Manfaat rahasia ERP, terungkap

Apakah ERP Anda dapat membantu Anda mencapai tujuan Anda? Apakah lincah dan fleksibel? Apakah itu mudah beradaptasi dengan dunia kita yang berubah dengan cepat?

Atau apakah Anda menjalankan perangkat lunak yang dulunya canggih, tetapi sekarang macet? Terjebak karena penyesuaian yang membangun hambatan inovasi? Atau macet karena Anda tidak dapat membenarkan biaya dan upaya peningkatan karena Anda masih akan terkendala oleh teknologi yang lebih lama?

Jika Anda mandek, jalan terbaik Anda ke depan untuk mendapatkan manfaat ERP kemungkinan besar akan menggantikannya. Tapi selama beberapa dekade penggantian ERP disamakan dengan operasi otak, hanya diperuntukkan untuk kasus-kasus yang mengerikan. "Rip dan ganti" harus dihindari dengan cara apa pun. Hari ini, persepsi ini sudah ketinggalan zaman.

Ya, solusi ERP awal bersifat kaku dan tidak fleksibel, fungsionalitasnya terbatas, sulit diterapkan, dan bahkan lebih sulit digunakan. Namun dunia – dan bisnis Anda – terus berubah, begitu pula dengan solusi ERP generasi baru yang lebih fleksibel, didukung teknologi, menyediakan lebih banyak fitur dan fungsi, serta lebih mudah dipasang dan digunakan.

Manfaat ERP: Teknologi canggih memegang kuncinya

1. Kelincahan dan fleksibilitas
2. Kecepatan dan konektivitas
3. Peningkatan efisiensi

Kunci untuk membuka manfaat rahasia ERP ini adalah dalam memahami potensi dan kemudian memetakan rencana untuk mewujudkannya.

Apa yang membuat ERP generasi berikutnya saat ini begitu berbeda? Berbagai jenis teknologi canggih yang berbeda dapat disematkan dalam aplikasi perusahaan saat ini. Melalui jenis teknologi tertanam inilah sistem ERP baru memberikan nilai tambah. Tentu saja, beberapa vendor melakukan pekerjaan yang lebih baik daripada yang lain dalam memanfaatkannya.

Tabel 1 menyajikan beberapa hasil dari penelitian saya tentang nilai yang dirasakan dari beberapa teknologi ini. Studi ini mengumpulkan umpan balik dari 464 responden survei dari perusahaan dari segala bentuk dan ukuran.

Sementara persentase yang berkembang dari responden menganggap teknologi ini memberikan nilai yang kuat, rata-rata (secara keseluruhan) 30% tidak yakin dengan nilainya. Intinya, mereka berkata, "Tunjukkan padaku."

Mari kita mulai sekarang.

Pendekatan LEGO untuk ERP

Platform pengembangan dan arsitektur layanan mikro, tempat aplikasi dibangun, memberikan contoh sempurna dari manfaat rahasia ERP tersebut.

Untuk pembaca dengan latar belakang teknis, arsitektur layanan mikro didefinisikan oleh Wikipedia sebagai gaya arsitektur yang menyusun aplikasi sebagai kumpulan layanan yang digabungkan secara longgar. Untuk pembaca nonteknis, anggap itu sebagai membangun solusi dari satu set blok bangunan LEGO.

Pikirkan tentang bagaimana Anda membangun struktur dari LEGO. Setiap balok LEGO terbuat dari jenis bahan yang sama dan dihubungkan ke balok LEGO lainnya dengan cara yang sama – dalam banyak hal dapat dipertukarkan. Tetapi dengan memilih warna dan ukuran yang berbeda, dan menghubungkannya dengan desain yang berbeda, Anda dapat membuat struktur yang sangat unik.

Dan setelah dibangun, jika Anda ingin mengubahnya, melepas beberapa blok dan menggantinya tidak akan merusak bagian yang tidak terpengaruh.

Platform dan teknologi ini memberikan tingkat kelincahan, konfigurasi, dan ekstensibilitas yang membantu merespons perubahan.

Manfaat Cloud dan SaaS untuk ERP

Baik Anda menjalankan ERP di tempat atau di cloud pribadi atau publik, kemampuan untuk mengakses kapan saja, dari mana saja merupakan keuntungan yang signifikan. Pemberdayaan cloud membuka pintu untuk jenis konektivitas yang Anda butuhkan sebagai peserta aktif dalam ekonomi digital, namun hanya setengah dari peserta survei kami yang menganggapnya berharga. Jika kita mengajukan pertanyaan ini hari ini, mengingat perlunya jarak dan pekerjaan jarak jauh, ini kemungkinan akan berubah.

Tetapi ada manfaat lain untuk pindah ke cloud secara umum dan SaaS pada khususnya.

