Apa itu Perencanaan Gelombang Bergulir?

Terkadang gambaran keseluruhan tidak jelas saat Anda merencanakan sebuah proyek. Tetapi dengan metodologi manajemen proyek tradisional, seperti air terjun, Anda mengatur semuanya terlebih dahulu dan kemudian Anda terjebak dengannya.

Tetapi metodologi air terjun hanya satu cara untuk mengelola proyek. Manajer proyek lain lebih menyukai proses yang lebih berulang, seperti scrum. Yang lain masih lebih suka bentuk pengembangan perangkat lunak yang gesit di mana mereka memiliki ruang untuk menyesuaikan rencana proyek mereka. Jenis manajemen proyek tangkas itu disebut perencanaan gelombang bergulir atau perencanaan gelombang.

Perencanaan gelombang bergulir mungkin tidak untuk setiap proyek, tetapi bisa juga untuk proyek Anda. Perencanaan gelombang, perangkat lunak manajemen proyek, dan tim yang terampil dan berpengalaman mungkin hanya kombinasi untuk memberikan kesuksesan proyek untuk Anda.

Apa itu Perencanaan Gelombang Bergulir?

Perencanaan gelombang bergulir adalah jenis jadwal proyek yang berfokus pada pekerjaan berulang dan sering memperbarui rencana proyek. Ini adalah teknik perencanaan proyek untuk proyek yang tidak menawarkan semua data yang diperlukan untuk membuat rencana atau jadwal sebelumnya.

Itu tidak berarti proyek dimulai tanpa rencana. Ini dimulai seperti kebanyakan proyek, dengan struktur rincian kerja (WBS) untuk tugas, paket kerja dan kiriman dalam lingkup proyek. Perbedaan dengan perencanaan gelombang bergulir adalah bahwa WBS diisi hanya untuk pengetahuan manajer proyek saat ini.

Rencana proyek kemudian berkembang saat lebih banyak detail menjadi jelas. Teknik perencanaan proyek ini seperti meletakkan rel di depan kereta saat Anda bergerak maju. Dengan melakukan ini, pekerjaan selalu bergerak maju dalam sprint pendek di seluruh fase proyek, sementara perencanaan proyek terjadi di latar belakang untuk menawarkan panduan setelah tugas jangka pendek tersebut selesai.

Meskipun paling sering diterapkan pada pengembangan perangkat lunak tangkas atau pengembangan produk baru, ini dapat digunakan untuk proyek lain yang mungkin tidak bergerak secepat itu.

Manfaat Perencanaan Gelombang Bergulir

Rencana gelombang bergulir sangat membantu ketika rencana proyek memiliki banyak ketidakpastian. Saat Anda perlu mengelola risiko, perencanaan gelombang bergulir diatur agar Anda dapat berputar sesuai kebutuhan jika salah satu risiko tersebut menjadi masalah. Ini memberi Anda ruang untuk mengatasi masalah tersebut dan menyelesaikannya sebelum menjadi masalah.

Di luar proyek berisiko, perencanaan gelombang bergulir memungkinkan Anda memastikan bahwa Anda mengidentifikasi semua detail penting untuk ruang lingkup proyek yang akan Anda jalankan. Ini memberi anggota tim gambaran yang jelas tentang item pekerjaan yang perlu mereka lakukan dalam waktu dekat dari jadwal proyek. Itu membuat buy-in lebih mungkin, serta akuntabilitas.

Tentu saja, salah satu manfaat terpenting dari menggunakan teknik perencanaan gelombang bergulir adalah memberikan Anda ruang gerak dalam proyek. Dengan metodologi manajemen proyek tradisional, Anda sering terjebak dengan rencana Anda. Dengan perencanaan gelombang bergulir, rencana dapat berubah dengan cepat.

Untuk membuat perubahan, seseorang harus memantau kemajuan proyek. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang melacak proyek secara real time sehingga Anda dapat melihat masalah dan mengatasinya dengan cepat. Dasbor langsung kami seperti laporan status instan kapan pun Anda mau. Ikuti perkembangan dan kinerja proyek dengan mencoba ProjectManager secara gratis.

