Analisis Akar Penyebab: Panduan Singkat

Masalah muncul di hampir setiap proyek. Tapi mengetahui ada masalah adalah satu hal; mencari tahu bagaimana menyelesaikannya adalah hal lain. Jika Anda melewatkan tenggat waktu dan kualitas produk atau layanan Anda menurun, ada masalah.

Untuk memperbaiki masalah, Anda perlu menggunakan teknik yang memberi ruang bagi tim Anda untuk terbuka dan jujur ​​sehingga Anda dapat mendiskusikan cara untuk memecahkan masalah. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menggunakan analisis akar penyebab.

Apa itu Analisis Akar Penyebab?

Seperti namanya, analisis akar penyebab adalah teknik pemecahan masalah yang menawarkan tim kesempatan untuk mengidentifikasi masalah yang menyebabkan masalah.

Analisis akar penyebab digunakan ketika ada masalah dengan proyek, terutama yang berdampak negatif pada klien. Ini bisa berkisar dari klien yang mengeluh tentang beberapa aspek proyek hingga tim yang diblokir dan kiriman yang terlambat dari jadwal.

Tentu saja, masalah dalam sebuah proyek bukanlah akibat dari satu penyebab. Itulah mengapa analisis akar masalah disiapkan untuk menangkap berbagai penyebab yang menyebabkan masalah yang Anda alami.

Mengapa Analisis Akar Penyebab Penting?

Masalah itu buruk! Mereka mengacaukan jadwal proyek Anda dan menghabiskan biaya, dan analisis akar masalah membantu menyelesaikannya. Itu seharusnya cukup menjadi insentif agar Anda menerapkan metode ini. Analisis akar penyebab juga membantu mencegah masalah muncul lagi. Setelah Anda tahu apa masalahnya dan bagaimana menghentikannya, Anda dapat mencegahnya terjadi lagi.

Pendekatan Iteratif

Alasan lain untuk menggunakan analisis akar masalah adalah bahwa ini adalah alat untuk perbaikan berkelanjutan, yaitu bagaimana menjaga kualitas produk atau layanan Anda. Tidak ada proyek yang berhasil jika kualitasnya tidak memenuhi harapan para pemangku kepentingan.

Dokumentasi

Proyek dikenal karena dokumentasinya. Ada penelitian, studi kelayakan dan banyak lagi. Bahkan ada dokumentasi saat menutup proyek. Namun seringkali dokumentasi masalah proyek dan cara penyelesaiannya diabaikan. Analisis akar penyebab adalah cara untuk mendokumentasikan proses dan menerapkannya dalam proyek masa depan.

Peningkatan proses

Hal lain yang dapat diidentifikasi oleh metode ini adalah kekurangan dalam proses yang dapat diperbaiki, sekali lagi menambah efisiensi di masa mendatang, tetapi juga mencatat kesenjangan dalam pelatihan tim. Oleh karena itu, dapat membuka peluang untuk membawa tim Anda untuk menghabisi dan menjadikannya sumber daya yang lebih berharga.

Bagaimana Melakukan Analisis Akar Penyebab

Saat melakukan analisis akar penyebab, penting untuk tidak terpaku pada gejalanya. Ingat, ini adalah analisis untuk mengungkap akar masalahnya. Itu adalah tempat di mana Anda ingin menempatkan fokus Anda dan memperbaiki masalah proyek apa pun.

