5 Tips Penting untuk Kontrol Jadwal dalam Manajemen Proyek

Proyek terdiri dari banyak bagian yang bergerak. Salah satu cara Anda dapat menentukan apakah proyek itu terlambat atau lebih cepat dari jadwal disebut kontrol jadwal.

Perencanaan, penjadwalan, dan kontrol proyek semuanya berjalan bersamaan saat mengelola proyek agar tetap tepat waktu dan memenuhi tenggat waktu Anda. Mempelajari apa itu kontrol jadwal dan apa yang dapat Anda lakukan untuk menerapkannya dengan baik dapat membantu Anda mewujudkan proyek berikutnya tepat waktu dan sesuai anggaran.

Apa itu Kontrol Jadwal?

Kontrol jadwal digunakan dalam manajemen proyek untuk memantau aktivitas dan tugas Anda guna memastikan Anda berjalan sesuai rencana. Tentu saja, ini lebih dari sekadar memantau status. Kontrol jadwal proyek juga berarti memperbarui proses proyek Anda dan mengelola perubahan.

Cara paling umum untuk melakukan ini adalah dengan membuat garis dasar. Garis dasar mewakili bagaimana Anda mengharapkan proyek untuk dilanjutkan. Saat Anda memiliki garis dasar jadwal, Anda dapat melihat kemajuan aktual Anda dan membandingkannya dengan kemajuan yang direncanakan, yang memungkinkan Anda mengetahui apakah Anda lebih cepat atau lebih lambat dari jadwal.

Seluruh proses ini disederhanakan dengan bantuan perangkat lunak penjadwalan proyek seperti ProjectManager. ProjectManager memungkinkan Anda membuat jadwal proyek, menetapkan garis dasar, dan melacak kemajuan secara real time. Tidak pernah semudah ini mengatur jadwal Anda.

Kontrol jadwal adalah bagian dari proses pengendalian dan pemantauan manajemen proyek yang lebih besar. Artinya, proyek perlu diawasi dengan ketat, dan ketika perubahan terjadi, yang akan terjadi, perubahan itu harus dikontrol secara proaktif. Ini adalah lingkup manajer proyek, yang membuat jadwal dan bertanggung jawab untuk melaksanakannya.

Mengapa Kontrol Jadwal Proyek Penting?

Kontrol jadwal proyek sangat penting karena digunakan untuk memantau dan mengontrol kemajuan proyek. Sebuah proyek yang melewatkan tenggat waktu tidak sukses. Meskipun ada banyak metrik untuk mengukur keberhasilan suatu proyek, menjaga jadwal adalah salah satu yang paling mendasar.

Aspek penting lainnya dari kontrol jadwal adalah mengelola ekspektasi pemangku kepentingan proyek Anda. Itu membuat mereka mendapat informasi tentang perubahan dan bagaimana mereka akan berdampak pada proyek. Selain itu, ini memberi tahu para pemangku kepentingan bagaimana Anda akan menanggapi masalah agar proyek kembali ke jalurnya. Proses ini adalah kunci untuk menjaga pemangku kepentingan dalam lingkaran dan harus dilakukan sepanjang siklus hidup proyek.

Perencanaan, penjadwalan, dan kontrol proyek bekerja bersama-sama untuk mengurangi dampak pada anggaran Anda. Manfaatnya adalah stabilitas keuangan, yang harus dilaksanakan oleh proyek dengan biaya yang telah disetujui oleh para pemangku kepentingan. Ini juga membuat dokumentasi yang dapat membantu saat meneliti data historis untuk proyek masa depan yang serupa dengan yang Anda kelola saat ini.

Kapan Kontrol Jadwal Paling Penting?

Kontrol jadwal penting di seluruh proyek. Pemangku kepentingan akan ingin mengetahui status jadwal, dari saat dibuat hingga saat proyek telah selesai. Oleh karena itu, itu harus dimasukkan ke dalam jadwal Anda saat Anda mengembangkannya.

Tentu saja, ini paling penting ketika Anda mulai menjalankan jadwal. Ini adalah saat jadwal tidak lagi menjadi abstraksi, tetapi alat praktis untuk melaksanakan tugas tepat waktu dan sesuai anggaran. Selama fase pelaksanaan proyek, jadwal Anda akan dipengaruhi oleh kekuatan internal dan eksternal yang berpotensi menggagalkan kemajuan Anda.

Pemantauan dan pengendalian jadwal terjadi selama pelaksanaan, dari awal tugas pertama hingga akhir tugas terakhir. Namun, saat inilah kontrol jadwal paling penting, itu tidak pernah selesai. Dokumentasikan perubahan Anda selama eksekusi: cara Anda menanggapinya dan hasilnya adalah kunci fase ini dalam proyek.

