Apa itu Surat Pernyataan Kerja? Definisi & Contoh

Tidak peduli apa industri Anda, satu-satunya konstan sepanjang siklus hidup proyek proyek adalah dokumen. Selalu ada banyak dokumen untuk dibuat, disetujui, diarsipkan, dan akhirnya diarsipkan. Semua dokumen manajemen proyek itu penting, tetapi Pernyataan Kerja (SOW) mudah menjadi salah satu yang paling penting karena dibuat di awal proyek dan menguraikan segala sesuatu yang perlu masuk ke proyek Anda.

Menggunakan alat perencanaan proyek yang efektif dan pernyataan kerja (SOW) yang menyeluruh dan ditulis dengan baik akan membuat Anda siap untuk berhasil memimpin proyek melewati garis akhir sesuai jadwal dan sesuai anggaran.

Apa itu Pernyataan Kerja (SOW) dalam Manajemen Proyek?

Pernyataan kerja (SOW) adalah dokumen yang mengikat secara hukum yang menangkap dan mendefinisikan semua aspek manajemen kerja dari proyek Anda. Anda akan mencatat kegiatan, hasil dan jadwal untuk proyek tersebut. Ini adalah kontrak kerja yang sangat rinci yang mendefinisikan syarat dan ketentuan yang disepakati antara para pihak dan meletakkan dasar untuk rencana proyek.

Pernyataan kerja (SOW) adalah salah satu dokumen pertama yang Anda buat untuk meletakkan seluruh lanskap proyek sebelum Anda merencanakan dan mengeksekusi. Karena banyaknya detail yang dibutuhkan, prospek untuk menulis bisa menjadi sesuatu yang menakutkan. Karena itu, mari kita uraikan menjadi bagian yang lebih mudah dicerna. Pernyataan kerja Anda akan jauh lebih rinci daripada perkiraan pekerjaan Anda, yang merupakan dokumen sederhana yang menguraikan pekerjaan yang akan dilakukan dan biaya yang terkait dengannya.

Terkait: Template Pernyataan Kerja Gratis untuk Word

Apa Tujuan dari Pernyataan Kerja (SOW)?

Sebagaimana dicatat, pernyataan kerja adalah gambaran rinci tentang ruang lingkup proyek. Ini juga merupakan cara untuk berbagi persyaratan proyek, kriteria penerimaan, dan persyaratan pembayaran dengan mereka yang mengerjakan proyek, apakah mereka berkolaborasi atau dikontrak untuk mengerjakan proyek tersebut. Ini termasuk pemangku kepentingan seperti vendor dan kontraktor yang menawar untuk mengerjakan proyek tersebut.

Ini juga membantu manajer proyek, karena menyediakan struktur di mana rencana proyek dapat dibangun. Pernyataan kerja juga akan membantu menghindari konflik dalam proyek. Dengan detail dan kejelasan, SOW membantu menjaga semua orang yang terlibat dalam proyek pada halaman yang sama dan bekerja untuk meminimalkan kebingungan.

Saat membangun jadwal Anda, ada baiknya menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. Ini bisa sangat membantu untuk mengatur tugas dan sumber daya Anda, karena sangat penting untuk membuat jadwal yang akurat pada tahap ini dalam proyek.

Perangkat lunak manajemen proyek juga dapat membantu Anda membuat struktur rincian kerja (WBS) untuk memperbesar cakupan proyek Anda dan mengidentifikasi aktivitas, hasil, dan pencapaian proyek Anda.

Contoh Surat Pernyataan Kerja

SOW dapat dipecah menjadi beberapa kategori. Ada tiga jenis utama, yang pada dasarnya dapat didefinisikan sebagai berikut.

