Six Sigma dalam Manajemen Proyek: Panduan Singkat

Sudah ada selama tiga dekade, tetapi Six Sigma masih bisa menjadi teka-teki. Metodologi ini dapat berarti hal yang berbeda dalam berbagai organisasi atau keadaan, tetapi ada cara untuk menguraikan secara luas metodologi peningkatan proses bisnis ini dan menentukan permulaan, kebangkitan, penggunaan, dan implementasinya.

Ada beberapa reaksi terhadap Six Sigma dalam beberapa tahun terakhir, beberapa di antaranya dijamin dan akan dibahas, tetapi proses secara keseluruhan membuktikan alat yang berharga dalam mengurangi cacat dalam pembuatan produk, terutama ketika dipasangkan dengan pemikiran yang gesit, manufaktur ramping dan kemampuan alat manajemen proyek.

Apa Itu Six Sigma?

Untuk memulai, mari kita definisikan istilah Six Sigma. Seperti disebutkan, ini adalah metodologi yang digunakan untuk meningkatkan kualitas output dalam suatu proses. Ini dilakukan dengan terlebih dahulu mengidentifikasi, dan kemudian menghilangkan, penyebab cacat. Hal ini dicapai melalui serangkaian metode manajemen mutu yang menampilkan pendekatan empiris dan statistik. Seorang anggota staf dengan keahlian Six Sigma juga biasanya dipekerjakan untuk memantau prosesnya.

Six Sigma pertama kali diperkenalkan oleh insinyur Motorola Bill Smith pada tahun 1986 ketika terdaftar sebagai merek dagang. Tetapi 10 tahun kemudian ketika Jack Welch menjadikannya pusat dari strategi bisnisnya di General Electric, hal itu menjadi populer di dunia bisnis yang lebih luas.

Perangkat lunak manajemen proyek digunakan untuk persetujuan dan peninjauan kinerja proyek sesuai dengan praktik Six Sigma. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek yang menawarkan beberapa tampilan proyek dengan satu tampilan yang sangat ideal untuk Six Sigma; tampilan papan. Papan kanban memungkinkan manajer untuk memvisualisasikan alur kerja tim mereka dan ideal untuk otomatisasi alur kerja dan persetujuan tugas. Hal ini memungkinkan tim untuk meninjau dan menyetujui hanya kiriman yang memenuhi standar kualitas mereka. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Sejarah

Sementara Six Sigma mungkin telah menjadi merek dagang pada 1980-an, sejarahnya membentang lebih jauh ke belakang. Konsep ini diperkenalkan, meskipun dengan nama lain, sebagai kurva normal oleh Carl Friedrich Gauss (1777-1855). Ini dikembangkan lebih lanjut dalam variasi produk pada 1920-an ketika Walter Shewhart menunjukkan bahwa proses tiga sigma membutuhkan koreksi. Insinyur Bill Smith akhirnya merek dagang Six Sigma dan perkembangan inilah yang menyebabkan Motorola mendokumentasikan lebih dari $16 miliar tabungan.

Sejak tahun 1980-an, penggunaan Six Sigma telah diadopsi oleh perusahaan-perusahaan di seluruh dunia dan berkembang menjadi lebih dari sekadar sistem kualitas tetapi juga cara berbisnis. Ini telah digambarkan sebagai visi, filosofi, simbol, metrik, tujuan, metodologi dan banyak lagi.

Metodologi Six Sigma

Untuk tujuan kita, mari kita lihat Six Sigma sebagai metodologi. Metodologi Six Sigma digunakan untuk meningkatkan praktik bisnis dengan data statistik dan analisis untuk membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan fakta daripada tebakan terbaik. Ini dilakukan dengan mengendalikan variasi dan memahami apa yang menyebabkannya.

Proses kemudian dibuat lebih dapat diprediksi dan, oleh karena itu, menguntungkan bagi bisnis. Metodologi six sigma bukan hanya sesi pelatihan tetapi pendekatan yang didasarkan pada data dan menargetkan proyek dengan hasil bisnis yang dapat diukur. Pendekatan ini telah terbukti valid karena telah diterapkan di banyak industri yang telah mendokumentasikan penghematan dan kepuasan pelanggan.

