Cara Mengontrol Konflik Jadwal dalam Manajemen Proyek

Hal terakhir yang diinginkan manajer proyek adalah konflik jadwal. Tapi konflik penjadwalan adalah kemungkinan dalam manajemen proyek. Meskipun merupakan tugas manajer proyek untuk memastikan bahwa alur kerja tidak terhalang, mereka juga bertanggung jawab untuk menyelesaikan konflik penjadwalan saat muncul—masalah yang tidak dapat dihindari.

Sebelum Anda dapat mengontrol konflik penjadwalan, Anda harus memahami apa itu. Kemudian Anda dapat menyusun strategi untuk menghindari konflik jadwal dan menggunakan alat penjadwalan proyek yang akan membantu. Kami akan menjelajahi setiap topik tersebut dan di akhir blog ini, Anda akan memiliki pegangan dalam mengatur jadwal untuk mencegah bentrok jadwal.

Apa itu Konflik Penjadwalan?

Konflik penjadwalan hanyalah ketika Anda memiliki dua atau lebih aktivitas yang akan berlangsung pada waktu yang bersamaan. Mungkin ada tugas yang dijalankan secara bersamaan, tentu saja, tetapi hanya jika Anda telah merencanakan untuk memiliki sumber daya dan waktu yang cukup untuk mengakomodasi tugas tersebut. Namun strategi tersebut disengaja sedangkan bentrok penjadwalan cenderung dilakukan secara tidak sengaja.

Saat Anda mengalami konflik penjadwalan, Anda tidak akan dapat menyelesaikan tugas yang diberikan. Anggota tim Anda akan tersebar terlalu sedikit dan sumber daya lain mungkin tidak tersedia yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Hasil dari konflik penjadwalan dapat menyebabkan tenggat waktu yang terlewatkan, melebihi anggaran Anda dan mengikis moral proyek. Tak satu pun dari ini sebanding dengan risiko penjadwalan ceroboh yang menyebabkan konflik penjadwalan.

Itu tidak berarti bahwa kesalahan penjadwalan selalu bertanggung jawab atas konflik penjadwalan. Ada kecelakaan yang diakibatkan oleh kesalahan manusia dan ada risiko yang melekat pada setiap proyek. Either way, Anda mungkin harus berurusan dengan konflik penjadwalan. Semakin Anda siap, semakin baik. Bagian dari persiapan adalah menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk menjadwalkan proyek Anda.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang membantu Anda menjadwalkan, mengelola jadwal tersebut, dan melacaknya secara real time. Gunakan bagan Gantt kami yang kuat untuk mengatur tugas dan sumber daya Anda. Anda dapat menautkan keempat tipe dependensi tugas untuk menghindari konflik dan penundaan penjadwalan. Filter untuk jalur kritis dan lihat tugas mana yang penting untuk menghasilkan proyek yang sukses. Setelah Anda menetapkan garis dasar, Anda dapat melacak kemajuan Anda secara waktu nyata dan mengetahui masalah apa pun, menyelesaikannya, dan tetap sesuai jadwal. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Cara Menghindari Konflik Jadwal dalam Manajemen Proyek

Terkadang, Anda tidak dapat menghindari konflik penjadwalan. Ada pertemuan di menit-menit terakhir, miskomunikasi, dan masalah lain yang muncul. Namun di luar anomali, ada cara untuk memastikan jadwal Anda bebas dari konflik penjadwalan. Manajer proyek disarankan untuk mengambil tindakan pencegahan ini.

Gunakan Struktur Perincian Pekerjaan untuk Mendefinisikan Lingkup Proyek Anda dengan Jelas

Semua orang tahu bahwa proyek dibuat dari banyak tugas. Namun yang sering diabaikan adalah adanya alat untuk mengidentifikasi tugas tersebut. Jika Anda menggunakan struktur perincian kerja (WBS), Anda dapat memetakan kiriman dan tugas dalam sebuah proyek. Ini adalah diagram pohon yang diatapi dengan hasil akhir dan yang lebih kecil yang mengarah ke sana bercabang di bawahnya. Ini memberikan cakupan penuh proyek dan membantu menghindari konflik penjadwalan karena lebih mudah untuk menghindari konflik saat Anda mengetahui semua pekerjaan dan kiriman di muka.

