Cara Mengidentifikasi, Melacak, dan Melaporkan Metrik Penjualan

Strategi pelaporan penjualan yang solid sangat penting untuk organisasi mana pun. Mereka yang tidak menetapkan metrik penjualan dan secara teratur melaporkan kemajuan dan hasil akan – tanpa diragukan lagi – akan kehilangan peluang untuk meningkatkan prospek, konversi, dan pendapatan.

Untuk menempatkan ini ke dalam konteks, bayangkan bahwa Anda berencana untuk lari maraton. Anda mungkin tidak akan mengikuti maraton yang diadakan minggu depan dan hanya berharap yang terbaik. Anda akan membuat rencana yang dapat ditindaklanjuti dan menetapkan tujuan jangka panjang dan jangka pendek yang spesifik, seperti lari 10 mil pada tanggal X, setengah maraton pada tanggal Y, dan seterusnya. Anda juga dapat melacak kecepatan dan waktu pemulihan Anda.

Jika Anda akan melakukan semua masalah itu untuk tujuan pribadi, mengapa Anda tidak berusaha setidaknya dengan jumlah yang sama ke dalam fungsi penting bisnis Anda?

Lagi pula, proses pelaporan penjualan tidak jauh berbeda: Anda menetapkan tujuan jangka panjang dan pendek, melacak kemajuan, dan meminta perwakilan Anda untuk melaporkan kembali kepada Anda dengan hasilnya.

Berikut adalah praktik terbaik saya yang harus dipatuhi semua organisasi saat memutuskan cara mengidentifikasi, melacak, dan melaporkan metrik penjualan.

Apa Itu Metrik Penjualan & Mengapa Penting?

Istilah "metrik penjualan" cukup luas. Anda dapat mengukur berbagai hal, tergantung pada bisnis Anda, produk, susunan operasi penjualan Anda, dan banyak faktor lainnya (lebih lanjut tentang ini nanti).

Namun pada dasarnya, metrik penjualan membantu Anda mengukur aktivitas tenaga penjualan Anda selama periode tertentu – hari, minggu, bulan, atau bahkan tahun. Mereka memberi Anda wawasan yang jauh lebih terperinci tentang kinerja tim penjualan Anda daripada sekadar melihat laba Anda.

Mengapa itu penting? Karena metrik tersebut membantu Anda mengevaluasi efektivitas operasi penjualan Anda dan menginformasikan pengambilan keputusan Anda. Misalnya, jika Anda tidak tahu berapa banyak panggilan yang harus dilakukan tenaga penjualan dalam seminggu, Anda tidak dapat menilai secara akurat apakah beban kerja mereka dapat dikelola atau apakah sudah waktunya untuk mempekerjakan orang baru.

Cara Mengidentifikasi Metrik Penjualan yang Relevan

Seperti yang telah saya tunjukkan, metrik "benar" bergantung pada banyak faktor yang spesifik untuk bisnis Anda. Namun secara umum, mereka akan termasuk dalam salah satu kategori berikut:

1. Kinerja Penjualan Secara Keseluruhan

Metrik tingkat atas ini secara langsung terkait dengan kinerja keseluruhan perusahaan Anda – pada dasarnya, apakah Anda menghasilkan cukup uang? Dan apakah Anda membuatnya di area yang tepat? Mereka mungkin tidak akan memberi tahu Anda banyak tentang kekuatan relatif dari masing-masing wiraniaga atau taktik, tetapi Anda akan ingin mengukurnya agar dewan direksi dan manajer bank Anda tetap senang. Contohnya meliputi:

• Total pendapatan
• Penetrasi pasar
• Nilai pelanggan seumur hidup rata-rata
• Persentase pendapatan dari bisnis baru
• Pertumbuhan kuartal-ke-kuartal atau tahun-ke-tahun

2. Metrik Aktivitas

Sekarang kita menjadi lebih spesifik! Metrik ini akan membantu Anda menelusuri apa yang sebenarnya dilakukan tenaga penjualan Anda setiap hari atau setiap minggu. Apakah mereka menggunakan waktu mereka secara efektif? Apakah mereka berbicara dengan cukup banyak orang?

Metrik dalam bagian ini dapat dipengaruhi secara langsung oleh manajer penjualan – maksud saya, jika seorang tenaga penjualan melakukan terlalu sedikit panggilan telepon atau mengirim terlalu sedikit email, manajer mereka harus melakukan sesuatu tentang hal itu. Contohnya meliputi:

• Jumlah email yang dikirim
• Jumlah panggilan yang dilakukan
• Jumlah pertemuan yang dijadwalkan
• Jumlah interaksi media sosial

3. Metrik Pipa

Sementara metrik aktivitas fokus pada apa yang terjadi di sini dan sekarang, metrik saluran adalah tentang apa yang akan terjadi beberapa minggu atau bulan ke depan. Segalanya mungkin terlihat cerah saat ini, tetapi apakah Anda siap untuk mempertahankan tingkat pertumbuhan Anda saat ini? Metrik ini akan membantu Anda menjawab pertanyaan itu:

• Panjang rata-rata siklus penjualan
• Total peluang terbuka menurut bulan/kuartal
• Total peluang yang ditutup menurut bulan/kuartal
• Nilai tertimbang pipa berdasarkan bulan/kuartal
• Nilai total penjualan per bulan/kuartal
• Nilai kontrak rata-rata

4. Metrik Gen Utama

Mirip dengan saluran Anda, metrik ini adalah tentang memprediksi kesuksesan di masa depan. Kita semua tahu bahwa jika kita tidak memiliki cukup prospek dalam CRM kita – atau jika kita tidak menindaklanjutinya secara tepat waktu dan efektif – maka masa sulit akan segera tiba. Contohnya meliputi:

• Frekuensi/volume peluang baru ditambahkan ke saluran
• Waktu respons timbal rata-rata
• Persentase prospek yang ditindaklanjuti dengan
• Waktu rata-rata untuk menindaklanjuti dengan petunjuk
• Biaya akuisisi pelanggan
• Persentase prospek yang memenuhi syarat

5. Metrik Penjangkauan Email

Sekarang kami berfokus pada saluran tertentu. Ini penting, karena Anda mungkin menggunakan beberapa taktik berbeda untuk memenangkan bisnis baru, jadi tentu saja Anda ingin memahami mana yang paling efektif. Contoh metrik penjangkauan email meliputi:

• Jumlah email yang dikirim per hari/minggu (tingkat individu dan tim)
• Tarif terbuka
• Tingkat keterlibatan
• Tingkat respons

6. Metrik Panggilan Dingin

Sama seperti metrik penjangkauan email, tetapi berfokus pada aktivitas panggilan dingin sebagai gantinya. Contohnya meliputi:

• Jumlah panggilan yang dilakukan per hari/minggu (tingkat individu dan tim)
• Jumlah panggilan balik yang dilakukan
• Persentase prospek yang pindah ke langkah berikutnya dalam siklus penjualan

7. Metrik Konversi

Di sini, kami melihat seberapa efektif tim penjualan Anda mengubah prospek dan menghasilkan uang tunai. Contohnya meliputi:

• Persentase peluang tertutup/menang
• Persentase peluang yang hilang
• Persentase peluang yang dimenangkan oleh sumber prospek
• Jumlah rata-rata percakapan untuk peluang menang/kalah

Yang penting, tidak satu pun dari "jenis" metrik ini yang akan memberi Anda cerita lengkapnya.

Anda mungkin menutup 100% dari peluang Anda – tetapi jika Anda hanya menghasilkan satu peluang dalam sebulan, itu mungkin tidak cukup baik.

Atau Anda dapat mengirim ribuan email setiap hari dan membangun saluran pipa besar, tetapi semua upaya itu tidak akan berarti banyak jika Anda tidak mengubahnya menjadi kesepakatan.

Itulah mengapa Anda perlu melihat berbagai metrik untuk benar-benar memahami kinerja penjualan Anda.

Cara Melacak Metrik Penjualan

Jadi, Anda telah mengidentifikasi metrik yang perlu Anda perhatikan. Besar! Namun sekarang Anda mendapat tantangan lain – menemukan cara paling efektif untuk melacak kinerja.

Transparansi sangat penting. Tenaga penjualan Anda perlu memahami bagaimana kinerja mereka pada tingkat individu dan tim dari hari ke hari dan minggu ke minggu. Tetapi mereka mungkin tidak punya waktu untuk membuat laporan CRM ad hoc (bagaimanapun juga, Anda ingin mereka fokus untuk menghasilkan uang bagi Anda ).

Jadi, berikut adalah beberapa cara untuk melacak kinerja sehingga tim Anda dapat menggali data saat mereka membutuhkannya:

1. Dasbor Penjualan

Dasbor memungkinkan Anda menampilkan semua metrik penjualan utama di satu tempat.

Idealnya, mereka akan mudah dipahami, sehingga tenaga penjualan Anda dapat menghabiskan beberapa menit setiap pagi untuk memeriksanya tanpa memerlukan gelar ilmu data untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan.

Anda juga ingin mereka sedekat mungkin dengan 100% otomatis. Tidak diragukan lagi Anda sudah sibuk, jadi hal terakhir yang Anda butuhkan adalah menghabiskan berjam-jam setiap minggu untuk mengumpulkan data secara manual dari berbagai sumber dan menggabungkannya ke dalam spreadsheet.

Contoh perangkat lunak dasbor penjualan

• Klipfolio
• HubSpot
• Pahlawan Data
• Zoho Analytics
• Slemma
• Terlihat
• KetukKlik

2. Papan Peringkat Penjualan

Tenaga penjual cenderung menjadi kelompok yang kompetitif. Itu hal yang baik – tenaga penjualan yang kompetitif mendorong satu sama lain untuk tampil lebih baik (jangan biarkan segalanya menjadi terlalu kompetitif; semua orang harus tetap menarik ke arah yang sama).

Salah satu cara untuk mendorong sedikit persaingan yang sehat adalah dengan menampilkan metrik penjualan Anda dalam bentuk papan peringkat. Siapa yang paling banyak menelepon dalam 24 jam terakhir? Menambahkan nilai paling banyak ke saluran Anda? Menutup transaksi terbanyak dalam 30 hari terakhir?

