Apa itu Scope Creep dalam Manajemen Proyek?

Bagaimana jika sesuatu dapat menyebabkan kematian proyek situs web yang ambisius? Pikiran pertama Anda mungkin bahwa sesuatu ini bisa berupa penundaan, kurangnya perencanaan, atau desainer yang tidak berpengalaman, tetapi sebenarnya ada sesuatu yang lebih berbahaya: scope creep .

Ketika proyek melampaui tujuan awal mereka, semakin banyak tugas yang menumpuk, sampai tenggat waktu terlewati dan semua orang kehilangan semangat. Setelah ini mulai terjadi, akan sulit untuk pulih.

Apakah Anda takut Anda atau organisasi Anda menyerah pada scope creep? Dengan perencanaan, komunikasi, dan ekspektasi yang berlebihan, Anda dapat menghentikannya.

Mari pelajari cara mengidentifikasi dan menghindari scope creep — sebelum itu terjadi.

Ketika Anda memutuskan untuk menangani proyek baru, hal pertama yang Anda lakukan adalah membuat rencana. Lingkup proyek adalah bagian dari perencanaan proyek dan melibatkan penulisan tujuan, hasil proyek, biaya, dan poin lain yang terkait dengan proyek.

Dalam lingkup proyek, Anda menguraikan segalanya, mulai dari tenggat waktu, tanggung jawab anggota yang berbeda, langkah-langkah pengendalian kualitas, dan total biaya proyek.

Ruang lingkup proyek, pada dasarnya, adalah panduan proyek untuk tim dan klien, dan sering disertakan dalam kontrak. Ini membantu semua orang untuk fokus pada tugas mereka dan memberi klien jadwal yang nyata untuk penyelesaian proyek.

Scope creep adalah ketika persyaratan dan hasil proyek melampaui visi awal. Dalam manajemen proyek, scope creep adalah salah satu penyebab utama kegagalan. Itu terjadi ketika permintaan baru mengalir yang melibatkan revisi tambahan, pembuatan ulang, desain ulang, dan persyaratan tambahan.

Ada banyak alasan mengapa scope creep muncul, terutama komunikasi yang buruk antara pemangku kepentingan proyek, dan kurangnya identifikasi awal tentang apa yang diperlukan untuk mengamankan tujuan proyek.

Berikut adalah contoh dari scope creep yang sedang beraksi:

Bayangkan Anda dan tim Anda sedang mengerjakan situs peluncuran WordPress untuk klien. Situs harus memiliki beranda, halaman tentang, dan toko online kecil. Batas waktu untuk menyelesaikan ini hanya tiga minggu. Meskipun ini adalah tenggat waktu yang singkat, namun, Anda dan tim Anda yakin bahwa Anda akan memiliki situs web dan berjalan tepat waktu.

Lagi pula, Anda telah membuat situs web WordPress di masa lalu dan Anda tahu persis apa dan berapa lama Anda harus menyelesaikan proyek. Tidak ada tantangan yang mencolok dan Anda memiliki semua alat dan sumber daya yang diperlukan yang Anda perlukan, berdasarkan ruang lingkup proyek yang awalnya ditentukan

Namun, seminggu dalam proyek, klien meminta lebih banyak fitur dan fungsionalitas tambahan di situs. Pada awalnya, mereka hanya meminta sedikit penyesuaian yang dapat Anda sertakan dalam lingkup proyek yang ada. Namun, mereka kemudian meminta perubahan yang lebih besar, seperti toko yang diperluas, menambahkan blog ke situs, menyesuaikan logo mereka, layanan SEO, dan membuat lebih banyak halaman yang tidak termasuk dalam perjanjian awal.

Sebelum Anda menyadarinya, ruang lingkup proyek telah berubah dari 'situs WordPress kecil dengan toko online' menjadi situs lengkap dengan banyak fitur dan halaman. Sayangnya, Anda tidak dapat lagi menyelesaikan proyek sebelum batas waktu tiga minggu.

