Cara Membuat Buku Pedoman Penjualan

Buku pedoman penjualan adalah aset berharga dalam banyak situasi: merekrut karyawan baru, meluncurkan produk baru, dan menerapkan perubahan pada proses Anda. Setelah perwakilan Anda melihat bagaimana buku pedoman membantu mereka, mereka akan menggunakannya secara mandiri untuk membantu aktivitas penjualan.

Jika tim Anda tidak memilikinya—atau Anda telah mengandalkan dokumen lama yang sama selama bertahun-tahun—inilah saatnya untuk membuat buku pedoman yang melayani kebutuhan tim Anda saat ini. Berikut caranya:

Memulai buku pedoman penjualan

Organisasi dengan buku pedoman penjualan yang bagus melihat banyak manfaat. Perwakilan baru melewati proses orientasi lebih cepat, sementara perwakilan lebih mampu memanfaatkan sumber daya yang tersedia. Proses penjualan menjadi lebih konsisten di seluruh organisasi Anda, memperpendek siklus penjualan. Pada akhirnya, tim Anda mendapatkan lebih banyak kesepakatan.

Tapi semua ini tidak terjadi begitu saja saat Anda mencetak buku pedoman Anda. Untuk melihat manfaat, buku pedoman Anda harus memenuhi kebutuhan pengguna. Sejak awal, Anda perlu menguraikan tujuan utama Anda dalam membuat buku pedoman. Pikirkan tentang aspek proses penjualan apa yang paling membutuhkan perbaikan. Jika Anda belum pernah menggunakan buku pedoman penjualan sebelumnya, akan sangat membantu jika buku pedoman tetap fokus.

Pikirkan juga format buku pedoman penjualan Anda. Dalam wawancara Mailshake , Colin Stewart, Co-Founder & Co-CEO dari Predictable Revenue, “Pertanyaan nol benar-benar, bagaimana kita membuat [buku pedoman penjualan] berguna? Karena jika tidak, tidak masalah seberapa bagus dokumen tertentu. Jika Anda tidak memiliki cara terstruktur untuk mengajar dan mengarahkan orang-orang bagaimana menggunakan dokumen ini, maka itu hanya Google Doc yang sangat bagus yang akan duduk di Drive dan menumbuhkan sarang laba-laba.”

Kepemilikan buku pedoman penjualan

Orang yang tepat perlu dilibatkan dalam proses sejak awal. Satu orang harus memikul tanggung jawab sebagai manajer proyek. Tim buku pedoman penjualan yang baik harus mencakup pemimpin penjualan, perwakilan penjualan berkinerja terbaik, perwakilan dari pemasaran produk, dan pakar materi pelajaran.

Menurut Stewart, “Jika Anda melihat organisasi mana pun, CEO-lah yang bertanggung jawab dan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa orang dapat melakukan pekerjaan mereka dan menghapus pemblokir. Jadi saya akan mengatakan CEO memiliki arah strategis. Pertanyaan tentang siapa yang kita kejar atau masalah yang kita selesaikan untuk mereka, informasi itu mungkin datang dari organisasi produk. Anda mungkin memiliki departemen pemasaran produk atau orang pemasaran produk yang memiliki bagian itu dan kemudian lapisan taktis benar-benar menjadi milik direktur atau manajer penjualan.”

Elemen-elemen dari buku pedoman penjualan

Untuk membuat fondasi untuk buku pedoman penjualan yang hebat, Anda perlu menyertakan blok pembangun tertentu:

1. Ikhtisar Perusahaan

Buka buku pedoman dengan deskripsi (singkat) tentang sejarah, misi, dan nilai perusahaan Anda. Deskripsi ini harus mencakup diskusi tentang bagaimana departemen penjualan diatur dalam hal peran dan wilayah. Ini juga membantu untuk menguraikan jalur karir potensial untuk perwakilan penjualan junior. Karyawan baru akan menganggap bagian ini sangat berguna.

2. Produk

Buat daftar setiap produk dan layanan yang akan dijual oleh perwakilan penjualan. Sertakan informasi dasar tentang harga, proposisi nilai inti, produk kompetitif, dll. Jawab pertanyaan ini: Apa produk Anda dan mengapa pelanggan harus memilih produk Anda daripada produk alternatif?

