Ide Rapat Penjualan untuk Menjaga Tim Anda Termotivasi dan Fokus

Perusahaan di seluruh dunia memiliki masalah yang sama: rapat . Mereka memiliki terlalu banyak, mereka bertahan terlalu lama, atau mereka termasuk orang-orang yang tidak benar-benar perlu berada di sana — atau, dalam banyak kasus, kombinasi dari ketiganya.

Apa pun alasannya, faktanya masih terlalu banyak perusahaan yang masih mengadakan rapat yang tidak seproduktif atau bertujuan seperti yang seharusnya.

Menurut statistik yang dilaporkan oleh Erik Devaney dari Drift, rata-rata karyawan membuang 31 jam sebulan dalam rapat yang tidak produktif, sementara perkiraan biaya rapat yang tidak perlu untuk bisnis AS mencapai $37 miliar.

Memang, Direktur HubSpot Dan Tire membenci rapat. Dalam percakapan baru-baru ini, dia memberi tahu saya: “Rapat adalah sisa dari tahun 1980-an. Mereka mengisap saat itu, dan mereka bahkan lebih buruk sekarang. ”

Sulit untuk berdebat.

Menurut statistik yang dilaporkan oleh Erik Devaney dari Drift, rata-rata karyawan membuang 31 jam sebulan dalam rapat yang tidak produktif, sementara perkiraan biaya rapat yang tidak perlu untuk bisnis AS mencapai $37 miliar.

Tentu saja, ini tidak berarti kita tidak boleh mengadakan pertemuan — itu hanya berarti kita perlu memikirkan kembali bagaimana kita mengadakannya. Kita perlu menemukan ide rapat penjualan yang memaksimalkan waktu dan usaha kita.

Meskipun masalah ini mencakup semua industri dan departemen, tim penjualan harus sangat berhati-hati dalam membuang-buang waktu dalam rapat karena waktu dalam rapat adalah waktu yang tidak mereka jual — dan itu berarti kehilangan pendapatan.

Aturan Menyelenggarakan Rapat Penjualan Produktif

Sebelum kita membahas ide rapat penjualan untuk menjaga agar tim penjualan Anda tetap termotivasi dan fokus, mari pastikan Anda sudah menguasai dasar-dasarnya terlebih dahulu. Berikut adalah beberapa aturan umum untuk mengadakan pertemuan produktif (penjualan atau lainnya):

Tetapkan Satu Tujuan

Setiap pertemuan harus berkisar pada pencapaian satu tujuan tertentu. Rapat yang diarahkan pada lebih dari satu tujuan cenderung kehilangan fokus, jadi jika ada banyak tujuan dalam agenda, pertimbangkan dengan serius apakah Anda dapat meninggalkan tujuan yang tidak terlalu mendesak untuk lain waktu.

Tidak bisa memikirkan tujuan?

Maka Anda mungkin tidak seharusnya mengadakan pertemuan.

Tetapkan Pemimpin

Semua rapat harus memiliki seseorang yang bertanggung jawab yang bertanggung jawab untuk memastikan segala sesuatunya tetap pada jalurnya.

Tunjuk orang ini sebelumnya – ini akan memberi mereka waktu untuk mempertimbangkan peran mereka dalam rapat saat mereka merencanakannya.

Buat Rapat Sesingkat Mungkin (dan Tetap Pada Jadwal Anda)

Rapat biasanya dijadwalkan dalam slot setengah jam atau satu jam. Saya membayangkan alasan utama untuk ini adalah, meskipun Anda dapat menimpanya, 30 menit adalah pengaturan default di Google Kalender.

Sementara beberapa rapat mungkin memerlukan setengah jam atau lebih, banyak yang tidak.

Pertemuan yang murni motivasi mungkin hanya membutuhkan waktu 10 menit, sedangkan pertemuan curah pendapat mungkin memakan waktu satu jam penuh.

Bersikaplah realistis tentang berapa banyak waktu yang Anda butuhkan, dan jangan jatuh ke dalam perangkap klasik menjadwalkan rapat dalam setengah jam atau blok selama satu jam, hanya karena Google mengonfigurasi seperti itu, dan itulah yang biasa Anda lakukan.

