Rencana Manajemen Jadwal: Cara Membuat & Memeliharanya

Rencana manajemen jadwal yang tepat membantu Anda menyelesaikan proyek tepat waktu. Proses penjadwalan proyek dimulai sebelum jadwal dibuat dan berlanjut sepanjang siklus hidup proyek. Rencana yang ideal mencakup penetapan harapan dan mencakup informasi tentang cara mengembangkan, mengelola, melaksanakan, dan mengontrol jadwal proyek.

Meskipun bukan bagian penting dari setiap proyek, proyek yang kompleks harus memiliki rencana manajemen jadwal untuk menjaga tim Anda tetap pada jalurnya. Terlepas dari apakah Anda menggunakannya di seluruh proyek, ini adalah fondasi penting untuk diketahui dalam praktik manajemen proyek Anda.

Apa itu Rencana Manajemen Jadwal?

Rencana manajemen jadwal adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana jadwal proyek akan dibuat, dilacak, dan dikelola. Rencana manajemen jadwal bervariasi tergantung pada proyek, tetapi mereka umumnya menentukan metodologi penjadwalan, pengukuran kinerja, alat dan prosedur yang akan digunakan.

Terkait: Template Penjadwalan Proyek

Membuat rencana manajemen jadwal adalah langkah pertama dalam proses penjadwalan proyek karena menetapkan aturan yang akan diikuti untuk membuat dan mengelola jadwal proyek Anda.

Setelah rencana manajemen jadwal dibuat, manajer proyek menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk membuat jadwal proyek dengan menggunakan alat seperti bagan Gantt, daftar tugas, dan kalender proyek. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek yang kuat yang memiliki semua fitur penjadwalan proyek yang Anda perlukan untuk membuat jadwal proyek.

peran dan tanggung jawab

Hal pertama yang harus dilakukan adalah memetakan siapa yang akan melakukan apa. Anda harus menugaskan seseorang yang memiliki jadwal, biasanya manajer proyek. Kemudian, putuskan siapa yang memiliki wewenang untuk memperbarui jadwal di perangkat lunak penjadwalan Anda. Ini kemungkinan juga akan menjadi manajer proyek; namun, proyek yang lebih besar mungkin memiliki administrator proyek yang menangani tugas ini. Dalam beberapa kasus, tim itu sendiri akan memperbarui jadwal saat mereka mengajukan status mereka saat mengerjakan tugas. Biasanya manajer proyek yang memberikan persetujuan akhir.

Memperbarui Jadwal

Bagian dari rencana adalah memutuskan seberapa sering Anda akan memperbarui jadwal. Terkadang, ini adalah aktivitas Senin pagi untuk memulai minggu. Di lain waktu, Anda dapat memperbarui jadwal di hari lain atau memilih pembaruan dua mingguan. Pembaruan mingguan dianggap sebagai norma dan sangat disarankan, tetapi frekuensi Anda memperbarui jadwal ditentukan oleh proyek, pemangku kepentingan, organisasi, dan lainnya.

Masukan

Umpan balik adalah proses integral dalam rencana manajemen jadwal apa pun. Jadwal fleksibel dan laporan status yang Anda dapatkan dari anggota tim garis depan proyek sangat penting untuk memenuhi perubahan kebutuhan proyek. Untuk memastikan saluran ini tetap terbuka dan tidak ada yang gagal, Anda perlu menentukan bagaimana umpan balik disampaikan. Ini bisa melalui laporan status, rapat tim, atau komunikasi lainnya.

Perubahan jadwal

Saat jadwal berubah, perubahan perlu ditinjau dan disetujui. Seorang anggota tim, sekali lagi, biasanya manajer proyek, harus ditunjuk sebagai pemberi persetujuan untuk perubahan tenggat waktu. Namun, jika perubahan berada di luar float yang diterima dalam jadwal, kemungkinan memerlukan persetujuan oleh manajemen tingkat atas dan/atau pemangku kepentingan proyek.

Alat Penjadwalan

Buat daftar alat yang akan Anda gunakan untuk membuat dan mengelola jadwal Anda. Penting juga untuk dicatat siapa yang akan menggunakan alat ini dan sejauh mana. Tentukan peran seperti read-only, edit dan update, dll.

Pelaporan

Laporan memungkinkan Anda untuk mengomunikasikan kemajuan kepada pemangku kepentingan, memperoleh data untuk membuat keputusan yang lebih baik, dan menjaga proyek Anda tetap pada jalurnya. Bagian dari rencana manajemen jadwal Anda ini menguraikan jenis laporan yang Anda butuhkan, siapa yang akan membuat dan menerimanya di seluruh proyek dan frekuensinya.

Integrasi Jadwal

Komponen terakhir ini adalah untuk mereka yang mengelola jadwal yang merupakan bagian dari jadwal yang lebih besar, atau jadwal satu proyek dalam program atau portofolio proyek. Jika ini masalahnya, Anda perlu melacak jadwal lain dan memastikan jadwal Anda selaras dengan keseluruhan garis waktu dan strategi yang lain.