Identifikasi Ketergantungan Tugas Apa Pun

Tentu saja, tidak semua tugas sama. Sering kali terdapat dependensi tugas atau tugas yang dapat dimulai atau dihentikan hingga tugas lain dimulai atau dihentikan. Sebagai contoh sederhana, ketergantungan tugas seperti tembok yang tidak bisa dicat sampai selesai dibangun. Ketergantungan tugas dapat berdampak drastis pada jadwal proyek, jadi penting untuk mengidentifikasinya sehingga Anda tidak mengalami penundaan yang mahal atau konflik jadwal. Anda juga ingin mencatat jenis ketergantungan tugas apa itu. Ada empat: mulai untuk memulai, yang dimulai saat yang lain dimulai; mulai selesai, yang dimulai saat yang lain selesai, selesai untuk selesai, yang selesai saat yang lain selesai dan selesai untuk memulai, yang selesai dengan awal yang lain.

Tetapkan Urutan untuk Tugas Proyek Anda

Jadwal proyek harus mengikuti urutan untuk memastikan bahwa Anda tidak melakukan kesalahan ganda. Ini dimulai secara luas dengan menentukan tujuan proyek dan mengidentifikasi semua pemangku kepentingan. Ini mengarah pada tenggat waktu akhir yang menentukan kapan semua kiriman harus diselesaikan. Pada titik ini, Anda ingin menggunakan WBS Anda untuk membuat daftar semua kiriman, tugas, dan langkah-langkah yang akan Anda ambil untuk menyelesaikan proyek. Anda akan mengatur proses dan prosedur. Anggota tim akan ditugaskan ke tugas, yang akan memiliki tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo. Jadwal ini kemudian dibagikan dengan tim dan setiap konflik penjadwalan yang ditemukan dapat diubah sebelum pelaksanaan proyek.

Terkait: 25 Template & Spreadsheet Excel Manajemen Proyek yang Harus Dimiliki

Tetapkan Peran dan Tanggung Jawab

Cara lain untuk menghindari konflik penjadwalan adalah dengan memastikan bahwa setiap orang di tim proyek telah diberi peran dan memahami tanggung jawab mereka. Ini memberi setiap anggota tim kepemilikan atas bagian dari proyek yang mengarah pada kualitas yang lebih baik dan penyelesaian tugas mereka tepat waktu. Itu karena setiap anggota tim akan bertanggung jawab. Mereka akan bertanggung jawab menangani masalah apa pun, seperti penundaan, sumber daya yang hilang, dan konflik.

Identifikasi Jalur Kritis

Jalur kritis adalah urutan aktivitas terpanjang yang harus diselesaikan tepat waktu agar keseluruhan proyek berhasil. Cara lain untuk melihat ini adalah bahwa jalur kritis memisahkan tugas-tugas yang penting untuk menyelesaikan proyek dari yang lain yang dapat diabaikan jika waktu dan uang menjadi masalah. Ini sangat penting untuk menjadwalkan karena alasan yang jelas. Anda sekarang mengetahui tugas-tugas yang kritis dan dapat fokus pada mereka, sementara yang lain dapat ditunda jika ada konflik, serta seberapa banyak float atau slack yang Anda miliki.

Buat Jadwal Proyek

Di atas garis besar langkah-langkah untuk membuat jadwal proyek. Tanpa jadwal proyek, Anda buta terbang. Ini tidak disarankan untuk proyek kecil dan tentu saja tidak untuk proyek besar yang lebih kompleks. Memiliki jadwal proyek juga memungkinkan Anda untuk melacak proyek Anda dengan membandingkan kemajuan yang direncanakan dengan kemajuan yang sebenarnya. Itu membuat semua orang bekerja di halaman yang sama sehingga mereka tahu apa yang perlu dilakukan dan kapan harus dilakukan. Semua ini berfungsi untuk menjalankan proyek yang sukses dengan konflik penjadwalan yang lebih sedikit.

Apa Alat Penjadwalan Proyek yang Dapat Membantu Konflik Penjadwalan?

Pembuatan jadwal proyek merupakan bagian dari tahap perencanaan dalam manajemen proyek. Manajemen proyek memiliki alat penjadwalan yang dapat membantu Anda merencanakan dan melaksanakan proyek. Mari kita lihat tiga jenis alat penjadwalan proyek yang umum dan bagaimana alat tersebut membantu mengurangi konflik penjadwalan.

