Tujuh aturan mudah untuk komunikasi email yang lebih efektif

Tidak peduli industri, bidang, karier, tanggung jawab sehari-hari, atau tugas Anda, komunikasi merupakan bagian integral dari kesuksesan Anda.

Hal ini terutama berlaku dalam SEO dan pembuatan tautan, di mana komunikasi sangat penting untuk mendidik klien, menjalankan kampanye, mengamankan tautan, dan presentasi hasil.

Email mungkin merupakan mode komunikasi utama di dunia digital saat ini. Jika Anda tidak dapat berkomunikasi dengan baik melalui email, kemungkinan besar Anda akan kesulitan.

Manfaat komunikasi yang efektif

1. Membangun kepercayaan, menetapkan ruang lingkup proyek, dan mendefinisikan harapan.
2. Menyampaikan dan menekankan informasi yang benar.
3. Mengidentifikasi hambatan tim dan memfasilitasi pemecahan masalah.
4. Memungkinkan kedua belah pihak untuk dipahami.
5. Memastikan kepuasan klien, tim, dan pribadi.

Kemampuan Anda untuk menampilkan diri dengan baik, mengomunikasikan ide-ide, dan pitch adalah dasar untuk sukses.

Biar saya perjelas, Pengetahuan, keterampilan, dan integritas sangat penting untuk bisnis apa pun. Tetapi mampu berkomunikasi dengan baik sangat penting dalam semua aspek pekerjaan.

Komunikasi yang baik meningkatkan nilai, menanamkan kepercayaan, membangun kepercayaan, menyelesaikan masalah, mengungkapkan hambatan, dan memfasilitasi hampir setiap bagian dari kampanye SEO dan hubungan dengan klien, supervisor, dan anggota tim.

Komunikasi bernilai ganda dalam pembuatan tautan, yang membutuhkan komunikasi satu-ke-satu dengan pemilik situs lain untuk mengamankan tautan. Anda perlu mengomunikasikan secara efektif MENGAPA adalah kepentingan terbaik mereka (atau audiens mereka) untuk ditautkan.

Aturan untuk komunikasi email yang efektif (dan penjangkauan)

1. Gunakan template untuk format.
2. Kenali audiens Anda.
3. Pimpin dengan nilai.
4. Jadilah jelas dan ringkas.
5. Bahasa aktif menang.
6. Kirim email lengkap.
7. Menindaklanjuti.

Apa tujuan email Anda? Setiap elemen email Anda (baris subjek, struktur, pilihan kata) harus mendukung itu.

1) Template: cara memformat email

Setiap orang telah menerima email yang diproduksi secara massal dengan template yang tidak mengandung kustomisasi.

Jika saya menerima satu lagi email “Webmaster yang Terhormat” …

Meskipun demikian, saya sangat percaya pada nilai template. Template mengarah ke sistem dan proses, yang mengarah ke email yang diformat dengan baik yang mudah dibaca dan dipahami (belum lagi menghasilkan).

Aturan praktis saya untuk menggunakan template atau tidak adalah:

1. Apakah saya mengirim banyak email ke audiens yang serupa?
2. Apakah saya akan mengirim email serupa di masa mendatang?
3. Apakah ada cara optimal untuk menyusun informasi untuk menyampaikan pesan saya?

Rahasia template yang baik adalah segmentasi daftar. Template Anda harus disesuaikan dengan audiens Anda, menyisakan ruang yang cukup untuk variasi sesuai kebutuhan.

Kecuali saya membalas utas atau mengirim email unik, kemungkinan besar saya menggunakan beberapa bentuk templat.

Bahkan email tulisan tangan mengikuti format umum (template AKA). Pikirkan tentang berbagai email yang harus Anda kirim setiap hari. Saya yakin ada beberapa template umum yang Anda ikuti, bahkan jika Anda menulis setiap email satu per satu.

Berikut contoh template yang sering saya gunakan:

Inilah yang saya gunakan ketika saya menyertakan penyebutan positif seseorang atau perusahaan mereka dalam sebuah postingan. Ini membantu saya membangun koneksi, memberi tahu mereka tentang fakta bahwa mereka telah disebutkan dan mengapa, dan bahkan mungkin memberi saya beberapa pembagian sosial.