1. Identifikasi masalah: Tanpa memiliki masalah yang jelas, tidak ada cara untuk kembali dan mencari penyebab dalam proses yang menghasilkannya. Ini adalah langkah yang paling penting: mengetahui masalah dan mendefinisikan ruang lingkupnya.
2. Bekerja mundur: Untuk mengungkap penyebab potensial untuk masalah yang telah Anda identifikasi, telusuri kembali langkah-langkahnya. Sekali lagi, kemungkinan ada lebih dari satu. Catat sebanyak yang relevan. Bagian dari proses ini termasuk brainstorming dengan tim Anda, menggunakan pemetaan proses dan diagram tulang ikan untuk menangkap berbagai penyebab yang menyebabkan masalah Anda.
3. Tentukan apa akar masalahnya: Ada alat lain yang dapat membantu, seperti lima mengapa, yang akan kita bahas sebentar lagi, pohon kesalahan, pohon penyebab dan peristiwa, dan banyak lagi.
4. Munculkan solusi: Sekali lagi, brainstorming dengan tim sangat membantu. Merekalah yang akrab dengan proyek dan pelaksanaannya dan akan menjadi sumber daya terbaik Anda untuk menemukan cara menyelesaikan masalah.
5. Implementasikan solusi: Ingat, ini bukan hal satu kali, tetapi harus berkelanjutan dan solusi sebenarnya melakukan apa yang telah direncanakan untuk dilakukan. Ini membutuhkan kesabaran dan tindak lanjut, membawa siapa saja yang akan terkena dampak perubahan.
6. Pantau, lacak, dan laporkan solusinya: Perangkat lunak manajemen proyek dapat memfasilitasi langkah ini.

ProjectManager adalah alat berbasis cloud yang mengumpulkan data waktu nyata untuk memberi Anda informasi yang lebih akurat guna membuat keputusan yang berwawasan luas. Pantau kemajuan dan kinerja pada tingkat tinggi dengan dasbor langsung, lalu gunakan laporan yang dapat difilter dengan sekali klik untuk dibagikan kepada pemangku kepentingan agar mereka tetap mendapat informasi.

5 Mengapa Analisis Akar Penyebab

Salah satu teknik terbaik saat melakukan analisis akar penyebab disebut "Lima Mengapa." Pendekatan ini hanya menanyakan “mengapa?” lagi dan lagi. Latihan ini menyelam lebih dalam ke masalah dan penyebabnya, daripada menerima jawaban pertama, dan membawa Anda lebih dekat ke apa yang sebenarnya menyebabkan masalah.

Cara terbaik untuk memahami teknik ini adalah melalui sebuah contoh. Perhatikan bahwa, meskipun disebut “Lima Mengapa”, mungkin hanya beberapa atau lusinan alasan sebelum Anda mencapai akar penyebab masalah Anda.

Katakanlah Anda sedang membangun jembatan, tetapi tenggat waktu terlewatkan.

T: “Mengapa tenggat waktu terlewatkan?”
A: Tim tidak dapat menyelesaikan tugasnya tepat waktu.
T: “Mengapa tim tidak dapat menyelesaikan tugas mereka tepat waktu?”
A: Materi tertunda.
T: “Mengapa materi tertunda?”
J: Tidak ada tindak lanjut dengan pemasok.
T: “Mengapa tidak ada tindak lanjut dengan pemasok?”
J: Tim tidak cukup terlatih.
T: “Mengapa tim tidak dilatih secara memadai?”
J: Metodologi hybrid memiliki celah…

Latihan tanya jawab ini mengarah pada akar penyebab masalah tenggat waktu yang terlewat. Dalam hal ini, ada banyak masalah, termasuk kurangnya pelatihan, hubungan pemasok yang buruk dan sebagainya. Akar penyebabnya adalah metodologi yang belum mengelola proyek dengan baik.

Diagram Tulang Ikan

Analisis akar penyebab adalah tentang sebab dan akibat. Untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan penyebab memerlukan semacam diagram atau dokumen. Yang paling umum digunakan dalam diagram tulang ikan juga disebut diagram Ishikawa dan diagram tulang herring.

Disebut diagram tulang ikan karena bentuknya seperti kerangka ikan. Ada garis di tengah dari mana duri tumbuh dari atas dan bawah, dengan masing-masing tulang belakang mengumpulkan penyebab masalah. Mereka mengarah ke mana kepala ikan akan berada, yang merupakan masalah itu sendiri.

ProjectManager menawarkan lusinan template manajemen proyek gratis, termasuk template analisis akar penyebab ini. Gunakan template gratis untuk memicu sesi brainstorming dengan tim Anda dan mencari solusi yang mencegah masalah Anda muncul lagi.

