Menskalakan agensi: Pelajaran tentang pertumbuhan dan perubahan

Memimpin dan mengembangkan agensi yang berkembang pesat merupakan perjalanan yang luar biasa, terutama sejak membangun bisnis bahkan tidak ada dalam radar saya ketika saya mulai berkonsultasi secara mandiri enam tahun lalu.

Selama enam tahun terakhir membangun Eyeful Media, saya telah mengandalkan jaringan dan kolega saya, khususnya mereka yang memiliki pengalaman agensi, untuk mengarahkan pertumbuhan kami dengan sukses. Saya telah belajar pelajaran yang tak ternilai di setiap kesempatan.

Sementara kami belajar beberapa pelajaran lebih awal, banyak yang datang saat kami sudah dewasa. Kami membagi perjalanan kami menjadi beberapa tahapan berdasarkan model siklus hidup organisasi Adizes:

• Masa bayi.
• Pertumbuhan Go-Go.
• Masa remaja.
• Utama.

Kami menyadari perlunya menyesuaikan dan meningkatkan pendekatan kami di setiap tahap.

Banyak peluang pertumbuhan paling penting yang dapat kami manfaatkan dikumpulkan dari umpan balik klien dan karyawan kami.

Pelajaran penting yang dipelajari di setiap tahap perjalanan kami terus berkembang saat kami menjadi dewasa sebagai sebuah organisasi.

Menetapkan tema untuk kemajuan bisnis

Untuk memberikan kejelasan dan arahan, kami menetapkan tema setiap tahun yang mewakili keadaan bisnis kami.

Di tahun 2020, kami fokus membangun infrastruktur. 2021 adalah untuk membangun struktur. Di tahun 2022, tujuan kami adalah meningkatkan efisiensi, yang tetap menjadi prioritas di tahun 2023.

Salah satu hal terpenting yang telah kami lakukan adalah menyusun dan menyempurnakan misi, visi, dan nilai kami dengan hati-hati.

Memiliki kejelasan seputar hal-hal tersebut memungkinkan kami untuk menskalakan dengan cara yang dirasa tepat bagi kami, termasuk merekrut yang sesuai dengan budaya dan membangun infrastruktur, struktur, dan efisiensi dengan cara yang selaras dengan apa yang ingin kami capai dan perjuangkan.

Tahun infrastruktur (2020)

Pada tahun-tahun awal agensi kami, kami mengandalkan jaringan kontraktor dan konsultan.

Namun, saat kami mulai merekrut karyawan penuh waktu (FTE) pada tahun 2020, kami membutuhkan infrastruktur yang lebih kuat untuk mendukung tim kami yang berkembang.

Alasan utama untuk beralih ke FTE adalah untuk memiliki lebih banyak prediktabilitas dalam kepegawaian saat kami menawarkan klien.

Item di bawah ini adalah semua hal yang saya harap dapat kami terapkan lebih cepat, jadi jika anggaran Anda memungkinkan, pertimbangkan untuk menerapkannya segera setelah Anda mampu:

Dapatkan solusi penggajian

Transisi dari membayar kontraktor melalui PayPal ke menggunakan Gusto untuk penggajian sangat menyederhanakan proses kami.

Dengan Gusto, mengeluarkan 1099 dan W2 menjadi lebih efisien. Integrasi dengan Corpnet dan tunjangan juga membantu kami mengelola karyawan di berbagai negara bagian secara lebih efektif.

Berinvestasi dalam alat komunikasi yang berkualitas

Kami menyadari perlunya kolaborasi yang lancar dan mengupgrade dari Google Chat ke Slack berdasarkan masukan dari tim kami.

Berinvestasi dalam alat komunikasi yang memfasilitasi kerja tim yang efektif dan berbagi informasi sangat penting, terutama untuk lembaga jarak jauh.

Pilih perangkat lunak akuntansi bisnis

Mulailah dengan perangkat lunak akuntansi yang lebih kuat seperti QuickBooks Online untuk menghindari migrasi data nanti dari versi yang dirancang untuk pekerja lepas independen.

Konsistensi dalam penamaan proyek dan pengaturan divisi dan kelas akan memberikan wawasan berharga untuk analisis pertumbuhan.

Mengotomatiskan pengumpulan data pelaporan

Untuk mengurangi tugas manual dan menghemat waktu tim kami untuk analisis, awalnya kami menggunakan Supermetrics untuk menarik data ke dalam spreadsheet. (Namun, seiring dengan meningkatnya kebutuhan kami, kami mengadopsi Domo, solusi pelaporan yang lebih komprehensif, untuk membuat laporan internal dan eksternal yang terperinci selama tahun efisiensi kami).

