Rencana Respons Risiko dalam Manajemen Proyek: Strategi & Tips Utama

Proyek adalah operasi yang rumit. Ada begitu banyak yang dapat mempengaruhi mereka; badai yang memutus rantai pasokan, kegagalan peralatan, atau perselisihan perburuhan hanyalah tiga kemungkinan situasi dalam rangkaian risiko yang tampaknya tak berujung.

Rencana respons risiko yang Anda buat untuk menangani risiko ini, yang menjelaskan identifikasi risiko, penilaian, dan strategi respons mitigasi, dapat berarti keberhasilan atau kegagalan proyek. Tidak heran begitu banyak manajemen proyek berfokus pada risiko!

Mengontrol risiko, memiliki rencana respons risiko, dan menerapkan strategi respons risiko adalah metode untuk mengelola proyek Anda dengan lebih baik dan memberikan kesuksesan. Cara lain adalah memiliki perangkat lunak manajemen proyek untuk merencanakan dan melacak strategi respons risiko Anda.

Apa itu Risiko Proyek?

Risiko proyek adalah peristiwa yang tidak pasti yang berpotensi berdampak pada proyek, baik secara positif maupun negatif. Manajer proyek perlu membuat rencana respons risiko yang menggambarkan strategi mitigasi risiko yang akan mereka gunakan untuk meminimalkan efek negatif dari peristiwa risiko.

Terkait: Template Pelacakan Risiko Gratis untuk Excel

Apa yang tidak dipikirkan banyak orang adalah bahwa risiko juga bisa baik untuk sebuah proyek. Risiko negatif? Badai penyebab pemadaman yang menghentikan produksi. Risiko positif? Harga bahan yang Anda butuhkan untuk proyek Anda telah turun drastis. Dalam manajemen proyek, risiko negatif biasa disebut sebagai ancaman, sedangkan risiko positif disebut peluang.

• Risiko Negatif (Ancaman)
• Risiko Positif (Peluang)

Apa pun jenis risiko yang Anda dapatkan, Anda ingin memiliki daftar risiko dan rencana respons risiko untuk menghadapinya.

Meskipun tidak mungkin untuk mempersiapkan segala sesuatu yang mungkin terjadi dalam suatu proyek, dengan menggunakan data historis, pengalaman, dan keberuntungan, Anda dapat mengidentifikasi risiko proyek yang mungkin terjadi dan kemudian membuat rencana untuk menanggapinya.

Apa itu Respon Risiko?

Respons risiko adalah proses mengelola peristiwa risiko yang muncul sebagai masalah dalam proyek Anda. Proses respons risiko dipandu oleh rencana respons risiko.

Apa itu Rencana Respons Risiko?

Rencana respons risiko adalah dokumen yang menjelaskan strategi yang akan diambil untuk mengurangi risiko proyek negatif. Ini adalah bagian dari rencana manajemen risiko yang lebih besar yang kemudian menjadi bagian dari rencana manajemen proyek apa pun.

Respons risiko sama seperti kedengarannya. Anda menanggapi risiko. Untuk melakukannya, manajer proyek harus bekerja dengan pemangku kepentingan, mengamankan sumber daya untuk strategi respons risiko dan menugaskan pemilik risiko untuk menerapkannya.

Sebelum Anda menanggapi risiko, Anda harus mengidentifikasinya. Identifikasi risiko dilakukan pada tahap perencanaan proyek. Sementara definisi risiko adalah ketidakpastian, itu tidak berarti bahwa setiap potensi risiko untuk proyek Anda akan keluar dari bidang kiri dan mengejutkan Anda.

Respons risiko yang baik dimulai dengan identifikasi risiko yang baik. Seperti disebutkan di atas, Anda dapat mengetahui banyak potensi risiko proyek dengan melihat proyek serupa yang Anda kelola, berbicara dengan anggota tim proyek Anda yang berpengalaman tentang apa yang menurut mereka dapat terjadi dan menjangkau pemangku kepentingan dan mentor.

Mengumpulkan semua data itu hanyalah permulaan. Sekarang Anda harus mengaturnya. Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu. ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang menghubungkan semua orang di tim proyek. Jika mereka memiliki potensi risiko untuk disarankan, mereka dapat menambahkannya ke tampilan daftar tugas, salah satu dari beberapa tampilan proyek yang tersedia. Coba ProjectManager hari ini secara gratis.

