7 Kunci untuk Tetap Produktif Saat Rutinitas Harian Anda Meledak

Diterbitkan: 2020-11-25

Saya memiliki ritme.

Saya memiliki rutinitas.

Hampir setiap hari, saya bahkan punya cukup waktu.

Pada beberapa hari yang luar biasa, saya memiliki lebih dari cukup waktu. (Tidak, sungguh. Itu mulia.)

Tapi kemudian putriku lahir. Akhirnya istriku kembali bekerja. Dan yang membuat kami kecewa, tidak ada pilihan tempat penitipan anak atau pengasuh yang dapat diterima yang terwujud.

Tiba-tiba, saya menjadi pengasuh penuh waktu bayi perempuan saya di siang hari, sambil tetap memegang pekerjaan penuh waktu, bekerja dari rumah, sebagai Wakil Presiden Pemasaran.

Oh, dan yang terpenting, begitu Mama tidak lagi ada untuk mengerjakan Sihir Mama Nap-nya, putri saya memutuskan dia tidak akan lagi tidur di boksnya. Tidak, hanya kereta dorong satu jam lebih yang berjalan di luar di musim panas Texas yang cukup. Ya…

Jadi, apa yang terjadi ketika jadwal harian Anda yang disusun dengan cermat hancur berkeping-keping oleh serangkaian keadaan (meskipun benar-benar lucu) yang tidak Anda rencanakan sepenuhnya?

Nah, setidaknya menurut pengalaman saya, Anda mempelajari beberapa pelajaran penting dengan sangat cepat jika Anda ingin memiliki harapan untuk bertahan hidup.

Tapi catatan singkat sebelum kita mulai pelajaran itu…

Inilah rahasia kecil kotor dari posting ini

Jangan membuat kesalahan dengan berpikir bahwa sisa posting ini hanya berlaku untuk Anda jika Anda adalah orang tua baru. Atau melalui transisi kehidupan gila lainnya. Atau Anda biasanya berantakan tidak teratur.

Anda tidak selalu dapat merencanakan kapan tepatnya hidup akan membuat Anda banyak kesulitan. Tetapi saya berjanji kepada Anda bahwa memiliki tujuh kunci yang saya jelaskan di bawah ini di belakang pikiran Anda akan membantu Anda menjadi sedikit lebih siap jika (lebih seperti saat ) itu terjadi.
Anda bahkan tidak perlu menunggu hidup menjadi gila untuk mengikuti nasihat di bawah ini karena sebagian besar berlaku secara umum untuk produktivitas. Maksud saya, apakah pernah ada waktu dalam hidup Anda ketika memprioritaskan dan memfokuskan akan menjadi kontraproduktif? Tidak.

Jadi, teruslah membaca.

Jika situasi hidup Anda saat ini membuat Anda merasa seperti ayam dengan kepala terpenggal, saya punya rencana yang akan membantu Anda mendapatkan kembali sedikit kewarasan. (Ini pasti membantu saya.)

Dan jika situasi hidup Anda saat ini lemah lembut, setiap kunci yang Anda baca di bawah ini masih akan berfungsi sebagai pengingat yang berguna tentang bagaimana Anda bisa menjadi lebih produktif… dan bagaimana menyesuaikan dan bereaksi di masa depan jika terjadi perombakan besar.

Oke, sekarang ke pelajaran, yang telah saya susun menjadi tujuh kunci untuk menavigasi perairan yang berpotensi berombak ini dengan sukses.

Menembak! Saya baru saja melihat putri saya berpindah posisi di tempat tidurnya. Kami tidak punya banyak waktu…

1. Berkomunikasi

Ketika saya menyadari bahwa jadwal kerja pribadi saya akan berubah secara drastis, saya tahu itu akan mengubah apa yang dapat saya lakukan.

Misalnya, saya telah melakukan banyak hosting webinar selama 18 bulan terakhir, seringkali dua sesi seminggu. Tapi bagaimana saya bisa menemukan blok yang andal selama 90 menit selama jam kerja normal untuk fokus pada webinar dengan bayi merangkak?

