ke ProjectManager, perangkat lunak berbasis cloud yang dapat membantu Anda merencanakan, melacak, dan melaporkan risiko.

Jalankan Resolusi Risiko pada Gantt Charts

Manajemen risiko adalah tentang mengidentifikasi risiko dan membuat rencana untuk menyelesaikan atau memanfaatkan masalah jika muncul di proyek Anda. Bagan Gantt interaktif ProjectManager memberi Anda alat untuk merencanakan, memprioritaskan, menautkan dependensi, dan menetapkan tim Anda. Dapatkan jalur kritis tanpa perhitungan yang rumit dan memakan waktu. Kemudian, tetapkan garis dasar untuk melacak kemajuan aktual dibandingkan dengan rencana Anda dan pastikan Anda tetap di jalurnya.

Buat Alur Kerja di Papan Kanban

Karena ProjectManager memiliki beberapa tampilan proyek yang sesuai dengan keinginan Anda untuk bekerja, alihkan saja dari tampilan Gantt ke tampilan kanban. Sekarang Anda dapat menentukan siklus produksi risiko dengan membuat kolom khusus untuk mengidentifikasi, mengerjakan, dan menyelesaikan. Tim dapat mengelola backlog mereka dan merencanakan sprint untuk mengatasi risiko, sementara manajer dapat melihat pekerjaan mereka dan dapat mengalokasikan kembali sumber daya yang diperlukan agar mereka tetap bekerja sesuai kapasitas.

Buat Laporan Kemajuan dalam Detik

Gunakan laporan satu klik ProjectManager untuk melacak resolusi risiko dan terus memberi informasi kepada pemangku kepentingan tentang kemajuan dalam mengurangi risiko. Ada laporan luas tentang status proyek atau portofolio, tetapi laporan yang lebih rinci tentang waktu, biaya, dan beban kerja. Semuanya membantu saat mengelola risiko. Setiap laporan dapat difilter untuk menampilkan apa yang ingin Anda lihat dan dibagikan dengan mudah kepada pemangku kepentingan sehingga mereka dapat terus diperbarui.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu tim hybrid bekerja dengan cara mereka bekerja, kapan pun mereka mau, dan di mana pun mereka berada. Dapatkan alat yang memberi Anda satu sumber kebenaran dan cukup fleksibel untuk bekerja secara tradisional atau di lingkungan yang lebih gesit. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis!