Pemetaan Pemangku Kepentingan 101: Panduan Singkat untuk Peta Pemangku Kepentingan

Stakeholder adalah orang atau organisasi yang berada di dalam atau di luar proyek yang memiliki kepentingan dalam keberhasilannya. Kepentingan tersebut dapat berdampak positif atau negatif terhadap pelaksanaan proyek. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui pemangku kepentingan Anda.

Lebih dari sekadar mampu mengidentifikasi siapa pemangku kepentingan dalam proyek, Anda perlu mengelolanya. Ini adalah tugas besar. Bagaimana Anda tahu siapa yang membutuhkan apa ketika berkomunikasi dengan mereka selama proyek? Itu adalah awal dari manajemen pemangku kepentingan, dan dimulai dengan pemetaan pemangku kepentingan.

Apa itu Peta Pemangku Kepentingan?

Peta pemangku kepentingan adalah matriks empat kuadran pengaruh-kepentingan visual yang digunakan untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan dan mengkategorikan mereka dalam hal pengaruh dan minat mereka dalam proyek.

Terkait: Template Peta Pemangku Kepentingan Gratis untuk Excel

Sumbu y menentukan tingkat kepentingan, dari yang tertinggi di atas hingga terendah di bawah—artinya seberapa besar pemangku kepentingan dipengaruhi oleh hasil proyek. Sumbu x dari kisi mengukur tingkat pengaruh pemangku kepentingan, atau seberapa besar pemangku kepentingan dapat memengaruhi proyek, dari rendah (sisi kiri) hingga tinggi (sisi kanan).

Pemangku kepentingan kemudian diplot pada peta ini tergantung pada bagaimana mereka jatuh pada dua metrik tersebut.

Sebuah peta pemangku kepentingan adalah langkah pertama menuju manajemen pemangku kepentingan karena mendefinisikan hubungan pemangku kepentingan dengan proyek. Ini akan menginformasikan hampir setiap keputusan yang dibuat manajer proyek sehubungan dengan pemangku kepentingan mereka, termasuk frekuensi pertemuan mereka dan berapa banyak informasi yang diberikan kepada mereka tentang proyek tersebut.

Pentingnya Pemetaan Pemangku Kepentingan

Pemetaan pemangku kepentingan penting karena pemangku kepentingan penting bagi keberhasilan suatu proyek. Biasanya ada banyak pemangku kepentingan, yang berarti banyak dan beragam harapan. Tanpa memetakan pemangku kepentingan dalam kaitannya dengan pengaruh dan minat mereka dalam proyek, Anda akan kesulitan berkomunikasi dengan mereka dan membuat mereka senang.

Tapi itu juga jalan dua arah. Memiliki komunikasi yang baik dengan pemangku kepentingan memberi manajer proyek wawasan yang sangat dibutuhkan ke dalam proyek, yang membantu mereka dalam banyak cara. Ini membantu untuk mengurangi risiko dan menemukan tujuan nyata pemangku kepentingan untuk proyek tersebut.

Dengan kata lain, pemetaan pemangku kepentingan adalah awal dari rencana komunikasi yang efektif. Proyek tidak dapat berhasil jika hanya ada sedikit atau tidak ada komunikasi. Semakin baik komunikasi, semakin lancar proyek akan berjalan dan semakin mudah untuk memahami keinginan pemangku kepentingan Anda.

Pemetaan pemangku kepentingan juga merupakan cara untuk mengelola harapan. Dengan memetakan pemangku kepentingan Anda, Anda tahu bagaimana mereka berdiri sehubungan dengan proyek. Oleh karena itu, saat proyek dijalankan, manajer proyek dapat secara bertahap menangani harapan tersebut, menyelaraskannya dengan proyek sehingga semua orang senang dengan hasil yang didapat.

Contoh Peta Pemangku Kepentingan

Untuk memberi Anda contoh dan kesempatan untuk membuat peta pemangku kepentingan Anda sendiri, unduh templat peta pemangku kepentingan kami. Ini memberikan garis besar dan yang harus Anda lakukan adalah menambahkan detailnya. Templat peta pemangku kepentingan kami ditunjukkan di bawah ini:

Ada empat cara untuk mengelola komunikasi Anda dengan pemangku kepentingan: Kelola mereka dengan cermat, buat mereka puas, beri tahu mereka, atau cukup pantau.

• Jika pemangku kepentingan Anda memiliki pengaruh tingkat tinggi dalam proyek tetapi tidak terlalu tertarik, mereka harus tetap puas, yang berarti mereka membutuhkan pembaruan rutin dan umpan balik mereka penting.
• Pemangku kepentingan dengan tingkat pengaruh dan kepentingan yang tinggi perlu dikelola dengan cermat. Itu berarti bertemu dengan mereka lebih dari kelompok yang berada dalam kategori "tetap puas", dan umpan balik mereka juga penting untuk setiap pengambilan keputusan.
• Mereka yang pengaruhnya lebih rendah dan minatnya lebih tinggi cenderung menjadi basis pelanggan Anda. Mereka juga membutuhkan pembaruan tentang kemajuan, tetapi tidak dengan frekuensi kelompok "kelola dengan cermat" dan "tetap puas". Mereka yang memiliki pengaruh dan minat yang rendah tentu saja memerlukan pemantauan, tetapi mungkin hanya perlu diberi tahu tentang langkah-langkah besar dalam proyek tersebut.

Cara Membuat Peta Pemangku Kepentingan

Saat Anda siap untuk membuat peta pemangku kepentingan dan memulai proses pemetaan pemangku kepentingan, Anda dapat mengikuti empat langkah berikut:

1. Identifikasi Pemangku Kepentingan

Ada banyak pemangku kepentingan dalam sebuah proyek. Daftar yang Anda buat akan bergantung pada organisasi Anda, dampak proyek, dan tujuannya. Itu berarti Anda mungkin harus merevisi daftar selama proyek berlangsung.

2. Analisis Pemangku Kepentingan

Langkah selanjutnya meminta beberapa analisis. Ini membantu Anda mengetahui seberapa relevan mereka dengan proyek, serta perspektif apa yang mereka bawa. Untuk melakukan ini, tentukan jenis pemangku kepentingan mereka, seberapa banyak mereka dapat berkontribusi pada proyek dan legitimasi mereka dalam melakukannya. Apakah mereka bersedia untuk terlibat? Seberapa besar pengaruh dan keterlibatan mereka dalam proyek?

Terkait: Template Analisis Pemangku Kepentingan

3. Pemangku Kepentingan Peta

Ini adalah saat Anda membuat kotak Anda dan membaginya menjadi empat, dengan sumbu y mengukur tingkat pengaruh dari rendah (bawah) ke tinggi (atas). Pada sumbu x, Anda memetakan tingkat minat, rendah (kiri) hingga tinggi (kanan). Dengan menggunakan daftar pemangku kepentingan dan analisis yang Anda buat, plot mereka menurut dua sumbu.

4. Prioritaskan Pemangku Kepentingan

Sekarang setelah Anda membuat daftar, menganalisis, dan memplot pemangku kepentingan Anda di peta, Anda dapat mulai menyusun rencana tentang bagaimana Anda akan terlibat dengan pemangku kepentingan selama proyek berlangsung. Tergantung di mana mereka mendarat di peta, Anda akan mengelolanya dengan cermat hanya untuk memantaunya. Ini adalah awal dari rencana komunikasi pemangku kepentingan Anda dan manajemen pemangku kepentingan secara keseluruhan.

Praktik Terbaik Saat Pemetaan Pemangku Kepentingan

Ini membantu jika Anda bisa mendapatkan informasi sebanyak mungkin tentang semua pemangku kepentingan Anda. Anda ingin tahu siapa mereka dan bagaimana mereka ingin berkomunikasi. Beberapa mungkin hanya meminta Anda untuk mengirim pesan pembaruan kepada mereka, yang lain menginginkan presentasi langsung dan beberapa mungkin lebih suka panggilan telepon. Ketahui metode komunikasi yang mereka inginkan dan tentukan frekuensi yang tepat untuk mereka.

