Pelatihan karyawan media sosial: Sebuah pedoman untuk melibatkan semua orang dalam memperluas merek Anda

Diterbitkan: 2023-08-30

Media sosial jauh lebih besar daripada pemasaran dan branding saja. Untuk benar-benar memanfaatkan kekuatan sosial, hal ini harus digunakan secara luas. Mengembangkan kematangan media sosial tim lain dapat memperluas dampak media sosial pada bisnis Anda—memperluas jangkauan konten, membantu tim lain mengungkap intelijen bisnis yang berharga, dan memaksimalkan pembuatan konten untuk bandwidth.

Namun memberdayakan tim lain untuk memanfaatkan wawasan sosial untuk bisnis dan membuat konten—untuk saluran Anda atau saluran mereka—membutuhkan pelatihan yang tepat. Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari tentang manfaat inti pelatihan karyawan media sosial, dan apa yang Anda perlukan untuk memulai.

Manfaat dari proses pelatihan karyawan media sosial

Kemungkinan besar ada banyak karyawan di perusahaan Anda yang ingin terlibat dalam kegiatan sosial—atas nama merek Anda, atau untuk membangun merek pribadi mereka. Menurut penelitian Sprout Social, 56% karyawan akan membagikan postingan perusahaan hanya karena perusahaan mendorong mereka untuk melakukannya.

Baik dilakukan saat orientasi atau sepanjang tahun—secara langsung atau melalui webinar—pelatihan karyawan di media sosial menghilangkan banyak hambatan umum yang menghalangi karyawan untuk terlibat, atau mencegah merek mendorong mereka untuk terlibat. Pikirkan: memposting kecemasan atau risiko merek.

Mari kita bahas beberapa cara pelatihan media sosial karyawan dapat memberdayakan staf dan membuat merek merasa nyaman.

Advokasi merek organik

Karyawan Anda adalah salah satu pendukung merek terbaik Anda. Memberikan pelatihan yang memberdayakan mereka untuk berbagi konten perusahaan di media sosial berarti merek dan postingan Anda diperkuat, sementara tim Anda menghemat anggaran untuk iklan berbayar.

Advokasi merek menghasilkan beberapa promosi paling autentik yang dapat Anda minta. Dan di era keaslian, postingan sosial organik menjadi lebih penting dari sebelumnya. Orang-orang memercayai orang sungguhan—39% konsumen mengatakan testimoni atau demo pelanggan nyata adalah konten yang mereka lebih suka lihat dari merek, menurut The 2022 Sprout Social Index.

Jika jangkauan yang lebih luas bahkan di saat anggaran terbatas terdengar seperti mimpi belaka, pertimbangkan Vizient. Penggunaan advokasi karyawan menghasilkan 10x jangkauan audiens dari jaringan karyawan pada kampanye baru-baru ini. Direktur Media Sosial Vizient Elida Solis menyarankan anggota tim untuk “Berbagi apa yang paling relevan. Jangan menganggapnya sebagai 'mempromosikan konten'. Pertimbangkan apa yang jaringan Anda ingin pelajari lebih lanjut. Saat Anda membagikan postingan, sesuaikan salinannya untuk menanamkan pengalaman Anda dan membuatnya relevan bagi audiens Anda.”

Peningkatan perolehan prospek

Sehari-hari, ini membantu tim penjualan Anda meraih kesuksesan dengan penjualan sosial langsung. Namun secara umum, mendidik tim lain untuk menggunakan media sosial dengan sengaja dapat membentuk kembali pendekatan pemasaran suatu merek secara keseluruhan. Menurut laporan The State of Social Media 2023, 43% pemimpin bisnis mengatakan bahwa data dan wawasan sosial saat ini berperan dalam strategi perolehan prospek mereka.

Anda pasti sudah tahu bahwa media sosial adalah jalur langsung ke pelanggan Anda. Melatih tim penjualan Anda untuk menjadi lebih strategis di bidang sosial dapat membantu mereka memanfaatkan sosial sebagai alat untuk menghasilkan saluran.

