Cara merampingkan proses persetujuan media sosial agensi Anda

Pemasaran media sosial membutuhkan banyak perencanaan dan pertimbangan yang matang.

Ketika sesuatu yang kecil seperti Tweet dengan kata-kata yang buruk bisa cukup untuk membawa Anda ke dalam masalah serius dengan reputasi merek Anda, proses persetujuan media sosial yang solid menjadi bagian penting dari strategi pemasaran apa pun. Masalahnya adalah, sulit untuk mempertahankan jadwal posting yang konsisten di semua saluran sosial Anda ketika Anda terus-menerus menunggu acungan jempol dari tim persetujuan Anda.

Ini bisa menjadi mimpi buruk bagi pembuat konten dan ahli strategi pemasaran saat mengelola alur kerja konten sosial. Bahkan dengan semua alat sosial yang hebat di pasar, mengelola proses persetujuan bisa menjadi tantangan tanpa rencana yang tepat.

Ada kabar baik—tidak harus seperti itu.

Ada banyak bagian yang bergerak untuk dipikirkan saat menyusun proses persetujuan media sosial. Memiliki proses dan alat yang tepat dapat membantu mengurangi ketegangan pada bisnis Anda dalam waktu singkat.

Jadi, di mana Anda memulai?

Langkah 1: Tentukan Proses Persetujuan Anda

Sebelum Anda mulai merampingkan proses persetujuan media sosial, Anda perlu mencapai keputusan tentang prioritas bisnis Anda sebelum posting ditayangkan. Bertanya pada diri sendiri:

• Siapa yang akan bertanggung jawab untuk membuat konten?
• Siapa yang bertanggung jawab untuk menyetujui konten itu?
• Siapa yang akan memastikan konten keluar tepat waktu?
• Pedoman apa yang Anda miliki untuk diikuti oleh pembuat dan pemberi persetujuan?
• Apa yang terjadi jika sesuatu menyelinap melalui celah-celah?

Jika Anda perlu mengirim konten sosial ke bos Anda setiap kali membutuhkan persetujuan, itu akan memakan waktu cukup lama untuk menyelesaikannya. Ini berarti Anda harus merencanakan ke depan untuk mencegah mereka menjadi hambatan saat Anda ingin berbagi konten. Semakin banyak Anda tahu tentang proses persetujuan media sosial Anda, semakin baik rencana Anda.

Ingatlah bahwa 70% agensi memiliki konten yang disetujui sekitar dua minggu sebelum memposting.

Contoh alur kerja persetujuan konten Anda mungkin terlihat seperti ini:

Pembuat konten > Manajer media sosial > Eksekutif merek > Tim penjadwalan

Langkah 2: Tentukan Tenggat Waktu

Setelah Anda tahu siapa yang akan terlibat dalam proses persetujuan media sosial Anda, mulailah menetapkan tenggat waktu untuk setiap tugas. Ingatlah bahwa tenggat waktu Anda tidak hanya mencakup panduan tentang waktu Tweet, tetapi juga:

• Saat setiap postingan, gambar, atau video perlu dibuat
• Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengoreksi?
• Kapan konten harus dikirim ke eksekutif atau komite persetujuan

Memiliki alat penerbitan media sosial seperti Sprout Social memudahkan untuk memposting konten yang disetujui ke beberapa jaringan sesuai dengan tenggat waktu yang ketat. Jendela "Tulis" memungkinkan pengguna untuk menjadwalkan dan mendistribusikan pesan secara efektif di seluruh jaringan media sosial, semuanya dari satu platform. Bahkan ada solusi persetujuan pesan yang terintegrasi sehingga orang dapat ditandai untuk meninjau dan menyetujui setiap posting sebelum ditayangkan.

Langkah 3: Latih Karyawan tentang Harapan Konten

Jika semua orang di tim pembuatan, persetujuan, dan penerbitan media sosial Anda mengetahui harapan grup mereka dengan setiap posting, pengalaman penerbitan Anda akan berjalan lebih lancar.

Dengan menunjukkan kepada setiap tim cara memperbaiki pekerjaan mereka sendiri saat mereka membuatnya dan membuat keputusan tanpa bimbingan, perusahaan memberdayakan tim sosial untuk menyelesaikan lebih banyak hal. Pertanyaannya adalah, bagaimana Anda melatih staf Anda untuk menghemat waktu sebanyak mungkin dalam hal menyetujui konten sosial yang berharga?

Opsi termudah adalah membuat panduan gaya. Panduan identitas untuk merek Anda harus mencakup detail tentang:

• Nada suara: Bagaimana Anda berbicara dengan pelanggan?
• Warna dan visual: Gambar atau logo seperti apa yang Anda gunakan?
• Berbagi media: Kapan pembuat konten harus menggunakan teks, video, gambar, atau konten lainnya?
• Tagar dan sebutan merek: Bagaimana Anda bisa memberi merek pada setiap kampanye?

AirBnb secara teratur memposting visual yang sangat menarik di seluruh saluran. Tetapi poin utamanya adalah warna, tema, dan tagar cocok di setiap jaringan. Keputusan mereka jelas mengikuti pedoman internal untuk merek mereka.

Langkah 4: Latih Tim untuk Menemukan Masalah Lebih Awal

Meskipun membuat panduan gaya adalah cara yang fantastis untuk menjaga tim media sosial Anda tetap fokus, selalu ada risiko bahwa sesuatu mungkin lolos dari celah. Ini terutama benar ketika Anda membawa produser konten baru ke dalam tim. Dengan mengingat hal itu, pastikan tim persetujuan Anda mengetahui cara menemukan koreksi lebih awal untuk membuat prosesnya secepat dan seefisien mungkin.