3. Persona pembeli

Buku pedoman penjualan harus menyertakan sketsa semua persona pembeli yang menjadi target perusahaan Anda. Jadikan setiap pembeli persona spesifik dengan mendiskusikan organisasi yang Anda targetkan (ukuran, industri, struktur organisasi) selain pembuat keputusan individu dalam organisasi (jabatan, tantangan). Kapan setiap pengambil keputusan memasuki proses pembelian? Informasi ini akan sangat berguna selama tahap pencarian calon pelanggan.

4. Ikhtisar proses penjualan

Tulis ikhtisar langkah demi langkah tentang bagaimana penjualan biasa berlangsung. Langkah-langkah apa yang perlu diambil pada setiap tahap dalam proses, dan anggota tim penjualan mana yang akan memikul tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu? Memetakan proses Anda ke dalam contoh dunia nyata juga dapat membantu.

5. Metodologi penjualan

Jika tim penjualan Anda menggunakan metodologi tertentu (seperti Penjualan SPIN atau Penjualan Konseptual), jelaskan secara singkat metode tersebut. Berikan daftar sumber daya untuk perwakilan yang ingin mempelajari lebih lanjut.

6. Pesan

Bagian ini harus menawarkan kepada perwakilan penjualan pemahaman konkret tentang pesan yang digunakan perusahaan Anda untuk pernyataan pemosisian, email calon pelanggan, panggilan telepon, demonstrasi, dan komunikasi penting lainnya. Sertakan contoh pesan yang kuat di berbagai tahap dalam proses. Bagaimana seharusnya perwakilan penjualan memperkenalkan diri kepada prospek baru, atau menangani keberatan?

7. KPI

Diskusikan bagaimana perusahaan dan manajer Anda melihat KPI. Metrik mana yang harus paling diperhatikan oleh perwakilan penjualan? Berdasarkan data sebelumnya, KPI apa yang paling terkait dengan kesuksesan penjualan? Apa proses yang lebih disukai untuk melacak KPI individu?

8. Kiat CRM

Meskipun buku pedoman penjualan bukanlah tempat untuk memberikan instruksi CRM yang komprehensif, Anda harus menguraikan dasar-dasar bagaimana CRM memengaruhi proses penjualan. Apa yang perlu terjadi dengan CRM di setiap tahap proses? Bagaimana seharusnya perwakilan penjualan menggunakan fungsi CRM dasar seperti dasbor, tugas, dan pembuatan laporan? Anda juga harus menyertakan sumber daya untuk pendidikan CRM lebih lanjut, termasuk personel internal yang dapat memberikan saran jika diperlukan.

9. Sumber daya yang tersedia

Berikan inventaris sumber daya penjualan yang tersedia: studi kasus, materi pemasaran konten, referensi pelanggan, dll. Meskipun Anda mungkin tidak dapat menyertakan konten sebenarnya, perwakilan penjualan harus tahu di mana menemukan sumber daya ini. Juga sertakan beberapa diskusi tentang bagaimana menggunakan sumber daya secara efektif dalam proses penjualan.

10. Rencana kompensasi

Uraikan cara kerja rencana kompensasi di perusahaan Anda, termasuk informasi tentang bagaimana kuota ditetapkan, bonus, dan frekuensi kontes penjualan. Berikan contoh seperti apa kompensasi total pada tingkat kinerja yang berbeda. Jika organisasi Anda memiliki rencana kompensasi yang berbeda, bagian ini sedikit lebih sulit untuk dibuat, tetapi Anda harus tetap menjelaskan proses dasarnya.

Cara lain untuk berpikir tentang buku pedoman

Stewart menawarkan cara berpikir yang berbeda tentang membangun buku pedoman penjualan, membagi rencana akhir menjadi dua bagian: bagian strategis dan bagian taktis.

Dia menjelaskan, “Sisi strategis adalah siapa yang kita kejar. Apa masalah yang kita selesaikan untuk mereka? Apa keluhan pelanggan? Apa cerita pelanggan? Jika Anda tidak memahaminya, semua hal taktis tidak terlalu penting.”

Stewart memberikan contoh mencoba menjual perangkat lunak otomatisasi pemasaran kepada petani di Nebraska sebagai kegagalan pemahaman strategis. “Arah strategisnya harus dulu,” lanjutnya. “Dan kemudian mendukungnya dengan bukti melalui cerita pelanggan yang menghubungkan titik-titik di sana.”