Menciptakan proses adalah kunci efektivitas. Ide pengoptimalan ini seharusnya bukan hal baru bagi orang-orang SEO

2) Kenali audiens Anda

Aturan komunikasi yang paling penting adalah mendasarkan seluruh percakapan di sekitar audiens Anda.

Pikirkan tentang itu:

Bagaimana cara Anda berkomunikasi dengan rekan kerja? Seorang pengawas? Seorang klien? Teman baik? Orang tua Anda?

Gaya, nada, pilihan kata, dan cara komunikasi berbeda-beda pada setiap audiens. Ini komunikasi 101 – Anda perlu menyusun percakapan yang masuk akal dan efektif untuk audiens tersebut.

Inilah yang harus Anda ketahui tentang kontak Anda sebelum menyusun email:

1. Nama
2. Posisi judul
3. Kepribadian
4. Otoritas/pengaruh
5. Gaya komunikasi mereka
6. Seberapa sering mereka dilempar?
7. Hubungan profesional Anda.

Jika Anda mengirim email serupa, terlepas dari audiensnya, Anda berkomunikasi secara tidak efektif.

3) Komunikasi nilai-pertama

Selalu ada alasan MENGAPA Anda mengirim email.

Untuk berkomunikasi secara efektif, harus jelas mengapa Anda mengirim email, dan mengapa itu penting bagi orang yang Anda kirimi email.

Ini adalah bagian terakhir – mengapa email Anda penting bagi kontak Anda – itu yang paling penting. Memimpin dengan ini adalah bagaimana Anda menetapkan nilai, dan mendapatkan pertimbangan.

Anda tidak perlu menulis pengantar panjang tentang siapa Anda, atau mengapa apa yang Anda lakukan penting bagi dunia. Pimpin dengan nilai kepada audiens Anda.

Mengapa mereka harus peduli?

Semakin awal Anda dapat menjawab pertanyaan ini dalam email, semakin baik.

Saat mengedit template, langkah pertama saya adalah selalu memindahkan pernyataan "mengapa ini penting bagi Anda" ke atas (atau sedekat mungkin ke atas).

Berikut adalah email pitch yang sering saya terima:

Inilah cara saya membuat email ini menjadi yang utama.

Halo Cory,

Apakah Anda bekerja untuk meningkatkan bandwidth penjualan dan pemasaran Anda?

(baris khusus yang berbicara langsung dengan posisi orang atau perusahaan).

Di [dihapus] kami memberi Anda daftar B2B yang dipesan lebih dahulu untuk akun prospektif Anda, pembuatan prospek, dan layanan manajemen data, sehingga Anda memiliki klien sementara kami melakukan semua penelitian.

Kami mengkhususkan diri dalam:

• Generasi pemimpin White Paper.
• Pemeliharaan dan akurasi Data CRM.
• Riset intelijen pasar.
• Pemetaan pasar dan penilaian pasar.

Mari kita bahas bagaimana [dihapus] dapat membantu Anda mencapai tujuan Anda.

Apakah itu sempurna? Tidak – ini bukan urusan saya jadi saya tidak dapat mengerjakan ulang pesan atau penentuan posisi. Juga, saya tidak mencari untuk membeli atau membangun daftar outsourcing, jadi saya audiens yang salah.

Namun, versi yang diformat ulang ini memiliki nilai. Itu tidak membuang waktu. Jika tidak cocok, mereka dapat segera melanjutkan. Jika ya, kemungkinan besar mereka akan benar-benar membacanya dan membalas.

Harus selalu ada alasan MENGAPA Anda mengirim email.

Jangan mengubur lede Anda.

4) Jelas dan ringkas

Rahasia penulisan yang baik adalah penyuntingan yang bebas.

Tulis email Anda, lalu potong sebanyak mungkin. Kemudian potong sedikit lagi.

Saya suka memotong:

• Kata-kata sampah: itu, banyak, hal, seperti, terasa,
• Eufemisme: mengerti, mendengar, membantu, meluangkan waktu, memberi tahu saya, melihat ke depan, sejenisnya, mengikuti kursus, dll.
• Kata keterangan: benar-benar, secara khusus, sepenuhnya, terutama, dll.
• Kata ganti yang tidak tepat: pergantian yang tidak perlu. Pertahankan sebagai orang pertama sebanyak mungkin.
• Semuanya: jika saya bisa memotongnya, saya akan melakukannya.

