Apa yang perlu diketahui lembaga pemerintah tentang pengarsipan media sosial

Ada pengelolaan media sosial, lalu ada pengelolaan media sosial untuk instansi pemerintah. Lagi pula, siapa lagi yang dapat mengatakan bahwa postingan mereka dihitung sebagai catatan publik berdasarkan Undang-Undang Kebebasan Informasi (FOIA)?

Untuk menjaga kepatuhan terhadap hukum, organisasi pemerintah harus menerapkan praktik pengarsipan media sosial secara menyeluruh. Ini bukan pekerjaan yang paling menarik, namun penting untuk melindungi lembaga Anda dari risiko di masa depan. Ada sejumlah alat media sosial yang membantu lembaga pemerintah mengelola proses ini, tetapi sebelum menentukan pilihan, Anda perlu memahami pendekatan unik negara bagian Anda terhadap retensi catatan media sosial.

Dalam artikel ini, kami membahas dasar-dasar pengarsipan media sosial sehingga Anda dapat mengambil keputusan yang paling tepat.

Harap diperhatikan: Informasi yang diberikan dalam artikel ini bukan, dan tidak dimaksudkan sebagai, nasihat hukum formal. Harap tinjau penafian lengkap kami sebelum membaca lebih jauh.

• Apa itu pengarsipan media sosial?
• Mengapa pengarsipan di media sosial penting bagi lembaga pemerintah?
• Bagaimana dan kapan mengarsipkan konten media sosial
• Praktik terbaik pengarsipan media sosial
• Alat pengarsipan media sosial untuk memudahkan proses

Apa itu pengarsipan media sosial?

Pengarsipan media sosial adalah praktik mencadangkan konten yang dibagikan oleh dan dengan organisasi sehingga dapat dijadikan referensi di kemudian hari. Cadangan ini disimpan secara lokal oleh organisasi sehingga menjaga kepatuhan terhadap undang-undang pencatatan publik.

Tidak seperti catatan publik pada umumnya, catatan media sosial dapat langsung dilihat oleh publik setelah dibuat oleh lembaga Anda dan konstituen Anda. Komentar, balasan, sebutan, dan DM yang sah (yaitu, bukan spam), semuanya dapat dihitung sebagai catatan publik setelah dipublikasikan di profil sosial Anda.

Banyak—tetapi tidak semua—negara bagian telah mengeluarkan panduan khusus seputar catatan publik media sosial dan penyimpanannya. Kunjungi situs web departemen luar negeri Anda untuk mendapatkan panduan terkini mengenai praktik pengarsipan media sosial Anda.

Mengapa pengarsipan di media sosial penting bagi lembaga pemerintah?

Pengarsipan konten media sosial adalah praktik penting untuk menjaga transparansi. Tanpa adanya proses pencatatan khusus media sosial, organisasi Anda mungkin tidak dapat memenuhi permintaan FOIA untuk informasi tersebut.

FOIA mungkin telah diberlakukan pada tahun 1966, namun penerapannya cukup luas untuk diterapkan pada teknologi modern melalui definisi istilah “catatan”. Berdasarkan FOIA, catatan dianggap sebagai setiap tulisan yang dibuat atau diperoleh oleh suatu lembaga atau di bawah kendali lembaga pada saat permintaan. Itu termasuk buku, makalah, foto, video—dan tentu saja, konten media sosial.

Di media sosial, ini mencakup lebih dari sekedar konten postingan itu sendiri. Komentar, balasan dan suka juga dihitung sebagai catatan yang diperoleh yang juga harus diarsipkan di bawah FOIA. Bahkan pembaruan langsung, seperti postingan dari halaman Facebook Kota Las Vegas ini, tunduk pada praktik pengarsipan media sosial.

Instansi pemerintah bertanggung jawab untuk mengatur proses pengarsipan media sosial mereka sendiri. Platform mempertahankan konten media sosial, tetapi hanya untuk jangka waktu tertentu. Jejaring sosial—seperti Facebook, X (sebelumnya dikenal sebagai Twitter), Instagram, atau LinkedIn—adalah perusahaan swasta. Mereka tidak terikat oleh FOIA, oleh karena itu mereka tidak perlu menyimpan konten pengguna tanpa batas waktu. Setelah konten tersebut hilang, kemungkinan besar konten tersebut akan hilang selamanya.

Bagaimana dan kapan mengarsipkan konten media sosial

Media sosial dianggap sebagai catatan publik di seluruh AS, namun beberapa negara bagian memiliki undang-undang penyimpanan catatan publik yang unik yang berdampak pada bagaimana dan kapan mengarsipkan konten sosial.