Idealnya, papan peringkat Anda akan terus diperbarui secara real time di layar TV atau monitor, sehingga semua orang di tim penjualan Anda memahami kinerja mereka terhadap rekan kerja mereka.

Contoh perangkat lunak papan peringkat penjualan

• naik.global
• GameEfektif
• hoop

Cara Melaporkan Metrik Penjualan

Seperti yang sudah saya jelaskan, metrik itu penting – tetapi angka itu sendiri tidak memiliki nilai intrinsik.

Mengetahui bahwa Jenny mengirim lebih banyak email daripada Virat bulan lalu tidak memberi tahu Anda apa pun. Juga tidak memahami bahwa Anda menutup 40% dari peluang, atau bahwa pendapatan naik 5% dari tahun ke tahun.

Di situlah pelaporan masuk. Laporan Anda harus menggali data, mengeluarkan poin-poin utama, dan memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti.

Katakanlah tim penjualan Anda menghabiskan 60% dari waktu pencarian calon pelanggan mereka untuk panggilan dingin dan 40% untuk email, namun email memiliki tingkat konversi panggilan dua kali lipat. Anda mungkin ingin menelepon kembali dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk email, bukan?

Berikut adalah beberapa praktik terbaik dalam membuat laporan yang memberikan tingkat wawasan dan tindakan yang tepat:

1. Tetapkan Jendela Pelaporan yang Tepat

Bukan hal yang aneh bagi organisasi untuk meminta laporan kemajuan bulanan dari tim pemasaran dan penjualan mereka, hanya karena sebagian besar elemen bisnis dilacak dari bulan ke bulan.

Ini lebih sering daripada tidak pendekatan yang salah.

Sementara pelaporan bulanan mungkin tepat untuk beberapa perusahaan, mereka biasanya minoritas.

Seberapa sering Anda harus melaporkan tergantung pada siklus penjualan Anda. Perusahaan dengan siklus penjualan yang pendek mungkin mendapat manfaat dari laporan harian yang singkat dan laporan mingguan yang lebih rinci. Perusahaan dengan siklus penjualan yang lebih panjang mungkin hanya perlu melaporkan pada akhir setiap bulan.

Mengapa sangat penting untuk mengatur jadwal pelaporan Anda dengan benar?

Jika Anda gagal melaporkan cukup, Anda berisiko kehilangan peluang dan area baru yang berkinerja buruk atau yang dapat memperoleh manfaat dari investasi lebih lanjut.

Laporkan terlalu sering, dan Anda akan menempatkan staf Anda di bawah tekanan yang tidak perlu, semua untuk menganalisis angka-angka yang sejujurnya mungkin memiliki arti yang sangat kecil.

2. Bercerita

Sebuah laporan tidak boleh membuat pembacanya berpikir “jadi apa?”

Mulailah dengan mengidentifikasi satu-satunya hal terpenting yang ingin Anda komunikasikan dan sertakan itu dalam ringkasan pengantar. Dalam banyak kasus, itu adalah jumlah penjualan atau nilai transaksi yang dilakukan selama periode pelaporan, dan bagaimana perbandingannya dengan kuota Anda.

Badan laporan kemudian harus merinci semua metrik relevan lainnya yang Anda lacak, diikuti dengan kesimpulan yang menjelaskan apa yang akan Anda lakukan selanjutnya dan alasannya.

3. Berikan Arti Datanya

Anda telah meluangkan waktu untuk melacak semua data itu – sekarang adalah kesempatan Anda untuk menghidupkannya.

Berikan perbandingan bulan-ke-bulan, kuartal-ke-kuartal dan/atau tahun-ke-tahun. Visualisasikan angka-angka untuk membuatnya lebih mudah dicerna. Jelaskan faktor-faktor yang memengaruhi kinerja – angka-angka itu jelas terjadi, tetapi mengapa ? Apakah Anda mendapatkan banyak tanggapan karena Anda beralih ke template email baru, atau mendapatkan lebih banyak penawaran setelah memperbaiki proses demo produk Anda?

Jangan memaksa tim kepemimpinan untuk menebak mengapa sesuatu terjadi. Eja itu untuk mereka.

Banyak pekerjaan yang dilakukan untuk mengidentifikasi metrik penjualan yang tepat, melacaknya secara efektif, dan melaporkan hasil Anda, tetapi pekerjaan itulah yang akan membuat hidup Anda lebih mudah. Ini akan membantu Anda membuat keputusan yang lebih cerdas, memahami apa yang paling berhasil (dan apa yang tidak), dan pada akhirnya menjual lebih banyak.

Atau, dengan kata lain: jika Anda tidak mengukur metrik penjualan, itu seperti Anda memasuki maraton tanpa melakukan pelatihan, mengenakan sepatu yang salah, dan muncul di waktu yang salah. Anda mungkin memiliki niat terbaik dan pola pikir positif, tetapi Anda tidak akan mendapatkan hasil yang Anda inginkan.