Otomasi Bisnis Kecil: 6 Proses yang Harus Anda Otomatiskan

Saat Anda menjalankan bisnis kecil, setiap menit sangat berharga. Anda memiliki banyak hal di piring Anda dan hanya beberapa jam dalam sehari untuk menyelesaikannya.

Sebagian besar usaha kecil membuang waktu dengan tidak mengotomatisasi.

Sementara 40% perusahaan besar memiliki proses otomatis di setidaknya satu unit bisnis, hanya 25% bisnis kecil yang dapat mengatakan hal yang sama.

Banyak pemilik usaha kecil merasa bahwa otomatisasi hanya untuk perusahaan besar, tetapi itu tidak jauh dari kebenaran. Penelitian dari McKinsey menunjukkan bahwa meskipun usaha kecil cenderung tidak berinvestasi dalam otomatisasi daripada yang besar, mereka lebih berhasil saat melakukannya.

Jadi, bagaimana bisnis kecil Anda dapat memulai dengan otomatisasi?

Artikel ini menguraikan semua yang perlu Anda ketahui tentang mengotomatisasi bisnis kecil, termasuk proses apa yang harus diotomatisasi dan bagaimana memilih platform otomasi terbaik.

Apa manfaat dari otomatisasi bisnis kecil?

Usaha kecil terkadang enggan berinvestasi dalam otomatisasi, tetapi mengotomatisasi proses adalah keuntungan utama yang mereka miliki. 88% bisnis kecil mengatakan otomatisasi memungkinkan perusahaan mereka bersaing dengan bisnis yang lebih besar.

Otomatisasi akan memungkinkan bisnis kecil Anda untuk meningkatkan outputnya tanpa harus mempekerjakan lebih banyak orang. Selain itu, alat otomatisasi memungkinkan Anda untuk lebih didorong oleh data dan melacak ROI Anda secara lebih efektif, yang bahkan lebih penting untuk bisnis kecil yang kekurangan uang daripada untuk perusahaan besar.

1. Otomatisasi menghemat waktu tim Anda untuk fokus pada pekerjaan yang lebih berharga

Pekerja kantoran menghabiskan lebih dari tiga jam per hari untuk tugas manual yang berulang. Dan 51% mengatakan bahwa tugas administrasi digital yang berulang menghalangi pekerjaan utama mereka.

Otomatisasi mengambil tugas-tugas itu dari piring tim Anda. Dengan tanggung jawab yang paling berulang dan membosankan, karyawan dapat fokus pada hal-hal yang benar-benar mereka kuasai — pekerjaan strategis yang menambah keuntungan bisnis kecil Anda.

2. Otomatisasi menghilangkan kesalahan manusia

Siapa pun yang melakukan tugas yang sama berulang kali pada akhirnya akan membuat kesalahan. Misalnya, pemadaman Amazon Web Services pada tahun 2017 disebabkan oleh karyawan yang salah mengetikkan perintah selama debugging rutin.

Perangkat lunak otomatisasi tidak membuat kesalahan semacam itu. Alat otomatisasi menyelesaikan proses dengan cara yang sama persis setiap saat.

3. Otomatisasi memungkinkan pengambilan keputusan berdasarkan data

Perusahaan membuat keputusan yang lebih baik ketika mereka memiliki data untuk mendukung pilihan mereka. Tetapi menyusun dan menganalisis data dan berbagi laporan memakan waktu jika Anda harus melakukannya secara manual.

Otomatisasi memungkinkan bisnis untuk mensintesis sejumlah besar informasi tanpa melakukan banyak pekerjaan ekstra.

6 area yang harus diotomatisasi oleh bisnis kecil (dengan contoh)

Anda dapat mengotomatiskan hampir semua proses berulang. Berikut adalah beberapa area umum otomatisasi di mana usaha kecil bisa mendapatkan hasil yang besar.

1. Pimpinan dan manajemen kontak

Berurusan dengan prospek dan kontak secara manual bisa merepotkan. Pertimbangkan untuk mengganti spreadsheet yang rumit itu dengan otomatisasi CRM.

Formulir pendaftaran

Formulir pendaftaran di situs web Anda memungkinkan calon pelanggan ikut serta dalam daftar pelanggan Anda. Otomatisasi dapat mengambil informasi ini dan secara otomatis menambahkannya ke CRM dan daftar pemasaran email Anda. Segmentasikan kontak berdasarkan cara mereka mendaftar atau langsung memicu email selamat datang.