Analisis Perubahan

Teknik lain dari banyak teknik yang digunakan dalam analisis akar penyebab disebut analisis perubahan. Analisis perubahan digunakan untuk mengidentifikasi dan memahami apa yang mungkin terjadi jika perubahan diadopsi, serta apa yang diperlukan untuk mencapai perubahan itu, bagaimana merancangnya dan juga banyak risiko yang terlibat, termasuk dampak pada sumber daya, upaya, dan jadwal.

Ini adalah cara yang bagus untuk mendapatkan rekomendasi agar berhasil menambahkan perubahan Anda. Ini juga dapat digunakan untuk menemukan penyebab masalah. Tentu saja, agar teknik ini berhasil, harus ada dasar perbandingan. Ini juga akan melibatkan banyak sumber daya dan hasilnya tidak selalu konklusif. Oleh karena itu, banyak pengujian diperlukan untuk mendukung temuan Anda.

Prinsip Analisis Akar Penyebab

Seperti disebutkan di atas, prinsip umum analisis akar masalah adalah menemukan apa yang menciptakan masalah sehingga dapat diperbaiki dan mengubah proses yang menyebabkannya. Agar ini berhasil, bagaimanapun, analisis akar penyebab harus dilakukan secara sistematis.

Prinsip lain dari analisis akar penyebab adalah bahwa hanya ada satu. Ya, mungkin ada lusinan penyebab yang dikumpulkan pada diagram tulang ikan, tetapi akar masalahnya tunggal. Itu mungkin berarti Anda harus menginvestasikan banyak waktu untuk menemukannya, tetapi itu selalu ada. Penting untuk melanjutkan penyelidikan Anda sampai Anda menemukan pelakunya.

Agar penyelidikan Anda berhasil, Anda perlu menetapkan garis waktu peristiwa. Ini memungkinkan Anda untuk memahami hubungan antara berbagai penyebab dan mencapai akar penyebab. Dengan melakukan ini, Anda tidak hanya memecahkan masalah, tetapi mengubah budaya perusahaan dari reaksioner menjadi proaktif. Gaya pemecahan masalah ini akan mengurangi masalah yang harus Anda tanggapi saat lembur.

Bagaimana ProjectManager Membantu Analisis

Mendapatkan ke akar penyebab masalah menciptakan efisiensi yang lebih besar, yang membantu menjaga proyek Anda tetap pada jalurnya. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek yang membantu Anda menemukan masalah dan memberi Anda alat untuk memecahkan masalah dan bekerja lebih efektif.

Menangkap masalah sebelum menjadi masalah adalah cara terbaik untuk menjaga proyek Anda berjalan dengan lancar. Karena ProjectManager adalah alat berbasis cloud, Anda mendapatkan data langsung yang menginformasikan pengambilan keputusan yang lebih baik. Ini juga memungkinkan Anda untuk menangkap perbedaan lebih cepat, dan menindaklanjutinya lebih cepat, untuk menghindari penundaan proyek atau melebihi anggaran.

Dapatkan tampilan tingkat tinggi tentang kemajuan dan kinerja Anda dengan dasbor waktu nyata kami. Ini sudah disiapkan untuk Anda, tidak seperti aplikasi lain, dan secara otomatis menghitung varians proyek, beban kerja, waktu, tugas, dan lainnya, yang ditampilkan dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca. Ini seperti memiliki laporan status instan tanpa harus melakukan apa pun.

Pemangku kepentingan Anda diinvestasikan dalam proyek dan ingin tetap diperbarui pada setiap perubahan yang mungkin berdampak pada keuntungan mereka. Fitur pelaporan kami memudahkan pembuatan laporan hanya dengan satu klik, dan dapat dibagikan dalam berbagai cara agar sesuai dengan keinginan pemangku kepentingan Anda dalam berkomunikasi. Lebih baik lagi, setiap laporan kami dapat difilter untuk hanya menampilkan data yang ingin Anda bagikan.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang mengatur tugas, tim, dan proyek untuk menciptakan produktivitas yang lebih besar. Data real-time berarti Anda dapat menemukan masalah lebih cepat dan menghindarinya berubah menjadi masalah. Gunakan dasbor langsung dan pelaporan dinamis untuk menganalisis dan memecahkan masalah hari ini dengan mendaftar gratis hari ini.