Operasi Penjualan: Definisi, Teknik, dan Mengapa Ini Penting

Diterbitkan: 2022-01-17

Anda mungkin memiliki tenaga penjualan paling berbakat di dunia – perwakilan yang luar biasa dalam menarik prospek, mengajukan pertanyaan yang tepat, dan menutup kesepakatan.

Tetapi jika Anda tidak mendapatkan bagian operasi penjualan dengan benar, mereka tidak akan bekerja sebaik mungkin, karena mereka tidak akan memiliki sistem dan proses untuk melengkapi kemampuan alami mereka.

Apa itu Operasi Penjualan?

Singkatnya, operasi penjualan adalah tentang memungkinkan perwakilan menghabiskan lebih banyak waktu mereka untuk menjual, dan lebih sedikit untuk hal-hal seperti admin, rapat, dan tugas padat karya yang bernilai rendah.

Dengan membangun unit penjualan yang lebih efisien, operasi penjualan membantu Anda mencapai hasil yang Anda butuhkan untuk memajukan bisnis Anda.

Seringkali, ini berarti menerapkan sistem penjualan yang memastikan bahwa semua repetisi bekerja menuju tujuan yang sama, daripada semua melakukan hal mereka sendiri.

Mengapa Operasi Penjualan Begitu Penting?

Beberapa tenaga penjualan melihat operasi sebagai penghalang bagi upaya penjualan mereka – mereka berpikir bahwa dengan menerapkan struktur dan proses untuk menentukan praktik terbaik dan memperkenalkan pendekatan yang konsisten, operasi penjualan membatasi bakat alami mereka.

Namun, operasi penjualan sangat berharga karena menghilangkan gesekan dari proses penjualan Anda – hal-hal yang memperlambat perwakilan Anda dan mengalihkan mereka dari bisnis yang sangat penting untuk berbicara dengan prospek.

Itu berarti mereka akan lebih efisien dan lebih produktif, yang pada gilirannya memberi mereka lebih banyak peluang untuk menutup transaksi dan mendorong pendapatan.

Operasi Penjualan vs. Pemberdayaan Penjualan: Apa Bedanya?

Operasi penjualan dan pemberdayaan penjualan adalah tentang memposisikan Anda untuk menjual lebih banyak. Tapi mereka bukan hal yang sama.

Secara garis besar, operasi penjualan melibatkan evaluasi opsi terbaik untuk tim penjualan Anda dan membuat keputusan strategis tentang opsi tersebut. Pemberdayaan penjualan kemudian tentang mengimplementasikan keputusan tersebut.

Sebagai contoh, pada tingkat strategis, operasi penjualan mungkin menetapkan bahwa perwakilan tidak menghabiskan cukup waktu untuk prospek yang memenuhi syarat, yang menghasilkan inefisiensi di kemudian hari dalam prosesnya. Pemberdayaan penjualan kemudian akan melibatkan pembuatan sesi pelatihan dan materi untuk membantu perwakilan memenuhi syarat prospek secara lebih efektif.

Kedua disiplin juga cenderung terlibat dalam bagian yang berbeda dari proses penjualan:

Pemberdayaan penjualan: Biasanya melibatkan saluran yang lebih tinggi, dengan fokus pada keterlibatan dan pendidikan prospek.
Operasi penjualan: Biasanya melibatkan lebih jauh ke saluran, lebih banyak berurusan dengan negosiasi dan penutupan penjualan.

Tanggung Jawab Apa yang Dimiliki Tim Operasi Penjualan?

Tanggung jawab khusus dari fungsi operasi penjualan akan sedikit berbeda dari satu organisasi ke organisasi lainnya, tetapi secara umum, mereka akan menyentuh area berikut:

1. Manajemen & Analisis Data

Anda tidak dapat membangun proses penjualan yang lebih efisien melalui perkiraan – keputusan Anda harus didorong oleh data.

Itulah mengapa operasi penjualan perlu memimpin dalam mengelola dan menganalisis semua data penjualan yang relevan, menggali angka-angka untuk menghasilkan rekomendasi yang dapat ditindaklanjuti.

Metrik dan KPI spesifik yang mereka lacak akan bergantung pada angka yang paling penting bagi bisnis Anda. Jika Anda hanya menjual satu produk dengan biaya tetap, nilai kontrak rata-rata tidak relevan, tetapi mungkin saja jika Anda menawarkan beberapa tingkatan atau harga khusus.

Karena itu, berikut adalah beberapa hal yang harus dipertimbangkan oleh unit operasi penjualan Anda:

Rata-rata panggilan yang dilakukan/email terkirim per hari: Sederhananya, apakah perwakilan Anda berbicara dengan cukup banyak prospek?
Biaya akuisisi pelanggan: Semakin sedikit yang Anda keluarkan untuk memenangkan pelanggan, semakin cepat akun itu menjadi menguntungkan.
Tingkat penutupan: Jika Anda hanya menutup sebagian kecil dari kesepakatan, itu pertanda Anda tidak memenuhi syarat prospek secara efektif.
Nilai seumur hidup: Hasilkan lebih banyak nilai dari setiap pelanggan, dan pendapatan Anda akan tumbuh tanpa Anda harus memenangkan banyak akun baru.
Penjualan panjang siklus: Jika Anda tim penjualan ops melakukan tugasnya, Anda akan melihat pengurangan waktu rata-rata dari kontak pertama dengan prospek untuk menutup kesepakatan.

