Enam langkah penting untuk menyajikan data secara persuasif

“Metode grafik memiliki keunggulan yang cukup besar untuk eksposisi fakta statistik di atas tabel. Kumpulan angka yang berat sangat melelahkan mata, dan pikiran populer tidak mampu menarik pelajaran yang berguna darinya seperti mengekstraksi sinar matahari dari mentimun. ”

-Arthur Briggs Farquhar dan Henry Farquhar dari Delusi Ekonomi dan Industri

Di kolom sebelumnya, saya membagikan bahwa visualisasi data adalah senjata rahasia Anda untuk mendongeng dan persuasi. Saya ingin menindaklanjutinya dengan tips yang dapat ditindaklanjuti tentang bagaimana Anda bisa lebih sukses dengan upaya Anda sendiri berbagi data dengan tim Anda.

Saya telah menghadiri pertemuan yang tak terhitung jumlahnya selama karir saya di mana klien atau kolega menyajikan data kepada saya ... menyakitkan. Ketika saya mengatakannya dengan menyakitkan, itu bukan karena mereka tidak bekerja keras dalam kampanye atau proyek dan memiliki wawasan yang luar biasa untuk dibagikan. Tetapi presentasi/pemberian wawasan dan tindakan yang sebenarnya bisa jauh lebih efektif. Dan sangat sepadan dengan usaha.

Menyajikan data secara persuasif adalah 'upaya terakhir', karena Anda sudah melakukan pekerjaan, secara mental merasa 'selesai', dan sekarang hanya berbagi pembelajaran dan langkah selanjutnya. Ini dapat dimengerti dan merupakan sifat dasar manusia. Pekerjaan terasa selesai, itulah sebabnya banyak pembuat konten melempar slide secara serampangan saat mereka siap untuk melanjutkan ke hal berikutnya. Hari ini saya ingin meyakinkan Anda untuk tidak melakukan ini dan sebagai gantinya meluangkan waktu untuk menyajikan data Anda dengan serius.

Jika Anda mengikuti enam langkah berikut, pertemuan Anda berikutnya dengan bos atau klien tidak hanya akan berjalan lancar, Anda akan memiliki peluang yang jauh lebih tinggi untuk memengaruhi orang itu untuk mengambil tindakan yang Anda inginkan.

Saya telah memberikan beberapa contoh untuk mengilustrasikan poin saya.

1. Sebelum masuk ke data, atur situasinya

Jangan pernah memulai presentasi ke grup dengan melemparkan bagan dan grafik di layar. Dan jangan pernah mempresentasikan ke grup hanya dengan membagikan Google Spreadsheet atau memproyeksikan laporan Google Analytics di atas kepala.

Buat dek cepat – ini tidak hanya lebih baik untuk mempresentasikannya, tetapi memberi tim takeaway yang lebih mudah untuk diedarkan secara internal dan eksekutif senior yang meneruskan konten jauh lebih mungkin untuk membuka dan mengklik.

Jadi, Anda sudah memulai presentasi. Pertama, luangkan waktu untuk membawa orang melalui apa yang Anda lakukan (secara visual, idealnya). Misalnya, apakah Anda baru saja menjalankan pengujian A/B pada laman landas baru? Bagus, tunjukkan slide dengan halaman lama dan halaman baru sebelum Anda melihat hasil sehingga kami dapat melihat apa yang Anda lakukan, bersama dengan tujuan mengapa Anda menjalankan tes khusus ini sejak awal.

Manfaatnya di sini adalah sekarang semua orang akan memulai presentasi Anda segera mengikuti logika Anda dan Anda akan mendapatkan lebih sedikit pertanyaan. Tim Anda mungkin awalnya menandatangani proyek, tetapi kemungkinan besar mereka tidak mengingat semuanya. Bantu mereka.