Lacak waktu secara akurat

Meskipun banyak yang tidak menyukai waktu pelacakan, kami menyadari pentingnya waktu dalam memahami proyek dan keuntungan klien.

Pelacakan waktu diterapkan mulai hari pertama karena kami membutuhkannya untuk tujuan penagihan, tetapi kami meningkatkan ke solusi yang terintegrasi lebih baik dengan tumpukan teknologi kami yang lain.

(Catatan: Di tahun-tahun berikutnya, kami mulai melakukan analisis bulanan yang lebih dalam tentang persentase total waktu yang dilacak dan profitabilitas klien/proyek, tetapi ini menentukan tahapannya)

Gunakan solusi manajemen proyek

Mengadopsi alat manajemen proyek untuk merampingkan alur kerja dan meningkatkan efisiensi. Penyewaan SEO pertama kami didorong untuk manajemen proyek.

Karena saya keluar dari peran kepemimpinan internal, saya tidak menyadari pentingnya menyelaraskan banyak organisasi di seluruh alur kerja bersamaan.

Berinvestasi dalam alat yang memudahkan tim Anda untuk berbagi umpan balik

Sebagai agensi yang berorientasi pada nilai, penting untuk memiliki denyut nadi yang konsisten tentang kinerja karyawan kita. Kami menerapkan 15five setelah mendapat saran dari seorang teman yang menjalankan agensi yang jauh lebih besar.

Meskipun perusahaan besar biasanya menggunakan alat manajemen tenaga kerja, ini adalah salah satu dari sedikit hal yang mengubah permainan kami.

Buat template PowerPoint / Google Slide kustom

Ini mungkin terdengar konyol, tetapi salah satu investasi terbaik kami adalah mempekerjakan seorang desainer untuk membuat template Google Slides.

Kami biasa menghabiskan waktu berjam-jam untuk mengerjakan ulang dek karena tidak konsisten. Ini sangat menghemat waktu dan menghabiskan biaya di bawah $2.000.

Bongkar pembukuan dan dapatkan CPA yang dapat mendukung banyak negara bagian

Saya dulu mengkategorikan setiap pengeluaran di QuickBooks secara manual. Meskipun tidak apa-apa untuk mengelola pembukuan Anda sendiri di awal perjalanan perusahaan Anda untuk memahami pengeluaran Anda, hal itu berhenti menjadi penggunaan waktu Anda yang terbaik pada titik tertentu.

Bayar seseorang (seperti Corpnet) untuk mengatur negara bagian bagi Anda untuk pajak dan temukan pemegang buku. Setelah beberapa tahun pertama kami berbisnis, kami juga harus menyewa CPA baru. Kami telah melampaui yang pertama karena kompleksitas operasi di banyak negara bagian.

Buat rencana operasi menyeluruh

Sebagai seorang pendiri, Anda mungkin memiliki gambaran yang jelas di kepala Anda tentang ke mana Anda ingin pergi dengan agensi tersebut dan apa yang penting bagi Anda.

Namun, saat Anda mempekerjakan lebih banyak pemimpin, Anda ingin memastikan hal itu juga jelas bagi mereka. Menempatkan rencana di atas kertas juga membantu Anda mengidentifikasi celah dan peluang.

Siapkan drive bersama dan atur dokumen Anda

Saya akan baik-baik saja memasukkan semua dokumen ke dalam satu folder dan mencari. Namun, tidak semua orang bisa bekerja seperti itu, dan sangat menyakitkan untuk kembali dan mengatur dokumen sesudahnya.

Bangun struktur file yang terorganisir dan dapat diskalakan yang akan mempermudah perekrutan karyawan baru. Saat Anda tumbuh dengan cepat, Anda membutuhkan orang untuk berkembang dengan cepat, dan meluangkan waktu untuk mengatur akan membantu mempercepat prosesnya.

Saat Anda melakukannya, pastikan Anda juga memasukkan semua kontrak ke dalam folder yang terorganisir.

Identifikasi aliran pendapatan dan pengeluaran

Identifikasi apa yang ingin Anda jual, bagaimana Anda ingin menagihnya, dan penyelarasan sumber daya dengan jenis pekerjaan yang ingin Anda lakukan.