Hanya setelah itu selesai Anda dapat beralih ke taktik, menurut Stewart. Menurutnya, pertanyaan yang harus diajukan tim saat membuat buku pedoman mereka antara lain, “Bagaimana kita menemukannya? Bagaimana kita menutupnya? Apa saja alat yang kami gunakan? Apa saja hal yang perlu Anda ketahui tentang cara kami menjual? Seperti apa proses penjualan kami?”

Praktik terbaik untuk menulis buku pedoman penjualan

Tentu saja, Anda dapat memasukkan semua konten ini dan tetap menghasilkan buku pedoman yang tidak dapat digunakan. Untuk membuat buku pedoman yang benar-benar akan dibaca oleh perwakilan Anda, ikuti praktik terbaik berikut:

• Manfaatkan konten yang ada dengan cerdas.
• Prioritaskan keramahan pengguna dalam menulis buku pedoman penjualan. Semua bagian dan subbagian harus diberi label yang jelas untuk mengaktifkan skimming. Potong semua konten yang tidak perlu atau berlebihan.
• Selain salinan kertas, unggah buku pedoman ke cloud tempat semua perwakilan dapat mengaksesnya dengan mudah. Idealnya, mereka harus dapat melompat ke bagian dan subbagian tertentu tanpa menggulir ekstensif.
• Mintalah masukan dari perwakilan penjualan tentang draf awal buku pedoman. Mintalah pembaca awal untuk mengidentifikasi bagian mana pun yang tidak jelas.
• Jika memungkinkan, lacak penggunaan buku pedoman penjualan digital. Seberapa sering perwakilan penjualan menggunakannya dan bagian apa yang paling sering digunakan? Anda juga harus mencari umpan balik kualitatif dari perwakilan.
• Referensi dan gunakan buku pedoman selama pertemuan tim.
• Lakukan penyesuaian pada buku pedoman seperlunya, agar perwakilan Anda mendapat informasi lengkap tentang proses revisi. Buku pedoman penjualan mudah ketinggalan zaman saat Anda menambahkan produk, vertikal, dan alat baru.

Menggunakan buku pedoman penjualan Anda dengan tim Anda

Membangun buku pedoman penjualan bukanlah proses satu-dan-selesai. Untuk memaksimalkan utilitasnya bagi tim Anda, Anda perlu memantau dan memperbarui buku pedoman secara konsisten, serta memasukkannya ke dalam proses orientasi, pelatihan, dan manajemen Anda.

Ambil orientasi perekrutan penjualan baru. Buku pedoman Anda dapat menjadi alat untuk mendapatkan karyawan baru dan berjalan dengan cepat, tetapi hanya jika Anda membangun kerangka kerja yang dapat ditindaklanjuti ke dalamnya.

Dalam pengalaman Stewart, buku pedoman terbaik telah menetapkan tujuan untuk anggota tim penjualan baru. Playbook yang dia buat menjelaskan, “Berikut adalah hal-hal yang kami ingin Anda capai dan dapat tunjukkan dalam 30, 60, 90 hari, dan kemudian 12 bulan pertama. Dan inilah cara Anda akan sampai di sana, dengan siapa Anda perlu berbicara, dengan siapa Anda akan membayangi, menonton video ini, membaca buku-buku ini, dll.”

Dia juga mengidentifikasi retensi dan penguatan buku pedoman sebagai prioritas. Di sisi retensi, Stewart menjelaskan, "Anda perlu mendokumentasikannya, Anda perlu mengajarkannya, dan kemudian Anda perlu menguji untuk memastikan bahwa mereka benar-benar menyimpannya." Tetapi penguatan juga sangat penting. “Mengajarkan orang bagaimana melakukannya adalah satu hal. Tetapi jika tindakan Anda setiap hari, mingguan, atau bulanan tidak memperkuat pedoman, maka tidak ada gunanya menulisnya sejak awal.”

Pada akhirnya, menurut Stewart, proses pembuatan buku pedoman harus kolaboratif. Dia mencatat, "Kami mempekerjakan orang-orang pintar, dan kami mengharapkan mereka untuk berkontribusi dan membuat perbaikan kecil di sepanjang jalan." Pikirkan buku pedoman Anda sebagai alat yang terus-menerus Anda uji dan ulangi untuk mendapatkan hasil terbaik secara keseluruhan.