Cara Membuat Rencana Manajemen Jadwal

Rencana manajemen jadwal adalah bagian dari rencana manajemen proyek yang lebih besar dan merupakan sarana untuk memastikan Anda memenuhi hasil proyek. Ini juga menguraikan proses yang memungkinkan Anda untuk memenuhi tanggal jatuh tempo Anda.

Sebuah rencana manajemen jadwal terdiri dari empat bagian: pengembangan jadwal, kontrol jadwal, perubahan jadwal dan jadwal proyek. Mari kita selidiki lebih dalam masing-masing topik ini.

Jadwal Pengembangan

Setelah seseorang dari tim proyek menerima tugas ini, mereka mengumpulkan masukan dari tim dan menulis prosedur untuk membantu memperkirakan dengan lebih baik durasi setiap tugas, biaya terkait, dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

Ini termasuk audit menyeluruh atas segala sesuatu yang diperlukan untuk jadwal proyek (termasuk perangkat lunak manajemen proyek), siapa yang bertanggung jawab untuk mengembangkan dan mengelola jadwal, siapa yang memiliki wewenang untuk membuat perubahan dan sebagainya.

Kontrol Jadwal

Pada titik ini, Anda perlu menentukan bagaimana mengukur dan mengontrol jadwal Anda. Ini berarti memiliki cara untuk membandingkan jadwal dan biaya yang Anda rencanakan dengan jadwal dan biaya Anda yang sebenarnya. Anda harus menentukan bagaimana Anda akan mengukur jadwal seperti persentase selesai, jam, biaya, dll.

Seseorang dari tim akan memiliki tanggung jawab untuk mengukur kemajuan. Terkadang manajer proyek, tetapi mereka tidak selalu orang yang tepat untuk pekerjaan itu. Tim biasanya terlalu sibuk untuk mengambil peran ini juga. Buat keputusan ini berdasarkan proyek Anda, tim Anda, dan keteraturan pengukuran ini akan dilakukan.

Perubahan jadwal

Seperti yang kami sebutkan, perubahan pasti akan terjadi dalam proyek seperti penambahan waktu atau biaya, dan penting bagi Anda untuk memiliki seseorang yang menyetujui perubahan ini. Orang ini biasanya sponsor proyek, seseorang yang tidak terlibat dalam kegiatan sehari-hari.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat terjadi perubahan adalah: Apakah ini alasan untuk mengubah jadwal? Apakah ada dokumen yang terlibat? Apa kerangka waktu untuk menerapkan perubahan secara realistis? Dan, tentu saja, siapa yang berwenang untuk menyetujui perubahan itu?

Jadwal Proyek

Jadwal sering menjadi bagian dari rencana proyek dan dimasukkan sebagai salah satu dokumen atau sebagai lampiran. Ketika proyek lebih besar dan jadwal lebih lama dan lebih rumit, biasanya dimasukkan ke dalam perangkat lunak manajemen proyek.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek yang membantu Anda mengelola rencana dan jadwal proyek Anda. Lihat caranya dengan menonton video singkat ini.

Daftar Periksa Manajemen Jadwal

Untuk memastikan jadwal Anda mencakup semua bagian yang diperlukan dan untuk menghindari scope creep, pastikan untuk memiliki jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut.

• Bagaimana Anda Akan Mengembangkan Jadwal?

Pilih perangkat lunak yang menawarkan alat untuk membantu Anda membuat dan mengelola jadwal Anda, seperti bagan Gantt, yang mengumpulkan dan mengatur tugas pada garis waktu. Anda juga harus mengetahui teknik yang akan Anda gunakan untuk memperkirakan waktu proyek Anda dengan lebih baik.

• Siapa yang Ada di Lingkaran?

Identifikasi pemangku kepentingan yang perlu terus mengikuti perkembangan dan cari tahu seberapa sering dan dengan cara apa mereka ingin mendapatkan pembaruan.

• Bagaimana dan Kapan Kinerja Diukur?

Ada banyak cara untuk memantau dan melacak kemajuan dan kinerja proyek. Dari dasbor yang memberikan snapshot tingkat tinggi hingga laporan yang masuk lebih dalam ke data, pastikan Anda memiliki alat yang tepat sebelum menjalankan jadwal Anda.

• Bagaimana Anda Akan Tetap di Jalur?

Seperti disebutkan, proyek berubah dan Anda mungkin menemukan diri Anda terlambat dari jadwal di beberapa titik. Ini bukan akhir dari dunia, tetapi membutuhkan respon di tempat untuk kembali ke jadwal. Beberapa teknik yang umum digunakan adalah crashing (menambahkan lebih banyak sumber daya), fast-tracking (mengeksekusi beberapa tugas sekaligus), mengubah ruang lingkup atau merevisi jadwal.

• Bagaimana Sumber Daya Akan Dikelola?

