Acara yang sukses dimulai dengan sosial

Apa kesamaan tim acara dan tim sosial? Keduanya dipanggil untuk "mengerjakan sihir mereka." Tetapi bagi kedua tim, keajaiban yang dirasakan adalah tindakan yang berakar pada strategi, data, dan pengalaman pengguna.

Dengarkan di bawah dan baca terus untuk mendengar Manajer Acara Sprout, Alysha Daytner, dan Manajer Senior Media Sosial, Rachael Samuels berbicara tentang bagaimana mereka bermitra untuk menghasilkan pengalaman yang luar biasa.

Alysha: Saya senang kita membicarakan ini secara mendetail, karena kemitraan kami sangat organik. Meskipun kedua tim kami bisa menjadi kontributor besar di belakang layar, ada banyak hal yang terjadi! Acara tidak dapat membangun pengalaman tanpa wawasan Anda.

Rachel: Benar? Tim Anda membawa kami sejak awal, dan itu penting untuk kedua sisi persamaan ini.

Alysha: Saat kami membuat acara, kami membuatnya untuk audiens yang ditentukan. Ini adalah sesuatu yang tim Anda lakukan dengan sangat baik, itulah sebabnya kami selalu meminta masukan Anda, tetapi dapat menjadi tempat yang menakutkan untuk memulai. Bagaimana Anda memvalidasi naluri Anda untuk apa yang diinginkan audiens?

Rachael: Syukurlah Sprout membuat ini mudah. Sebagai profesional media sosial, kami terus-menerus mendengarkan pemirsa kami… tidak hanya dari mengelola saluran kami sehari-hari, tetapi dengan menggunakan Mendengarkan untuk mengungkap percakapan yang dilakukan pemirsa kami secara real time. Kita dapat menggali topik tertentu, memahami sentimen, dan memunculkan hal-hal yang mungkin kita lewatkan dengan hanya mengandalkan insting.

Alysha: Beginilah, misalnya, kami mengetahui kapan audiens kami mengalami kelelahan acara digital, dan itu membantu kami membuat pilihan seperti merancang sesi yang lebih pendek atau acara yang lebih pendek.

Rachael: Saya di sini untuk sesi yang lebih singkat!

Alysha: Tapi ini juga merupakan dorongan luar biasa untuk pengembangan program kami. Kami membuat keputusan yang lebih cerdas dan lebih strategis tentang jenis sesi yang kami buat (misalnya, pembicara utama versus lokakarya yang lebih mendalam) ketika kami melihat kebutuhan dan keinginan audiens kami menggunakan data sosial.

Alysha: Mari kita bicara tentang promosi. Kami mengandalkan saluran yang berbeda untuk mempromosikan pengalaman kami, jelas ini termasuk sosial. Bagaimana tim acara dapat menjadi mitra yang sangat baik dengan tim sosial dalam hal membangun kegembiraan menjelang acara?

Rachael: Karena strategi sosial memiliki begitu banyak masukan, semakin awal kita mendapatkan informasi tentang suatu peristiwa, semakin baik.

Alysha: Benar—Saya tidak akan pernah mengendurkan Anda seminggu sebelum acara dan meminta Anda untuk “mengerjakan sihir Anda.”

Rachael: Atas nama semua profesional media sosial, saya menghargai ini! Semuanya, mulai dari detail logistik acara hingga pesan utama hingga audiens target, membantu kami membuat keputusan seputar saluran dan strategi mana yang akan digunakan. Tim acara juga dapat membantu tim sosial dengan membagikan visi mereka sendiri untuk promosi, yang membantu memberi kami tempat awal. Oke giliran saya bertanya…

Alysha: …Ya, silakan!

Rachael: Apa yang bisa diminta tim sosial dari tim acara? Kami tahu Anda memiliki banyak hal yang harus dilakukan dalam hal memproduksi sebuah acara. Bagaimana kami bisa menjadi mitra yang bijaksana saat Anda menavigasi segalanya mulai dari promosi hingga speaker hingga branding… hingga daftar putar pembunuh yang Anda buat?

Alysha: Daftar putar! Keuntungan sejati dari pekerjaan itu! Saya suka bahwa Anda menanyakan ini, omong-omong. Saya tahu saya bersalah karena hanya mempercayai keahlian Anda, tanpa mengetahui secara spesifik apa yang Anda butuhkan. Nyatakan dengan saya: beri tahu saya bahwa Anda perlu memahami visi acara atau bahwa Anda memerlukan gambar atau kutipan dengan tenggat waktu tertentu… dan bagikan dampaknya pada pekerjaan Anda jika saya tidak menyampaikannya kepada Anda. Tidak ada "keajaiban" di sini!

Rachael: Kami membuat moto baru kami.

Alysha: Kamu tahu aku ikut.

Alysha: Berbicara tentang garis waktu—tim acara (dan saya mengatakan ini untuk diri saya sendiri) perlu diingat bahwa tim sosial memerlukan pemberitahuan jika suatu acara memerlukan liputan langsung.

Rachel: Seratus persen. Kami menganggap diri kami sebagai bagian dari tim produksi, jadi membawa kami ke dokumen run-of-show, pesan utama, dan apa yang diharapkan, sangat penting untuk liputan hari acara.

Alysha: Tunggu, maksudmu kamu tidak hanya menunggu dengan membuka cerita Instagram, siap membuat konten?

Rachael: Maksud saya…kami… tetapi seperti area kerja lainnya, semakin banyak perencanaan dan strategi yang kami lakukan di belakangnya, semakin baik.

Alysha: Saya selalu mengatakan "Saya benci kejutan yang tidak saya ketahui." Itu terasa relevan.

Rachael: Tunggu, apakah Alysha: Ini adalah kemitraan yang saya bicarakan! Kau mengerti!

Rachael: Satu hal terakhir, yang berkaitan dengan kejutan…membuat rencana tentang bagaimana tim kami akan berkomunikasi selama acara langsung, terutama ketika kami berada di tempat fisik yang berbeda, adalah cara lain kami dapat menjadi mitra yang kuat.

Alysha: Ini adalah poin yang bagus. Jika ada yang berubah, seluruh tim produksi — termasuk sosial — membutuhkan pesan yang jelas tentang apa yang berubah dan cara menavigasinya. Ini bisa berupa kesalahan teknis (mimpi buruk saya) hingga cara mengelola utas Twitter yang lepas landas.

Alysha: Singkatnya, tim kami bekerja lebih baik ketika mereka bekerja sama. Berkolaborasi lebih awal, menggunakan data untuk membuat keputusan, memperjelas apa yang dibutuhkan masing-masing pihak agar berhasil, dan berkomunikasi membantu kita semua!

Rachael: Saya berharap kita bisa melakukan tos melalui layar!

Alysha: Terima kasih atas percakapannya. Senang ketika saya bisa berbagi lebih banyak tentang acara berikutnya yang sedang kami masak.

Rachel: Sama. Terima kasih!

Ingin lebih banyak wawasan tentang bagaimana mendengarkan sosial dapat membantu memaksimalkan pengeluaran pemasaran Anda? Baca panduan kami untuk ROI mendengarkan di media sosial.