Sebagai contoh, jika kolega saya Krista Seiden akan mempresentasikan hasil dari proyeknya mendesain ulang situs Google Apps for Business, sebelum menyelami data, dia harus mulai dengan menunjukkan seperti apa tampilan situs lama.

2. Dapatkan satu takeaway yang jelas per slide, perbaiki visualisasi yang rusak, membingungkan, atau menyesatkan

Terlalu sering saya melihat eksekutif akun muda membuang semua data mereka pada satu slide (bahkan mungkin tidak divisualisasikan hanya sebagai daftar angka) karena mereka merasa perlu untuk menyampaikan semuanya terlebih dahulu dan lebih banyak data pasti bagus, karena kelihatannya lebih resmi bukan? Salah.

Tidak pernah memiliki slide dengan lebih dari satu bagan – itu terlalu banyak materi, tidak ada yang akan menyerapnya dan mata orang akan tertutup. Ini terlalu banyak informasi untuk membungkus pikiran kita dan masih mendengarkan presenter.

Ketika Anda mencoba untuk mengatakan semuanya, Anda tidak mengatakan apa-apa. Contoh apa yang tidak boleh dilakukan (empat grafik pada satu slide, terlalu banyak):

Lebih penting lagi, jangan pernah menyesatkan audiens Anda! Skala visualisasi pada bagan di bawah ini tidak hanya benar-benar rusak, tetapi upaya "lucu" untuk menggunakan ikon orang untuk mewakili bilah di bagan hanya menambah lebih banyak kebingungan. Sulit untuk menganggap serius siapa pun yang menggunakan grafik semacam ini, betapapun niatnya baik.

Beberapa grafik tidak ada harapan ...di bawah ini tidak hanya memiliki bilah 3D yang seharusnya tidak pernah Anda gunakan karena sangat membingungkan, tetapi ikon di atas bagan menambahkan lebih banyak lagi kebingungan. Belum lagi fakta bahwa bagan ini tidak memiliki label! Satu-satunya hal yang akan dibujuk oleh bagan ini adalah bahwa orang yang membuatnya mungkin tidak boleh mempresentasikan data ke tim Anda. Dan omong-omong, ini adalah bagan nyata yang disajikan seseorang dalam pertemuan agensi (diedit untuk melindungi yang tidak bersalah).

Melalui Ian Lurie

3. Sajikan data sesederhana & sebersih mungkin (sekarang mari kita lihat beberapa contoh bagus)

Jika Anda ingin membandingkan pertumbuhan aliran pendapatan atau preferensi konsumen yang berbeda di suatu sektor, Anda tidak perlu melakukan sesuatu yang mewah. Cukup plot data dalam grafik garis sederhana dengan label, sumber, dan judul. Mudah dan hasilnya sangat jelas!

Kita tahu dari grafik di bawah ini bahwa antara 2017 dan 2018, pendapatan layanan video online diproyeksikan melampaui box office. Tidak ada ruang untuk kebingungan atau cara apa pun untuk salah menafsirkan.

Itu terjadi pada kita semua – Anda membuat bagan yang tidak terlalu jelas. Tapi, ini bisa diperbaiki: cari tahu poin apa yang ingin Anda sampaikan dan remix data untuk menggambarkan, dengan jelas, apa yang ingin Anda komunikasikan.

Pengambilan besar dari grafik di bawah ini adalah pertumbuhan besar-besaran 216% dari internet sebagai sumber berita selama 10 tahun terakhir bagi konsumen. Tapi Anda tidak bisa melihatnya dengan baik di grafik pertama. Tebalkan satu titik data yang ingin Anda gunakan untuk menyampaikan maksud Anda dan juga pertimbangkan untuk menyebutkan perubahan persentase untuk memfokuskan audiens Anda pada seberapa besar trennya.