Faktanya, Gary Vaynerchuk menganjurkan penjadwalan pertemuan dalam slot waktu yang sangat singkat dan sangat tepat — hanya 7 atau bahkan 5 menit — dan mengapa tidak? Mengetahui ada kurang dari 10 menit untuk mencapai tujuan dan bahwa waktu terus berjalan adalah motivator yang hebat. Ini juga akan mencegah pemborosan waktu klasik – menyeret rapat keluar untuk mengisi setengah jam atau jam hanya karena kalender Anda menyatakan Anda harus berada di sana selama itu.

Menurut Dan, semua rapat penjualannya dijaga dengan batas waktu 25 menit yang ketat. "Hal terakhir yang Anda inginkan adalah seseorang mengoceh tentang hal-hal konyol yang tidak dipedulikan siapa pun," katanya.

Mengapa 25 menit? “Begitulah cara kita hidup hari ini. Kami semua sibuk.” Dan tim penjualan Anda akan berterima kasih untuk itu, karena memberi mereka lima menit ekstra untuk memeriksa email mereka. Jika Anda tidak memiliki waktu 25 menit untuk menyelesaikannya, Dan menyarankan untuk membatalkan rapat atau mengubahnya menjadi rapat sepuluh menit.

Agenda Rapat Penjualan

Bagian dari memastikan bahwa rapat penjualan seproduktif mungkin dan tidak membuang waktu berharga siapa pun adalah menciptakan agenda rapat penjualan yang optimal.

Anda tidak hanya membutuhkan pertemuan penjualan Anda untuk mendidik dan memotivasi, tetapi Anda juga ingin perwakilan Anda menantikan pertemuan dan menikmati partisipasi di dalamnya.

Ini adalah kesempatan langka di minggu kerja untuk berkumpul bersama untuk tempat ikatan tim – dan, menurut Dan, sedikit menyenangkan.

Jadi, jangan meremehkan pentingnya menyusun agenda rapat yang sempurna, dan terus mengasahnya melalui coba-coba selama bertahun-tahun.

Segmen Anda yang paling sukses akan menjadi bagian dari pertemuan yang selalu dinanti-nantikan oleh perwakilan Anda, yang membuat mereka berbicara.

Bagaimana Anda bisa mencapai ini?

Dan percaya bahwa semua yang Anda coba masukkan ke dalam pertemuan Anda harus berdampak. Sederhananya, potong bulunya.

Dalam obrolan kami, dia membagikan struktur rapat penjualannya sendiri: struktur yang tidak menyisakan ruang untuk kesalahan apa pun.

Selamat datang dan perkenalan

Bagian sambutan dan perkenalan tidak perlu panjang – sebenarnya tidak perlu – tetapi harus mengatur nada pertemuan dan memastikan semua orang merasa nyaman.

Jika ada orang baru dalam rapat, Dan menanyakan tiga pertanyaan pemecah kebekuan. Dua yang pertama: Siapa kamu? Berapa lama Anda berada di HubSpot? Pertanyaan ketiga adalah sesuatu yang sedikit aneh, seperti “Apa keju favoritmu?” atau “Di mana tempat terakhir yang Anda kunjungi?”

Ulasan dari minggu lalu

Dan berkata: “Pada titik inilah tim bertanya pada diri mereka sendiri: 'Apakah ada chad gantung dari minggu lalu?'”

Jika demikian, pertimbangkan mana dari mereka yang harus dilanjutkan ke minggu ini – memastikan kesinambungan adalah kunci untuk memastikan bahwa semua poin ditangani dan tidak ada yang gagal.

saluran pipa

Salah satu bagian rapat yang paling berdampak, bagian Pipeline adalah tentang memastikan tim berada di jalur yang tepat untuk mencapai targetnya.

Dan berkata: "Kami menang sebagai tim, kami kalah sebagai tim." Ini bukan tentang mempermalukan siapa pun. Dan jika jumlahnya tidak bagus, dia mendorong staf "untuk tidak khawatir tentang hal itu" dan untuk mengingat bahwa semua organisasi memiliki bulan yang baik dan buruk.

