Cara Membuat Rencana Manajemen Risiko

Anda mengidentifikasinya, merekamnya, memantaunya, dan merencanakannya: risiko adalah bagian yang tidak terpisahkan dari setiap proyek. Beberapa risiko proyek pasti akan menjadi area masalah—seperti menjalankan proyek selama liburan dan harus merencanakan garis waktu proyek di sekitarnya. Tetapi ada banyak risiko dalam proyek tertentu yang, tanpa penilaian risiko dan strategi mitigasi risiko, dapat menjadi kejutan yang tidak diinginkan bagi Anda dan tim manajemen proyek Anda.

Di situlah rencana manajemen risiko masuk—untuk membantu mengurangi risiko sebelum menjadi masalah. Tapi pertama-tama, apa itu manajemen risiko?

Apa itu Manajemen Risiko?

Manajemen risiko adalah lengan manajemen proyek yang berhubungan dengan pengelolaan risiko proyek potensial. Mengelola risiko Anda bisa dibilang salah satu aspek terpenting dari manajemen proyek.

Proses manajemen risiko memiliki langkah-langkah utama berikut:

• Identifikasi Risiko: Langkah pertama untuk mengelola risiko proyek adalah mengidentifikasinya. Anda harus menggunakan sumber data seperti informasi dari proyek sebelumnya atau pendapat pakar materi pelajaran untuk memperkirakan semua potensi risiko yang dapat memengaruhi proyek Anda.
• Penilaian Risiko: Setelah Anda mengidentifikasi risiko proyek Anda, Anda harus memprioritaskannya dengan melihat kemungkinan dan tingkat dampaknya.
• Mitigasi Risiko: Sekarang saatnya membuat rencana darurat dengan tindakan mitigasi risiko untuk mengelola risiko proyek Anda. Anda juga perlu menentukan anggota tim mana yang akan menjadi pemilik risiko, yang bertanggung jawab untuk memantau dan mengendalikan risiko.
• Pemantauan Risiko: Risiko harus dipantau sepanjang siklus hidup proyek sehingga dapat dikendalikan.

Jika satu risiko yang melewati ambang batas Anda memenuhi persyaratannya, itu dapat membahayakan seluruh proyek Anda. Biasanya tidak hanya ada satu risiko per proyek; ada banyak kategori risiko yang memerlukan penilaian dan diskusi dengan pemangku kepentingan Anda.

Terkait: Template Pelacakan Risiko

Itu sebabnya manajemen risiko perlu menjadi proses proaktif dan reaktif yang konstan sepanjang siklus hidup proyek. Sekarang mari kita definisikan apa itu rencana manajemen risiko.

Apa itu Rencana Manajemen Risiko?

Rencana manajemen risiko menentukan bagaimana proses manajemen risiko proyek Anda akan dijalankan. Itu termasuk dana, alat dan pendekatan yang akan digunakan untuk melakukan kegiatan identifikasi, penilaian, mitigasi dan pemantauan risiko.

Rencana manajemen risiko biasanya mencakup:

• Metodologi: Menentukan alat dan pendekatan yang akan digunakan untuk melakukan aktivitas manajemen risiko seperti penilaian risiko, analisis risiko, dan strategi mitigasi risiko.
• Daftar Risiko: Daftar risiko adalah bagan tempat Anda dapat mendokumentasikan semua informasi identifikasi risiko proyek Anda.
• Struktur Perincian Risiko: Ini adalah bagan yang memungkinkan Anda mengidentifikasi kategori risiko, dan struktur hierarki risiko proyek.
• Matriks Penilaian Risiko: Matriks penilaian risiko memungkinkan Anda menganalisis kemungkinan dan dampak risiko proyek sehingga Anda dapat memprioritaskannya.
• Rencana Respons Risiko: Rencana respons risiko adalah dokumen manajemen proyek yang menjelaskan strategi mitigasi risiko yang akan digunakan untuk mengelola risiko proyek Anda.
• Peran dan tanggung jawab: Anggota tim manajemen risiko memiliki tanggung jawab sebagai pemilik risiko. Mereka perlu memantau risiko proyek dan mengawasi tindakan respons risiko mereka.
• Pendanaan: Memiliki bagian di mana Anda mengidentifikasi dana yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas manajemen risiko Anda.
• Waktu: Sertakan bagian untuk menentukan jadwal kegiatan manajemen risiko.

