5 Tips untuk menyelenggarakan konferensi atau acara virtual yang sukses

Dengan pandemi COVID-19 yang membatasi perjalanan dan pertemuan tatap muka yang ramai, konferensi dan acara virtual telah menggantikan rekan-rekan tatap muka mereka. Alih-alih gangguan ini memperlambat perencanaan, sepertinya ada lebih banyak acara dari sebelumnya, antara webinar dan acara peluncuran serta konferensi industri.

Karena seberapa umum acara virtual ini sekarang, persiapan dan strategi yang mapan adalah kunci untuk menonjol dari keramaian. Acara virtual bukanlah konsep baru. Bisnis langsung ke konsumen sering kali memiliki peluncuran produk khusus digital dan fitur media sosial hanya membuatnya lebih mudah dan lebih mudah.

Jika Anda menyelenggarakan konferensi atau acara virtual untuk pertama kalinya, bekali diri Anda dengan kiat-kiat ini untuk pengalaman yang sukses.

Jenis konferensi & acara virtual

Banyak acara tatap muka dapat diubah menjadi pengalaman digital selama Anda memasukkan perencanaan yang diperlukan sebelumnya. Konferensi industri yang sarat dengan presentasi dan pembicara bekerja dalam pengaturan virtual tetapi Anda juga harus memikirkan bagaimana bagian jaringan yang biasa dari acara tatap muka akan bekerja secara virtual. Orang-orang pergi ke acara semacam ini sebagian untuk percakapan dadakan dan acara jaringan satelit yang muncul.

Di luar konferensi industri, kami telah melihat banyak contoh acara virtual termasuk festival, konser, peluncuran produk, pertemuan perusahaan, dan bahkan happy hour. Ada alternatif virtual yang tersedia untuk hampir semua jenis acara di luar sana.

1. Anggaran, anggaran, anggaran

Hanya karena ini adalah acara virtual, bukan berarti Anda bisa membuang anggaran Anda. Ya, Anda akan dapat menghemat pencetakan, dukungan teknis tatap muka, reservasi tempat, dan papan nama tetapi tidak menghapus pemasaran sepenuhnya. Acara virtual memang memiliki overhead yang lebih rendah daripada acara tatap muka, tetapi semakin banyak aktivitas dan kehadiran yang Anda miliki, semakin banyak anggaran yang harus Anda keluarkan, terutama untuk teknologi pendukung.

Mengganti tempat acara adalah perangkat lunak atau aplikasi yang akan Anda gunakan untuk menyelenggarakan acara. Jumlah peserta, baik pembicara maupun peserta, dan tingkat interaksi yang Anda inginkan akan menentukan jenis platform manajemen yang akan Anda gunakan. Beberapa acara telah berlangsung sepenuhnya di Instagram Live sementara yang lain adalah video pra-rekaman yang dirilis pada waktu yang dijadwalkan.

Sponsor adalah bagian utama dari perencanaan acara jadi jika Anda ingin tetap mengirimkan barang curian atau menyelenggarakan happy hour virtual, pastikan untuk menyesuaikan rencana sponsor Anda dengan apa yang mungkin dibutuhkan oleh acara virtual. Toko langsung yang akan hadir di acara itu? Sekarang bisa menjadi toko dropship online dengan penawaran atau penawaran khusus untuk peserta..

Item penganggaran lain yang perlu Anda pertimbangkan yang terkait dengan acara virtual meliputi: promosi media sosial yang besar, teks langsung, moderasi komentar, dan hosting video dan dokumen setelah acara selesai. Acara yang lebih kecil seperti webinar dan streaming langsung sepanjang hari tidak memerlukan semua ini, jadi tinjau apa yang harus Anda prioritaskan dan apa yang dapat Anda potong dari anggaran Anda.

2. Campurkan streaming langsung & video yang direkam sebelumnya

Memutuskan jadwal Anda dan menuju ke pembicaraan yang tidak ingin Anda lewatkan adalah bagian penting dari sebuah konferensi. Manfaat dari acara virtual adalah Anda biasanya dapat menonton pembicaraan yang Anda lewatkan. Tapi, apa gunanya menghadiri jika Anda hanya bisa menonton nanti? Tingkatkan acara Anda dan buat mereka lebih menarik bagi peserta langsung dengan streaming langsung yang menyenangkan, ruang pertemuan virtual atau obrolan diskusi dan materi interaktif lainnya.