• Desain/Detail : Saat Anda menulis SOW ini, apa yang Anda lakukan adalah menyampaikan kepada pemasok bagaimana Anda ingin pekerjaan itu selesai. Apa persyaratan pembeli yang akan mengendalikan proses pemasok? Anda dapat menggunakan templat pengumpulan persyaratan untuk memastikan Anda mengumpulkan semuanya. Persyaratan proyek ini dapat menjalankan keseluruhan dari kriteria penerimaan kualitas dan persyaratan pembayaran hingga pengukuran bahan. Dalam SOW ini, pembelilah yang bertanggung jawab atas kinerja karena dialah yang mengarahkan kursus proyek.
• Tingkat Upaya/Waktu dan Bahan/Harga Satuan: Ini adalah versi yang hampir universal dan dapat diterapkan pada sebagian besar proyek. Apa yang didefinisikan adalah tingkat usaha serta bahan dan biaya per unit. Ini cenderung menemukan penggunaan dalam kontrak jangka pendek.
• Berbasis Kinerja: Ini adalah SOW yang disukai manajer proyek karena berfokus pada tujuan proyek, sumber daya, dan tingkat kualitas yang diharapkan dari hasil. Namun, itu tidak menjelaskan bagaimana pekerjaan itu seharusnya dilakukan. Hal ini memungkinkan banyak otonomi tentang bagaimana mencapai suatu hasil tanpa memerlukan proses tertentu.

Apa pun jenis dokumen SOW yang Anda pilih, Anda pasti ingin menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk merampingkan prosesnya. ProjectManager dapat mengatur semua informasi yang Anda kumpulkan dalam tampilan daftar kami. Tetapi alat kami tidak hanya membuat daftar tugas yang mewah seperti aplikasi lain. Perangkat lunak real-time kami melacak kemajuan Anda dan daftar menunjukkan persentase selesai untuk setiap tugas. Anda dapat menugaskan pekerjaan ke tim Anda, menetapkan prioritas, menambahkan tag khusus, dan banyak lagi. Buktikan sendiri dengan mengikuti uji coba gratis kami selama 30 hari hari ini.

Cara Menulis Pernyataan Kerja Proyek (SOW)

Pernyataan kerja adalah perjanjian yang mengikat secara hukum antara klien dan vendor yang menjelaskan syarat dan ketentuan untuk pelaksanaan lingkup pekerjaan proyek. Ada banyak informasi untuk dijelaskan di SOW. Anda dapat membuat ini sendiri jika Anda mau, tetapi menggunakan alat manajemen proyek untuk memastikan tidak ada yang tertinggal akan terbukti membantu. Anda hanya memiliki satu kesempatan untuk membuat dokumen SOW Anda, dan Anda ingin melakukannya dengan benar.

Berikut ini ikhtisar langkah-langkah yang harus Anda ikuti untuk menulis pernyataan kerja Anda:

1. Buat pengantar singkat untuk proyek Anda.
2. Tentukan tujuan proyek Anda.
3. Tentukan ruang lingkup proyek Anda.
4. Buat struktur rincian kerja untuk mengidentifikasi tugas, pencapaian, dan hasil proyek Anda.
5. Buat jadwal proyek untuk tugas, pencapaian, dan hasil Anda
6. Tentukan persyaratan proyek dan kriteria penerimaan
7. Tentukan syarat dan ketentuan pembayaran.

Kami akan menjelajahi masing-masing komponen SOW yang terlibat dalam proses ini di bagian di bawah ini.

Dalam hal menulis pernyataan kerja, Anda harus spesifik. Anda ingin mengklarifikasi istilah yang digunakan untuk membuatnya dipahami secara universal. Juga, tentukan dengan jelas siapa yang akan melakukan apa dan pada jam berapa tugas-tugas itu harus diselesaikan. Melakukan hal ini untuk menghindari kebingungan di kemudian hari dalam proyek ketika Anda tidak mampu melakukan miskomunikasi atau perselisihan.