Hal ini menyebabkan beberapa percakapan - dengan atasan saya, dan dengan orang lain yang perannya akan terpengaruh karena ketidakmampuan saya untuk menyelenggarakan webinar.

Percakapan seperti ini terkadang terasa canggung untuk dimulai, karena kita tidak pernah senang mengakui bahwa kita dapat lagi melakukan sesuatu yang selama ini kita andalkan. Tetapi jauh lebih baik untuk segera memilikinya, sehingga rencana baru dapat dibuat, daripada menunggu dan kemudian memaksa semua orang untuk berebut.

Untungnya, semua ketakutan yang saya miliki segera diatasi.

Atasan saya mengerti, dan bersedia bekerja dengan jadwal baru saya yang gila, dan rekan tim yang luar biasa seperti Chris Garrett dan Will DeWitt bersedia untuk turun tangan dan menangani perencanaan webinar, pengorganisasian, dan tugas-tugas hosting selama saya tidak ada.

Apakah pelajaran ini berlaku untuk Anda jika Anda adalah Business of One, katakanlah seorang pengusaha digital tunggal? Benar.

Namun dalam kasus Anda, Anda mungkin berkomunikasi dengan audiens Anda, bukan dengan tim di tempat kerja. Jika rutinitas harian Anda diubah ke titik di mana jadwal konten Anda akan berubah, komunikasikan hal itu kepada audiens Anda.

Harapan adalah segalanya. Tetapkan yang tepat sehingga orang tahu apa yang diharapkan, dan agar Anda memiliki kesempatan untuk melampaui mereka. Ingat: selalu lebih baik untuk memberikan janji yang kurang dan pengiriman berlebih, daripada sebaliknya.

2. Prioritaskan

Setelah Anda berkomunikasi dengan pihak-pihak yang terkena dampak, inilah saatnya untuk duduk dan melakukan sedikit komunikasi yang jujur dengan diri Anda sendiri.

Karena jika Anda akan beralih dari apa yang terasa seperti samudra waktu yang tidak terputus ke apa yang sekarang akan terasa seperti beberapa genangan waktu kecil yang tersebar, Anda perlu memastikan bahwa Anda memaksimalkan genangan itu!

Itu berarti prioritas adalah kuncinya.

Apa yang penting untuk Anda lakukan… dan apa yang tidak?

Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan mengatur tanggung jawab Anda menjadi empat kuadran:

Mendesak dan Penting
Tidak mendesak dan Penting
Mendesak dan Tidak Penting
Tidak Mendesak dan Tidak Penting

Pastikan Anda tahu apa yang mendesak dan penting, sehingga tidak lolos dari celah.

Selain itu, pastikan Anda meluangkan waktu untuk aktivitas yang tidak mendesak tetapi penting, yang mudah dilakukan saat menghadapi kesulitan waktu.

Dan kemudian dapat mengidentifikasi hal-hal yang mendesak tetapi tidak penting, serta hal-hal yang tidak mendesak dan tidak penting, sehingga Anda dapat memprioritaskan dengan tepat apa yang hanya disingkirkan dan diabaikan.

Anda tidak dapat melakukan semuanya, tetapi Anda dapat memastikan bahwa Anda melakukan apa yang paling penting.

Intinya di sini adalah bahwa jika Anda memiliki lebih sedikit waktu, Anda memiliki lebih sedikit margin untuk kesalahan dalam hal apa yang diselesaikan dan apa yang tidak karena, kemungkinan besar, Anda tidak akan bisa menyelesaikan volume barang yang sama.

Masuk ke mode hiper-prioritas memaksa Anda untuk mengklarifikasi apa yang penting dan apa yang tidak. Dan kebijaksanaan yang akan Anda peroleh dari melakukan ini dapat diterapkan setelah jadwal Anda kembali normal, yang dapat membawa perencanaan dan produktivitas Anda ke tingkat pahlawan super.

3. Putuskan

Kunci berikutnya adalah mengambil apa yang Anda pelajari dari memprioritaskan dan memutuskan apa yang akan Anda lakukan, delegasikan, dan abaikan.

Ini sering kali bisa menjadi kunci terbesar untuk memastikan bahwa semua yang Anda lakukan terus berlanjut seolah-olah jadwal Anda tidak pernah berubah.