Skor memimpin

Setiap interaksi dengan kontak dapat menambah atau mengurangi nilainya bagi Anda. Tapi itu bukan sesuatu yang Anda ingin khawatir tentang menghitung secara manual.

Platform CRM dapat mengotomatiskan penilaian prospek dan mengambil tindakan saat skor berubah. Misalnya, ini dapat memberi tahu Anda saat kesepakatan memanas atau memicu kampanye pemeliharaan email saat kontak mencapai skor tertentu.

Segmentasi daftar

Segmentasi daftar kontak Anda adalah kunci untuk mengirim konten yang dipersonalisasi.

Anda dapat melakukan ini secara otomatis berdasarkan tindakan yang dilakukan seseorang. Misalnya, Anda dapat secara otomatis memindahkan prospek ke dalam segmen berdasarkan tahap transaksinya.

Contoh otomatisasi ini beraksi

Badan penelitian sosial, demografi, dan analisis data McCrindle perlu meningkatkan perolehan prospek dan tingkat konversi mereka. Penting bagi agensi untuk mempersonalisasi keterlibatan mereka, tetapi mengelompokkan daftar dan membuat konten membutuhkan waktu berjam-jam.

Otomatisasi dari ActiveCampaign memungkinkan McCrindle menawarkan perjalanan pelanggan yang dipersonalisasi dan efisien.

Saat pelanggan mengambil tindakan dalam corong, tim secara otomatis menerima tag dan skor prospek. Data ini digunakan untuk membuat profil untuk setiap pelanggan dan memberikan detail untuk segmentasi daftar.

Hasilnya adalah komunikasi yang dipersonalisasi dan rata-rata 34% rasio buka/klik pada kampanye mereka.

2. Pemasaran email

Pemasaran email memiliki laba atas investasi (ROI) yang luar biasa. Bisnis mendapatkan rata-rata $35 untuk setiap $1 yang dibelanjakan. Email memberi Anda saluran langsung ke audiens Anda dan membantu Anda membangun kesadaran merek.

Tetapi mengirim email yang profesional dan dipersonalisasi ke semua kontak Anda secara teratur lebih dari waktu yang dimiliki kebanyakan bisnis kecil. Perangkat lunak otomatisasi pemasaran email membuatnya lebih mudah.

Mari kita lihat beberapa jenis email otomatis yang dapat Anda kirim.

Selamat datang email

Saat kontak bergabung dengan daftar email Anda adalah saat mereka paling tertarik dengan apa yang Anda tawarkan.

Manfaatkan itu dengan mengirimkan email selamat datang otomatis — atau serangkaian email selamat datang. Ucapkan terima kasih kepada mereka karena telah mendaftar dan dorong mereka untuk mengambil tindakan pilihan Anda.

Email keranjang terbengkalai

Hampir 70% dari keranjang belanja e-niaga ditinggalkan. Ketika pelanggan meninggalkan keranjang mereka, keranjang yang ditinggalkan dapat secara otomatis memicu email yang mengingatkan mereka untuk kembali dan membeli barang.

Email ulang tahun dan hari jadi

Anda dapat memicu email berdasarkan ulang tahun kontak atau hari jadi mereka bergabung dengan daftar Anda. Anda dapat menyertakan penawaran khusus untuk membuat pelanggan merasa dirayakan.

Contoh otomatisasi ini beraksi

Morrow Audio memproduksi dan menjual kabel dan komponen audio kelas atas. Pendiri Mike Morrow menggunakan sejumlah otomatisasi email untuk mendapatkan dan mempertahankan pelanggan.

Misalnya, kampanye email troli dua email yang ditinggalkan menghasilkan pemulihan 26% dari troli yang hilang — yaitu $30.000 dalam penjualan yang hilang diperoleh kembali.

3. media sosial

Otomatisasi media sosial termasuk mengotomatiskan konten Anda untuk diposting di platform media sosial pada waktu tertentu. Tapi kemungkinannya jauh lebih dari itu.

Mendengarkan sosial

Mendengarkan sosial mengacu pada pemantauan platform media sosial dan memberi tahu Anda ketika seseorang menyebutkan merek Anda. Ini sangat berguna jika Anda berada di beberapa situs media sosial dan menginginkan alat terpadu untuk mendengarkan setiap saluran.