Metodologi DMAIC

Alat inti dari pendekatan Six Sigma adalah peta jalan DMAIC, metode yang lebih ilmiah untuk pengembangan proyek. Ini adalah proses pemecahan masalah yang fleksibel dan formal yang mencakup lima langkah berikut:

1. Definisikan: Langkah ini digunakan untuk mengetahui masalah bisnis, apa tujuannya, sumber daya potensial, ruang lingkup proyek, dan garis waktu penyelesaian. Ini sering dirinci dalam piagam proyek, di mana apa yang Anda ketahui tentang proyek dikumpulkan dan fakta apa pun yang terkait dengan pekerjaan ditentukan, tujuan ditetapkan dan tim proyek dibentuk.
2. Ukur: Anda sekarang ingin menetapkan garis dasar untuk memiliki sesuatu untuk diukur saat Anda meningkatkan proses. Di sinilah Anda mengumpulkan data untuk menempatkan pekerjaan dalam konteks. Tim kemudian akan menentukan apa yang akan diukur dan bagaimana caranya. Semakin baik data, semakin baik kinerja sistem ini.
3. Analisis: Selanjutnya adalah mengidentifikasi apa yang mencegah kemajuan proses sehingga dapat dihilangkan. Sekali lagi, Anda akan menggunakan rencana pengumpulan data sampai Anda menemukan akar penyebab masalah. Proses ini melibatkan alat analisis yang kompleks, beberapa di antaranya meliputi: membuat daftar dan memprioritaskan penyebab potensial dari masalah, memprioritaskan akar penyebab untuk meningkatkan langkah, mengidentifikasi bagaimana input proses memengaruhi output proses dan membuat peta proses yang terperinci.
4. Tingkatkan: Uji dan terapkan solusi untuk masalah yang diidentifikasi menggunakan solusi kreatif untuk menghilangkan akar penyebab dan mencegahnya muncul lagi. Hal ini dilakukan dengan berbagai teknik brainstorming dan metode pemecahan masalah lainnya. Disarankan bahwa berfokus pada solusi paling sederhana dan termudah adalah yang terbaik. Uji solusi tersebut, dan cari tahu risiko apa yang melekat. Kemudian buat rencana implementasi, dan lakukan perbaikan. Diagram SIPOC sering digunakan dalam Six Sigma untuk melakukan langkah ini.
5. Pengendalian: Untuk memastikan bahwa perbaikan ini berkelanjutan, pantau dengan membuat rencana pengendalian. Pastikan untuk memperbarui rencana itu sesuai kebutuhan. Anda dapat mengembangkan bagan kontrol untuk menilai stabilitas peningkatan saat proyek bergerak maju.

Ada R diam yang ditambahkan beberapa organisasi ke DMAIC, yang merupakan singkatan dari Recognize. Ini adalah masalah prioritas, artinya tim mengenali masalah yang tepat untuk difokuskan pada waktu yang tepat.

Langkah-langkah DMAIC ini harus bertindak sebagai loop di mana Anda perlu mengulanginya dan menerapkan perubahan ke proses lain dalam proyek. Bagikan hasilnya dengan semua orang di proyek dan bahkan di luar organisasi untuk mengembangkan jaringan dukungan. Juga cerdas berterima kasih kepada peserta untuk menjaga moral yang baik tentang pekerjaan yang menyeluruh dan sulit.

Metodologi DMADV

Variasi pada DMAIC adalah metodologi DMADV. Meskipun kurang dikenal, ini adalah metodologi yang ideal untuk proses desain produk baru. Seperti DMAIC, ia berbagi tiga langkah pertama, meskipun mendefinisikannya dalam istilah yang sedikit berbeda.