Jika negara bagian Anda tidak memiliki undang-undang khusus tentang cara menangani pengarsipan media sosial, Administrasi Arsip dan Arsip Nasional menawarkan panduan untuk melakukannya dengan benar. Metode-metode ini meliputi:

• Menggunakan RSS Feed, agregator, atau metode manual untuk menangkap konten.
• Menggunakan alat yang dibangun di beberapa platform media sosial untuk mengekspor konten.
• Menggunakan antarmuka pemrograman aplikasi khusus platform (atau dikenal sebagai API) untuk menarik konten.

Jika agensi Anda menggunakan media sosial secara teratur di berbagai platform, Anda sebaiknya menggunakan pendekatan API. Kedengarannya rumit, tetapi alat dan layanan pihak ketiga ini menyederhanakan upaya manual yang memakan waktu untuk menggabungkan dan mengatur konten keluar dan masuk.

Aspek “kapan” pengarsipan media sosial sangat bergantung pada metode pilihan Anda. Jika Anda berencana mengarsipkan konten secara manual, Anda sebaiknya melakukannya setiap minggu atau bahkan setiap hari agar pekerjaan tidak menjadi terlalu membebani. Namun, jika Anda melakukan pengarsipan dengan dukungan alat, Anda dapat melakukan pengarsipan setiap tiga bulan.

Praktik terbaik pengarsipan media sosial

Ide untuk merekam dan menyimpan setiap postingan, komentar, dan interaksi di media sosial agensi Anda mungkin terasa menakutkan, namun jangan panik. Gunakan praktik terbaik ini untuk tetap patuh tanpa merasa kewalahan.

Tentukan peran dan tanggung jawab untuk manajemen arsip

Mengizinkan pengarsipan media sosial menjadi tanggung jawab semua orang tanpa menjadikannya sebagai tugas siapa pun akan membuat agensi Anda menghadapi banyak risiko. Hal ini terutama berlaku untuk organisasi yang mengelola beberapa profil di seluruh platform. Semakin banyak informasi yang Anda bagikan di media sosial, semakin mudah sebuah catatan hilang.

Hindari nasib seperti ini dengan mendefinisikan peran dan tanggung jawab pengarsipan bersama pemangku kepentingan utama di media sosial. Bekerja sama untuk mengidentifikasi hal-hal berikut:

• Siapa yang akan menjadi penanggung jawab pengarsipan media sosial? Individu ini bertanggung jawab untuk mengembangkan dan memelihara proses pencatatan terkini yang berkaitan dengan media sosial. Mereka juga bertanggung jawab untuk melakukan atau mendelegasikan tugas pengarsipan sesuai irama yang ditetapkan organisasi Anda.
• Seberapa sering postingan harus diarsipkan? Seperti disebutkan sebelumnya, hal ini sangat bergantung pada metode pengarsipan pilihan Anda.
• Di mana konten yang diarsipkan akan disimpan dan siapa yang dapat mengaksesnya? Membuka file di penyimpanan bersama membuat lembaga bertanggung jawab atas pelaku jahat yang mungkin merusak konten yang diarsipkan. Agar aman, tentukan di mana catatan (dan cadangannya) dapat disimpan dengan aman.

Perkuat apa yang dianggap sebagai catatan publik sejak dini dan sering

Ketika orang memikirkan 'FOIA', mereka membayangkan dokumen, foto, dan email. Sebaliknya, postingan media sosial biasanya tidak menjadi perhatian utama. Tim Anda bertanggung jawab untuk memastikan setiap anggota staf di seluruh organisasi Anda memahami definisi sebenarnya dari catatan publik dan apa saja yang termasuk dalam media sosial.

Gabungkan informasi tentang jenis konten yang dianggap sebagai catatan publik di negara bagian Anda selama pelatihan staf dan sesi orientasi. Perbarui kebijakan media sosial Anda untuk menyertakan hal-hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan secara eksplisit pada kepatuhan media sosial. Terkadang, hal ini mungkin terasa seperti komunikasi yang berlebihan, namun jika menyangkut sektor publik, lebih baik aman daripada menyesal.

Tinjau kembali kebijakan media sosial Anda secara teratur

Jaringan media sosial sering berubah, dan perubahan tersebut bisa berupa apa saja—mulai dari persyaratan layanan baru hingga fitur baru. Semua pembaruan ini dapat mengakibatkan perubahan pada pendekatan organisasi Anda terhadap proses pengarsipan media sosial. Itulah mengapa penting bagi Anda untuk meninjau kembali kebijakan media sosial Anda secara rutin.