Video yang direkam sebelumnya membuat speaker Anda bebas dari masalah teknologi apa pun dan juga memungkinkan untuk diedit jika diperlukan. Di akhir setiap sesi mereka, Anda dapat meminta pembicara bergabung baik di video langsung atau di ruang obrolan untuk menjawab pertanyaan, seperti dalam acara tatap muka.

Akademi Ilmu Pengetahuan California dulu mengadakan acara NightLive mingguan. Setiap acara memiliki topik dan menyertakan pembicara dan demonstrasi yang relevan. Selama pandemi, museum mengubah acara mingguan ini menjadi Virtual NightLife dan NightSchool, yang keduanya merupakan acara streaming langsung yang mencerminkan acara tatap muka mereka. Memiliki ini di Facebook Live mendorong komentar dan juga menyimpan video untuk ditonton peserta di masa mendatang.

Streaming langsung, baik di Facebook Live, Instagram, atau platform streaming lainnya, jauh lebih interaktif untuk semua orang dan nilai tambah jika peserta perlu membayar untuk hadir.

Menggabungkan dua jenis video dalam satu acara membuatnya menyenangkan dan berkesan, mengatasi faktor basi yang dapat dimiliki oleh video yang direkam sebelumnya.

3. Siapkan speaker Anda

Untuk acara yang sepenuhnya virtual, pastikan pembicara Anda benar-benar siap. Acara yang lebih besar harus melakukan uji coba untuk kecepatan internet, tingkat kenyamanan dengan teknologi, dan pemeriksaan mikrofon. Siaran langsung dan menggunakan platform acara mana pun yang Anda pilih dapat menjadi pengalaman baru bagi pembicara Anda, jadi sebaiknya persiapkan mereka untuk menghadapi apa yang mungkin mereka hadapi. Apakah mereka akan diminta untuk memoderasi komentar sendiri? Apakah mereka perlu membagikan layar mereka untuk presentasi slide?

Beberapa skenario umum yang harus dipersiapkan meliputi:

• Menemukan lingkungan fisik terbaik untuk speaker Anda untuk meminimalkan interupsi dan memiliki suara yang jernih. Uji, latih, dan siapkan peralatan untuk memastikan bahwa semua speaker akan disiarkan pada tingkat suara yang hampir sama untuk menghindari perubahan volume yang mengejutkan bagi pemirsa.
• Jika berbagi layar atau streaming langsung, tips tentang apa yang harus dimatikan di komputer Anda, seperti menangguhkan semua notifikasi.
• Untuk berkomentar atau tidak berkomentar? Idealnya, Anda memiliki orang terpisah yang memoderasi komentar sehingga pembicara dapat fokus pada pembicaraan mereka. Either way, pastikan mereka akrab dengan kode etik acara dan bagaimana menangani komentator ofensif
• Kesengsaraan teknologi. Apa yang terjadi jika teknologi pembicara gagal atau gangguan perangkat lunak atau slide mereka tidak berfungsi? Siapkan rencana cadangan untuk semua kemungkinan masalah ini.

Terakhir, pembicara adalah sumber promosi lain untuk acara Anda. Anda ingin mereka mengiklankan pembicaraan mereka sehingga audiens mereka saat ini akan merasa bahwa acara tersebut layak untuk dihadiri. Untuk mempermudah pembicara, siapkan beberapa materi promosi dalam ukuran media sosial yang ideal dan teks yang disarankan. Dengan cara ini, yang harus mereka lakukan adalah menjadwalkan konten dan menempelkannya di keterangan.

4. Tetapkan harapan untuk peserta

Baik itu konferensi industri besar atau streaming langsung satu topik, Anda perlu mengomunikasikan secara efektif apa yang diharapkan peserta. Menyisihkan waktu untuk menghadiri suatu acara hanya untuk menyadari bahwa topiknya terlalu luas atau ditujukan untuk audiens yang berbeda adalah hal yang buruk. Perjelas untuk apa acara itu dan untuk siapa. Bagaimana itu menonjol dari semua acara virtual lainnya di luar sana?

Jika Anda mengonversi acara tatap muka menjadi virtual, Anda harus membicarakan tentang tampilan fitur utama secara online. Seperti apa porsi sambutan dan pembicara utama bagi para hadirin? Sama seperti acara apa pun, terbitkan jadwal. Beri tahu mereka apakah itu sudah direkam sebelumnya, jika komentar tersedia, apakah presentasi akan disimpan dan seperti apa interaksinya. Apakah video peserta akan aktif atau nonaktif? Apakah tagar tersedia sehingga tweet langsung atau obrolan Twitter tambahan dimungkinkan?