Mengapa Rencana Respons Risiko Penting dalam Manajemen Proyek?

Jelas, karena risiko terjadi, memiliki rencana respons risiko itu penting. Mengelola proyek adalah tentang mengatur kegiatan untuk memenuhi jadwal dan batasan anggaran. Risiko proyek dapat memengaruhi garis waktu itu dan meningkatkan biaya. Semakin cepat Anda mengidentifikasi mereka dan menyelesaikan masalah apa pun yang muncul, semakin besar kemungkinan Anda untuk memberikan proyek yang sukses.

Oleh karena itu, rencana respons risiko adalah cara untuk mengurangi atau menghilangkan ancaman terhadap proyek. Ini juga dapat digunakan untuk meningkatkan peluang yang ditawarkan oleh risiko positif. Artinya, jika ada risiko positif yang dapat membantu proyek, rencana yang dipikirkan matang-matang akan mengatur cara cepat mendapatkan keuntungan sebanyak mungkin darinya.

Terkadang, risiko tidak akan diselesaikan. Respons risiko juga merupakan cara untuk mewujudkan rencana kontinjensi. Artinya, memiliki Rencana B ketika Anda tidak dapat melanjutkan cara Anda dalam proyek.

Sekali lagi, rencana respons risiko memberikan opsi kepada manajer proyek. Ini memberikan kesadaran akan banyak risiko yang mungkin terjadi dalam proyek dan menyediakan berbagai cara untuk mengatasinya.

Jenis Strategi Respons Risiko

Kami telah berbicara banyak tentang memiliki respons risiko untuk mengatasi risiko positif dan negatif yang muncul dalam proyek Anda. Di situlah rencana respons risiko masuk.

Sebuah rencana memberi manajer proyek berbagai strategi respons risiko untuk mengurangi risiko negatif jika itu terjadi. Seperti yang didefinisikan, risiko adalah ketidakpastian yang dapat berdampak pada proyek baik secara negatif maupun positif. Dengan demikian, ada strategi untuk memaksimalkan manfaat dari risiko positif.

Terkait: Template Penilaian Risiko TI Gratis untuk Excel

Strategi Respon Risiko untuk Risiko Negatif (Ancaman)

Empat strategi untuk risiko tercantum di bawah ini:

1. Hindari: Strategi respons risiko ini adalah tentang menghilangkan ancaman dengan cara apa pun. Itu bisa berarti mengubah rencana manajemen proyek Anda untuk menghindari risiko karena merugikan proyek.
2. Mitigasi: Beberapa risiko proyek yang tidak dapat Anda hindari. Yang perlu Anda mitigasi, yaitu mengurangi dampak risiko negatif pada proyek.
3. Transfer: Sesuai dengan namanya, di sini Anda akan mentransfer atau menyerahkan pekerjaan penyelesaian risiko proyek kepada pihak ketiga, seperti membeli asuransi atau mendapatkan garansi dan jaminan.
4. Terima: Strategi respons risiko ini terdiri dari mengidentifikasi risiko dan mendokumentasikan semua informasi manajemen risiko tentangnya, tetapi tidak mengambil tindakan apa pun kecuali risiko itu terjadi.

Strategi Respon Risiko untuk Risiko Positif (Peluang)

Di sisi lain, ada risiko positif yang ingin Anda manfaatkan. Ada tiga strategi untuk ini juga:

1. Eksploitasi: Ketika ada risiko atau peluang positif yang ingin Anda manfaatkan, Anda perlu menambahkan lebih banyak tugas atau mengubah rencana manajemen untuk memanfaatkannya. Ada risiko yang melekat dalam pendekatan ini, tetapi seringkali imbalannya sepadan.
2. Enhance: Di sini Anda meningkatkan kemungkinan terjadinya risiko positif dalam proyek Anda.
3. Bagikan: Di sini Anda akan berbagi respons risiko dengan mitra lain di berbagai tim atau proyek. Ini mungkin berarti berbagi anggota tim yang terampil di berbagai proyek.

Bagaimana Jika Ada Risiko Positif dan Negatif?