Ketahui sumber daya yang Anda perlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan kesesuaiannya dengan jadwal Anda. Anda pasti ingin memiliki semua bahan yang diperlukan saat tim Anda siap untuk melaksanakan tugas itu.

Templat Manajemen Jadwal

Kami menawarkan lusinan template manajemen proyek gratis untuk membantu Anda mengelola proyek Anda. Berikut adalah tiga templat yang ideal untuk membuat jadwal proyek dan mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk rencana manajemen jadwal Anda.

Templat Bagan Gantt

Bagan Gantt adalah alat serbaguna yang memungkinkan manajer proyek membuat, melacak, dan mengelola jadwal proyek. Anda dapat menggunakan templat bagan Gantt gratis kami sebagai file Excel atau mengimpornya ke ProjectManager untuk membuat jadwal proyek yang dapat Anda dan tim Anda akses secara online.

Templat Struktur Perincian Kerja

Membuat struktur rincian kerja memungkinkan Anda memvisualisasikan tugas proyek Anda dan memprioritaskannya sesuai dengan itu. Ini adalah langkah mendasar saat membuat jadwal proyek. Anda dapat mengunduh template struktur rincian kerja kami atau menggunakan bagan Gantt online kami yang memiliki fitur struktur rincian kerja bawaan yang mengotomatiskan proses untuk Anda.

Kerangka Lingkup Proyek

Sebelum Anda membuat rencana manajemen jadwal, Anda harus menentukan ruang lingkup proyek Anda yang menguraikan semua pekerjaan proyek yang perlu dilakukan. Penting juga bagi Anda untuk menentukan apa yang tidak akan dilakukan sehingga Anda dapat membuat jadwal proyek yang akurat.

Bagaimana ProjectManager Membantu Menjadwalkan Rencana Manajemen

Mengelola jadwal Anda seperti proyek yang lebih kecil yang tertanam dalam yang lebih besar. Terlepas dari ukuran proyek, ada garis waktu yang harus dipenuhi, sumber daya untuk dikelola, dan tim untuk ditugaskan. Anda perlu membuat semua orang bekerja sesuai kapasitas dan memantau kemajuan dan beban kerja mereka. Itu banyak yang harus dilakukan, di situlah ProjectManager masuk. Perangkat lunak pemenang penghargaan kami membuat Anda tetap teratur dan produktif.

Untuk membangun jadwal Anda dan kemudian manajemen membutuhkan alat yang kuat. Bagan Gantt online kami mengumpulkan tugas proyek Anda dan menambahkan tanggal mulai dan berakhir yang mengisi garis waktu proyek. Anda kemudian dapat menandai tugas untuk diprioritaskan sehingga tim Anda tahu apa yang paling penting untuk diselesaikan dan kapan. Untuk melacak kemajuan dengan mudah, seluruh jadwal dapat dipecah menjadi fase yang berbeda dengan fitur tonggak sejarah kami.

Biaya tenaga kerja dan sumber daya juga dapat dikumpulkan di Gantt. Setelah jadwal Anda selesai, Anda dapat memfilter untuk melihat jalur kritis dan bahkan menetapkan garis dasar, yang memungkinkan Anda mengukur varians proyek. Anda akan selalu tahu apakah Anda berada di jalur yang benar atau perlu melakukan penyesuaian untuk kembali ke jadwal. Jika Anda perlu mengubah sesuatu dalam jadwal Anda, cukup seret dan lepas tugas ke tanggal baru dan semuanya diperbarui secara otomatis.

Tim memiliki opsi untuk mengatur pekerjaan mereka sendiri dengan salah satu dari beberapa tampilan proyek kami, seperti daftar tugas dinamis atau kalender. Tampilan papan kanban memvisualisasikan alur kerja Anda sehingga manajer dapat melihat siapa yang mengerjakan apa. Ada juga fitur manajemen sumber daya yang memastikan tim memiliki apa yang mereka butuhkan tanpa membebani mereka. Halaman beban kerja kami membuat tugas tim Anda seimbang untuk produktivitas yang lebih besar.

Terakhir, mengomunikasikan kinerja proyek kepada pemangku kepentingan Anda membuat mereka senang dan memungkinkan Anda untuk mempertahankan jadwal Anda. Laporan sekali klik kami dapat difilter untuk hanya menampilkan data yang ingin Anda dan pemangku kepentingan Anda lihat. Ini juga mudah untuk dibagikan, baik sebagai PDF atau bahkan dicetak saat Anda melakukan presentasi kepada pemangku kepentingan. ProjectManager mengontrol jadwal Anda dan memberi Anda transparansi yang Anda butuhkan untuk tetap berada di jalur.

ProjectManager adalah alat berbasis cloud pemenang penghargaan yang membangun dan mengelola jadwal proyek, menjalankan rencana, memantau kemajuan, dan melaporkan kinerja. Ini adalah toko serba ada untuk semua kebutuhan manajemen proyek Anda. Lihat mengapa kami telah membantu puluhan ribu tim mengelola ratusan ribu proyek dan melakukan uji coba 30 hari ini hari ini.