2. Peramalan Penjualan

Peramalan sering diserahkan kepada pemimpin penjualan, tetapi sulit.

Habiskan terlalu lama untuk itu, dan angka-angkanya akan dengan cepat menjadi tidak relevan. Terlalu sedikit berpikir di muka, dan itu akan menjadi sangat tidak berarti – Anda mungkin juga memilih beberapa nomor acak.

Karena tim operasi memiliki akses ke banyak data, mereka sering kali ditempatkan paling baik untuk memprediksi perolehan pendapatan dan tingkat aktivitas di masa mendatang. Hal ini memungkinkan para pemimpin penjualan untuk mengidentifikasi potensi masalah sebelum muncul dan melakukan tindakan yang benar untuk menghindarinya.

3. Kolaborasi Lintas Tim & Manajemen Pemangku Kepentingan

Penjualan memengaruhi semua orang dalam organisasi Anda.

C-suite ingin Anda menghancurkan target penjualan Anda. Pemimpin tim ingin Anda mendorong produk mereka. Semua orang menginginkan kenaikan gaji, promosi, anggaran yang lebih besar, atau untuk merekrut anggota tim baru. Dan semua itu tidak mungkin terjadi jika tim penjualan tidak berkinerja baik.

Maklum, banyak pemangku kepentingan ingin memberikan pendapat mereka tentang strategi, proses, dan pelaporan penjualan.

Itu banyak kebisingan ekstra untuk ditangani oleh tenaga penjualan garis depan Anda.

Alih-alih melibatkan perwakilan Anda, serahkan tugas manajemen pemangku kepentingan dan komunikasi kepada tim operasi Anda.

4. Strategi & Komunikasi Penjualan

Karena mereka memiliki akses ke semua data itu, dan karena mereka mengambil pandangan tingkat atas dari proses dan kinerja penjualan daripada terjebak dalam kesepakatan, operasi penjualan berada dalam posisi yang fantastis untuk mengembangkan sistem dan strategi baru yang efektif. Hal-hal yang:

Dorong konversi
Tingkatkan pencarian calon pelanggan
Mempercepat siklus penjualan

Tidak hanya itu, mereka juga dapat memimpin dalam mengomunikasikan perubahan apa pun dalam pendekatan kepada para pemimpin penjualan dan pemangku kepentingan utama lainnya.

5. Pelatihan & Pengembangan

Tidak ada tenaga penjual yang merupakan paket lengkap. Baik mereka berpengalaman, perwakilan lama atau pemula, selalu ada ruang untuk perbaikan – dan itu sering datang melalui pelatihan.

Tim operasi penjualan akan sering mengambil tanggung jawab untuk membuat dan memberikan sesi pelatihan dan jaminan lainnya.

Mereka mungkin juga membangun dan menerapkan program pendampingan penjualan untuk menciptakan sistem pendukung, berbagi praktik terbaik, dan meningkatkan moral.

Selain itu, operasi penjualan akan sering memimpin perwakilan pelatihan untuk menggunakan perangkat lunak penjualan baru. Pendekatan ini sangat masuk akal, karena seringkali tim ops yang pertama kali mengidentifikasi kebutuhan perangkat lunak baru untuk membawa efisiensi pada proses penjualan, dan mereka juga akan sering memilih perangkat lunak tersebut.

6. Mendukung Generasi Pemimpin

Banyak tenaga penjualan berjuang untuk menemukan petunjuk. Itu memakan banyak waktu mereka dan seringkali tidak memberikan hasil yang bagus.

Operasi penjualan dapat membawa banyak efisiensi ke bagian penting dari operasi penjualan Anda ini.

Misalnya, mereka dapat membangun proses yang meningkatkan keselarasan antara fungsi penjualan dan pemasaran Anda. Itu dapat membantu Anda menjawab pertanyaan seperti:

Bagaimana seharusnya penjualan menggunakan persona pembeli?
Perwakilan mana yang harus memimpin dalam menangani prospek pemasaran yang memenuhi syarat?
Konten pemberdayaan penjualan apa yang kita butuhkan?
Di mana konten itu harus ditayangkan?

7. Manajemen Kinerja

Manajemen kinerja adalah bagian penting lain dari penjualan yang dapat ditangani oleh tim operasi Anda dalam bentuk:

Mengembangkan rencana kompensasi dan insentif
Menciptakan proses untuk menaikkan level kinerja yang buruk
Membangun sistem untuk mengakui kinerja terbaik

Mereka juga dapat memimpin dalam tinjauan kinerja reguler, atau sebagai alternatif mendukung pemimpin penjualan tentang cara melakukan tinjauan itu sendiri.

8. Mengevaluasi Proses Penjualan

Bagaimana Anda menilai efektivitas kampanye penjualan, proses baru, atau peluncuran produk?