Cara Membuat Rencana Manajemen Risiko

Untuk setiap proyek desain dan pengembangan web, proyek konstruksi atau desain produk, akan ada risiko. Itu benar-benar hanya sifat dari manajemen proyek. Tapi itu juga mengapa selalu yang terbaik untuk mendahului mereka sebanyak mungkin dengan mengembangkan rencana manajemen risiko. Langkah-langkah untuk membuat rencana manajemen risiko diuraikan di bawah ini.

1. Identifikasi Risiko

Identifikasi risiko terjadi pada awal fase perencanaan proyek, serta sepanjang siklus hidup proyek. Sementara banyak risiko dianggap "risiko yang diketahui", yang lain mungkin memerlukan penelitian tambahan untuk ditemukan.

Anda dapat membuat struktur perincian risiko untuk mengidentifikasi semua risiko proyek Anda dan mengklasifikasikannya dengan kategori risiko. Anda dapat melakukan ini dengan mewawancarai semua pemangku kepentingan proyek dan pakar industri. Banyak risiko proyek dapat dibagi ke dalam kategori risiko, seperti teknis atau organisasi, dan didaftar berdasarkan subkategori tertentu seperti teknologi, antarmuka, kinerja, logistik, anggaran, dll. Selain itu, buat daftar risiko yang dapat Anda bagikan dengan semua orang yang Anda diwawancarai untuk lokasi terpusat dari semua risiko yang diketahui terungkap selama fase identifikasi.

Anda dapat dengan mudah membuat daftar risiko untuk proyek Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek online. Misalnya, gunakan tampilan daftar di ProjectManager untuk menangkap semua risiko proyek, tambahkan tingkat prioritasnya, dan tetapkan anggota tim untuk mengidentifikasi dan menyelesaikannya sendiri. Lebih baik daripada aplikasi daftar tugas, Anda dapat melampirkan file, tag, dan memantau kemajuan. Lihat berapa persentase penyelesaian pekerjaan dalam menyelesaikan masalah. Jauhkan risiko dari menggagalkan proyek Anda dengan mendaftar untuk uji coba gratis ProjectManager.

2. Penilaian Risiko

Pada fase berikutnya, Anda akan meninjau dampak kualitatif dan kuantitatif dari risiko—seperti kemungkinan terjadinya risiko versus dampaknya terhadap proyek Anda—dan memetakannya ke dalam matriks penilaian risiko.

Pertama, Anda akan melakukan ini dengan menetapkan kemungkinan risiko skor dari probabilitas rendah ke probabilitas tinggi. Kemudian, Anda akan memetakan dampak risiko Anda dari rendah ke sedang hingga tinggi dan memberikan skor masing-masing. Ini akan memberi Anda gambaran tentang seberapa besar kemungkinan risiko berdampak pada keberhasilan proyek, serta seberapa mendesak respons yang diperlukan.

Untuk membuatnya efisien bagi semua anggota tim manajemen risiko dan pemangku kepentingan proyek untuk memahami matriks penilaian risiko, tetapkan skor risiko keseluruhan dengan mengalikan skor tingkat dampak Anda dengan skor probabilitas risiko Anda. Anda dapat memulai dengan template penilaian risiko gratis kami.

3. Buat Rencana Respons Risiko

Respons risiko adalah rencana tindakan yang diambil untuk mengurangi risiko proyek ketika risiko itu terjadi. Rencana respons risiko mencakup strategi mitigasi risiko yang akan Anda jalankan untuk mengurangi dampak risiko dalam proyek Anda. Melakukan hal ini biasanya ada harganya—dengan mengorbankan waktu Anda, atau anggaran Anda. Jadi, Anda ingin mengalokasikan waktu dan uang untuk kebutuhan manajemen risiko Anda sebelum membuat rencana manajemen risiko Anda.