• Tentukan: Tentukan proses dan tujuan desain proyek Anda.
• Ukur: Selanjutnya, identifikasi dan ukur karakteristik kritis terhadap kualitas produk, layanan, atau proses. Pastikan Anda tidak mengabaikan risiko dan kemampuan produksi.
• Analisis: Di sinilah Anda memilih desain terbaik setelah menganalisis data yang Anda kumpulkan dalam dua langkah pertama.
• Desain: Setelah Anda memiliki desain, mulailah membangun dan menguji produk, layanan, atau proses.
• Verifikasi: Anda memerlukan verifikasi dan validasi untuk memastikan keluaran desain Anda memenuhi persyaratan masukan desain dan bahwa produk Anda bekerja seperti yang dirancang dalam lingkungan dunia nyata atau kondisi simulasi yang dimaksudkan untuk meniru lingkungan tersebut.

Sama seperti DMAIC, Anda ingin melihat metodologi bukan sebagai akhir tetapi sebagai pengulangan terus menerus untuk merevisi dan meningkatkan. Mengikuti metodologi ini dari awal hingga akhir akan membantu Anda mengembangkan standar kualitas tertinggi. Ini mengarah pada peningkatan kepuasan pelanggan dan keuntungan yang lebih tinggi bagi perusahaan.

Mengapa Six Sigma?

Kredo Six Sigma dapat dipecah menjadi tiga pernyataan:

1. Upaya terus menerus untuk mencapai stabilitas dan hasil yang dapat diprediksi dari suatu proses adalah apa yang membuat bisnis sukses.
2. Ada karakteristik untuk manufaktur dan proses bisnis yang dapat didefinisikan dan diukur. Karakteristik ini dapat dianalisis untuk mengontrol dan meningkatkan proses.
3. Dari atas ke bawah, seluruh organisasi harus berkomitmen untuk mempertahankan peningkatan kualitas agar dapat dicapai.

Apa Saja Fitur Six Sigma?

Six Sigma bukanlah teknik pertama yang dikembangkan untuk meningkatkan proses, tetapi berbeda dari yang lain dalam tiga cara yang signifikan:

1. Ini berfokus pada pengembalian finansial yang terukur dan terukur.
2. Kepemimpinan sangat penting.
3. Data dan statistik adalah dasar pengambilan keputusan, bukan asumsi atau tebakan.

Terkait: 20 Template Proyek & Kerja Gratis untuk Excel

Lean Six Sigma

Six Sigma telah membuktikan dirinya mahir bekerja dengan tim kolaboratif sejak tahun 2000 ketika berkembang menjadi Lean Six Sigma. Ini pertama kali dikodifikasikan dalam buku Leaning into Six Sigma: Jalan Menuju Integrasi Lean Enterprise dan Six Sigma oleh Barbara Wheat, Chuck Mills dan Mike Carnell. Sejak itu, Lean Six Sigma telah digunakan di berbagai sektor ekonomi, seperti perawatan kesehatan, keuangan, dan rantai pasokan.

Lean Six Sigma menemukan sinergi antara dua gaya manajerial ini. Manajemen proyek ramping berfokus pada menghilangkan delapan bidang pemborosan: cacat, produksi berlebih, menunggu, bakat yang tidak digunakan, transportasi, inventaris, gerakan, dan pemrosesan ekstra. Six Sigma, di sisi lain, mencari perbaikan kualitas output proses dengan mengidentifikasi dan menghilangkan penyebab kesalahan untuk meminimalkan variabilitas dalam produksi.

Bersama-sama, kedua gaya saling melengkapi dengan membuat Lean mengekspos dari mana masalah dalam suatu proses berasal, sementara Six Sigma bekerja untuk mengurangi masalah itu. Ini menghasilkan siklus perbaikan yang positif dan aliran yang berkelanjutan.

Lean Six Sigma kemudian bekerja sama untuk memotong biaya produksi sambil meningkatkan kualitas dan kecepatan produksi, menjaga organisasi tetap kompetitif. Six Sigma mengurangi variasi dan Lean memiliki pandangannya tentang di mana ada pemborosan dan bagaimana menguranginya, yang keduanya membantu menghemat uang. Keduanya bekerja dengan baik dalam hal efisiensi, produktivitas, dan kontrol keuangan yang baik.

