Ini Hanya Berfungsi: Sederhanakan Alur Kerja Anda dengan Otomatisasi Perangkat Lunak

Briana Strauss, Partner Marketing Manager di Jotform, percaya pada kekuatan otomatisasi perangkat lunak untuk membantu menyederhanakan alur kerja Anda – dan dia membagikan caranya dengan tepat di This Just Works.

Sebagai pemasar, kami selalu mencari cara yang lebih baik dan lebih efektif untuk menjangkau pelanggan dengan informasi yang tepat pada waktu yang tepat, menciptakan pengalaman pemasaran yang mulus bagi pelanggan.

Melalui pembuatan serangkaian otomatisasi alur kerja, banyak tugas pemasaran biasa dapat diotomatisasi untuk membantu Anda mencapai hal ini, tidak hanya secara eksternal dan menghadapi klien tetapi juga secara internal dengan tim Anda sendiri. Menempatkan tugas seperti manajemen prospek, input data, dan manajemen proyek secara otomatis untuk menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas, sekaligus meningkatkan pengalaman pelanggan dan komunikasi tim.

Rekap ini mencakup cara menerapkan otomatisasi alur kerja dan memulai dengan alat yang tepat, menggunakan otomatisasi untuk meningkatkan pengalaman pelanggan, dan meningkatkan produktivitas tim.

Sesi ini dipresentasikan di This Just Works, anti-konferensi digital. Anda dapat melihat sesi lengkap (dan 14 pembicaraan lainnya) dengan mendaftar di sini dengan kode TJWAG2020.

Apa itu alur kerja otomatis?

Alur kerja otomatis adalah tumpukan teknologi yang bekerja bersama untuk bereaksi terhadap pemicu yang ditentukan yang menyebabkan tindakan lain menghasilkan hasil yang diinginkan.

“Contoh pemasaran sederhana dari ini adalah memiliki formulir kontak baru di halaman arahan situs web Anda yang diisi pelanggan untuk ditambahkan sebagai pelanggan ke daftar email Anda. Setelah kiriman diterima, dan mereka ditambahkan ke daftar email itu, dan itu terhubung dengan alat email mereka – mungkin Anda menggunakan alat seperti Kampanye Aktif untuk mengelola ini – dan mereka secara otomatis dikirimi email selamat datang, atau dipicu menjadi seri sambutan,” kata Briana.

Apakah Anda perlu menggunakan alur kerja otomatis? Briana menimbang:

“Alur kerja otomatisasi benar-benar dapat membantu tim dan perusahaan dari berbagai bentuk dan ukuran mulai dari perusahaan kecil atau pengusaha hingga perusahaan tingkat perusahaan. Ini dapat digunakan untuk meningkatkan upaya pemasaran Anda dengan pelanggan dan menghilangkan hambatan atau digunakan secara internal untuk meningkatkan produktivitas.”

Titik awal yang baik adalah memahami apa yang ingin dicapai oleh tim Anda. Dan ini akan membantu Anda menentukan alat dan alur kerja terbaik untuk digunakan.

Cara menggunakan otomatisasi alur kerja untuk meningkatkan pengalaman pelanggan

“Menambahkan otomatisasi dapat membantu meningkatkan pengalaman pelanggan dengan tim Anda dan dengan produk Anda. Saya selalu menyukai kutipan dari Mari Smith dari Social Media Influence tentang bagaimana konten adalah raja. Pertunangan itu adalah Ratu dan dia memerintah rumah. Saya pikir ini sangat relevan dengan otomatisasi pemasaran karena jika tim pemasaran Anda akan membuat konten yang luar biasa ini, bagian penting lainnya adalah memastikan konten ini menjangkau pelanggan Anda pada waktu yang tepat.”

Membuat alur kerja untuk pemasaran dapat membantu Anda memelihara prospek dan memberi mereka informasi yang relevan berdasarkan interaksi mereka di situs web Anda – dan seberapa rumit otomatisasi yang Anda inginkan.