Itulah hal jahat tentang scope creep: biasanya dimulai dari yang kecil, jadi Anda tidak menyadarinya sampai terlambat.

Berikut adalah beberapa penyebab scope creep yang umum dan dapat dihindari:

Tidak merencanakan permintaan tambahan adalah salah satu penyebab utama scope creep. Jika kontrak asli menetapkan bagaimana menangani persyaratan baru ini (yaitu meningkatkan tenggat waktu, meningkatkan biaya, mempekerjakan personel tambahan, dll.), maka ini tidak akan menimbulkan masalah, dan tidak dapat dianggap sebagai scope creep.

Tapi, dengan asumsi bahwa proyek akan berjalan tanpa perubahan pasti mengakibatkan tidak mampu menangani mereka ketika itu terjadi.

Kurangnya komunikasi adalah penyebab signifikan lain dari scope creep. Terkadang sebuah proyek hanya antara Anda dan satu klien. Di lain waktu, klien adalah seluruh perusahaan, dan itu berarti ada banyak petinggi yang ingin memiliki suara dalam desain.

Dengan siapa pun Anda bekerja, komunikasi yang buruk sering kali menyebabkan ekspektasi menjadi tidak terkendali. Bahkan jika Anda hanya melakukan ini sendiri, ada baiknya untuk mencari tahu apa yang Anda inginkan dan menjabarkannya dengan jelas sebagai serangkaian tugas dengan tenggat waktu.

Menumpuk terlalu banyak revisi dapat mematikan proyek desain web. Setiap situs akan memerlukan beberapa perubahan saat Anda mencoba menangkap visi klien, tetapi jika terlalu jauh, itu dapat menghambat jadwal sepenuhnya.

Tugas mini ini sangat kecil sehingga Anda mungkin tidak menyadari berapa banyak waktu yang mereka habiskan, tetapi mereka dapat melakukan beberapa kerusakan serius jika Anda tidak mengendalikannya. Praktik khusus dalam mengerjakan proyek yang melewati titik pengembalian yang semakin berkurang ini sering disebut pelapisan emas .

Lingkup proyek yang didefinisikan dengan buruk bisa berakibat fatal bagi keberhasilan proyek Anda. Jika anggota tim Anda, manajer proyek, dan pemangku kepentingan lainnya tidak jelas tentang persyaratan dan hasil proyek, maka tidak dapat dihindari bahwa akan ada gangguan di beberapa titik.

Scope creep dapat terjadi kapan saja selama proyek, tetapi ada beberapa tahap di mana Anda harus ekstra waspada

• Selama fase perencanaan awal, ketika mencoba menyusun daftar tujuan yang dapat dicapai secara wajar
• Setelah mengirim sesuatu ke klien, mereka mungkin meminta lebih banyak revisi dan tambahan daripada waktu yang Anda miliki, atau revisi yang akan memakan waktu terlalu lama untuk dilakukan.
• Ketika seseorang tidak dilibatkan dalam proses perencanaan, mereka mungkin datang belakangan untuk meminta perubahan.
• Pertengahan proyek, memungkinkan jumlah tugas yang tidak terbatas ditambahkan ke jadwal, dapat membuat proyek mulai terlihat kurang realistis.
• Ketika perencanaan selesai, dan Anda sedang mengerjakan tugas dengan keras, dengan lebih sedikit korespondensi, klien akan punya waktu untuk menghasilkan lebih banyak ide.
• Setelah satu tenggat waktu terlewati, lebih mudah untuk membiarkannya tergelincir sedikit dan menumpuk pada masalah.
• Tepat saat Anda akan menyelesaikan beberapa tugas terakhir, seseorang pasti akan berkata, “Tetapi bagaimana jika kita menambahkan…?”

Singkatnya, scope creep dapat muncul di setiap fase proyek, tetapi jika Anda sudah mengantisipasi kedatangannya, itu bisa lebih mudah untuk diwaspadai.