1. Bagan Gantt

Kami sudah menyentuh grafik Gantt. Ini adalah workhorses dari metodologi manajemen proyek tradisional. Mereka bagus untuk proyek yang mengikuti fase ketika satu hal terjadi setelah yang lain. Mereka merinci seluruh proyek pada garis waktu visual yang menunjukkan semua tugas dan durasinya. Anda sering dapat menambahkan tonggak, ketergantungan tautan, dan lainnya untuk menjadwalkan proyek dari awal hingga selesai.

2. Kalender Proyek

Kalender proyek mungkin tidak sekuat bagan Gantt, tetapi juga lebih mudah dibuat dan digunakan. Kalender telah lama digunakan dalam penjadwalan karena berfungsi. Itu adalah alat visual yang menampilkan bulan pada halaman dan memberi Anda tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo. Mereka mudah untuk dibagikan dan dipahami, itulah sebabnya mereka telah menjadi pokok penjadwalan proyek sejak awal proyek.

3. Papan Kanban

Papan kanban adalah alat yang lebih modern. Mereka adalah sistem alur kerja visual yang memecah jadwal produksi menjadi kolom-kolom di papan dengan tugas yang diwakili oleh kartu yang bergerak melintasi papan saat diselesaikan. Ini memungkinkan manajer proyek untuk melihat keseluruhan proses dan menangkap masalah seperti konflik penjadwalan sebelum tim menghadapinya. Manajer proyek kemudian dapat merealokasi sumber daya untuk menyelesaikan masalah dan menjaga agar pekerjaan tim tidak terhalang.

ProjectManager Adalah Perangkat Lunak Penjadwalan Proyek yang Kuat

Anda akan menemukan ketiga alat penjadwalan proyek tersebut di ProjectManager, perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang membantu menjadwalkan, mengelola, dan melacak proyek secara real time. Penjadwalan dimulai dengan orientasi tim Anda. Perangkat lunak kami memungkinkan Anda mengatur ketersediaan tim Anda, termasuk PTO, liburan, dan hari libur global, yang memudahkan penetapan. Saat membuat jadwal proyek, Anda dapat menghindari konflik penjadwalan dengan mengetahui siapa yang tersedia dan kapan.

Gunakan Beberapa Alat Penjadwalan Proyek

Setelah Anda menjadwalkan proyek Anda di bagan Gantt kami, Anda dapat membagikan rencana itu dengan tim proyek Anda. Tetapi anggota tim tidak memerlukan semua fitur bagan Gantt, itulah sebabnya kami memiliki beberapa alat proyek. Mereka dapat menjalankan pekerjaan mereka pada alat apa pun yang mereka sukai, seperti daftar tugas, papan kanban, atau bahkan kalender. Semua berbagi data yang sama dan memperbarui secara real time secara bersamaan untuk menjaga semua orang di halaman yang sama.

Pantau Kemajuan Proyek Dengan Dasbor Waktu Nyata

Memperbarui alat penjadwalan proyek hanyalah salah satu aspek dari data waktu nyata. Memiliki data langsung berarti manajer proyek dapat memantau jadwal proyek dan memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana. Manajer proyek bisa mendapatkan ikhtisar tingkat tinggi dari proyek dengan beralih ke dasbor waktu nyata. Mereka secara otomatis mengumpulkan data langsung dan menampilkannya pada grafik yang mudah dibaca dan bagan yang mengukur metrik seperti waktu, biaya, beban kerja, dan banyak lagi. Tidak seperti perangkat lunak alternatif yang ringan, tidak diperlukan konfigurasi yang memakan waktu. Sudah siap saat Anda siap.

Penjadwalan sangat penting untuk menyelesaikan proyek tepat waktu. Perangkat lunak kami memungkinkannya dengan beberapa tampilan proyek, dasbor waktu nyata, dan laporan yang masuk lebih dalam ke data. Laporan dapat disesuaikan untuk membidik hanya pada data yang penting. Mereka dapat dengan mudah dibagikan untuk terus memperbarui pemangku kepentingan tentang kemajuan proyek. Dengan perangkat lunak kami, Anda dapat merencanakan, mengelola, dan melacak jadwal Anda dari awal hingga selesai.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang menghubungkan tim lintas departemen dan benua. Anda dapat merencanakan jadwal Anda dan membaginya dengan tim terdistribusi dan melacak kemajuan mereka di mana saja dan kapan saja. Bergabunglah dengan tim dari Avis, Nestle, dan Siemens yang menggunakan perangkat lunak kami untuk menghasilkan proyek yang sukses. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.