Kami melihat langganan perangkat lunak dengan cepat menggantikan lisensi tradisional. Saat Anda melisensikan salinan perangkat lunak, Anda bertanggung jawab untuk pemeliharaan dan peningkatan. Hal ini sangat penting mengingat fakta bahwa ketika diminta untuk memilih tiga tantangan teratas dalam mencapai nilai maksimum dari ERP, “ biaya dan gangguan pemutakhiran mencegah kami berinovasi ” berada di urutan paling atas dalam daftar.

Dengan solusi SaaS, penyedia solusi memikul tanggung jawab itu dan melakukan pekerjaan berat untuk Anda.

Kecerdasan buatan tertanam

Teknologi seperti pembelajaran mesin, pemrosesan bahasa alami, dan bentuk AI lainnya telah menjadi lazim dalam teknologi konsumen. Sekaranglah waktunya untuk membawa mereka ke dalam perusahaan, dengan menambahkan nilai dan menanamkannya.

Pelanggan Apple tidak menuntut kemampuan untuk berkomunikasi dengan perangkat seluler mereka. Apple baru saja mengirimkannya, bukan sebagai opsi dan tentu saja bukan tanpa menambah biaya. Tapi mereka tidak mengenakan biaya tambahan untuk itu. Produsen perangkat lain mengikutinya. Segera asisten virtual menjadi biasa, dan orang-orang menjadi ketagihan. Baru setelah itu orang-orang rela keluar dan membeli perangkat yang berdiri sendiri seperti Amazon Echo Dot dan Google Home.

Jangan salah – hal yang sama terjadi dengan aplikasi perusahaan.

Platform modern menambahkan tingkat konfigurabilitas dan ekstensibilitas yang memberikan kelincahan yang dibutuhkan untuk mengimbangi laju perubahan dalam teknologi dan bisnis. Cloud dan SaaS menambah kecepatan dan berkontribusi pada keterjangkauan.

Segera semua jenis teknologi AI akan tersedia secara umum untuk perusahaan, tetapi Anda tidak akan dapat memanfaatkannya jika Anda terjebak pada ERP lama.

ERP dan keuntungan RPA

Robotic Process Automation (RPA), seperti namanya, adalah tentang mengotomatisasi tugas-tugas rutin untuk membebaskan waktu untuk tugas-tugas yang lebih strategis yang memberikan nilai lebih. Selama beberapa dekade ERP telah mengklaim untuk merampingkan dan mengotomatisasi proses ini, tetapi istilah "otomatisasi" digunakan dengan cukup longgar, untuk sedikitnya.

Teknologi saat ini benar-benar memungkinkan tugas-tugas ini dilakukan dengan sedikit atau tanpa upaya manual. Contoh tugas rutin yang sebagian besar dapat diotomatisasi meliputi:

• Pengajuan biaya perjalanan
• Rekonsiliasi data untuk penutupan akhir bulan atau tahun
• Pencocokan tiga arah
• Menerapkan uang tunai ke faktur yang belum dibayar

Intervensi manual hanya diperlukan ketika pengecualian terdeteksi. Tentu saja, semakin banyak kecerdasan yang dapat Anda tambahkan ke proses otomatis ini, semakin sedikit jumlah pengecualian.

Menyematkan AI dan pembelajaran mesin memungkinkan RPA mendeteksi anomali dan mencegah kesalahan dengan lebih baik. Dengan kemampuan tambahan ini, semakin banyak digunakan dan semakin banyak data yang dikumpulkan, semakin banyak yang mereka pelajari dari waktu ke waktu. Solusi "ERP cerdas" saat ini tidak seperti aplikasi warisan masa lalu.

Menjadi cerdas: Manfaat ERP dengan analitik tingkat lanjut

Analitik tingkat lanjut, seringkali dalam bentuk analitik prediktif atau kognitif, adalah cara lain untuk membuat ERP lebih cerdas. Solusi ERP awal terkenal karena jauh lebih mudah untuk memasukkan data daripada informasi keluar. Anda harus tahu persis ke mana harus mencari dan bagaimana menuju ke sana untuk memiliki harapan mendapatkan jawaban. Dan Anda harus mengajukan semua pertanyaan karena solusi tidak menawarkan banyak cara untuk pemberitahuan masalah tingkat lanjut.

Itu semua berubah dengan sistem ERP baru. Saat ini pengguna sering disambut dengan dasbor berbasis peran yang dipersonalisasi dengan bagan dan grafik yang menarik secara visual. Dasbor ini menjadi portal mereka – bisa dikatakan pintu gerbang – ke semua data yang sebelumnya tersembunyi di aplikasi. Mereka mendapatkan peringatan dan pemberitahuan di dasbor tersebut dan di perangkat seluler mereka.

Tidak hanya antarmuka pengguna menjadi lebih intuitif, membuat sistem lebih mudah digunakan, beberapa bahkan telah belajar untuk "mendengarkan" dan "berbicara."