Tidak lebih dari tiga hal yang perlu diperhatikan

Bagian pertemuan ini adalah tentang memberi tahu tim – tetapi tidak pernah dengan lebih dari tiga poin. Jika ada lebih dari tiga hal yang harus diangkat, kata Dan, tidak semuanya begitu penting dan dapat dilanjutkan ke pertemuan berikutnya.

Pelajari keterampilan baru dalam tujuh menit

Selanjutnya, Dan memasukkan bagian pendidikan dalam pertemuan, di mana dia dapat membantu meningkatkan keterampilan timnya. Menurut Dan, tujuh menit sudah cukup untuk mempelajari keterampilan baru.

FAQ

Dan memperingatkan para pemimpin rapat untuk tidak membiarkan bagian FAQ melanggar batas waktu mereka.

"Saya cukup hardcore tentang 25 menit saya," katanya. “Jika itu pertanyaan yang bagus dan tepat waktu, saya akan mengatakan 'Oke, kita perlu waktu dua menit untuk menjawabnya sekarang.' Atau saya akan mengatakan 'Itu pertanyaan yang bagus, izinkan saya merekam video dan mengirimkannya ke tim.' Atau saya akan mengatakan 'Apakah itu mengganggu orang lain? Apakah itu masalah besar bagi semua orang?' Jika ya, saya akan mengambil lima menit ekstra. ”

Jika pertanyaannya penting namun tidak tepat waktu, Dan merekomendasikan untuk meneruskannya ke pertemuan berikutnya jika waktu hampir habis.

Akhir yang memotivasi

Ini adalah saat Anda untuk meningkatkan tim Anda untuk menghancurkan target mereka.

“Ayo lakukan, ayo selesaikan dengan kuat,” kata Dan. Ini semua tentang meningkatkan motivasi tim, dan itu harus menjadi energi yang tinggi.

Dia menjelaskan: "Ini seperti tim sepak bola: Anda masuk dan Anda pergi BOOM!"

Fokus pada yang Positif

Simpan keluhan untuk pertemuan satu lawan satu — pertemuan kelompok hanya boleh menyebutkan pencapaian dan apa yang berjalan dengan baik.

Jarang ada manfaat untuk mendiskusikan kesalahan di depan umum. Ini memalukan bagi orang (atau orang-orang) yang terlibat, dan menurunkan motivasi untuk anggota tim lainnya. Ini juga menggambarkan pemimpin yang bersangkutan secara buruk, dan cenderung (secara negatif) berdampak pada perasaan bawahan mereka terhadap mereka.

Pertimbangkan Pekerja Jarak Jauh Anda

Perusahaan dengan pekerja jarak jauh — baik hanya satu atau dua atau seluruh tim — memiliki ketel ikan yang berbeda untuk digoreng.

Jauh lebih mudah bagi pekerja jarak jauh untuk terganggu dan keluar dari rapat daripada pekerja yang hadir secara fisik untuk melakukan hal yang sama. Ini juga lebih sulit, jika bukan tidak mungkin, untuk menerapkan beberapa konsep yang termasuk di bawah ini.

Artinya Anda harus ekstra hati-hati saat mengadakan rapat yang melibatkan pekerja jarak jauh. Terlebih lagi jika rapat Anda mencakup pekerja di tempat dan pekerja jarak jauh (karena terlalu mudah bagi pekerja jarak jauh untuk merasa dikucilkan dan tidak dilibatkan).

Jika ini berlaku untuk Anda, berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat:

• Menjaga rapat sesingkat mungkin selalu penting. Ini bahkan lebih penting ketika pekerja jarak jauh terlibat.
• Pastikan semua orang mendapat kesempatan untuk menyampaikan pendapatnya.
• Perlakukan pekerja jarak jauh seolah-olah mereka berada di dalam ruangan.
• Pastikan semua peserta berbicara dengan keras, jelas, dan kepada semua orang – baik mereka di dalam ruangan atau tidak.
• Berinvestasi dalam peralatan berkualitas. Salah sedikit ini dan pekerja jarak jauh Anda mungkin juga tidak ada dalam rapat sama sekali.