Sumber: flowdata melalui salah satu tantangan 'Visualisasikan Ini' untuk membuat visualisasi data menjadi lebih baik

4. Selalu sajikan data dengan konteks – jangan pernah berasumsi orang tahu apa yang Anda lakukan, bahkan tim Anda sendiri

Jadi, misalnya, jangan hanya menampilkan tren metrik selama bulan ini, tetapi overlay seperti apa tahun lalu untuk melihat dengan cepat apa artinya ini dibandingkan dengan kerangka waktu sebelumnya.

Google Analytics membuat ini sangat mudah dilakukan dan jauh lebih bermanfaat daripada bagan yang terlihat cantik dan naik dan ke kanan. Tentu, itu terlihat bagus, tapi apa artinya? Apakah angka-angka ini bagus? Kami tidak tahu. Konteks menjawab ini.

Selain itu, jangan pernah hanya menampilkan bagan seperti ini dengan sendirinya – sebagai gantinya, miliki kotak teks di bawah ini dengan sesuatu seperti panggilan perubahan persentase yang ingin Anda perhatikan dan alasannya. Beri tahu kami apa yang Anda ingin kami ambil dari data tersebut.

Dan ingat, seseorang harus dapat mengklik slide Anda dan mendapatkan pemahaman yang jelas tentang apa yang ingin Anda komunikasikan tanpa perlu Anda presentasikan.

Sebagai analis menafsirkan bukan hanya 'apa yang terjadi?' tapi kenapa?' dan apa artinya?' adalah apa yang memisahkan yang baik dari yang besar. Petunjuk untuk membuat hidup Anda lebih mudah: gunakan anotasi di Google Analytics untuk menambahkan info ke acara menarik langsung di produk, dan nanti saat Anda perlu berbagi data, Anda tidak perlu khawatir melupakan apa yang terjadi selama jangka waktu tersebut.

5. Memiliki detail tambahan dalam lampiran, tetapi Anda tidak perlu membacanya

Anda tidak perlu melalui setiap KPI dan metrik indikator dalam presentasi Anda, terutama yang bukan inti dari proyek Anda. Sebenarnya apa yang tidak Anda tunjukkan itulah yang membuat presentasi menjadi lebih baik. Tidak hanya lebih banyak data tidak membantu Anda menceritakan kisah Anda, tetapi juga akan melelahkan semua orang di ruangan itu dan Anda akan kehilangan perhatian.

Hanya ada begitu banyak yang dapat kami serap dalam sekali duduk, ditambah tugas kami sebagai analis dan pemasar untuk hanya membagikan informasi utama. Tawarkan lampiran untuk kedua CYA tetapi juga berikan detail jika seseorang ingin lebih memahami. Mereka dapat melakukan ini secara offline dan tidak membuang waktu grup.

6. Buat slide 'langkah selanjutnya' di mana Anda meringkas dengan tepat apa yang ingin Anda capai selanjutnya

Anda telah mempresentasikan proyek, sasaran, hasil, dan wawasan Anda. Anda telah membuat poin Anda dan membuat semua orang dibujuk untuk berpikir seperti yang Anda inginkan (melihat kenyataan, hore!).

Sekarang rangkum dengan apa, khususnya yang akan Anda lakukan dengan data ini dalam bentuk daftar tugas dan hasil kerja tim (seperti menjalankan pengujian baru, membuat orang memulai desain situs baru yang sangat dibutuhkan, atau menghapus produk yang tidak dibeli siapa pun dari katalog e-niaga Anda).

Kiat bonus: tinjau slide/presentasi Anda sebelum Anda mempresentasikannya

Latihan menjadi sempurna dengan presentasi, dan meskipun Anda mungkin tidak perlu berlama-lama mempersiapkan seseorang untuk menjadi pembicara utama suatu acara, Anda setidaknya harus melakukan apa yang ingin Anda katakan dengan cepat.

Ini sepadan dengan usaha, bahkan satu atau dua latihan melalui sesuatu tidak hanya akan membuat Anda nyaman dengan materi tetapi juga memperjelas apa yang dapat Anda hapus dari presentasi Anda.