Mari kita kembali ke empat kuadran urgensi dan kepentingan di atas, dan melihatnya melalui prisma apa yang harus Anda lakukan, delegasikan, atau abaikan.

Mendesak dan Penting: Delegasikan jika Anda memiliki seseorang yang mampu menanganinya, jika tidak lakukan sendiri.
Tidak Mendesak dan Penting: Lakukan ini sendiri. Kemungkinannya adalah, kemampuan Anda untuk unggul dalam aktivitas ini adalah apa yang membuat Anda berada di posisi Anda saat ini, dan apa yang dapat membangun nilai jangka panjang untuk Anda dan perusahaan Anda.
Mendesak dan Tidak Penting: Delegasikan kepada seseorang yang mampu menangani (terutama jika mereka dapat mempelajari sesuatu dari pengalaman), atau pertimbangkan untuk mengabaikan sama sekali.
Tidak Mendesak dan Tidak Penting: Singkirkan. Anda tidak punya waktu untuk hal ini!

Sekarang izinkan saya menawarkan peringatan penting…

Ledakan jadwal pribadi Anda bukanlah izin untuk mendelegasikan (atau memberhentikan) segalanya. Jadi, jangan membebani anggota tim Anda dengan mengirimkan banyak pekerjaan baru ke arah mereka. Cobalah untuk menjadi strategis.

Delegasi adalah kesempatan untuk menghemat waktu Anda dan kesempatan untuk memberi orang yang lebih hijau atau lebih baru dari Anda beberapa pengalaman berharga.

Jika memungkinkan, cobalah mencocokkan apa yang Anda delegasikan dengan apa yang akan mendorong pertumbuhan dalam diri orang atau orang yang Anda delegasikan. Dan pastikan untuk memposisikan tugas baru seperti ini saat Anda menjelaskannya.

Karena saya sendiri telah melalui proses ini, saya sangat beruntung memiliki orang-orang seperti Will DeWitt dan Loryn Thompson yang siap, bersedia, dan bersemangat untuk menangani tanggung jawab baru. Mereka sangat ingin belajar dan tumbuh, serta sangat mampu.

Memiliki orang-orang seperti itu di tim Anda tentu membuat pendelegasian lebih mudah dilakukan. Dan ketika Anda bisa menjadi cerdas dan strategis tentang apa yang Anda delegasikan dan abaikan, itu memungkinkan Anda untuk lebih fokus pada apa yang akan Anda lakukan.

4. Identifikasi

Sekarang setelah Anda tahu apa yang akan Anda lakukan, delegasikan, dan hentikan, inilah saatnya untuk mulai mengatur kapan Anda akan benar-benar menyelesaikan pekerjaan.

Sebelum Anda duduk dan mulai dengan panik membenturkan keyboard seperti Anda adalah Bruce Almighty, yang terbaik adalah mengatur diri Anda sendiri.

Ya, mengatur diri akan membutuhkan waktu.

Dan ya, waktu adalah hal yang langka bagi Anda saat ini.

Jadi Anda mungkin berpikir:

“Saya tidak punya waktu untuk bermain-main dengan kalender dan daftar tugas saya. Saya harus mulai bekerja, bung! "

Tetapi ini adalah langkah mundur yang akan membantu Anda mengambil dua, tiga, empat langkah ke depan saat Anda maju melalui hari-hari Anda. Ini lebih sedikit biaya waktu dan lebih banyak investasi - dan itu akan terbayar.

Kami akan merencanakan apa yang akan Anda lakukan selama setiap blok waktu berikutnya. Itu kunci # 5. Tetapi ada satu langkah yang harus dilakukan sebelum itu: benar-benar mengidentifikasi blok waktu yang Anda miliki untuk bekerja.

Melakukan ini sangat membantu.

Salah satu tantangan terbesar yang saya temukan ketika beralih dari hari kerja yang sebagian besar tanpa gangguan selama jam kerja normal ke sesi kerja yang tersebar kapan saja ketika saya bisa menyesuaikannya, adalah betapa tidak terorganisirnya semua itu.