Ide Rapat Penjualan untuk Menjaga Tim Anda Termotivasi dan Fokus

Setelah Anda menguasai dasar-dasar menjalankan rapat yang produktif, Anda harus siap untuk mendiversifikasi konten rapat Anda dan mencari cara baru untuk menjaga tim penjualan Anda tetap termotivasi dan fokus selama rapat.

Ingatlah bahwa konten rapat apa pun – penjualan atau lainnya – akan bervariasi sesuai dengan peserta dan hierarki mereka. Pertemuan antara CEO dan CMO, misalnya, akan sangat berbeda dari pertemuan antara CMO dan tim eksekutif mereka. Struktur kemungkinan akan berubah lagi jika pertemuan terdiri dari CMO atau kepala penjualan dan sekelompok karyawan baru.

Jadikan Itu Menyenangkan

Dalam hal ide rapat penjualan terbaik, memastikannya menyenangkan dan menyenangkan adalah kunci untuk keterlibatan karyawan.

Dan melaporkan, “Jika pria atau wanita itu tidak meninggalkan rapat penjualan dengan penuh semangat, berpikir Anda cukup lucu, maka itu bukan rapat yang baik. Dan jika Anda tidak lucu, temukan seseorang yang bisa lucu. Anda harus berdampak, Anda harus menambah nilai, Anda harus memastikan semuanya siap untuk dijalankan. Dan jika Anda melakukannya, Anda akan sangat sukses.”

Untuk melakukan ini, Dan mendekati pertemuannya dengan cara dia melakukan stand-up set. Dia bahkan "tema" mereka.

"Apakah Anda pernah melakukan pertemuan penjualan dengan piyama Anda?" dia bertanya. “Kamu harus memiliki kostummu. Bawa anjing Anda ke pertemuan penjualan. Jika Anda tidak memiliki anjing, carilah anjing sewaan.”

"Anda hanya ingin tetap longgar," katanya. “Tetap menyenangkan. Beri mereka sedikit informasi, tetapi mereka harus mengalir keluar dari sana dengan mengatakan, 'Oke, saya tidak akan melupakan pertemuan di mana semua orang memiliki anjing mereka.' Dan kemudian Anda telah mencapai tujuan Anda. ”

Bagikan Informasi Orang Dalam

Perusahaan yang transparan memiliki karyawan yang lebih bahagia dan lebih terlibat – terutama karena bersikap terbuka dan jujur ​​kepada karyawan Anda menghasilkan budaya kepercayaan dan keterbukaan, dan perasaan bahwa Anda semua bekerja menuju tujuan bersama.

Untuk mulai menerapkan budaya yang lebih terbuka dan jujur ​​di perusahaan Anda, jadikan berbagi informasi sebagai fitur rutin rapat penjualan.

Minta Staf untuk Roleplay

Beberapa hari sebelum rapat, berikan tema kepada staf Anda dan minta mereka menyiapkan permainan peran berdasarkan tema tersebut. Secara teori, ini bisa apa saja, tetapi berikut adalah beberapa ide yang masuk akal dalam lingkungan penjualan:

• Bagaimana mereka mengatasi keberatan yang rumit.
• Pitch tersulit yang pernah mereka lakukan.
• Momen paling memalukan mereka sebagai tenaga penjual.
• Bagaimana mereka menghadapi prospek yang argumentatif.

Anda sebenarnya bisa lebih spesifik dengan beberapa di antaranya. Misalnya, Anda dapat memperluas poin terakhir untuk melihat hal-hal seperti berurusan dengan prospek yang:

• Berpikir mereka lebih berpengetahuan daripada Anda di bidang keahlian Anda
• Menuduhmu berbohong
• Mengaku tertarik tetapi hanya akan berbicara dengan seseorang di atas Anda

Minimal, roleplay biasanya sangat menyenangkan, tetapi juga bisa sangat mendidik – terutama jika Anda mendorong anggota staf yang lebih berpengalaman untuk memerankan skenario yang mungkin baru bagi staf Anda yang kurang berpengalaman.