Kebijakan media sosial yang baik membahas sejumlah topik, termasuk pedoman akun pribadi, peraturan asosiasi organisasi, dan pedoman hukum. Topik-topik ini tidak bersifat statis, jadi sebaiknya Anda membahasnya kembali secara berkala atau ketika terjadi perubahan besar pada platform.

Alat pengarsipan media sosial untuk memudahkan proses

Kini setelah Anda memiliki beberapa praktik terbaik sebagai referensi, Anda siap untuk memeriksa beberapa alat. Platform berikut akan membantu Anda mengelola kebutuhan kepatuhan tanpa mengorbankan efisiensi.

1. Kecambah Sosial

Sprout Social menyatukan penjadwalan, pelaporan, mendengarkan, dan pengarsipan media sosial ke dalam satu alat terpusat, mendukung alur kerja yang lebih efisien untuk lembaga pemerintah. Jika ada permintaan catatan, pemasar dapat menampilkan postingan tertentu dengan menggunakan alat pencarian di bagian Penerbitan . Komentar dan balasan yang relevan dapat ditemukan menggunakan alat pencarian di Kotak Masuk Cerdas.

Instansi pemerintah juga dapat menggunakan Ekspor Kotak Masuk Sprout untuk dengan cepat mengekspor postingan, pesan, dan ulasan dari Kotak Masuk Cerdas ke dalam file CSV untuk tujuan pencatatan. Ekspor ini memberikan dokumentasi yang jelas tentang metadata granular, termasuk jenis pesan dan stempel waktu, pengguna Sprout yang mengirim atau mengedit setiap pesan, dan tautan permanen ke pesan di jaringan asli.

Minta demo

3. ArsipSosial

ArchiveSocial adalah solusi pengarsipan media sosial yang didukung oleh CivicPlus. Alat ini mendukung pemasar di lembaga pemerintah dengan penyimpanan catatan waktu nyata yang dilakukan sesuai dengan undang-undang pencatatan publik. Meskipun CivicPlus menawarkan portofolio solusi untuk organisasi sektor publik, ArchiveSocial adalah solusi titik yang berfokus sepenuhnya pada pengarsipan.

3. Pembeku halaman

Pagefreezer adalah solusi pengarsipan digital real-time lainnya yang mendukung retensi aktivitas web dan media sosial. Alat ini memungkinkan organisasi dari berbagai ukuran untuk secara permanen menyimpan konten digital di media sosial dan media sosial lainnya, lalu mengakses arsip tersebut dan memutarnya kembali seolah-olah masih ada. Meskipun Pagefreezer menawarkan lebih dari sekadar pengarsipan sosial, mereka tidak menawarkan kemampuan penjadwalan, pelaporan, atau mendengarkan media sosial apa pun.

Sederhanakan pendekatan Anda terhadap pengarsipan media sosial dengan Sprout

Dengan Sprout Social, lembaga pemerintah dapat mengkonsolidasikan pengelolaan dan pengarsipan media sosial dalam satu item anggaran, sambil mempertahankan tingkat kepatuhan yang kuat.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana Sprout membantu lembaga pemerintah menciptakan hubungan yang lebih kuat dengan konstituennya melalui kekuatan media sosial, jadwalkan demo hari ini.

Penafian

Informasi yang diberikan dalam artikel ini bukan, dan tidak dimaksudkan untuk, merupakan nasihat hukum formal; semua informasi, konten, poin, dan materi adalah untuk tujuan informasi umum. Informasi di situs web ini mungkin bukan informasi hukum atau informasi lainnya yang paling mutakhir. Penggabungan pedoman apa pun yang diberikan dalam artikel ini tidak menjamin bahwa risiko hukum Anda berkurang. Pembaca artikel ini harus menghubungi tim hukum atau pengacara mereka untuk mendapatkan nasihat sehubungan dengan masalah hukum tertentu dan harus menahan diri untuk tidak bertindak berdasarkan informasi dalam artikel ini tanpa terlebih dahulu mencari nasihat hukum independen. Penggunaan dan akses terhadap artikel ini atau tautan atau sumber apa pun yang terkandung dalam situs tidak menciptakan hubungan pengacara-klien antara pembaca, pengguna atau browser dan kontributor atau firma hukum yang berkontribusi. Pandangan yang diungkapkan oleh kontributor artikel ini adalah milik mereka sendiri dan tidak mencerminkan pandangan Sprout Social. Segala tanggung jawab sehubungan dengan tindakan yang diambil atau tidak diambil berdasarkan isi artikel ini dengan tegas disangkal.