Tetapi mengenali blok waktu konsisten yang saya miliki - yang dapat saya andalkan - membantu saya rileks dan menemukan ketertiban dalam kekacauan itu.

Saya tahu saya bisa bangun pagi dan bekerja dengan damai dan tenang selama 90 menit.
Saya tahu saya bisa mendapatkan dua blok waktu 60–90 menit di siang hari sementara putri saya tidur siang, setelah saya akhirnya menemukan cara untuk membuatnya tidur siang di boksnya dan bukan di kereta dorong. (Dan saya bahkan dapat secara tentatif menjadwalkan panggilan atau rekaman podcast di sekitar jendela ini, karena itu agak standar sehari-hari.)
Saya tahu saya bisa mengecek email dan mengeluarkan beberapa hal Mendesak / Penting saat makan siang saat istri saya di rumah, dan kemudian dalam setengah jam setelah dia kembali ke rumah setelah bekerja.
Saya tahu saya kemudian bisa mendapatkan waktu sebanyak yang saya butuhkan setelah makan malam… meskipun saya mencoba untuk tidak menyalahgunakan ini dan begadang karena, kembali ke poin pertama di atas, saya juga ingin bangun lebih awal.
Dan akhirnya, saya tahu pada dasarnya saya bisa bekerja penuh waktu berjam-jam plus ekstra di akhir pekan.

Ini menjadi blok waktu yang bisa saya masukkan ke dalam kalender saya. Saya hanya perlu mengisi hal-hal yang harus saya selesaikan di setiap tugas.

Proses ini benar-benar membantu melabuhkan hari saya dan membuat saya tidak merasa kewalahan.

5. Rencanakan

Meski begitu, saya masih merasa terbebani.

Tetapi begitu saya mengidentifikasi apa yang menyebabkan perasaan itu, itu menjadi lebih mudah untuk diatasi.

Inilah yang saya sadari…

Setiap kali saya merasa kewalahan, itu karena saya membiarkan blok waktu berlalu tanpa mencapai sesuatu yang spesifik dan penting. Kemudian saya akan memberikan pekerjaan ekstra ke blok waktu berikutnya, atau ke akhir pekan (ugh), yang akan membuat saya merasa bahwa saya memiliki terlalu banyak hal yang harus dilakukan dan tidak mungkin menyelesaikan semuanya.

Cara mengatasinya selalu sederhana: luangkan waktu untuk merencanakan apa yang akan saya lakukan dengan setiap blok waktu, sehingga segera setelah itu dimulai saya bisa mulai bekerja daripada mencoba memikirkan apa yang akan saya lakukan.

Itu mungkin tampak seperti langkah ekstra.

Tidak bisakah Anda meluangkan waktu beberapa menit di awal setiap blok, meninjau daftar tugas Anda, memilih item yang paling penting, dan mulai bekerja?

Mungkin. Mungkin itu akan berhasil untuk Anda. Saya hanya tahu itu tidak untuk saya.

Tarikan untuk memeriksa email, atau memeriksa Twitter, atau membuka Feedly selalu kuat saat saya menjatuhkan diri di depan komputer. FoMO adalah obat yang luar biasa. Dan sementara sebelumnya saya memiliki sedikit waktu luang di hari saya untuk jatuh ke lubang kelinci, saya tidak melakukannya sekarang.

Jika saya tahu persis apa yang akan saya kerjakan ketika saya duduk di depan komputer, saya mulai mengerjakannya. Ini memastikan saya membuat kemajuan berarti pada sesuatu yang penting.

Kemudian, dan baru setelah itu, jika saya selesai dan memiliki waktu tambahan di akhir blok waktu, saya dapat melakukan pemeriksaan email / media sosial / berita secara cepat. Pada saat itu, saya tidak perlu khawatir kehilangan terlalu banyak waktu untuk lubang kelinci potensial, karena saya sudah memeriksa item penting ... dan karena merangkak / menangis / bayi perempuan yang suka diemong adalah penangkal utama untuk setiap lubang kelinci konyol .

6. Fokus

Seperti yang Anda lihat, setiap kunci dibangun di atas kunci sebelumnya.