Six Sigma dan Agile

Karena metode tangkas terus berkembang dari telur pengembangan perangkat lunak di mana mereka ditetaskan, gaya telah menemukan dirinya dibebani dengan Six Sigma.

Manifesto Agile menyatakan sebagai prinsip ke-12 bahwa “secara berkala, tim merefleksikan bagaimana menjadi lebih efektif, kemudian menyesuaikan dan menyesuaikan perilakunya.” Tim tangkas berfokus pada peningkatan berkelanjutan, yang sesuai dengan kredo Six Sigma.

Tim tangkas dapat menggunakan Six Sigma untuk memecahkan masalah melalui data empiris karena metodologi menyediakan seperangkat alat untuk melakukan hal itu. Yakinlah bahwa Agile dan Six Sigma berpadu dengan baik.

Sertifikasi Six Sigma

Seperti metodologi lainnya, Anda bisa mendapatkan sertifikasi Six Sigma. Ini memverifikasi perintah Anda tentang metode keterampilan profesional dan diberikan sesuai dengan tingkat pengetahuan yang mengikuti klasifikasi sabuk yang serupa dengan yang digunakan dalam seni bela diri.

• Sabuk Hitam Master Bersertifikat (CMBB)

Level tertinggi dari sertifikasi Six Sigma adalah sabuk hitam master bersertifikat. Orang ini dapat membentuk strategi, mengembangkan metrik kunci, bertindak sebagai konsultan dan melatih mereka yang memiliki sabuk hitam dan hijau. Anda harus memiliki setidaknya lima tahun menjadi sabuk hitam Six Sigma.

• Sabuk Hitam Six Sigma Bersertifikat (CSSBB)

Turun satu tingkat membawa kita ke sabuk hitam Six Sigma bersertifikat. Mereka adalah ahli dalam metodologi dan mampu memimpin atau melatih tim dengan ikat pinggang di bawah mereka. Bagi mereka yang memiliki sabuk ini, mengelola proyek Six Sigma adalah pekerjaan penuh waktu mereka dan mereka memiliki pemahaman penuh tentang analisis statistik dan peningkatan proses.

• Sabuk Hijau Six Sigma Bersertifikat (CSSGB)

Mereka yang memiliki sabuk Six Sigma Green membuat, mengidentifikasi, dan menjalankan proses. Mereka tahu prinsip-prinsip Lean Six Sigma tetapi juga DMAIC. Mereka dapat memimpin tim pada proyek yang lebih kecil dan membantu mereka yang memegang status sabuk hitam. Fokus mereka adalah pada peningkatan kualitas, mengurangi pemborosan dan kesalahan saat mengumpulkan dan menganalisis data.

• Sabuk Kuning Six Sigma Bersertifikat (CSSYB)

Sabuk kuning Six Sigma berarti Anda memahami cara menggunakan Six Sigma di tempat kerja. Anda telah mulai meningkatkan proses dan membuat peta proses untuk menguraikan langkah-langkah dalam suatu proses. Anda tahu prinsip-prinsip pengumpulan informasi. Anda tidak dapat memimpin tim tetapi dapat mendukung sabuk yang lebih tinggi.

• Sabuk Putih Six Sigma Bersertifikat (CSSWB)

Sabuk putih Six Sigma berfokus pada dasar-dasar. Mereka memahami peran orang-orang di tim dan bagaimana anggota ini dapat meningkatkan efisiensi. Mereka belajar tentang DMAIC dan cenderung berkonsentrasi pada pengurangan limbah.

Kritik Six Sigma

Tidak semua orang dijual di Six Sigma. Pakar kualitas Joseph M. Juran mengatakan bahwa Six Sigma bukanlah hal baru. Baginya, hanya istilah yang berubah, tetapi pendekatan dasar untuk peningkatan kualitas tetap sama.