Industri Mana yang Diuntungkan Dengan Menggunakan Perencanaan Gelombang Bergulir?

Teknik perencanaan gelombang bergulir cocok untuk proyek-proyek di mana semua data perencanaan proyek tidak segera tersedia dan ketika pelaksanaan proyek berisiko. Secara umum, perencanaan gelombang bergulir banyak digunakan untuk pengembangan perangkat lunak.

Tetapi ada proyek dan industri lain yang cocok untuk perencanaan gelombang bergulir dan jenis perencanaan proyek yang berulang. Misalnya, proyek penelitian dan pengembangan (R&D). Proyek-proyek ini tidak terstruktur untuk diselesaikan dengan hasil yang dapat diketahui. Mereka menjelajahi dan berharap menemukan produk atau layanan baru.

Demikian pula, proyek teknologi tinggi cocok untuk perencanaan gelombang bergulir. Setiap proyek yang dikhususkan untuk inovasi akan terus berputar untuk memanfaatkan peluang. Mereka tidak berada di jalur linier. Mereka membutuhkan fleksibilitas untuk merespons saat fitur berubah, tetapi tetap memberikan kontrol yang diperlukan untuk mengirimkan proyek apa pun dengan sukses.

Rolling Wave Planning vs Agile Sprints

Kami telah menyebutkan sprint tangkas, yang merupakan periode di mana Anda menjalankan tugas. Mereka juga merupakan jenis perencanaan proyek yang sangat berulang. Tapi apakah mereka identik dengan rencana gelombang bergulir?

Yah, keduanya adalah cara berulang untuk bekerja. Keduanya melibatkan pertemuan standup harian sebelum mengerjakan tugas yang diberikan. Jadi ada persamaan antara rolling wave planning dan agile sprint.

Tetapi mereka bukan teknik manajemen proyek yang dapat dipertukarkan. Perencanaan gelombang bergulir lebih cocok ketika Anda bekerja dengan tugas-tugas yang dipesan pada jadwal proyek yang ketat. Memang benar bahwa perencanaan gelombang bergulir hanya perencanaan dalam waktu dekat, tugas-tugasnya berurutan dan tenggat waktunya pasti.

Sprint cara untuk bekerja di lingkungan proyek yang gesit, yang tidak begitu terfokus pada urutan tugas atau jalur kritis. Juga, tenggat waktu bisa lebih fleksibel. Oleh karena itu, rolling wave planning dan scrum agile sprint memiliki beberapa atribut, tetapi keduanya berbeda, dan tidak boleh diterapkan secara sembarangan. Temukan yang paling sesuai dalam kerangka rencana proyek Anda.

Langkah Perencanaan Gelombang Bergulir

Perencanaan gelombang bergulir adalah cara yang bagus untuk menjaga proyek Anda memenuhi ruang lingkup, jadwal, dan persyaratan anggaran sambil tetap kreatif. Seringkali sulit bagi manajer proyek untuk menyimpan dua ide itu di kepala mereka. Memenuhi persyaratan berarti memiliki struktur, dan kreativitas terkenal longgar.

Tetapi dengan mempelajari cara melakukan perencanaan gelombang bergulir, manajer proyek dapat mengurangi ketidakpastian dan mempertahankan kerangka kerja perencanaan proyek yang memungkinkan fleksibilitas untuk bekerja secara kreatif. Manajer proyek dapat melacak, menjadwalkan, dan memperbarui rencana mereka dengan mengikuti enam langkah perencanaan gelombang bergulir ini.