Tidak ada panduan satu ukuran untuk semua tentang seperti apa tampilan dan suara konten Anda, tetapi tim persetujuan Anda mungkin harus mencari masalah berikut:

• Bahasa kontroversial: Beberapa perusahaan lebih informal dengan posting sosial mereka daripada yang lain. Namun, istilah atau frasa kontroversial apa pun yang mungkin membuat pengikut Anda kesal harus dihindari dengan cara apa pun. Pertimbangkan untuk menambahkan harus menghindari istilah untuk panduan gaya Anda.
• Konten berkualitas rendah: Foto yang tidak sesuai dengan tema Instagram Anda yang ada, atau video yang diputar dengan buruk di Facebook dapat merusak reputasi Anda. Pastikan konten yang Anda publikasikan menyoroti citra merek Anda dengan cara yang positif.
• Pengoptimalan yang buruk: Jejaring sosial yang berbeda mengharuskan produsen konten untuk mengikuti aturan yang berbeda. Pertimbangkan untuk menyediakan daftar periksa untuk setiap saluran yang Anda gunakan agar tim tetap pada jalurnya.
• Kesalahan: Apakah ada kesalahan ejaan atau tata bahasa? Alat seperti Grammarly mungkin membantu di sini.

Langkah 5: Gunakan Alat untuk Mendukung Tim Anda

Salah satu masalah terbesar yang dimiliki perusahaan dengan proses persetujuan media sosial adalah tetap di atas semua pekerjaan strategi sosial. Untuk tim yang sangat kecil, spreadsheet dan tinjauan mingguan mungkin cukup untuk melacak apa yang dibuat dan apa yang masih perlu disetujui di lingkungan sosial.

Namun, jika perusahaan Anda memiliki lebih dari satu saluran atau profil sosial, Anda memerlukan opsi yang lebih canggih. Ingat, semakin sedikit waktu yang dihabiskan tim Anda untuk proses persetujuan, semakin banyak waktu yang mereka miliki untuk melibatkan audiens Anda, menanggapi pesan utama, dan membuat lebih banyak konten hebat.

Alat advokasi sosial seperti Bambu membantu menyelaraskan pesan merek dengan menyediakan sistem persetujuan antarmuka tunggal di mana tim dapat menyortir konten yang paling menarik untuk pesan merek Anda. Selain itu, ini memungkinkan tim untuk menyusun konten yang telah disetujui sebelumnya untuk dibagikan oleh advokat, dan mengakses informasi penting di seluruh perusahaan tentang pedoman, konteks kampanye, dan banyak lagi.

Langkah 6: Lakukan Post-Mortems di Postingan Anda

Setelah perusahaan menentukan proses persetujuan konten mereka, kerja keras tidak berhenti. Sangat penting bagi perusahaan untuk mengevaluasi kembali alur kerja mereka secara teratur untuk memeriksa tanda-tanda masalah atau kelemahan. Semakin Anda memeriksa proses persetujuan media sosial Anda, semakin mudah untuk melihat hambatan yang mungkin merusak efisiensi.

Proses persetujuan Anda tidak hanya harus bekerja secara efisien, tetapi Anda juga ingin melacak dan mengukur kinerja posting media sosial Anda untuk menyesuaikan pedoman Anda. Masalahnya adalah, tindakan sederhana untuk mengukur kinerja sosial Anda dapat menambah lebih banyak kerumitan pada strategi pemasaran media sosial Anda.

Lagi pula, perlu waktu untuk mengembangkan laporan media sosial yang kuat yang menawarkan semua panduan yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan yang tepat tentang praktik berbagi Anda. Sekali lagi, alat yang tepat bisa menjadi jawabannya di sini. Misalnya, Sprout menyediakan laporan siap presentasi tentang kinerja media sosial Anda, mulai dari laporan mingguan hingga umpan balik bulanan.

Langkah 7: Otomatiskan Dimana Anda Bisa

Terakhir, setelah Anda menentukan dan membuat proses persetujuan media sosial, saatnya mencari cara untuk lebih menyederhanakan pengalaman dengan alat otomatisasi. Misalnya, Anda tidak perlu mengirim pesan obrolan dan email yang memberi tahu anggota tim saat konten Anda siap untuk disetujui. Semakin cepat Anda dapat membuang waktu yang tidak perlu ini, semakin efektif strategi sosial Anda.

Dengan Sprout, yang perlu Anda lakukan hanyalah menautkan orang-orang di tim Anda yang bertanggung jawab untuk menyetujui kiriman ke konten dan mereka akan menerima pembaruan secara otomatis. Ingat, semakin Anda dapat menghindari keterlibatan eksekutif tingkat tinggi dalam proses persetujuan, semakin baik. Level C tim Anda kemungkinan akan sibuk dengan berbagai tugas setiap hari. Ini berarti mereka tidak akan selalu punya waktu untuk menyetujui setiap postingan Instagram.

Pertimbangkan untuk memilih pemimpin kampanye yang terlatih dalam tim pemasaran Anda untuk mengawasi proses persetujuan.

Menyederhanakan Persetujuan Media Sosial

Persetujuan media sosial adalah bagian penting untuk memastikan bahwa Anda mempertahankan suara dan citra merek yang sama di setiap saluran yang Anda gunakan untuk berinteraksi dengan audiens Anda. Sayangnya, tanpa strategi yang tepat, proses ini bisa memakan waktu dan rumit. Kabar baiknya adalah bahwa alat dan metodologi yang tepat dapat mempermudah Anda untuk menyederhanakan persetujuan untuk tim Anda dan mempercepat kampanye sosial Anda.