Harvard Business Review mencatat apa yang dilihatnya sebagai kekurangan dari teknik ini. Pertama, tidak memasukkan teknologi informasi. Mereka juga merasa itu elitis karena menunjuk orang yang disebut "sabuk hitam" yang ahli untuk menganalisis dan merancang versus termasuk seluruh tim.

Ada juga masalah dengan proses peningkatan bertahapnya, yang menurut sebagian orang menghalangi perbaikan radikal. Ini juga tidak cocok dengan pekerjaan yang berorientasi pada penemuan metode dan proses baru yang inovatif.

Sejak penciptaannya, bahkan seorang praktisi yang kuat seperti Jack Welsh telah mengakui bahwa ini bukan pendekatan holistik untuk semua tempat di perusahaan. Namun dalam pembuatan produk, kemampuannya untuk mengurangi cacat menjadi satu dari enam standar deviasi tetap standar dan memberikan hasil. Keputusan untuk menerapkannya pada proyek Anda, tentu saja, terserah Anda.

Bagaimana ProjectManager Membantu Dengan Six Sigma

Ketika Anda memahaminya, Six Sigma hanyalah cara lain untuk mengelola sebuah proyek. Ini mengukur data untuk menemukan rute yang lebih efisien untuk mencapai hasil akhir Anda. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan pemenang penghargaan yang memberi Anda data waktu nyata untuk membuat keputusan yang lebih berwawasan. Ini memiliki beberapa tampilan proyek untuk tim lintas fungsi untuk berkolaborasi dan membuat semua orang pada halaman yang sama dengan satu sumber kebenaran.

Tetapkan Garis Dasar pada Gantt Charts

Untuk memanfaatkan data waktu nyata itu, Anda harus membuat rencana. Salah satu tampilan proyek kami, bagan Gantt, adalah alat ideal yang menunjukkan kepada Anda seluruh proyek pada garis waktu. Anda dapat mengatur dependensi, tonggak, dan garis dasar untuk menangkap jadwal dan biaya untuk membandingkannya dengan upaya Anda yang sebenarnya setelah menjalankan proyek. Sekarang Anda memiliki data waktu nyata untuk melacak semuanya, mulai dari sumber daya hingga beban kerja.

Pantau Enam Metrik Proyek Dengan Dasbor Waktu Nyata

Data menjalankan Six Sigma dan setelah Anda menetapkan garis dasar di Gantt Anda, Anda dapat melihat data waktu nyata di seluruh perangkat lunak. Dapatkan tampilan tingkat tinggi dari dasbor langsung dan tidak diperlukan penyiapan. Kami mengotomatiskan pengumpulan dan penghitungan data, yang kemudian ditampilkan dalam bagan warna-warni dan grafik yang dapat dibaca sekilas. Lihat data real-time tentang kesehatan proyek, tugas, kemajuan, waktu, biaya, dan beban kerja Anda di satu tempat.

Selami data lebih dalam dengan laporan sekali klik yang memungkinkan Anda memfilter untuk hanya melihat apa yang ingin Anda lihat. Semua tampilan proyek kami melacak persentase yang diselesaikan pada tugas individu. Kami menawarkan pengguna Six Sigma banyak data untuk meningkatkan kualitas output mereka dalam suatu proses, menggunakan otomatisasi untuk menambah efisiensi dan persetujuan tugas untuk menjaga kualitas hasil di seluruh proyek.

Karena penggunaan metrik Six Sigma untuk mengukur terhadap garis dasar untuk melihat di mana ada masalah yang dapat diselesaikan untuk membuat proses lebih efisien, kebutuhan akan perangkat lunak manajemen proyek yang dinamis sangat penting. ProjectManager adalah alat berbasis cloud yang memantau kemajuan dengan dasbor real-time, membuatnya lebih mudah untuk menemukan masalah dan lebih cepat untuk menerapkan solusi untuk mereka. Cobalah gratis selama 30 hari, dan buktikan sendiri dengan uji coba ini.