Sebuah studi oleh Invespcro mengatakan bahwa otomatisasi pemasaran telah ditemukan rata-rata untuk mendorong peningkatan 14,5% dalam produktivitas penjualan dan pengurangan 12,2% dalam overhead pemasaran. Artinya, ini menciptakan dampak yang lebih besar bagi pemasaran Anda – dengan biaya lebih rendah.

Komponen kunci dari alur kerja pemasaran

“Otomasi alur kerja sepenuhnya dapat disesuaikan dan dapat serumit atau sesederhana yang Anda inginkan,” kata Briana.

Alat teratas untuk tumpukan pemasaran adalah:

• Alat pengumpulan data
• CRM
• Email Pemasaran

“Meskipun ada alat otomatisasi pemasaran lengkap yang dapat digunakan untuk membantu merampingkan upaya pemasaran Anda, ada juga cara yang lebih mudah untuk memanfaatkan berbagai alat perangkat lunak tanpa harus menginvestasikan ribuan dana pemasaran,” catat Briana.

Alat formulir dapat membantu Anda mengumpulkan informasi pengguna yang berharga itu dan memicu aliran informasi ke alat lain. Ini bisa sesederhana menyematkan formulir pembuatan prospek untuk mengumpulkan beberapa informasi pelanggan dasar untuk menjadi kontak lebih lanjut mengenai produk atau layanan.

Formulir pembuatan prospek sederhana dari Jotform.

Alur kerja otomatisasi dapat diatur dan dipicu untuk mengirim informasi ke CRM Anda.

Formulir pembuatan prospek baru diisi oleh pelanggan potensial. Mungkin ini tertanam langsung di situs web Anda. Ini dapat memicu kontak baru di CRM Anda dengan informasi yang dikirimkan terkait dan kemudian masuk langsung ke perwakilan penjualan untuk ditindaklanjuti.

Contoh bagaimana siklus penjualan dapat dimulai dengan formulir gen prospek.

“Bergantung pada alirannya, formulir pembuatan prospek yang sama ini juga dapat dikirim ke alat otomatisasi pemasaran, dan kemudian ditambahkan ke kampanye tetes untuk pemeliharaan lebih lanjut atau formulir yang sama kemudian dapat dikirim ke kendur untuk memicu peringatan ke saluran yang ditunjuk atau orang. Itu semua tergantung pada bagaimana Anda mengatur otomatisasi alur kerja Anda, ”kata Briana.

Otomatisasi pemasaran tidak hanya dapat membantu Anda mengubah prospek menjadi pelanggan, tetapi juga dapat membantu Anda terlibat dengan pelanggan yang sudah ada dan mendorong adopsi produk yang lebih baik dan pembelian tambahan.

Otomatisasi pemasaran email berguna karena menghilangkan tugas yang memakan waktu, seperti menyiapkan daftar email atau mengirim pesan yang lebih umum. Dan sebuah studi yang dilakukan oleh pengguna Salesforce mengatakan rata-rata otomatisasi pemasaran meningkatkan pendapatan penjualan sebesar 34%.

Beberapa otomatisasi pemasaran email teratas yang dapat Anda mulai adalah:

• Alur kerja selamat datang pelanggan blog
• Alur kerja keterlibatan ulang
• Alur kerja acara

Formulir yang memicu alur kerja email peristiwa otomatis.

“Apakah ini mungkin terlihat familier? Anda mengisi formulir pendaftaran sederhana dan memberikan beberapa informasi sederhana seperti nama Anda, email, dan membuat kata sandi. Dan kemudian kami secara otomatis mengirim email konfirmasi, membuat alur kerja otomatisasi pemasaran email sederhana, dan saya yakin menghemat banyak waktu dan energi tim pemasaran acara,” kata Briana.

Bagaimana otomatisasi pemasaran meningkatkan produktivitas tim

Otomatisasi pemasaran dapat digunakan untuk meningkatkan keterlibatan pengguna dan membantu merampingkan aktivitas berbasis klien. Ini juga merupakan cara yang bagus untuk meningkatkan produktivitas internal dan komunikasi tim yang efisien.