Dalam beberapa tahun pertama Anda, Anda mungkin bersedia untuk mengerjakan proyek apa pun yang datang kepada Anda, tetapi saat Anda menskalakan, Anda dapat memilih untuk memperluas atau mengurangi luasnya penawaran Anda.

Tahun struktur (2021)

Selama fase ini, fokus utama kami adalah membangun fondasi yang kokoh dan menyempurnakan proses kami untuk skalabilitas dan inisiatif strategis.

Kami bertujuan untuk membebaskan tim dari inisiatif strategis dan meningkatkan proses orientasi.

Menjauh dari tugas sehari-hari bisa menjadi tantangan, terutama jika Anda memulai sebagai pemasar dan sekarang harus menjadi CEO "sejati".

Namun, mendelegasikan tanggung jawab dan membangun struktur tim yang solid sangat penting saat Anda mempekerjakan orang yang tepat.

Maksimalkan teknologi yang Anda miliki, standarkan praktik, dan pertimbangkan untuk menggunakan alat yang lebih canggih untuk menggabungkan dan menyajikan data secara efektif.

Perkenalkan lapisan manajemen tambahan untuk memastikan komunikasi dan keselarasan yang efisien di dalam agensi. Menjelajahi kemitraan dan mengamankan jalur kredit juga dapat mendukung pertumbuhan agensi Anda selama tahap ini.

Membangun proses onboarding yang kuat

Saya melakukan orientasi selama beberapa tahun pertama karena saya ingin memastikan bahwa orang-orang memahami nilai-nilai kami. Tapi ini tidak efisien atau terukur dan tidak seefektif mungkin.

Beberapa pemimpin kami memutuskan untuk membangun proses yang lebih baik dengan lebih jelas seputar ekspektasi selama 90 hari pertama, tautan ke dokumen penting, dan bertemu dan menyapa dengan berbagai kolega.

Menetapkan struktur tim

Pada tahap ini, kami mulai membangun lapisan manajemen tambahan, termasuk menambahkan direktur grup. Ini memungkinkan tim kami memiliki manajer untuk meminta bantuan dan memberikan lebih banyak kejelasan peran.

Terapkan tinjauan tahunan

Saya tidak pernah menjadi penggemar berat ulasan tahunan karena saya merasa manajer harus mengomunikasikan umpan balik 365 hari setahun.

Namun, beberapa karyawan ramah lingkungan kami menginginkan proses yang lebih terstruktur yang membantu mereka memahami apa yang diperlukan untuk naik ke tingkat berikutnya.

Kami mulai melakukan ini di Google Docs tetapi kemudian memindahkan prosesnya ke 15 Five.

Amankan jalur kredit

Waktu terbaik untuk mendapatkan jalur kredit adalah saat Anda tidak membutuhkannya.

Sebagai seorang pemimpin, Anda bertanggung jawab atas mata pencaharian karyawan Anda dan keluarganya. Siapkan jalur pengaman jika Anda mengalami masalah arus kas.

Tingkatkan merek Anda

Anda mungkin terbang di bawah radar selama beberapa tahun pertama. Saat Anda mulai menskalakan, bahkan dari mulut ke mulut, pertimbangkan desain ulang situs web atau penyegaran logo. Pastikan Anda tidak mengeluarkan uang terlalu banyak!

Pekerjakan di muka, tetapi jangan terlalu banyak

Seiring skala agensi Anda dan pendapatan menjadi lebih dapat diprediksi, pertimbangkan untuk beralih dari model perekrutan tepat waktu ke penambahan staf sedikit lebih awal.

Jangan overhire sehingga Anda tidak dihadapkan dengan bandwidth yang menganggur (seperti bunga, jam kerja agen tidak dapat bertahan lama – begitu habis, hilang!). Tetapi memiliki staf memberi tim lebih banyak landasan pacu untuk pelatihan dan perlindungan untuk ketidakhadiran.

Gunakan kontraktor untuk menskalakan sumber daya dengan cepat jika suatu proyek tiba-tiba muncul dan Anda membutuhkan bandwidth.

Tahun efisiensi (2022)

Efisiensi menjadi fokus utama kami karena kami bertujuan untuk mengoptimalkan proses kami, merangkul otomatisasi, dan meningkatkan profitabilitas klien dan proyek.

Kami juga sangat menekankan pengembangan karyawan kami. Meskipun pelatihan kepemimpinan mungkin tidak terasa terkait dengan efisiensi, tujuan Anda harus selalu mengurangi perputaran yang tidak disengaja dan menciptakan peluang pertumbuhan untuk tim Anda. Pembinaan dapat membantu kedua hal tersebut.