4. Tetapkan Pemilik Risiko

Selain itu, Anda juga ingin menetapkan pemilik risiko untuk setiap risiko proyek. Anggota tim manajemen risiko yang merupakan pemilik risiko bertanggung jawab untuk memantau risiko yang diberikan kepada mereka dan mengawasi pelaksanaan respons risiko jika diperlukan.

Selain itu, Anda juga ingin menetapkan pemilik risiko untuk setiap risiko proyek. Anggota tim manajemen risiko yang merupakan pemilik risiko bertanggung jawab untuk memantau risiko yang diberikan kepada mereka dan mengawasi pelaksanaan respons risiko jika diperlukan.

Saat Anda membuat daftar risiko dan matriks penilaian risiko, buat daftar pemilik risiko, sehingga tidak ada yang bingung siapa yang perlu menerapkan strategi respons risiko begitu risiko proyek terjadi, dan setiap pemilik risiko dapat mengambil tindakan segera.

Pastikan untuk mencatat apa respons risiko yang tepat untuk setiap risiko proyek dengan daftar risiko dan mintalah rencana respons risiko Anda disetujui oleh semua pemangku kepentingan sebelum implementasi. Dengan begitu Anda dapat memiliki catatan masalah dan resolusi untuk ditinjau setelah seluruh proyek diselesaikan.

5. Pahami Pemicu Anda

Ini dapat terjadi dengan atau tanpa risiko yang telah memengaruhi proyek Anda—terutama selama pencapaian proyek sebagai sarana untuk meninjau kemajuan proyek. Jika ada, pertimbangkan untuk mengklasifikasi ulang risiko yang ada.

Bahkan jika pemicu tersebut belum terpenuhi, yang terbaik adalah membuat rencana cadangan saat proyek berlangsung—mungkin kondisi untuk risiko tertentu tidak akan ada setelah titik tertentu tercapai dalam proyek.

6. Buat Rencana Cadangan

Pertimbangkan daftar risiko dan matriks penilaian risiko Anda sebagai dokumen hidup. Risiko proyek Anda dapat berubah dalam klasifikasi kapan saja selama proyek Anda, dan karena itu, penting bagi Anda untuk membuat rencana darurat sebagai bagian dari proses Anda.

Perencanaan kontinjensi termasuk menemukan risiko baru selama pencapaian proyek dan mengevaluasi kembali risiko yang ada untuk melihat apakah kondisi untuk risiko tersebut telah terpenuhi. Setiap reklasifikasi risiko berarti menyesuaikan sedikit rencana darurat Anda.

7. Ukur Ambang Risiko Anda

Mengukur ambang risiko Anda adalah tentang menemukan risiko mana yang terlalu tinggi dan berkonsultasi dengan pemangku kepentingan proyek Anda untuk mempertimbangkan apakah proyek itu layak dilanjutkan atau tidak—baik dalam waktu, uang, atau ruang lingkup.

Berikut adalah bagaimana ambang batas risiko biasanya ditentukan: pertimbangkan risiko Anda yang memiliki skor "sangat tinggi", atau lebih dari beberapa skor "tinggi", dan konsultasikan dengan tim kepemimpinan Anda dan pemangku kepentingan proyek untuk menentukan apakah proyek itu sendiri mungkin berada di risiko kegagalan. Risiko proyek yang memerlukan konsultasi tambahan adalah risiko yang telah melewati ambang batas risiko.

Untuk mengawasi risiko saat mereka mengangkat masalah dalam proyek Anda, gunakan perangkat lunak manajemen proyek. ProjectManager memiliki dasbor waktu nyata yang disematkan di alat kami, tidak seperti perangkat lunak lain di mana Anda harus membuatnya sendiri. Kami secara otomatis menghitung kesehatan proyek Anda, memeriksa apakah Anda tepat waktu atau terlambat. Dapatkan tampilan tingkat tinggi tentang berapa banyak pengeluaran Anda, kemajuan, dan lainnya. Semakin cepat Anda mengidentifikasi risiko, semakin cepat Anda dapat menyelesaikannya.