Misalnya, Facebook adalah platform perdagangan sosial paling populer, yang ampuh untuk melakukan penjualan melalui media sosial. Dan halaman bisnis LinkedIn memiliki formulir perolehan prospek, ditambah kemampuan iklan seperti konten bersponsor dan Iklan Pesan yang memudahkan Anda terhubung dengan audiens ideal Anda. Melatih tim penjualan Anda untuk menggunakan alat khusus platform seperti ini dapat memberi mereka cara baru untuk menjaring prospek, dan cara baru untuk mempelajari pelanggan.

Tangkapan layar formulir pembuatan prospek yang dapat Anda aktifkan dan nonaktifkan di halaman LinkedIn Anda

Pada akhirnya, hal ini juga menguntungkan tim pemasaran. Membuktikan ROI adalah tantangan utama bagi tim sosial. Mengajari tim lain untuk menggunakan media sosial untuk menghasilkan prospek memberi Anda dan tim Anda satu cara lagi untuk meningkatkan upaya media sosial hingga mencapai tujuan bisnis yang lebih luas.

Kepatuhan terhadap peraturan

Selalu ada risiko ketika karyawan memposting tentang perusahaan Anda—mulai dari kesalahan dalam menggambarkan merek, hingga pelanggaran perjanjian kerahasiaan. Dan jika Anda bekerja di industri yang diatur, risiko ini mungkin membuat Anda berhenti sejenak.

Namun hanya karena industri Anda diatur dengan ketat bukan berarti Anda harus menghindari atau meninggalkan media sosial sepenuhnya. Anda memerlukan sistem untuk memitigasi risiko merek, dan program pelatihan karyawan media sosial dapat melindungi dari pelanggaran hukum atau kepatuhan.

Bekerja samalah dengan tim hukum Anda saat Anda membuat program pelatihan dan advokasi karyawan. Dan jika Anda memiliki kebijakan media sosial, pastikan praktik terbaik yang didokumentasikan di dalamnya tercermin dan diperkuat selama pelatihan media sosial Anda.

Untuk mengetahui lebih dalam, baca panduan kepatuhan media sosial kami.

Pengambilan keputusan berdasarkan data

Intelijen media sosial adalah intelijen bisnis. Menurut laporan The State of Social Media, 85% pemimpin bisnis mengatakan bahwa data dan wawasan sosial saat ini memberikan masukan bagi strategi bisnis perusahaan mereka yang lebih besar. Data sosial dapat memberdayakan setiap tim untuk mengambil keputusan yang lebih cerdas—jika mereka tahu cara menggunakannya.

Visualisasi data dengan lingkaran biru di tengah dengan 85% di tengah lingkaran. Judulnya menyatakan para pemimpin bisnis yang setuju bahwa data/wawasan media sosial saat ini menginformasikan strategi bisnis perusahaan mereka.

Misalnya, mendengarkan secara sosial dapat membantu tim produk menjadi yang terdepan dalam tren pasar. 97% pemimpin bisnis setuju bahwa penggunaan data sosial untuk memahami tren pasar akan meningkat dalam tiga tahun ke depan—sesuatu yang telah dilakukan oleh merek pakaian River Island. Dengan menggunakan solusi pendengaran sosial Sprout, River Island bekerja dengan tim produk mereka untuk meneliti tren yang disebutkan di media sosial dan untuk mengidentifikasi produk mana yang akan dipromosikan.

Tangkapan layar alat pendengaran sosial Sprout tempat pesan muncul berdasarkan kata kunci, membantu pemasar mengungkap tren dan percakapan yang terjadi di media sosial tentang merek atau industri mereka.

Melatih tim lain tentang cara menafsirkan data sosial dan menggunakannya untuk menginformasikan strategi mereka sangat penting untuk mendapatkan hasil maksimal dari saluran Anda. Menggunakan dasbor yang dapat dibagikan (seperti yang tersedia di Sprout, atau alat BI bawaan seperti Tableau) memecah silo dan membuat data Anda dapat diakses oleh seluruh tim.

Tangkapan layar dasbor Tableau dengan data dari Sprout Social yang disertakan.

Mengurangi beban kerja tim sosial

Bukan rahasia lagi bahwa tim media sosial terbatas. Menjalankan pelatihan karyawan media sosial di seluruh perusahaan membuka pintu bagi tim lain untuk memberikan ide postingan dan bahkan memfilmkan atau berperan sebagai bakat video sosial.