Dapatkan asisten

Sebagai seorang pendiri, Anda akan sering mendapati diri Anda mengerjakan tugas-tugas yang tidak dapat ditangani oleh orang lain.

Ini mungkin mencakup hal-hal seperti menyiapkan alamat email untuk karyawan baru atau menangani pertanyaan tentang tunjangan. Pertimbangkan biaya peluang waktu Anda dan limpahkan barang-barang ini ke asisten.

Membangun proses dan template

Menavigasi implementasi proses dengan perekrutan awal bisa jadi sulit. Anda kemungkinan besar akan menghadapi penolakan, jadi pastikan Anda mendapatkan umpan balik mereka lebih awal dan lebih sering.

Templat mungkin menyertakan opsi seperti rencana 90 hari atau rencana pelaporan, tetapi sasaran Anda harus menemukan sesuatu yang sering dibuat ulang untuk menghemat waktu tim.

Anda mungkin juga dapat membangun pendekatan dan konten proyek yang dapat digunakan kembali, meskipun Anda ingin menghindari melakukan pekerjaan apa pun yang terasa "kalengan" atau pemotong kue.

Menjadi serius tentang profitabilitas klien dan proyek

Anda harus selalu memperhatikan profitabilitas, tetapi Anda mungkin bersedia menerima margin yang lebih tipis selama beberapa tahun pertama saat Anda membangun reputasi.

Pastikan Anda memiliki kendali yang baik atas biaya sebenarnya untuk mengelola akun berdasarkan tim yang ditugaskan dan biaya spesifiknya.

Kembangkan orang-orang Anda – dan bukan hanya dengan pelatihan platform/pemasaran taktis

Jangan menganggap orang memiliki keterampilan yang sama seperti Anda. Ingat Anda mungkin telah melihat lebih banyak daripada yang mereka miliki.

Bangun kalender pelatihan yang kuat yang mencakup topik-topik seperti mendengarkan secara aktif, menavigasi percakapan yang sulit, dan menyesuaikan materi untuk klien di berbagai tingkat organisasi.

Atur ulang tim Anda

Orang-orang yang membawa Anda ke sini belum tentu membawa Anda ke tingkat pertumbuhan berikutnya, tetapi Anda ingin tetap setia kepada orang-orang yang melakukan pekerjaan dengan baik.

Salah satu bagian tersulit dalam mengembangkan bisnis adalah memahami jika Anda perlu mengubah beberapa peran karyawan atau hubungan pelaporan mereka. Penting juga untuk memastikan bahwa anggota tim Anda sesuai dengan merek dan nilai Anda.

Seseorang mungkin adalah pekerja yang sangat keras, tetapi yang terbaik adalah menjauh dari mereka jika mereka tidak cocok dengan budaya. Proses perekrutan yang ketat dapat membantu menyaring orang di awal. Namun, Anda mungkin tidak selalu melakukannya dengan benar.

Tingkatkan dokumen hukum Anda

Sekarang setelah Anda memiliki lebih banyak karyawan dan klien, pastikan Anda memiliki pengacara yang meninjau perjanjian konsultasi, buku pegangan karyawan, perjanjian kerja, perjanjian kerahasiaan, dan dokumen serupa lainnya.

Hukum sering berubah, dan Anda ingin memastikan bisnis Anda terlindungi.

Tinjau rekening bank Anda

Anda mungkin memiliki rekening giro dasar sejak Anda memulai agensi Anda.

Saat bisnis Anda tumbuh, pastikan Anda berbicara dengan seorang bankir tentang meningkatkan akun Anda dan pertimbangkan untuk menambahkan rekening tabungan yang ditautkan sehingga Anda dapat mulai mengumpulkan bunga.

Anda juga dapat menghemat biaya kawat.

Tingkatkan suite pelaporan Anda

Sekarang Anda mungkin bekerja dengan lebih banyak klien, lihatlah rangkaian pelaporan yang lebih canggih seperti Domo, Tableau, atau solusi lain yang memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.

Bangun anggaran nyata

Dengan perusahaan yang lebih matang di tangan Anda, saatnya untuk mulai beroperasi dan mengelola dengan anggaran yang direncanakan.

Anda akan salah di tahun pertama, tetapi membangun otot yang bagus untuk memahami di mana Anda meningkatkan pendapatan lebih cepat atau lebih lambat dari yang diharapkan dan di mana pengeluaran menyimpang dari rencana Anda.