Praktik Terbaik untuk Mempertahankan Rencana Manajemen Risiko Anda

Rencana manajemen risiko hanya gagal dalam beberapa cara: secara bertahap karena anggaran yang tidak mencukupi, melalui kesalahan pemodelan atau dengan mengabaikan risiko Anda secara langsung.

Rencana manajemen risiko Anda adalah salah satu yang terus berkembang sepanjang siklus hidup proyek, dari awal hingga akhir. Jadi praktik terbaik adalah fokus pada fase pemantauan rencana manajemen risiko. Lanjutkan untuk mengevaluasi dan mengevaluasi kembali risiko Anda dan skornya, dan mengatasi risiko di setiap pencapaian proyek.

Dasbor proyek dan fitur pelacakan risiko lainnya dapat menjadi penyelamat dalam hal mempertahankan rencana manajemen risiko Anda. Tonton video di bawah ini untuk melihat betapa pentingnya dasbor manajemen proyek, data langsung, dan laporan proyek dalam hal menjaga proyek Anda tetap pada jalurnya dan sesuai anggaran.

Selain pemantauan risiko rutin Anda, pada setiap pencapaian, lakukan putaran wawancara lain dengan daftar periksa yang sama yang Anda gunakan di awal proyek, dan wawancara ulang pemangku kepentingan proyek, anggota tim manajemen risiko, pelanggan (jika berlaku) dan pakar industri .

Catat jawaban mereka, sesuaikan daftar risiko dan matriks penilaian risiko Anda jika perlu, dan laporkan semua pembaruan yang relevan dari rencana manajemen risiko Anda kepada pemangku kepentingan proyek utama. Proses dan tingkat transparansi ini akan membantu Anda mengidentifikasi risiko baru yang akan dinilai dan akan memberi tahu Anda jika ada risiko sebelumnya yang telah kedaluwarsa.

Bagaimana ProjectManager Dapat Membantu Rencana Manajemen Risiko Anda

Jangan biarkan risiko tidak dilaporkan. Dengan ProjectManager, dapatkan akses ke ruang kerja kolaboratif yang membantu menyelesaikan risiko lebih cepat dan lebih mudah dari sebelumnya. Gunakan penjadwalan proyek dan alat tugas untuk mengidentifikasi risiko dan menetapkannya sebagai pemilik risiko. Dapatkan visibilitas penuh tentang tugas mana yang diberikan kepada anggota tim mana, dan saksikan secara real time saat mereka mengatasi risiko tersebut. Tandai sebagai selesai, dan arsipkan untuk nanti—kami menawarkan penyimpanan cloud tanpa batas untuk memudahkan pencatatan.

Pelacakan & Laporan

ProjectManager juga bersinar dalam fase pemantauan. Dasbor real-time kami yang telah dipatenkan memberi Anda tampilan langsung metrik proyek penting seperti slippage, beban kerja, anggaran, dan lainnya. Selain itu, dapatkan pelaporan otomatis yang memungkinkan pembuatan laporan hanya dengan beberapa penekanan tombol, sehingga Anda selalu dapat bertindak saat kondisi risiko terpenuhi. Pelacakan risiko tidak pernah semudah ini.

Risiko pasti akan terjadi, apa pun proyeknya. Tetapi jika Anda memiliki alat yang tepat untuk menavigasi proses perencanaan manajemen risiko dengan lebih baik, Anda dapat mengurangi kesalahan dengan lebih baik. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang diperbarui secara real time, memberi Anda semua informasi terbaru tentang risiko, masalah, dan perubahan Anda. Mulai uji coba 30 hari gratis dan mulailah mengelola risiko Anda dengan lebih baik.