Pendekatan ini juga memperluas suara dan keahlian yang mendukung saluran Anda. Menurut The State of Social Media Report, pemasaran, layanan/dukungan pelanggan, komunikasi, operasi dan penjualan, serta C-suite adalah enam tim teratas yang memengaruhi strategi sosial perusahaan—tim-tim ini dapat memanfaatkan pembelajaran pelanggan dan memunculkan ide-ide segar yang tingkatkan kalender konten Anda.

Visualisasi data dengan judul yang berbunyi, 6 departemen teratas yang berpengaruh terhadap strategi media sosial perusahaan. Dari atas ke bawah, daftar pada visualisasi data menyebutkan pemasaran, layanan dan dukungan pelanggan, komunikasi, operasi, penjualan, dan c-suite.

Dan ini merupakan tambahan dari postingan yang dibagikan dan diperkuat melalui advokasi karyawan. Bersamaan dengan konten advokasi, karyawan yang Anda latih di bidang sosial dapat meringankan beban kerja dan memperpanjang umur konten Anda.

6 komponen pelatihan karyawan media sosial yang efektif

Elemen pelatihan media sosial karyawan Anda akan berbeda berdasarkan tujuan dan kebutuhan bisnis Anda. Namun berikut enam komponen inti untuk membantu Anda memulai.

1. Sponsor eksekutif

Eksekutif Anda menentukan arah bisnis selanjutnya. Mendorong karyawan untuk lebih terlibat dalam sosial dimulai dengan para eksekutif yang menetapkan bahwa media sosial penting di perusahaan Anda.

Jika eksekutif Anda tidak paham sosial, pelatihan karyawan media sosial Anda dimulai dari mereka. Paling tidak, mereka harus memahami dampak sosial terhadap bisnis, dan mengapa hal itu menjadi aset lintas tim.

Paling-paling, dorong mereka untuk secara aktif memposting atau menawarkan konten untuk orang lain. Jika mereka perlu diyakinkan, pertimbangkan dampak bisnis ini: menurut penelitian #BrandsGetReal kami, 70% konsumen merasa lebih terhubung dengan merek jika CEO-nya aktif di media sosial. Eksekutif C-suite yang aktif di bidang sosial menetapkan standar internal, sekaligus meningkatkan persepsi merek eksternal.

Tangkapan layar postingan LinkedIn dari Presiden Sprout Ryan Barretto. Postingan tersebut membagikan artikel tentang akuisisi Sprout baru-baru ini atas perusahaan pemasaran Influencer Tagger.

Ambil langkah lebih jauh: Untuk menumbuhkan lingkungan yang menghargai media sosial, pentingnya media sosial harus dimasukkan ke dalam budaya perusahaan Anda secara keseluruhan. Tetapkan rencana program advokasi karyawan untuk mempermudah penempatan karyawan, termasuk anggota tim eksekutif Anda.

2. Kebijakan media sosial yang jelas

Kebijakan media sosial Anda merupakan panduan mengenai hal-hal yang boleh, tidak boleh dilakukan, dan praktik terbaik dalam bidang sosial. Untuk tim pemasaran Anda, ini adalah alat yang hebat untuk merekrut staf baru. Namun kebijakan ini juga memberdayakan karyawan dari departemen lain untuk memposting dengan percaya diri, sekaligus melindungi mereka dan merek Anda.

Kebijakan media sosial Anda akan unik untuk perusahaan dan industri Anda. Berikut ini beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:

Apakah ada kata-kata yang harus/tidak boleh Anda gunakan saat mengacu pada bisnis, merek, dan produk Anda?
Apakah ada topik yang ingin Anda hindari untuk disebutkan bersama merek Anda?
Apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan saat membicarakan merek Anda?
Apakah diperlukan pengungkapan seputar topik atau cerita apa pun yang didiskusikan merek Anda? (Misalnya, Jika Anda adalah merek berita dan Anda memposting cerita tentang afiliasi, atau merek induk.)
Apakah perusahaan Anda bereaksi atau mengomentari berita terkini, atau isu politik dan sosial?
Untuk postingan advokasi karyawan yang dikurasi, apakah karyawan dapat menambahkan salinannya sendiri atau ada teks khusus yang harus digunakan?
Saat memposting tentang merek Anda, apakah ada gambar tertentu yang harus dihindari? (Misalnya, area di balik layar yang mungkin sensitif.)
Untuk karyawan yang membuat postingan untuk saluran merek Anda, apa suara merek Anda? Apakah ada kata atau nada yang sebaiknya Anda hindari?