Selain menulis dengan jelas, Anda harus menyertakan visual dalam SOW. Ini akan membantu memfokuskan lensa pada berbagai aspek proyek. Memasukkan visual, baik itu bagan, grafik, atau ilustrasi lain untuk membantu Anda memperjelas proyek, akan membuat SOW lebih mudah dicerna.

Setelah semua pekerjaan yang telah Anda lakukan untuk merinci spesifikasi proyek, Anda tidak ingin mengabaikan langkah terakhir yang penting — membuat pekerjaan ditandatangani. Anda tidak dapat melanjutkan jika Anda tidak memiliki wewenang untuk melakukannya. Atau, lebih tepatnya, Anda bisa, tetapi itu mungkin membebani Anda dengan kesuksesan proyek. Oleh karena itu, pastikan bahwa mereka yang berwenang telah menandatangani pernyataan kerja.

Apa yang harus dimasukkan dalam Pernyataan Kerja (SOW)?

Ada banyak bagian dalam pernyataan kerja seperti halnya dalam sebuah proyek, jadi disarankan untuk menggunakan sistem informasi manajemen proyek untuk membantu Anda mengelola semua komponennya. Jika Anda mulai dengan berfokus pada bagian-bagiannya, Anda dapat mengerjakan sendiri secara keseluruhan. Untuk pemahaman penuh tentang SOW, pertama, perhatikan aspek-aspek utama dari proyek yang ditanganinya.

1. Perkenalan

Mulailah dengan menjelaskan pekerjaan apa yang sedang dilakukan dan informasi umum tentang proyek tersebut. Juga, siapa yang terlibat dalam proyek tersebut? Sebutkan pihak-pihak tersebut. Ini akan mengarah pada penawaran tetap, yang memperkuat harga untuk produk atau layanan yang dibeli untuk proyek tersebut, dan kontrak yang lebih formal yang menjelaskan lebih rinci.

2. Pernyataan Tujuan

Mulailah dengan pertanyaan besar: mengapa Anda memulai proyek ini? Apa tujuan dari proyek tersebut? Buat pernyataan tujuan untuk mengawali bagian ini dan berikan jawaban menyeluruh untuk pertanyaan-pertanyaan ini, seperti apa tujuan proyek, hasil dan laba atas investasi.

3. Lingkup Pekerjaan

Pekerjaan apa yang perlu dilakukan dalam proyek? Catat dalam lingkup pekerjaan, termasuk perangkat keras dan perangkat lunak apa yang akan diperlukan. Apa proses yang akan Anda gunakan untuk menyelesaikan pekerjaan yang ditentukan dalam lingkup proyek Anda? Ini termasuk hasil, waktu yang terlibat, dan bahkan langkah-langkah umum yang diperlukan untuk mencapainya. Anda harus membuat pernyataan ruang lingkup proyek untuk menangkap semua informasi tentang ruang lingkup proyek Anda.

4. Dimana Pekerjaan Akan Dilakukan?

Tim yang Anda pekerjakan harus bekerja di suatu tempat. Proyek mungkin spesifik lokasi, di fasilitas pusat atau beberapa, jika tidak semua anggota tim dapat bekerja dari jarak jauh. Either way, di sinilah Anda ingin merinci itu dan di mana peralatan dan perangkat lunak yang digunakan akan ditempatkan.

5. Tugas

Ambil langkah-langkah umum yang diuraikan dalam ruang lingkup pekerjaan dan bagi menjadi tugas-tugas yang lebih rinci. Jadilah spesifik dan jangan tinggalkan tindakan apa pun yang diperlukan untuk menghasilkan kiriman dan mencapai tujuan proyek. Jika Anda mau, bagi tugas menjadi tonggak atau fase. Template struktur rincian kerja dapat membantu.

6. Tonggak sejarah

Tentukan jumlah waktu yang dijadwalkan untuk menyelesaikan proyek, dari tanggal mulai hingga tanggal penyelesaian yang diusulkan. Detail jam yang dapat ditagih per minggu dan bulan, dan apa pun yang terkait dengan penjadwalan proyek. Sekali lagi, spesifisitas penting. Misalnya, jika ada jumlah jam maksimum yang dapat ditagih untuk vendor dan/atau kontrak, catat di sini.

Gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk memantau kemajuan Anda dan pastikan Anda memenuhi pencapaian Anda. ProjectManager memiliki dasbor real-time yang dibangun ke dalam alat, tidak seperti perangkat lunak lain yang membuat Anda membangun sendiri. Kami tidak hanya memiliki dasbor yang disematkan tetapi melakukan semua perhitungan dan menampilkan metrik dalam bagan dan grafik yang mudah dibaca. Bersaing dengan lebih dari tonggak tetapi juga varians proyek, biaya dan banyak lagi.

7. Hasil Kerja

Apa hasil proyek? Daftar mereka dan jelaskan apa yang jatuh tempo dan kapan waktunya. Jelaskan secara rinci, seperti jumlah, ukuran, warna, dan apa pun yang mungkin relevan.

8. Jadwal

Sertakan daftar terperinci tentang kapan kiriman proyek perlu diselesaikan, dimulai dengan vendor mana yang akan dipilih untuk mencapai tujuan ini, kickoff, periode kinerja, tahap peninjauan, pengembangan, implementasi, pengujian, penutupan proyek , dll.

9. Standar dan Pengujian

Jika ada kriteria penerimaan industri atau standar kualitas yang perlu dipatuhi, cantumkan di sini. Juga, jika akan ada pengujian produk, daftar siapa yang akan terlibat dalam proses pengujian penerimaan ini, peralatan apa yang dibutuhkan dan sumber daya lainnya.

10. Tentukan Keberhasilan Proyek

Catat apa yang diharapkan oleh sponsor dan/atau pemangku kepentingan proyek sebagai penyelesaian proyek yang berhasil.

11. Persyaratan Proyek

Buat daftar peralatan lain yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dan jika ada gelar atau sertifikasi yang diperlukan dari anggota tim. Juga, perhatikan apakah akan ada perjalanan atau persyaratan proyek lainnya yang belum tercakup.

12. Ketentuan Pembayaran

Jika anggaran proyek telah dibuat, maka Anda dapat membuat daftar pembayaran yang terkait dengan proyek, dan bagaimana pembayaran tersebut akan dikirimkan, di muka, dari waktu ke waktu, atau setelah selesai. Misalnya, Anda dapat membayar setelah penyelesaian pencapaian atau pada jadwal tetap, mana yang lebih memungkinkan secara finansial.

13. Lainnya

Akan ada bagian lain dari proyek yang tidak sesuai dengan kategori di atas, dan ini adalah tempat di mana Anda dapat menambahkannya sehingga semuanya tercakup. Misalnya, apakah ada masalah keamanan, pembatasan seputar perangkat keras atau perangkat lunak, pembayaran perjalanan, dukungan pascaproyek, dll?

14. Penutupan

Ini akan menentukan bagaimana kiriman akan diterima, dan siapa yang akan mengirimkan, meninjau dan menandatangani kiriman. Juga, ini berkaitan dengan tugas admin akhir, memastikan semuanya ditandatangani dan ditutup dan diarsipkan.

Templat Pernyataan Kerja

Saat Anda menulis pernyataan kerja, akan membantu jika Anda menggunakan templat pernyataan kerja karena semua aspek proyek yang harus ditangkap. Sebagian besar template akan menyertakan hal-hal seperti daftar istilah yang mendefinisikan apa yang Anda rujuk di SoW. Akan ada tempat bagi Anda untuk menulis pernyataan tujuan, serta informasi administrasi.

Jika Anda menyukai templat pernyataan kerja kami, Anda dapat mencoba templat manajemen proyek gratis kami untuk mengelola proyek Anda.