Lima kunci pertama - berkomunikasi, memprioritaskan, memutuskan, mengidentifikasi, dan merencanakan - semua mengarah ke satu arah yang sangat spesifik yang memungkinkan Anda untuk fokus menyelesaikan pekerjaan penting bahkan ketika jadwal Anda kacau.

Dan masing-masing kunci itu tidak ada artinya jika Anda tidak cukup disiplin untuk fokus.

Jadi lakukan apa pun yang harus Anda lakukan untuk memastikan bahwa perhatian Anda tetap fokus ke arah yang seharusnya selama blok waktu Anda.

Seperti yang saya sebutkan, pertama mengidentifikasi aktivitas spesifik yang akan saya kerjakan selama setiap blok waktu membantu saya fokus.

Berikut adalah beberapa teknik halus lainnya yang telah membantu juga:

Menghapus ikon aplikasi Twitter dari dok desktop Mac saya
Menempatkan ponsel saya di ruangan lain
Menonaktifkan Slack, atau setidaknya menunda notifikasi
Mengenakan headphone, dan memutar musik jika saya tidak sedang menulis (karena saya tidak dapat menulis dengan musik)
Keluar rumah, jika gangguan malam hari atau akhir pekan terlalu banyak

Itu hanya beberapa teknik yang berhasil untuk saya.

Ini membantu bahwa saya mencoba untuk jujur pada diri saya sendiri. Dan meskipun terasa konyol harus menyembunyikan ikon Twitter dari diri saya sendiri, saya tahu saya akan lebih jarang memeriksanya tanpa petunjuk visual yang menarik perhatian saya ketika saya melihat layar saya. Jadi itu sangat berharga.

Saya tidak punya menit, bahkan detik, untuk disia-siakan sekarang. Saya harus melindungi fokus saya.

Jadi jika Anda pernah menemukan diri Anda dalam situasi penghancuran jadwal seperti saya, jujurlah dengan jujur pada diri Anda sendiri.

Perubahan apa yang dapat Anda buat, bahkan yang sangat kecil, yang akan menghilangkan potensi gangguan dan membantu Anda fokus?

Tanpa fokus, Anda tidak akan pernah cukup menyelesaikan.

7. Bersikaplah baik

Terakhir, jangan lupa untuk bersikap baik… terutama kepada diri sendiri.

Pahami bahwa Anda bukan Superman atau Wonder Woman. Anda tidak bisa melakukan semuanya.

Tetapkan ekspektasi yang realistis untuk diri Anda sendiri, dan kemudian Anda dapat bekerja untuk melampauinya. Keyakinan yang Anda peroleh dari melakukan hal itu akan meningkatkan produktivitas Anda ke depan.

Pahami juga bahwa transisi membutuhkan sedikit waktu.

Saat Anda terbiasa memiliki delapan jam waktu kerja tanpa gangguan selama hari kerja, dan waktu itu terpotong-potong dan tersebar sepanjang minggu, Anda akan memiliki periode penyesuaian. Jadi, ketika Anda pasti sedikit tersandung, dan awalnya berjuang untuk menyamai tingkat keluaran Anda sebelumnya, miliki sedikit kasih sayang untuk diri Anda sendiri.

Dan berbaik hatilah kepada orang-orang yang juga terpengaruh oleh penyesuaian jadwal Anda - yang membawa kita kembali ke # 1 di atas. Komunikasi sangat penting, dan itu adalah bentuk kebaikan yang esensial, terutama dalam situasi seperti ini.

Jauh lebih baik untuk berterus terang tentang perubahan dalam apa yang dapat Anda tangani, atau bahkan penurunan produktivitas, sehingga orang lain dapat merencanakan dan mempersiapkannya juga. Dengan cara itu setiap orang yang terlibat dan terpengaruh dapat menghadapinya dengan cara terbaik, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

Pernahkan Anda menghadapi situasi yang mengubah jadwal seperti yang saya jelaskan di sini? Bagaimana Anda menanganinya? Apa kunci lain untuk berhasil menavigasi perubahan yang Anda temukan?

Bagikan pengalaman Anda di kolom komentar di bawah.