Ambil langkah lebih jauh: Lihat artikel kami tentang alat keamanan merek untuk mengetahui bagaimana Anda dapat lebih melindungi reputasi online merek Anda, dan ajari orang lain untuk melakukan hal yang sama

3. Pilihan pelatihan langsung dan sesuai permintaan

Menawarkan pelatihan langsung bersama dengan opsi sesuai permintaan memastikan semua orang dapat belajar berdasarkan ketersediaan mereka. Namun hal ini juga memungkinkan karyawan untuk meninjau kembali pelatihan, meminta akses ke alat manajemen media sosial tertentu—seperti Sprout—dan menemukan dokumentasi yang menguraikan cara memposting dan melibatkan tim sosial.

Misalnya, di perusahaan tempat saya bekerja sebelumnya, tim PR mengadakan pelatihan media sosial setiap triwulan untuk karyawan baru. Sesi ini mencakup suara dan nilai-nilai merek, apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan pada gambar, serta bahasa yang ramah terhadap merek. Jika Anda tidak dapat hadir pada suatu hari, akan selalu ada hari berikutnya untuk berpartisipasi. Di sini, di Sprout, tim media sosial kami memberikan pelatihan yang kuat untuk tim konten kami mengenai praktik terbaik copywriting sosial, sehingga memungkinkan penulis kami untuk membantu dengan pasca pembuatan.

Tangkapan layar slide presentasi Sprout yang dibuat oleh tim media sosial. Slide ini mencantumkan dua tips aksesibilitas utama untuk media sosial, termasuk memperhatikan emoji dan menulis deskripsi gambar untuk foto.

Demikian pula, perusahaan perangkat lunak TI Ivanti mengatur sumber daya sosial internal untuk referensi karyawannya. Melalui postingan blog, video, dan panduan cara kerja, karyawan dapat belajar tentang cara menggunakan platform advokasi karyawan mereka—khususnya Sprout. Mereka bahkan menciptakan budaya yang berpusat pada media sosial dengan memasukkan pelatihan ini ke dalam proses orientasi mereka.

Ambil langkah lebih jauh: Identifikasi dan bersandar pada sekelompok kecil “influencer internal” yang paham sosial. Mereka dapat memimpin biaya advokasi karyawan atau mendukung pembuatan konten untuk tim sosial. Kemudian, saat Anda memperluas pelatihan media sosial karyawan Anda, para influencer ini dapat menjadi ahli yang dapat diandalkan. Gunakan templat program influencer advokasi karyawan ini untuk memulai.

4. “Kurikulum” pelatihan yang disesuaikan

Yang kami sebutkan di atas adalah pelatihan “media sosial 101” untuk seluruh karyawan. Namun di luar advokasi karyawan, tim yang berbeda akan memiliki kebutuhan dan kegunaan sosial yang berbeda pula—jadi pelatihan menyeluruh tidak akan berhasil.

Kembangkan sesi pelatihan media sosial karyawan yang disesuaikan untuk tim tertentu. Misalnya, jika tim konten Anda ingin mendukung pembuatan Reel, latih mereka tentang produksi dan kurasi video di platform manajemen media sosial Anda.

Jika tim SDM Anda ingin memanfaatkan media sosial untuk membangun strategi branding perusahaan, upaya perekrutan, dan keterlibatan karyawan, latih mereka tentang advokasi karyawan dan taktik LinkedIn.

Dan jika tim produk Anda membutuhkan media sosial untuk riset pasar dan umpan balik pelanggan, berikan mereka informasi terbaru dalam mendengarkan media sosial. Dengan menggunakan alat seperti Sprout, Anda selalu dapat memberikan tingkat akses yang berbeda kepada anggota tertentu dari tim yang berbeda untuk mendemokratisasi wawasan sosial di seluruh bisnis Anda.