SOW Dokumen Terkait

SOW adalah salah satu dari banyak dokumen manajemen proyek yang Anda perlukan untuk mengelola proyek Anda. Berikut adalah beberapa yang berkaitan erat dengan pernyataan kerja.

Perjanjian Layanan Utama

Perjanjian layanan utama adalah kontrak yang mendefinisikan persyaratan yang akan mengatur transaksi dan perjanjian di masa depan antara dua pihak. Perjanjian layanan utama mencakup syarat dan ketentuan dasar yang dapat diabaikan dalam perjanjian hukum di masa mendatang.

Anda dapat menggunakan perjanjian layanan master untuk memulai hubungan dengan klien atau vendor, lalu menggunakan SOW untuk setiap proyek.

Piagam Proyek

Piagam proyek memberikan gambaran umum tentang proyek Anda. Ini mencakup hal-hal seperti tujuan proyek, pemangku kepentingan, tujuan, ruang lingkup proyek, antara lain. Ini adalah dokumen yang sangat membantu untuk membantu Anda menulis SOW Anda.

Struktur rincian kerja

Struktur rincian kerja itu adalah alat manajemen proyek yang memungkinkan manajer proyek untuk memecah ruang lingkup proyek menjadi tugas, kiriman, tonggak dan fase proyek. Ini adalah representasi visual dari semua pekerjaan yang diperlukan untuk sebuah proyek.

Proposal permintaan

Permintaan proposal (RFP) digunakan untuk mencari vendor dan kontraktor yang dapat memasok proyek dengan produk dan layanan. RFP memberikan gambaran proyek untuk memberikan gambaran yang jelas kepada pihak-pihak yang mengajukan penawaran tentang apa yang dibutuhkan dari mereka. Setelah klien memilih vendor, langkah selanjutnya adalah memberi mereka pernyataan kerja dengan informasi lebih rinci tentang ruang lingkup pekerjaan.

ProjectManager Dapat Meningkatkan Pernyataan Kerja Anda

ProjectManager memiliki seperangkat alat manajemen proyek yang dapat membantu Anda menyusun pernyataan kerja yang secara akurat menggambarkan proyek yang akan datang. Sebagai permulaan, Anda dapat menggunakan Gantt kami untuk mulai membuat daftar semua tugas yang dapat Anda pikirkan untuk proyek tersebut.

Gantt online memiliki dasar-dasar garis waktu visual, kemampuan untuk menghubungkan dependensi untuk menghindari kemacetan dan menetapkan pencapaian. Tetapkan biaya untuk tugas dan lihat biaya yang Anda rencanakan untuk proyek atau fase tertentu. Namun Anda dapat menggunakan tampilan lembar untuk hanya melihat kisi, memfilter jalur kritis untuk mengetahui tugas apa yang dapat dilewati jika perlu, dan menetapkan garis dasar setelah jadwal dan anggaran Anda selesai. Itu berarti Anda akan dapat melacak secara real time apakah Anda tetap di jalur dan di bawah anggaran. ProjectManager memiliki alat yang Anda inginkan dan memberikan lebih banyak fungsi daripada pesaing. Cobalah secara gratis dengan uji coba 30 hari kami.

Seperti yang Anda lihat, menggunakan perangkat lunak bagan Gantt kami dapat sangat membantu dalam membuat pernyataan kerja yang akurat untuk proyek Anda. Akurasi sangat berarti bagi pemangku kepentingan ketika tiba saatnya untuk menyelesaikan pekerjaan yang Anda cakup.

Pernyataan kerja adalah dokumen dasar dari setiap proyek. Setelah dibuat dan disetujui, Anda harus membuat rencana dan mengimplementasikannya. Di situlah ProjectManager masuk. Perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud kami menyediakan data waktu nyata untuk membantu Anda mengelola dan melacak laporan kerja Anda. Ambillah untuk uji coba dan lihat bagaimana itu dapat membantu Anda dengan uji coba gratis 30 hari ini.