Tujuan akhir dari otomatisasi alur kerja adalah membuat organisasi Anda berjalan lebih efisien dan menghilangkan banyak tugas manual rutin – bahkan tim Briana menggunakannya!

“Perusahaan, termasuk saya sendiri, mendapat manfaat dari otomatisasi untuk:”

• Meningkatkan produktivitas
• Tetap terhubung dengan tim lokal dan global kami
• Untuk membuat proses kurang manual
• Minimalkan email
• Luangkan waktu bagi karyawan untuk mengerjakan tugas yang lebih penting

“Menurut sebuah studi oleh Imagine Innovation, bisnis yang memiliki alur kerja otomatis untuk tugas yang berulang dan manual telah berhasil meningkatkan produktivitas karyawan sebesar 12-15%. Dan ini benar-benar mulai bertambah ketika Anda bekerja di perusahaan yang lebih besar,” catat Briana.

“Di Jotform, kami menggunakan berbagai alat seperti Trello, Zoom, dan Slack untuk membantu semuanya, mulai dari manajemen proyek hingga pendaftaran webinar, dan komunikasi tim yang lebih baik. Kami adalah penggemar berat Trello untuk manajemen proyek, dan kami menggunakannya setiap hari untuk melacak permintaan proyek kami. Kami menggunakan formulir catatan untuk membuat formulir permintaan yang akan diisi untuk tugas tertentu – seperti mungkin permintaan desain atau permintaan salinan dari tim pemasaran kami.”

“Kami juga menggunakan otomatisasi untuk mengumpulkan pendaftaran webinar, dimulai dengan formulir pendaftaran khusus, dan kemudian secara otomatis mendaftarkan peserta untuk rapat dan webinar.”

Bagaimana membangun alur kerja untuk tim Anda

Ukuran perusahaan Anda akan menjadi salah satu faktor untuk membantu Anda memutuskan perangkat apa yang akhirnya Anda gunakan.

Untuk memberi tim Anda beberapa ide lain tentang bagaimana mereka dapat mulai menyederhanakan alur kerja mereka. Lihatlah proses perusahaan Anda saat ini untuk hal-hal yang memakan waktu atau manual yang dapat diotomatisasi, seperti:

• Membuat tugas
• Menghasilkan faktur
• Mengelola prospek
• Mengganti biaya karyawan
• Mengangkat karyawan baru
• Mengelola tiket TI
• Menyetujui permintaan liburan

“Tips bermanfaat lainnya yang ingin saya sertakan adalah saat memilih dan membangun tumpukan teknologi Anda. Baik itu untuk menghadapi pelanggan atau produktivitas internal. Sangat bagus untuk mencari alat dengan aplikasi dan integrasi asli. Ini memberikan lebih banyak alur kerja yang fleksibel dan skalabel yang dapat tumbuh bersama Anda seperti halnya perusahaan Anda,” catat Briana.

Dan coba tebak? Anda tidak memerlukan tim khusus untuk menyiapkan alur kerja otomatis ini.

“Banyak perusahaan berpikir demikian dan mereka tidak ingin menambah sumber daya. Tapi tahukah Anda, tidak, sebagian besar platform ini sekarang tanpa kode atau kode rendah untuk membuat pembuatan dan penerapan seperti alur kerja yang berbeda menjadi sangat sederhana dan mudah bagi tim Anda. Jotform, misalnya, memiliki platform tanpa kode, dan semua aplikasi dan integrasi kami dapat disiapkan dalam beberapa langkah sederhana. Jadi jangan biarkan hal itu menjadi penghalang masuk untuk menambahkan otomatisasi, karena ada begitu banyak alat hebat yang tersedia untuk membantu Anda dalam hal ini,” kata Briana.

Jadi berhentilah membuang waktu dan mulailah mengotomatiskan alur kerja Anda!

Untuk mengunduh rekaman lengkap acara digital This Just Works, buka di sini untuk mendaftar dengan kode TJWAG2020!