Tangkapan layar fitur Peran dan Anggota Tim Sprout, di mana anggota tim dapat ditambahkan dan diberikan berbagai tingkat izin kepada rekan satu tim di Sprout.

5. Memberikan pelatihan alat

Dalam hal membuat tim lain merasa nyaman menggunakan media sosial, memastikan mereka dapat mengakses dan menggunakan alat yang tepat di tumpukan martech Anda adalah setengah dari perjuangan. Gabungkan demo tersebut ke dalam sesi pelatihan tim demi tim yang Anda sesuaikan.

Alat yang dibutuhkan karyawan tertentu akan bergantung pada bagaimana mereka akan menggunakan media sosial. Misalnya, staf di seluruh departemen harus mengetahui cara menggunakan platform advokasi karyawan Anda.

Jika tim produk atau layanan pelanggan Anda perlu memanfaatkan media sosial untuk mendapatkan wawasan pelanggan dan pasar, latih mereka cara menggunakan pendengaran sosial, atau cara mengambil laporan analitik dari platform manajemen media sosial Anda.

Dan jika Anda memiliki karyawan dari tim lain yang ingin menyumbangkan konten sosial, ajari mereka cara menggunakan alat desain, seperti Canva. Jika Anda menggunakan Sprout, Anda bahkan dapat meminta mereka mengirimkan draf konten untuk disetujui.

Tangkapan layar postingan yang dibuat di Sprout. Menu tarik-turun mencantumkan berbagai alur kerja persetujuan yang dapat dipilih. Dengan menggunakan fitur alur kerja persetujuan, Anda dapat memastikan postingan menerima tinjauan yang tepat sebelum dipublikasikan.

6. Putaran umpan balik yang berkelanjutan

Langkah ini bukan tentang melatih karyawan Anda, namun lebih tentang melatih diri Anda dan tim Anda untuk berbagi dampak dari basis karyawan yang lebih paham sosial.

Berbagi kinerja konten yang dibuat karyawan menunjukkan kepada mereka bahwa postingan mereka memiliki dampak bisnis.

Dan ini lebih dari sekedar advokasi karyawan. Misalnya, Anda dapat membuat laporan yang menampilkan konten merek perusahaan yang dipimpin oleh SDM untuk menyoroti keterlibatan yang mereka terima, atau dampaknya terhadap lamaran masuk. Di sisi penjualan, Google Analytics dapat menyoroti prospek yang masuk melalui media sosial dan berkonversi.

Di Sprout, tim konten kami menyumbangkan beberapa postingan sosial ke kalender produksi tim sosial setiap bulannya. Kami secara teratur membuat laporan kinerja kecil, membagikan bagaimana postingan tim konten mendukung strategi sosial yang lebih besar.

Ambil langkah lebih jauh: Memisahkan postingan karyawan dan metriknya secara manual sangatlah membosankan. Di Sprout, menandai konten yang dibuat oleh karyawan memungkinkan Anda segera melaporkan metrik keberhasilan untuk postingan tersebut secara spesifik dan dampak individual—dan gabungannya.

Tangkapan layar laporan kinerja tag Sprout. Memberi tag pada postingan tertentu dengan tag memungkinkan Anda melaporkan kampanye tertentu, atau postingan yang dikontribusikan oleh tim atau individu di luar tim Anda sendiri.

Mulai program pelatihan karyawan media sosial yang mengembangkan seluruh bisnis Anda

Agar perusahaan dapat berkembang saat ini dan di masa depan, berinvestasi lebih lanjut di media sosial sangatlah penting.

Bersandar pada tim lain untuk membuat atau berbagi konten adalah solusi yang saling menguntungkan. Ini memperluas jangkauan Anda, meringankan beban kerja tim sosial, dan menciptakan cara baru bagi karyawan untuk membangun merek pribadi mereka.

Dan semuanya dimulai dengan pelatihan media sosial karyawan yang andal yang membekali kolega Anda dengan keterampilan yang tepat.

Gunakan templat kebijakan media sosial kami untuk membentuk kebijakan yang dapat Anda gunakan untuk memandu semua sesi pelatihan media sosial Anda.