Terkadang risiko dapat memiliki ancaman dan peluang yang tertanam di dalamnya. Dalam hal ini, ada beberapa strategi respons risiko yang dapat Anda terapkan:

1. Terima: Di sini Anda menerima risiko dan menunggu hingga respons yang memadai dapat ditentukan, seperti rencana darurat atau alokasi waktu dan biaya. Keputusan ini harus dibagi dengan para pemangku kepentingan.
2. Eskalasi: Jika risiko tidak dapat dipantau dan berada di luar manajemen proyek, risiko tersebut ditingkatkan ke tingkat yang lebih tinggi, seperti manajemen program atau portofolio.

Cara Membuat Rencana Respons Risiko

Hanya setelah Anda memahami jenis strategi respons risiko, Anda dapat mulai mengembangkan rencana respons risiko. Proses perencanaan respons risiko adalah di mana Anda menguraikan strategi yang akan Anda gunakan untuk mengelola risiko negatif (ancaman) dan risiko positif (peluang).

Rencana tersebut akan mencakup identifikasi risiko, tugas yang terkait dengan menanggapinya dan pemilik risiko yang mengambil tindakan. Rencana adalah cara untuk menyusun strategi Anda untuk memastikan bahwa tidak ada langkah yang dilewati.

Anda harus memperhitungkan kemungkinan dan tingkat dampak suatu risiko dan memprioritaskan respons Anda terhadapnya. Kemudian, tentukan apakah biayanya efektif, realistis, dan apakah akan berhasil jika ditindaklanjuti. Penilaian risiko Anda harus disetujui oleh semua pihak yang terlibat, terutama pemangku kepentingan proyek.

Rencana tersebut akan menggunakan salah satu strategi respons risiko yang tercantum di atas. Kemudian, akan ada pemicu risiko yang memicu rencana tersebut. Respons ini juga harus diprioritaskan, dari probabilitas rendah dan dampak rendah hingga probabilitas tinggi dan dampak tinggi. Ini akan membantu Anda menentukan risiko mana yang harus ditanggapi.

Bagaimana ProjectManager Membantu dengan Respons Risiko

ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang membantu Anda mengatur rencana Anda, memantau kemajuannya, dan melaporkan kepada pemangku kepentingan agar mereka terus memperbarui kemajuan Anda. ProjectManager memberikan data real-time yang membantu mengidentifikasi risiko lebih cepat dan melacak risiko Anda secara real time.

Buat Rencana Respons Risiko di Gantt Charts

Setelah Anda mengidentifikasi kemungkinan risiko dalam proyek Anda, Anda perlu membangun rencana respons risiko. Bagan Gantt online ProjectManager membantu Anda mengatur tugas, menetapkan anggota tim, dan menetapkan garis dasar. Kemudian jika risiko terjadi, Anda dapat melacak kemajuan aktualnya terhadap rencana untuk memastikan Anda memenuhi jadwal dan anggaran Anda. Plus, Gantt dapat dibagikan dengan anggota tim dan pemangku kepentingan agar semua orang tetap terhubung.

Lacak Kemajuan Masalah dengan Papan Kanban

Alur kerja visual yang ditawarkan oleh tampilan papan kanban hanyalah salah satu dari banyak tampilan proyek yang ditawarkan di ProjectManager. Tim dapat menggunakan tampilan papan untuk mengelola backlog mereka dan merencanakan sprint, sementara manajer mendapatkan transparansi dalam proses mereka dan dapat mengalokasikan sumber daya sesuai kebutuhan agar mereka tetap bekerja sesuai kapasitas.

Lacak Risiko secara Real-Time di Dasbor Proyek

Alat lain untuk memberi manajer pandangan tingkat tinggi tentang respons risiko adalah dasbor waktu nyata. Tidak seperti alat ringan, dasbor kami tidak harus dikonfigurasi. Ini siap untuk bekerja ketika Anda. Ini secara otomatis mengumpulkan pembaruan status dan menghitung metrik proyek, yang kemudian ditampilkan dalam bagan dan grafik yang mudah dibaca.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang mengatur, melacak, dan melaporkan risiko proyek dengan data langsung yang menginformasikan pengambilan keputusan yang berwawasan luas. Jaga agar tim Anda tetap terhubung baik di kantor atau didistribusikan di seluruh dunia. Lihat mengapa NASA, Bank of America, dan Ralph Lauren menggunakan alat kami untuk bekerja lebih produktif. Coba ProjectManager gratis hari ini!