7 risiko tidak memprioritaskan tata kelola media sosial

Siapa pun yang mengelola media sosial perusahaan mereka untuk mencari nafkah beroperasi setiap hari dalam ketakutan menjadi orang yang memegang kendali ketika akun Twitter perusahaan diretas. Tetapi kebanyakan dari mereka tidak benar-benar berbuat banyak untuk mengurangi rasa takut itu. Ini adalah kesalahan kritis proporsi epik.

Mari kita nyatakan yang jelas: Tata kelola media sosial bukanlah sisi seksi dari sosial. Bagi sebagian besar manajer media sosial, ini sama menariknya dengan mencabut gigi. Tetapi berfokus pada itu adalah cara nomor satu untuk menghindari perusahaan Anda menjadi berita utama karena penjahat meretas akun Anda dan sesuatu yang buruk telah diposting. Lihat itu sebagai keamanan kerja jika Anda harus.

Pada intinya, tata kelola media sosial setara dengan satu hal: menghilangkan risiko. Dan ada banyak risiko. Anda mengatasi ini dengan menerapkan proses dan prosedur yang tepat dan mengelola akun media sosial Anda secara terpusat.

Jika Anda masih perlu diyakinkan bahwa fokus pada tata kelola sepadan dengan waktu dan energi Anda, atau jika Anda memerlukan bantuan untuk membuat argumen tentang sumber daya yang Anda perlukan untuk melakukan tata kelola dengan baik, izinkan saya membantu. Berikut adalah tujuh risiko teratas dari tidak fokus pada tata kelola media sosial untuk operasi Anda:

1. Risiko terhadap merek Anda

Jelas, jika peretas mendapatkan akses ke akun media sosial Anda, mereka tidak ada di sana untuk bersikap baik. Tanyakan pada diri Anda sendiri seberapa besar kerugian yang akan ditimbulkan jika penjahat mendapatkan akses ke akun media sosial Anda dan menge-Tweet sesuatu yang jahat, mengubah akun Anda agar terlihat seperti akun pesaing utama Anda atau mengubahnya agar terlihat seperti mendukung kelompok teroris (catatan: semuanya contoh nyata). Seberapa besar kredibilitas Anda akan rusak? Dan bagaimana dengan merek Anda?

2. Risiko kepatuhan dan peraturan

Bergantung pada industri Anda, Anda mungkin memiliki aturan tambahan yang memandu apa yang bisa dan tidak bisa dikatakan perusahaan Anda secara publik. Perusahaan di industri keuangan, medis, dan farmasi semuanya memiliki pertimbangan tambahan. Jika saya mengeluarkan bola kristal saya, saya akan memprediksi industri lain seperti perjalanan dan energi belum keluar dari hutan.

Selain industri, semua perusahaan harus khawatir melanggar peraturan pemerintah tentang media sosial. Jika Anda kesulitan mendapatkan anggaran untuk melakukan beberapa pekerjaan tata kelola ini, beri tahu pemimpin Anda bahwa ini dapat menghabiskan biaya $50 juta, atau lebih. Tidak memperhatikan tata kelola dapat membuat Anda bermasalah dengan sejumlah badan pengatur, mulai dari FTC hingga badan pengatur di Eropa yang menjatuhkan denda GDPR. Beberapa dari denda ini berjumlah jutaan (dan itu dalam Euro!) Dan, berhati-hatilah jika Anda mengelola merek besar. Badan pengatur senang membuat contoh perusahaan besar yang akan menjadi berita utama besar.

Sekali lagi, duduk dengan bola kristal saya, saya memperkirakan hanya masalah waktu sampai kita memiliki GDPR yang setara dengan AS. Masing-masing negara bagian termasuk California dan Virginia telah melembagakan versi mereka sendiri.

3. Risiko hukum

Karena perusahaan lebih mengandalkan media sosial sebagai bentuk layanan pelanggan dan komunikasi, kemungkinan besar tuntutan hukum berbasis media sosial akan muncul. Jika Anda tidak dapat mengatakan secara pasti siapa yang memiliki akses ke akun Anda pada waktu tertentu atau siapa yang memposting item atau komentar tertentu, Anda mungkin tidak dapat membela diri di hadapan supervisor, tim hukum, atau pengadilan Anda.

4. Risiko manusia

Untuk berbuat salah mungkin manusiawi, tetapi jika manusia itu adalah seorang manajer media sosial, pengampunan adalah hal yang sulit didapat. Intinya, orang benar-benar membuat kesalahan. Tetapi alat dan prosedur yang tepat membuat kecil kemungkinan seseorang akan secara tidak sengaja memposting dari akun perusahaan alih-alih akun pribadi mereka atau bahwa mereka akan melakukan sesuatu yang lain yang menyebabkan Anda "insiden" PR yang dipaksakan sendiri. Ini juga menyelamatkan Anda dari keharusan memecat seseorang.

5. Risiko dari orang Anda sendiri (risiko internal)

Banyak perusahaan tidak memiliki aturan tegas tentang apa yang boleh dilakukan karyawan di media sosial. Karyawan mungkin secara tidak sengaja membagikan item yang mencakup informasi rahasia (seperti data keuangan atau SDM) atau menyampaikan keluhan pribadi terhadap perusahaan atau rekan kerja di forum yang sangat umum. Tidak adanya kebijakan dan aturan resmi membuat sulit untuk meminta pertanggungjawaban orang, dan mempersulit karyawan untuk mengetahui apa yang boleh dan tidak boleh.

6. Risiko keamanan

Penjahat akan kriminal. Itulah intinya. Tetapi peretas dan penjahat dunia maya menyukai sasaran empuk. Mereka memilih yang memiliki keamanan yang buruk dan tidak ada alat yang tersedia. Jadi, jangan jadikan diri Anda sebagai sasaran empuk. Dan jika Anda adalah Fortune 500, Anda pasti menjadi sasaran.

Pastikan Anda mengetahui semua kata sandi akun Anda (atau lebih baik lagi, menggunakan alat manajemen kata sandi). Pastikan Anda telah mengaktifkan otentikasi dua faktor (2FA) untuk semua akun jika tersedia. Ketahui siapa yang memiliki akses ke akun Anda setiap saat, termasuk mitra dan tim agensi. Dan memastikan ada proses dan prosedur operasi standar untuk memulai akun baru, memelihara akun yang ada dan menutup akun yang sudah pensiun.

7. Risiko aplikasi pihak ketiga

Sering kali, penjahat menemukan jalan mereka ke sistem Anda melalui aplikasi atau alat pihak ketiga yang kurang aman yang telah Anda hubungkan ke akun utama Anda. Lihat itu sebagai semacam pintu belakang tanpa jaminan. Pastikan Anda secara teratur mengevaluasi alat pihak ketiga yang telah Anda hubungkan ke akun media sosial Anda, dan pastikan Anda memeriksa keamanan mereka dan juga milik Anda sendiri.

Dengan semua risiko ini, taruhan cerdasnya adalah mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menguasai tata kelola media sosial. Lakukan ini dengan proses, protokol, dan alat yang tepat. Pada akhirnya, itu akan menyelamatkan Anda lebih banyak kesedihan daripada yang ditimbulkannya.