6 tips pertumbuhan agensi lainnya yang perlu diingat

Dapatkan umpan balik yang sering dari klien dan tim Anda

Tidak ada yang lebih penting daripada memastikan klien dan anggota tim Anda merasa didengarkan.

Tangkap umpan balik triwulanan atau lebih sering, termasuk NPS, eNPS, dan Mulai/Berhenti/Lanjutkan.

Perhatikan umpan balik yang Anda terima untuk membangun agensi yang kuat dan bertahan lama.

Diversifikasi pendapatan Anda

Anda mungkin tidak dapat mengendalikan ini saat Anda berada di tahap awal dan Anda menerima sebagian besar dari apa yang Anda hadapi.

Konsultan pengembangan agensi dapat merekomendasikan Anda untuk fokus pada ceruk tertentu, dan ini adalah tindakan penyeimbang untuk memastikan Anda melindungi kesehatan bisnis dan mata pencaharian yang menjadi tanggung jawab Anda di hadapan saran tersebut.

Hindari menempatkan terlalu banyak bisnis Anda di satu tangan klien atau vertikal. Menyeimbangkan pengikut dengan proyek satu kali adalah penting untuk menjaga kesehatan bisnis Anda.

Pengikut lebih mudah untuk disewa, sementara proyek satu kali bisa menguntungkan selama Anda tidak mengalami banyak ruang lingkup merayap.

Katakan tidak jika terasa seperti peregangan atau jika klien tidak cocok

Tidak ada hal baik yang dapat dihasilkan dari mengambil proyek yang Anda tidak memiliki keterampilan untuk mendukungnya.

Percayai perspektif tim kepemimpinan Anda, dan jangan hanya mengandalkan intuisi Anda sendiri. Lebih baik pergi dengan anggun dan bahkan merekomendasikan perusahaan lain daripada memberikan pekerjaan di bawah standar.

Ingatlah bahwa Anda selalu dapat pergi jika klien tidak cocok untuk Anda karena mereka merendahkan staf, selalu berusaha memeras Anda lebih banyak, atau umumnya merupakan mitra yang buruk.

Terapkan minimum yang memungkinkan Anda melakukan pekerjaan terbaik Anda

Selama tahap awal pertumbuhan perusahaan, Anda mungkin bersedia melenturkan pengikut minimum atau biaya proyek.

Seiring waktu, Anda akan belajar berapa jam tim Anda harus melakukan pekerjaan yang Anda dan mereka banggakan serta mampu mendorong hasil.

Jangan malu dengan tarif Anda. Mengisi apa yang Anda dan pekerjaan Anda layak.

Cari tahu tipe orang seperti apa yang berkembang di perusahaan Anda

Berdasarkan kecepatan dan kompleksitas pekerjaan kami, kami merasa sulit untuk mempekerjakan lebih banyak orang junior yang membutuhkan bimbingan langsung setiap hari.

Mundur, lihat pola siapa yang berkembang dan siapa yang cenderung memilih keluar atau berkinerja buruk, dan sesuaikan perekrutan Anda.

Anda pasti ingin orang-orang memiliki nilai dan keterampilan yang tepat, yang membutuhkan usaha.

Awasi pengeluaran kecil

Jika Anda benar-benar jauh, Anda akan menemukan bahwa sebagian besar pengeluaran Anda adalah orang dan perangkat lunak – dan perangkat lunak dapat bertambah dengan cepat.

Salah satu tip cepat adalah memeriksa secara teratur untuk melihat apakah pekerja lepas masih menjadi bagian dari daftar Anda sehingga Anda dapat membatalkan email, manajemen proyek, pelacakan waktu, dan pengeluaran lain yang bertambah dengan cepat.

Lakukan audit triwulanan terhadap semua perangkat lunak untuk memastikan tim Anda masih menggunakannya secara aktif.

Merangkul berbagai tahap pertumbuhan dan perubahan

Menskalakan agensi adalah perjalanan mengasyikkan yang penuh dengan tantangan dan pelajaran. Anda dapat berhasil menskalakan agensi Anda dengan mendiversifikasi pendapatan, melakukan perekrutan strategis, menerapkan proses yang efisien, dan berfokus pada pengembangan tim.

Rangkullah berbagai tahap pertumbuhan, sesuaikan dengan perubahan kebutuhan agensi Anda, dan evaluasi serta optimalkan operasi Anda secara konsisten.

Ingat, setiap langkah dalam perjalanan membawa wawasan berharga yang berkontribusi pada kesuksesan agensi Anda.