Jadilah Inklusif

Aspek lain dari pemetaan pemangku kepentingan Anda adalah memahami keragaman budaya atau bahasa di antara mereka. Jika mereka tidak berbicara bahasa ibu Anda, Anda harus menyesuaikan pesan Anda. Penting untuk menjadi inklusif dan mengetahui apa yang benar bagi satu pemangku kepentingan mungkin salah bagi pemangku kepentingan lainnya.

Berkomunikasi dengan Jelas

Isi komunikasi Anda harus jelas. Anda ingin menghindari jargon dan hanya menyajikan fakta. Bersikaplah transparan saat Anda berkomunikasi, dan selalu perhatikan apa yang pasti dan apa yang tidak. Bersikaplah terbuka terhadap umpan balik pemangku kepentingan Anda dan ketahui bagaimana mereka dapat memengaruhi keputusan Anda.

Terbuka dan Jujur

Jangan pernah menahan informasi, terutama berita buruk. Semakin cepat Anda dapat mengungkapkannya di tempat terbuka, semakin cepat Anda dapat mengatasi harapan pemangku kepentingan dan mengelola kekhawatiran apa pun yang mungkin mereka miliki.

Tetap Tersedia

Terakhir, jaga agar jalur komunikasi tetap terbuka. Tetap terhubung dengan pemangku kepentingan Anda, tetapi juga beri mereka saluran yang dapat digunakan untuk menghubungi Anda jika perlu. Ketika mereka melakukannya, dengarkan apa yang mereka katakan, berinteraksilah dengan mereka, ajukan pertanyaan Anda sendiri. Komunikasi adalah pertukaran informasi.

Bagaimana ProjectManager Membantu Anda Mengelola Pemangku Kepentingan

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang mendorong komunikasi real-time dengan laporan yang menangkap kemajuan yang terjadi untuk membantu semua orang yang terlibat dalam proyek mendapat informasi. Fitur kami membantu Anda memperbarui pemangku kepentingan dengan mudah.

Pemangku kepentingan ingin tahu bagaimana Anda akan menyampaikan proyek. Manajer proyek bekerja keras untuk membuat jadwal yang layak di bagan Gantt online kami, yang mengatur tugas, mengelola dependensi, dan menetapkan pencapaian. Jadwal dapat dibagikan dengan pemangku kepentingan agar mereka tetap dalam lingkaran.

Memberikan Data Real-time kepada Pemangku Kepentingan

Begitu mereka mengetahui rencana Anda, mereka akan ingin melihat bagaimana perkembangannya selama eksekusi. Anda dapat membagikan dasbor waktu nyata, yang menunjukkan tampilan metrik proyek tingkat tinggi seperti kemajuan tugas, waktu yang tersisa untuk pekerjaan, biaya, dan lainnya.

Berikan Detail Proyek kepada Pemangku Kepentingan Saat Diperlukan

Untuk melihat kemajuan dan kinerja yang lebih mendalam, kami memiliki pelaporan sekali klik. Hasilkan laporan status, biaya proyek, dan banyak lagi hanya dengan menekan tombol. Kemudian cetak atau bagikan laporan dengan pemangku kepentingan, dan semua laporan dapat difilter untuk hanya menampilkan data yang mereka minati.

ProjectManager adalah alat pemenang penghargaan yang mengatur tugas, tim, dan pemangku kepentingan. Anda mendapatkan fitur untuk menjaga tim tetap berkolaborasi dan beban kerja mereka seimbang untuk produktivitas yang lebih besar. Pemangku kepentingan dapat langsung melihat kemajuan mereka dan tetap mendapat informasi di tingkat tinggi atau dengan lebih detail. Puaskan pemangku kepentingan Anda dengan merencanakan, memantau, dan melaporkan lebih baik hari ini dengan mengikuti uji coba gratis selama 30 hari ini.