Dengan mengukur dan mengevaluasi data. Ini adalah tanggung jawab utama dari fungsi operasi penjualan.

Dengan menggali angka-angka, tim operasi penjualan dapat menentukan keberhasilan strategi penjualan Anda saat ini. Jika segala sesuatunya tidak berjalan seperti yang diharapkan, mereka berada di tempat yang tepat untuk memberi nasihat tentang pendekatan atau proses baru.

Di luar ini, operasi penjualan juga akan menggunakan hal-hal seperti tolok ukur eksternal, analisis pesaing, dan data kinerja internal untuk membangun strategi penjualan baru jika diperlukan.

Teknik & Praktik Terbaik Operasi Penjualan

Dengan tanggung jawab yang luas seperti itu, mungkin sulit bagi tim operasi penjualan untuk mengetahui apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Apa yang akan membuat dampak terbesar? Memperbaiki kualifikasi prospek atau merampingkan pencarian calon pelanggan? Meningkatkan keselarasan dengan pemasaran atau C-suite? Membangun program pelatihan baru atau melatih para pemimpin penjualan yang ada?

Berikut adalah beberapa teknik umum untuk menjalankan fungsi operasi penjualan yang efektif:

1. Berkolaborasi Dengan Pemimpin Penjualan dalam Strategi

Operasi penjualan tidak ada dalam ruang hampa. Jika tindakan yang mereka lakukan tidak mendapat dukungan dari tim penjualan garis depan, mereka tidak akan berhasil.

Terlebih lagi, sementara operasi penjualan hebat dalam memberikan wawasan berbasis data, mereka tidak memiliki pengalaman langsung berbicara dengan prospek dan menjual produk Anda.

Itu sebabnya semua keputusan strategis harus dibuat sebagai kolaborasi antara ops dan pemimpin penjualan garis depan.

Pendekatan ini mengurangi risiko fungsi ops membuat kesimpulan berdasarkan data yang tidak dapat diterapkan atau praktis di dunia nyata.

2. Siapkan Analisis

Sepanjang artikel ini, saya telah membahas pentingnya memastikan bahwa operasi penjualan memiliki akses ke semua data yang diperlukan.

Jadi sebagai titik awal, unit operasi harus memimpin penyiapan semua alat analisis penjualan yang relevan.

Alat apa yang mereka butuhkan? Yah, itu tergantung pada metrik yang ingin mereka fokuskan, jadi mereka juga perlu mencari tahu jenis pertanyaan yang ingin mereka jawab di telepon. Hal-hal seperti:

Berapa banyak panggilan atau email yang dilakukan perwakilan kami per hari?
Seberapa besar jalur penjualan kami?
Berapa lama, rata-rata, kami membutuhkan waktu untuk menutup kesepakatan?
Seberapa efektifkah kita memenuhi syarat prospek?

3. Tentukan Wilayah yang Jelas

Secara tradisional, penjualan adalah tentang mengetuk pintu. Itu berarti setiap tenaga penjual memiliki wilayah geografis tertentu untuk memastikan bahwa tidak ada yang menginjak kaki satu sama lain.

Penjualan lapangan saat ini kurang umum, dan bahkan ketika itu masih terjadi, jarang terjadi bahwa agen penjualan lapangan akan bersikap dingin – umumnya, calon pelanggan akan berbicara dengan orang lain di pihak penjual terlebih dahulu.

Namun, bukan berarti wilayah tidak lagi relevan. Mereka mungkin tidak lagi bersifat geografis.

Tenaga penjualan yang berbeda secara alami lebih baik dalam berbicara dengan berbagai jenis prospek atau berurusan dengan berbagai jenis organisasi. Beberapa mungkin menyukai kedekatan dan aksesibilitas startup, sementara yang lain mungkin berkembang di dunia penjualan perusahaan yang lebih terlibat dan didorong oleh hubungan.

Tim operasi Anda harus memimpin dalam menentukan wilayah di seluruh fungsi penjualan Anda dan menetapkan prospek yang sesuai.

4. Membangun Proses Penjualan yang Lebih Efisien

Tidak ada proses penjualan yang sempurna.

Jika Anda sudah memilikinya, ada kemungkinan besar itu akan berantakan dari waktu ke waktu.

Dan jika Anda tidak memiliki proses formal, Anda pasti membutuhkannya. Jika tidak, Anda bahkan tidak memiliki tim penjualan – Anda hanya memiliki sekelompok individu yang melakukan apa pun yang mereka suka.

Apa pun posisi Anda saat ini, operasi penjualan harus memiliki semua data yang mereka butuhkan untuk mengidentifikasi inefisiensi dan membangun sesuatu yang lebih cerdas. Jika mereka belum memiliki data, setidaknya mereka harus memiliki alat analitik untuk mengumpulkannya.

Anda mungkin ingin memberikan panduan khusus ops pada bagian tertentu dari proses penjualan Anda yang saat ini mungkin perlu ditingkatkan.

Atau, beri mereka kebebasan untuk menjelajahi seluruh proses, mencari ketidakefisienan, dan menerapkan langkah-langkah untuk memberantasnya.