Iklan media sosial

Semua jejaring sosial utama mengizinkan iklan berbayar. Anda dapat menjangkau audiens yang ditargetkan di ruang di mana mereka sudah menghabiskan waktu.

Namun, mengelola iklan bisa merepotkan.

Integrasi

Anda juga dapat mengintegrasikan pengikut sosial Anda dengan proses Anda yang lain. Misalnya, Anda dapat secara otomatis menarik prospek media sosial ke dalam CRM Anda.

Contoh otomatisasi ini beraksi

Yes Supply adalah platform pengembangan dan pelatihan pribadi yang didirikan oleh Reese Evans.

Evans mengumpulkan kontak dengan menawarkan pelatihan gratis di situsnya. Pengunjung yang ikut serta mendapatkan konten gratis selama lima hari, setelah itu mereka menerima email untuk mendaftar ke kelas master.

Jika mereka tidak segera mendaftar, Evans menggunakan ActiveCampaign + Facebook Custom Audiences untuk menargetkan ulang prospek di media sosial.

4. Pemberitahuan dan pembaruan

Notifikasi adalah jenis otomatisasi yang memiliki manfaat besar, seperti peningkatan efisiensi dan kecepatan.

Notifikasi otomatis memberi Anda pembaruan tentang peristiwa penting, sehingga Anda segera mengambil tindakan. Misalnya, tim penjualan Anda bisa mendapatkan notifikasi saat status transaksi berubah. Tidak ada waktu yang terbuang dalam menanggapi perubahan.

Contoh otomatisasi ini beraksi

Sneleentaxi menggunakan ActiveCampaign CRM untuk mengelola prospek dan prospek. Pemberitahuan adalah kunci untuk mendapatkan kesepakatan dengan perusahaan besar.

Saat email non-konsumen digunakan, perwakilan penjualan akan diberi tahu, sehingga mereka dapat menindaklanjuti bisnis tersebut sebagai mitra potensial.

5. Dukungan pelanggan

Usaha kecil peduli dengan pelanggan mereka dan berkomitmen untuk menawarkan dukungan terbaik.

Tapi itu tidak mudah. Anda memiliki staf kecil — atau tidak ada staf — dan masalah dukungan datang setiap saat di berbagai saluran.

Otomatisasi dapat membantu.

Penugasan tiket

Terlepas dari saluran yang digunakan pelanggan, tiket dukungan dapat dialihkan ke orang yang tepat dengan segera.

Otomatisasi ini menyelamatkan karyawan dari keharusan memilah-milah email, pesan Facebook, pesan telepon, dan obrolan untuk menemukan dan menjawab pertanyaan prioritas tinggi.

Chatbots

Chatbots telah menjadi semakin populer dalam dukungan pelanggan. Meskipun chatbot terkadang mendapatkan reputasi buruk karena interaksinya yang tidak manusiawi, mereka dapat membantu bisnis kecil memberikan layanan yang luar biasa.

Mereka selalu siap siaga, mereka segera merespons, dan jika pertanyaan terlalu rumit untuk dijawab, mereka dapat mentransfer pelanggan ke agen manusia.

Chatbots telah terbukti meningkatkan penjualan rata-rata 67%.

Contoh otomatisasi ini beraksi

Sumber Terapi Anda adalah sumber terapi online yang menggunakan ActiveCampaign untuk otomatisasi pemasaran. Sangat penting bagi pendiri Margaret Rice untuk menyediakan layanan pelanggan terbaik.

YourTherapySource membuat pelanggan puas dengan fitur Percakapan. Percakapan menyediakan pesan dukungan pelanggan lintas saluran dengan kemampuan obrolan langsung dan otomatis.

Ketika seorang pelanggan menghubungi Sumber Terapi Anda, pesan tersebut dikirim langsung ke telepon Rice sehingga dia dapat segera merespons.

6. Pelaporan

Anda perlu memiliki gambaran besar tentang apa yang terjadi di perusahaan Anda, dan Anda perlu tahu apakah upaya pemasaran dan penjualan Anda membuahkan hasil.

Sayangnya, menyusun laporan yang diperlukan secara manual dapat membuang waktu yang berharga. Saatnya beralih dari grafik Excel dan menghasilkan laporan secara otomatis.