• Langkah 1: Manajer proyek memulai proses dengan mengidentifikasi risiko dan merencanakan untuk mengurangi dampaknya jika muncul dalam proyek. Manajer proyek juga akan berbicara tentang persyaratan proyek dengan tim, kapan mereka harus dipenuhi dan siapa yang akan mengerjakannya. Selanjutnya, peran dan tanggung jawab diuraikan untuk tim.
• Langkah 2: Bekerja dengan tim, kembangkan garis waktu, anggaran, dan sumber daya apa yang Anda butuhkan. WBS akan membantu pada titik ini saat Anda menentukan tugas dan hasil dalam proyek. Proyek yang lebih besar dipecah menjadi yang lebih kecil yang disebut cakrawala. Ini dapat dirinci pada bagan Gantt.
• Langkah 3: Rencanakan iterasi pertama, sering disebut wave, yang berarti menambahkan detail ke pekerjaan yang telah Anda lakukan. Kencangkan garis waktu, anggaran, dan sumber daya yang diperlukan untuk gelombang. Ketika tim bekerja, manajer proyek harus mulai merencanakan gelombang berikutnya.
• Langkah 4: Buat garis dasar untuk waktu, biaya, dan ruang lingkup untuk memastikan wave Anda memenuhi tenggat waktu, anggaran, dan menggunakan sumber daya yang Anda alokasikan untuk itu.
• Langkah 5: Gelombang pertama dimulai. Tim mengerjakan tugas mereka dan manajer proyek memantau serta melacak kemajuan dan kinerja mereka. Manajer proyek juga akan bekerja untuk mengurangi ketidakpastian di tahap akhir proyek.
• Langkah 6: Lanjutkan proses iterasi ini hingga Anda mencapai akhir proyek. Ketika proyek ditutup, lakukan pemeriksaan mayat untuk mendiskusikan hal-hal yang berhasil dan tidak, sehingga Anda dapat memulai proyek berikutnya dengan pijakan yang lebih baik.

Bagaimana ProjectManager Membantu Perencanaan Gelombang Bergulir

Menjalankan proyek dengan perencanaan gelombang bergulir memerlukan fleksibilitas perangkat lunak perencanaan proyek yang memungkinkan Anda membuat dan mengubah rencana, memantau kemajuan, dan menghubungkan tim. ProjectManager berbasis cloud, memberikan data real-time yang Anda butuhkan untuk melihat proyek langsung dan memiliki alat untuk mengubah rencana dengan cepat dan mudah.

Buat Rencana Proyek Mendalam di Gantt Charts

Manajer proyek perlu merencanakan proyek dengan alat yang dapat membuat perubahan tanpa investasi waktu dan usaha yang berlebihan. Bagan Gantt online ProjectManager dapat menarik dan melepas tanggal ke tenggat waktu baru, yang menyesuaikan seluruh jadwal. Anda juga dapat menetapkan garis dasar untuk menghitung varians proyek dan memfilter jalur kritis. Gantt dapat dibagikan dengan tim dan pemangku kepentingan Anda untuk menjaga semua orang di halaman yang sama.

Bekerja Seperti yang Anda Inginkan dengan Beberapa Tampilan Proyek

ProjectManager memiliki beberapa tampilan proyek yang memungkinkan semua orang bekerja sesuai keinginan mereka. Misalnya, tim dapat menggunakan alat kanban untuk mengelola simpanan mereka dan merencanakan bagaimana mereka akan menjalankan tugas. Anda dapat menambahkan file ke tugas dan mengomentarinya, menjaga tim tetap berkolaborasi meskipun Anda tidak bekerja sama secara fisik. Manajer dapat melihat alur kerja visual kanban, Kemudian, mereka dapat mengalokasikan sumber daya ke tim mereka agar mereka tetap bekerja sesuai kapasitas.

Dapatkan Data Real-Time di Dasbor

Sangat penting untuk memiliki gambaran yang jelas tentang proyek Anda untuk melihat masalah dan membuat perubahan secara real time. Dasbor langsung sangat bagus untuk tampilan tingkat tinggi, Anda dapat menggali lebih dalam dengan laporan sekali klik. Hasilkan laporan tentang varian proyek, status proyek atau bahkan status portofolio, biaya, beban kerja, lembar waktu, dan lainnya. Anda dapat memfilter laporan hanya untuk melihat informasi yang Anda minati. Kemudian, bagikan dengan mudah kepada pemangku kepentingan agar selalu diperbarui.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang mengatur pekerjaan Anda dan menciptakan efisiensi yang membantu Anda meningkatkan produktivitas. Bergabunglah dengan puluhan ribu tim di berbagai organisasi seperti Siemens, Nestle, dan Universitas Illinois yang telah menggunakan alat kami untuk mencapai kesuksesan. Coba ProjectManager hari ini gratis!