Semua solusi ERP modern melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam menyajikan data kepada Anda. Tetapi pengambilan keputusan berdasarkan data membutuhkan lebih dari sekadar pelaporan. Laporan standar membantu Anda menjawab pertanyaan yang relatif statis seperti: Berapa banyak yang saya jual menurut jenis atau wilayah pelanggan? Analytics menyajikan gambaran yang lebih besar dan dapat membantu Anda mengetahui pertanyaan apa yang harus diajukan seperti: Di ​​mana dan bagaimana saya akan paling berhasil dalam mendapatkan kembali dan/atau meningkatkan pendapatan?

Analitik yang lebih cerdas dapat menemukan pola yang menghasilkan lebih sedikit penjualan. Mereka dapat melakukan penilaian dan pemodelan prediktif untuk mengidentifikasi pola-pola tersebut lebih awal dan memanfaatkannya untuk pengambilan keputusan yang dipandu. Solusi paling cerdas kemudian akan terus belajar, menjadi lebih baik dalam menemukan masalah lebih awal.

Kiat evaluasi: Memperbaiki hari ini, merencanakan masa depan

Sekarang setelah Anda mengetahui manfaat ERP, bagaimana Anda menemukan solusi yang tepat?

Meskipun fitur dan fungsi penting, ada bahaya dalam membuat keputusan hanya berdasarkan apa yang Anda butuhkan saat ini, karena mungkin itu bukan apa atau semua yang Anda butuhkan di masa depan. Tahun lalu, Studi Solusi Perusahaan saya menemukan 90% perusahaan percaya bahwa mereka menghadapi beberapa tingkat risiko dalam bisnis atau industri mereka yang terganggu oleh produk baru, cara penjualan atau penetapan harga, model bisnis, atau kombinasi dari semua hal di atas.

Dan jangan lupakan semua bentuk gangguan tradisional seperti ekspansi, reorganisasi, dan masalah regulasi. Semua itu dapat berdampak besar pada persyaratan aplikasi bisnis, membuat kelincahan – kemampuan untuk berinovasi, berkembang, dan berubah dengan mudah – bahkan lebih penting daripada fungsionalitas saat ini. Untuk itu Anda memerlukan pendekatan inovasi yang tepat serta arsitektur dan platform yang tepat untuk mendukungnya.

Pertimbangan lainnya:

• Pengalaman pengguna, termasuk navigasi yang mudah, tampilan visual, dan personalisasi
• Kemampuan integrasi
• Kualitas pelaporan dan analitik bawaan
• ROI dalam hal penghematan biaya nyata dan/atau peningkatan pendapatan

Jika Anda menjalankan ERP yang sudah ketinggalan zaman, jangan membuat ulang apa yang Anda lakukan hari ini, tetapi lakukan otomatisasi, tingkatkan efisiensi dan produktivitas, berikan visibilitas tambahan, dan berikan diri Anda kemampuan untuk membuat lebih banyak keputusan strategis berbasis data.

Implementasi ERP, dilakukan dengan benar

Penggantian ERP lebih seperti penggantian sendi daripada operasi otak. Anda menderita dengan lutut atau pinggul gelandangan itu sampai Anda tidak tahan lagi dengan rasa sakit, atau tidak dapat berfungsi dengan baik. Banyak implementasi ERP saat ini mengalami kesulitan, dan mencegah bisnis menjadi fleksibel dan mencapai tujuan mereka.

Berikut adalah beberapa rekomendasi untuk perjalanan ERP yang sukses :

1. Jangan menunggu sampai pasien kritis . Menjalankan proyek implementasi ketika bisnis berada di bawah tekanan tidak mendukung pertimbangan, perencanaan, dan pelaksanaan yang cermat. Anda akan tergoda untuk mengambil jalan pintas yang mungkin nantinya akan Anda sesali.
2. Butuh tapi tidak mampu ? Pertimbangkan potensi penghematan biaya. Sebagian besar solusi ERP membayar sendiri dalam waktu kurang dari dua tahun. Jika dana modal tidak tersedia, pertimbangkan penerapan SaaS dengan biaya awal yang lebih sedikit.
3. Tetapkan tujuan dan ukur . Sebelum memulai proyek ERP Anda, putuskan metrik mana yang akan mengukur kesuksesan. Tetapkan garis dasar, tetapkan tujuan, dan ukur kemajuan terhadap tujuan tersebut. Saat Anda mencapainya, tetapkan tujuan lain. Terus mengukur dan menuai lebih banyak manfaat.

Implementasi ERP tidak mudah. Sama seperti operasi, akan ada beberapa waktu pemulihan – itu tidak berarti bisnis Anda berhenti. Itu hanya berarti Anda perlu lebih berhati-hati untuk memastikan pemulihan penuh, dengan hasil menjadi bisnis yang sehat yang dapat berfungsi lebih baik dari sebelumnya.