Contoh otomatisasi ini beraksi

Mari kita kembali ke McCrindle.

McCrindle menggunakan pelaporan CRM untuk mendapatkan visibilitas 360 derajat ke dalam perjalanan pelanggan melalui jalur pipa. Mereka dapat memecah data mereka berdasarkan saluran, produk, keluarga produk, dan persona untuk melihat kombinasi gambaran besar dan data granular.

Bagaimana menerapkan otomatisasi di bisnis kecil Anda

Bisnis dari semua ukuran mendapat manfaat dari otomatisasi, tetapi memulai bisa jadi menakutkan. Berikut beberapa langkah yang bisa Anda ikuti:

Langkah 1: Identifikasi peluang otomatisasi

Pertama, audit proses yang ada dan buat daftar apa yang harus diotomatisasi. Jangan khawatir tentang bagaimana Anda akan melakukannya.

Bicaralah dengan karyawan Anda tentang tugas mana yang menghabiskan sebagian besar waktu mereka. Kandidat terbaik untuk proses otomatis pertama Anda akan menjadi sesuatu yang membosankan dan berulang.

Mulailah dengan proses yang mudah dan kemudian kembangkan. Misalnya, mungkin Anda menghabiskan waktu terlalu lama untuk memasukkan prospek ke dalam spreadsheet. Menggunakan CRM untuk secara otomatis menghasilkan prospek dari bidang formulir adalah langkah sederhana yang akan membebaskan banyak waktu.

Langkah 2: Pilih alat otomatisasi

Sekarang, saatnya memilih alat untuk melakukannya.

Idealnya, Anda akan memilih alat otomatisasi bisnis yang dapat merampingkan beberapa proses penting di organisasi Anda. Buat daftar pendek perangkat lunak otomatisasi yang Anda minati dan jadwalkan demo dengan vendor.

Masuk ke demo dengan pengetahuan tentang anggaran Anda dan daftar fitur yang Anda butuhkan (serta beberapa yang bagus untuk dimiliki).

Langkah 3: Lacak dan analisis

Fitur pelaporan memberi Anda wawasan tentang operasi bisnis Anda dan membantu Anda membuat keputusan yang didukung data. Pastikan perangkat lunak otomatisasi Anda dapat memberikan analisis yang bermanfaat.

Misalnya, platform otomatisasi pemasaran email akan menunjukkan kepada Anda statistik tentang kinerja kampanye Anda, dan CRM akan membantu Anda memahami status saluran Anda.

Analytics penting untuk meningkatkan proses otomatis Anda di masa mendatang. Misalnya, Anda dapat melihat jenis email otomatis mana yang paling banyak berinteraksi dan menggunakan wawasan tersebut untuk menyesuaikan otomatisasi Anda yang lain.

Bagaimana memilih platform otomatisasi untuk bisnis kecil Anda

Faktor terpenting adalah perangkat lunak melakukan apa yang Anda inginkan. Buat daftar fitur yang Anda perlukan sebelum menyiapkan demo produk apa pun.

Berikut adalah beberapa hal yang harus dicari:

Harga

Untuk usaha kecil, harga selalu menjadi faktor. Itu tidak berarti pilihan murah selalu yang terbaik. Cari perangkat lunak dengan harga ramah bisnis kecil — yaitu, paket dasar terjangkau, tetapi juga memiliki fitur-fitur canggih yang dapat Anda kembangkan.

Integrasi

Pertimbangkan juga integrasi yang ditawarkan setiap alat. Semakin banyak perangkat lunak otomatisasi Anda dapat bekerja dengan tumpukan teknologi yang ada, semakin efisien bisnis Anda.

Skalabilitas

Pikirkan tentang proses yang ingin Anda otomatisasi hari ini dan proses yang ingin Anda otomatisasi besok — Anda tidak ingin berinvestasi dalam alat yang terlalu terbatas untuk kebutuhan Anda di masa mendatang.

Kesimpulan

Otomatisasi menyederhanakan proses Anda dan membuat Anda lebih kompetitif — terutama jika Anda adalah bisnis kecil.

Solusi pemasaran dan otomatisasi CRM ActiveCampaign ideal untuk bisnis kecil: terjangkau, intuitif di semua tingkat keahlian, dan siap berkembang bersama Anda.

Coba ActiveCampaign gratis hari ini.