Namun, jangan paksa staf untuk berpartisipasi — Anda tidak akan mencapai banyak hal dengan mempermalukan tim Anda. Konon, permainan peran sangat berharga dalam hal mengasah keterampilan penjualan. Siapa pun yang tidak tertarik bermain peran di depan rekan-rekan mereka harus tetap bermain peran di suatu tempat yang sedikit lebih pribadi.

“Permainan peran adalah alat pelatihan penjualan yang paling kurang dimanfaatkan, serta paling kurang dihargai di seluruh industri penjualan.” Marcus Sheridan, Singa Penjualan

Mainkan Game (dengan Hadiah)

Permainan yang dirancang untuk membantu staf Anda bekerja sama dapat membantu memperkuat hubungan dan meningkatkan kepercayaan diri.

Ada banyak sekali ide untuk game membangun tim secara online, jadi saya tidak akan membahasnya secara mendetail sekarang, tetapi berikut adalah beberapa saran cepat untuk game yang menurut saya berfungsi dengan baik dan mudah diatur.

Kebenaran dan kebohongan – minta setiap orang untuk memikirkan dua fakta tentang diri mereka sendiri, dan satu kebohongan. “Fakta” ​​tersebut kemudian dibagikan kepada kelompok, dan anggota tim lainnya ditantang untuk menebak mana yang bohong.

Perburuan pemulung – tempatkan tim Anda berpasangan dan beri mereka daftar tugas konyol untuk diselesaikan – hal-hal seperti menemukan barang yang sulit ditemukan atau berfoto selfie dengan orang asing. Untuk poin brownies pembentukan tim yang maksimal, pastikan Anda memasangkan anggota tim yang belum terikat.

Tetesan telur – bagi tim Anda menjadi beberapa kelompok kecil dan tantang mereka untuk membuat alat yang akan menampung telur mentah (seperti yang Anda lihat di bawah) dan mencegahnya pecah saat dijatuhkan ke permukaan yang keras.

Adakan Sesi Pelatihan (Pendek)

Pilih satu topik dan adakan sesi pelatihan mini yang ditujukan untuk mengasah keterampilan staf Anda di bidang itu, atau mengajarkan keterampilan baru.

Pertama kali Anda melakukan ini, Anda mungkin ingin mengambil peran sebagai pelatih; namun, saya mendorong Anda untuk membuka slot masa depan untuk seluruh tim Anda (yang mengatakan, seperti halnya permainan peran, jangan memaksa siapa pun untuk ambil bagian — lebih baik untuk semua orang jika semua peserta bersedia).

Adakan Pertunjukan Penghargaan Impromptu

Upacara penghargaan sering dicadangkan untuk pesta Natal kerja atau kumpul-kumpul tahunan lainnya. Tidak apa-apa, tetapi itu sering berarti bahwa pencapaian yang lebih kecil sebagian besar tidak diakui.

Selain upacara tahunan "resmi", akui kemenangan tim Anda yang lebih kecil dengan penghargaan dadakan selama salah satu pertemuan rutin Anda (lengkap dengan hadiah, tentu saja).

Kejutkan Staf Anda

Adakan pertemuan Anda di penghujung hari dan kejutkan staf Anda dengan aktivitas yang tidak terkait dengan pekerjaan (makanan dan minuman biasanya merupakan taruhan yang aman — pastikan untuk mempertimbangkan persyaratan diet setiap orang dan apa yang mungkin dinikmati oleh non-peminum/pengemudi).

Ini adalah salah satu pertemuan yang mungkin harus Anda jadwalkan selama setengah jam atau bahkan satu jam. Pastikan untuk memberi tahu tim Anda sebelumnya kapan mereka harus menyelesaikan hari itu dan menuju ke ruang rapat.

Campur semuanya

Hindari mengikuti agenda yang telah ditetapkan. Bilas dan ulangi, dan tim Anda akan cepat bosan. Lebih buruk lagi, mereka mungkin kesulitan mengingat detail pertemuan (ini adalah fenomena umum yang disebut kejenuhan perhatian).

Cegah hal ini dengan mencampur format yang Anda gunakan, aktivitas yang Anda rencanakan, dan lama rapat.