Terkait: Template Penjadwalan Proyek

Bagaimana Melakukan Kontrol Jadwal dalam Manajemen Proyek

Kontrol jadwal dalam manajemen proyek adalah cara untuk memastikan jadwal berjalan sesuai rencana. Ada lima langkah dalam proses ini:

1. Tetapkan standar: Untuk mengetahui apakah jadwal tidak terpenuhi, Anda perlu menetapkan standar. Artinya, Anda harus menentukan metrik yang akan digunakan untuk mengukur kinerja proyek Anda.
2. Mengukur kinerja: Saat jadwal dijalankan, Anda perlu mendapatkan data tentang kemajuannya dan menyimpan catatan. Pengukuran sangat penting. Mampu mengukur kinerja jadwal Anda adalah bagaimana Anda membandingkannya dengan baseline. Dasbor dapat membantu.
3. Bandingkan hasil Anda: Bandingkan pengukuran kemajuan proyek Anda dengan garis dasar yang Anda buat. Saat Anda membuat perbandingan reguler ini, Anda ingin waspada terhadap setiap penyimpangan. Identifikasi mereka, karena mereka sangat penting untuk langkah selanjutnya.
4. Tentukan Masalah: Setelah Anda mengidentifikasi penyimpangan dari baseline, langkah selanjutnya adalah mencari tahu mengapa hal itu terjadi. Hanya dengan menentukan alasan di balik perubahan tersebut, Anda dapat menyusun rencana yang tepat untuk merespons dan menyelesaikannya.
5. Ambil tindakan: Ambil tindakan untuk memperbaiki masalah sesuai kebutuhan. Hal ini dapat dilakukan dengan menyesuaikan pendapatan, biaya, keuntungan, produk, waktu, sumber daya dan sebagainya.

Semua ini dapat dilakukan dengan menggunakan ProjectManager. Lihat apa yang dapat dilakukan alat kami untuk membantu penjadwalan Anda dengan menonton video tutorial ini.

5 Tips untuk Kontrol Jadwal saat Perencanaan & Penjadwalan

Ini penting dan Anda tahu bagaimana merencanakannya, tetapi apa saja tips saat merencanakan dan menjadwalkan proyek Anda untuk kontrol jadwal? Cara terbaik untuk menjadwalkan kontrol adalah dengan menerapkan teknik untuk membantu Anda memantau dan mengelola perubahan. Berikut adalah lima:

• Tinjauan Kinerja: Gunakan ini untuk mengukur, membandingkan, dan menganalisis kinerja jadwal Anda. Ada beberapa cara untuk memilih kinerja yang ingin Anda tinjau, seperti tanggal mulai dan selesai yang sebenarnya, persentase penyelesaian dan sisa durasi untuk pekerjaan yang sedang berlangsung.
• Metode Jalur Kritis: Jalur kritis membantu Anda memprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan proyek dengan menganalisis urutan aktivitas dan menemukan mana yang penting, dan mana yang dapat Anda lewati dan tetap menyelesaikan proyek dengan sukses.
• Simulasi Monte Carlo: Teknik ini membantu Anda menghitung total biaya proyek Anda, yang memungkinkan Anda menghitung distribusi biaya total proyek dan kemungkinan tanggal penyelesaiannya.
• Histogram Sumber Daya: Dengan menggunakan histogram sumber daya, Anda dapat menunjukkan konsumsi dan ketersediaan sumber daya menurut periode waktu.
• Analisis Varians: Varians adalah perbedaan antara jadwal yang direncanakan dan aktual dari proyek Anda. Analisis ini membantu Anda menentukan penyebab varians.

Bagaimana ProjectManager Membantu Kontrol Jadwal

Semua teknik ini sangat membantu, tetapi untuk memantau dan melacak kemajuan Anda serta mengontrol jadwal dengan lebih baik, Anda perlu menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. ProjectManager adalah alat berbasis cloud yang menangkap informasi langsung untuk membantu manajer proyek membuat keputusan yang lebih baik dan lebih berwawasan.

Buat Jadwal Dinamis di Gantt Charts

Bagan Gantt interaktif kami menyajikan alat yang ampuh untuk menjadwalkan proyek Anda. Tidak seperti alat yang kurang kuat yang hanya menetapkan prioritas, menautkan dependensi, dan menambahkan pencapaian, Anda juga dapat memfilter jalur kritis dan menetapkan garis dasar proyek secara instan.

Lacak Jadwal Anda dengan Dasbor

Pemantauan dan pelacakan adalah kebutuhan untuk kontrol jadwal proyek. Anda perlu melihat kemajuan Anda yang sebenarnya secara real time dan bertindak cepat ketika itu menyimpang dari rencana. Dapatkan tampilan tingkat tinggi dengan dasbor kami yang tidak memerlukan penyiapan. Dasbor menangkap beberapa metrik proyek, termasuk varians, dan menampilkan hasil otomatis dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca.

Gunakan Laporan Mendalam untuk Menganalisis Masalah

Terkadang Anda menginginkan tampilan data yang lebih dalam. Di situlah laporan sekali klik kami tentang varians, biaya, dan banyak lagi berguna. Semua laporan dapat difilter untuk menampilkan informasi yang ingin Anda lihat saja. Kemudian, cetak atau bagikan hasilnya sebagai PDF. Ini bagus untuk mengelola harapan pemangku kepentingan dan menjaga mereka tetap up-to-date.

Itu hanya beberapa fitur ProjectManager yang dapat membantu Anda mengontrol jadwal. Ada juga peringatan otomatis, alat manajemen sumber daya, dan lembar waktu untuk melacak waktu yang dihabiskan tim Anda untuk tugas mereka. Selain itu, tim dapat menggunakan beberapa tampilan, sehingga semua orang dapat bekerja sesuai keinginan mereka. Mengapa repot-repot dengan beberapa aplikasi ketika seseorang dapat melakukan trik memberikan kualitas tepat waktu dan sesuai anggaran?

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang mengatur tugas, tim, dan proyek. Ini memiliki fitur untuk membantu Anda di setiap fase proyek, mulai dari perencanaan hingga pemantauan dan pelaporan. Bergabunglah dengan puluhan ribu tim di organisasi dari NASA hingga Ralph Lauren yang menggunakan alat kami untuk menyampaikan proyek mereka. Coba ProjectManager hari ini.