Jangan membaca ulang email secara obsesif sebelum Anda mengirimnya. Sebaliknya, potong semuanya sampai Anda TAHU tidak ada sampah yang tersisa. Semua orang akan lebih bahagia karenanya.

5) Suara aktif adalah untuk manusia

Suara aktif mengomunikasikan perspektif dan rangkaian peristiwa yang benar dalam email.

Laporan email sangat bergantung pada suara aktif, karena suara pasif mungkin salah menggambarkan pekerjaan.

Bahasa pasif merampas komunikasi sebab dan akibat, membuatnya tidak jelas tindakan mana yang mengarah ke hasil mana, dan mengurangi nilai dalam komunikasi email Anda.

Jika Anda bergumul dengan suara aktif versus pasif, cari frasa yang canggung dan pikirkan siapa yang melakukan apa. Pastikan Anda tidak mengaburkan informasi, untuk alasan apa pun.

Beberapa contoh pasif versus aktif:

“Halaman itu dioptimalkan oleh SEO.” vs “SEO mengoptimalkan halaman.”

"Delapan tautan dibangun oleh tim sepanjang bulan." vs “Tim membangun delapan tautan bulan ini.”

“Peringkat telah meningkat dan lalu lintas pencarian telah ditingkatkan oleh upaya SEO gabungan kami.” vs “Upaya SEO kami meningkatkan peringkat dan meningkatkan lalu lintas pencarian.”

Suara pasif akan merusak nada Anda, membingungkan makna Anda, dan melemahkan posisi Anda.

6) Sertakan nada Anda

Jangan mengajukan permintaan untuk melempar. Jangan lakukan itu.

Itu sering terjadi:

Skenario kasus terbaik adalah "ya, kirimkan penawaran." Respons yang sama mungkin merupakan tujuan SEBENARNYA Anda – tautan, publikasi, liputan, rapat, dll.

Jangan membuat hidup lebih sulit dari yang seharusnya. Semua orang sibuk dan semua orang menerima terlalu banyak email. Kesopanan palsu tidak akan meningkatkan peluang keberhasilan promosi Anda, terutama jika Anda mengikuti aturan #2 dan hanya mengirim email saat Anda memiliki nilai tambah.

Email terbaik menjawab pertanyaan apa pun di email awal. Pertimbangkan audiens Anda dan pastikan Anda mencakup semuanya dengan alasan.

7) Tindak lanjut – Ini sopan

Jika Anda membuat tautan atau mengirim email promosi, Anda tidak melakukan pekerjaan Anda jika tidak menindaklanjutinya.

Mengirim email tindak lanjut bukanlah hal yang kasar – itu sopan.

Email tindak lanjut adalah tes lakmus yang baik untuk nilai email Anda.

Jika Anda yakin memiliki sesuatu yang berharga untuk ditawarkan, Anda tidak perlu malu untuk mengirim pengingat untuk memastikan orang tersebut memiliki kesempatan untuk meninjau email Anda.

Anda sebenarnya membantu mereka dengan memastikan mereka tidak melewatkan kesempatan yang masuk akal. Jika Anda tidak merasa seperti ini, Anda belum cukup menyempurnakan pendekatan Anda. Anda harus percaya pada nilai pesan Anda, singkatnya penjangkauan, tujuan kontak Anda.

Batas atas yang akan saya kirim adalah empat. Asli, dengan tiga pesan berulir.

Ini bukan untuk kontak yang memiliki hubungan yang jelas dengan saya – hanya ketika saya merasa seseorang benar-benar kehilangan email saya dan saya memiliki alasan yang berharga untuk menghubungi mereka.

Saya tidak dapat memberi tahu Anda berapa kali email ketiga (atau bahkan keempat) saya mendapat tanggapan positif. Orang-orang sedang SIBUK.

Jika Anda tidak menindaklanjuti dengan email awal Anda sama sekali, Anda kehilangan peluang besar.