Comic-Con, sebuah acara yang secara historis menarik lebih dari 130.000 peserta, menjadi virtual pada tahun 2020. Untuk meniru pengalaman langsung, acara menjadwalkan kompetisi, banyak pembicaraan, ruang pameran online, menonton pesta, dan banyak lagi.

Buatlah sangat mudah bagi peserta untuk membuat jadwal acara dan memiliki tautan yang tepat untuk dikunjungi saat tiba waktunya untuk hadir. Jika platform acara sedang digunakan, kirimkan panduan tentang cara menggunakannya dan apakah unduhan diperlukan. Fitur aksesibilitas seperti teks langsung dan terjemahan juga harus dipertimbangkan. Dengan acara virtual, Anda memiliki opsi untuk memperluas basis kehadiran Anda dan secara efektif menghasilkan lebih banyak prospek potensial dan keterlibatan yang bermakna. Mereka yang tidak dapat menghadiri acara tersebut sekarang dapat menghadiri acara virtual.

Terakhir, sisihkan waktu jaringan, terutama jika itu adalah konferensi industri yang biasanya memiliki komponen ini. Jam-jam bahagia yang diselenggarakan oleh sponsor, percakapan singkat satu lawan satu, dan ruang diskusi topikal adalah cara untuk mendorong jaringan. Untuk platform mana pun Anda memutuskan untuk menyelenggarakan acara, dorong peserta untuk mengisi profil mereka sepenuhnya sehingga mereka dapat lebih mudah terhubung dengan rekan industri.

5. Rencanakan promosi: Sebelum, selama & sesudah

Pemasaran, terutama di media sosial, akan menjadi porsi besar persiapan Anda. Membayar untuk iklan media sosial adalah hal yang harus dimiliki untuk acara digital tetapi jangan lupa tentang halaman arahan acara dan pengiriman buletin. Acara seperti Sprout Sessions Digital 2020 memiliki jadwal promosi lengkap yang dimulai sebelum acara. Upaya tidak berakhir dengan hari acara baik-acara virtual menyediakan banyak kesempatan untuk menggunakan kembali streaming langsung dan konten digital selama berminggu-minggu setelah kejadian.

Beruntung bagi Anda, acara virtual memudahkan pelacakan ROI Anda. Antara mendengarkan media sosial, laporan analitik kata kunci dan tag, dan analitik periklanan digital, Anda siap untuk mengetahui seberapa baik kinerja kampanye Anda.

MozCon, acara tatap muka, menjadi digital pada tahun 2020. Halaman arahan jelas dalam apa yang dapat diharapkan peserta dari aspek virtual. Lebih baik lagi, promosi pasca-acara mereka mencakup bundel video berbayar yang dapat Anda beli jika Anda tidak hadir.

Menyelenggarakan acara virtual yang memiliki sesi video berarti Anda sekarang memiliki harta karun berupa konten yang tersedia untuk Anda. Ubah konten menjadi format lain seperti episode podcast, grafik kutipan, dan artikel bentuk panjang.

Setelah acara selesai, ucapkan terima kasih kepada semua orang yang terlibat dan gunakan survei lanjutan untuk memahami apa yang dapat Anda kerjakan untuk waktu berikutnya. Hasil survey ini juga bisa menjadi testimoni untuk promosi event tahun depan.

Kesimpulan

Perencanaan dan persiapan adalah pilar dari penyelenggaraan konferensi atau acara virtual yang sukses. Ketika semua orang yang terlibat – pembicara, peserta, moderator – tahu apa yang diharapkan dan bagaimana berpartisipasi, itu membuat pengalaman yang lebih lancar. Acara virtual memiliki keuntungan berupa biaya yang lebih rendah, kehadiran audiens yang lebih luas, dan analitik yang mudah dilacak, tetapi itu tidak berarti Anda harus berhemat pada item lain yang diperlukan.

Bidang acara virtual semakin ramai dari tahun ke tahun sehingga Anda perlu mengomunikasikan secara efektif mengapa milik Anda yang harus hadir dan bukan yang lain. Fitur tambahan seperti streaming langsung dan Tanya Jawab langsung akan meningkatkan partisipasi peserta.

Bersemangat untuk menyelenggarakan konferensi atau acara virtual Anda sendiri tetapi butuh inspirasi? Gunakan mendengarkan sosial untuk melihat kesenjangan topikal apa yang dapat diisi.