Komite Pengarah: Definisi, Peran & Tips Rapat

Anda telah ditugaskan untuk memimpin sebuah proyek dan membuat rencana proyek hanya untuk mengetahui bahwa itu akan ditinjau oleh komite pengarah. Atau mungkin saat ini Anda tidak memiliki komite pengarah untuk bisnis Anda, tetapi Anda tertarik untuk membentuknya. Jika Anda tidak yakin apa itu komite pengarah atau apa fungsinya, jangan panik.

Mari kita telusuri apa itu komite pengarah, bagaimana kaitannya dengan manajemen proyek dan apa yang dilakukan komite pengarah. Anda juga akan belajar tentang peran dalam komite pengarah, cara menjalankan rapat komite pengarah, dan bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu.

Apa Itu Komite Pengarah?

Komite pengarah adalah dewan penasihat yang memiliki tata kelola atas perusahaan, kampanye, atau apa pun di antaranya. Apapun komite yang bertanggung jawab untuk mengarahkan menentukan siapa anggotanya. Dengan kata lain, komite pengarah terdiri dari para ahli, figur otoritas dan pemangku kepentingan senior.

Perhatian utama dari komite pengarah berfokus pada arah, ruang lingkup, anggaran, waktu dan metode yang digunakan oleh sebuah organisasi. Komite pengarah akan bertemu dari waktu ke waktu dan mendiskusikan topik tersebut untuk melihat di mana mereka berada dan di mana mereka ingin berada di masa depan. Mereka juga mengatur ulang topik apa pun jika perlu untuk tetap di jalur.

Perangkat lunak manajemen proyek menghubungkan proyek dan komite pengarah untuk analisis yang lebih baik dan hasil yang lebih baik. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang memiliki dasbor waktu nyata yang mengirimkan data langsung tentang metrik proyek. Itu tidak memerlukan pengaturan dan melacak semuanya mulai dari biaya hingga beban kerja dan kesehatan hingga tugas, memberikan pandangan tingkat tinggi tentang kemajuan dan kinerja proyek. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Definisi Komite Pengarah Proyek

Definisi komite pengarah proyek tidak jauh berbeda dengan komite pengarah, tetapi terdiri dari manajer yang bertugas mengawasi dan mendukung proyek. Hal ini dilakukan dari tingkat yang lebih tinggi daripada kegiatan sehari-hari dari proyek itu, melainkan dari perspektif manajerial.

Dalam hal siapa yang dipilih untuk komite, biasanya didasarkan pada kepentingan mereka dalam proyek. Pemangku kepentingan ini dapat mencakup pelanggan, kontraktor, atau bahkan departemen lain dalam organisasi yang akan paling terpengaruh oleh proyek.

Orang-orang di komite pengarah tidak selalu mengerjakan proyek; peran itu milik manajer proyek dan tim mereka. Komite pengarah terdiri dari lebih banyak eksekutif tingkat C, tetapi karena mereka tidak akrab dengan detail proyek, mereka perlu memiliki komunikasi yang jelas untuk memungkinkan mereka melakukan pekerjaan mereka.

Apa yang Dilakukan Komite Pengarah?

Sesuai namanya, komite pengarah memiliki satu tugas: mengarahkan sebuah proyek. Sama seperti Anda mengemudikan mobil Anda, komite kemudi adalah alat yang membuat Anda tetap di jalan dan bergerak ke arah yang benar. Mereka ada untuk keputusan besar seperti bagaimana perusahaan akan menjalankan prosesnya atau bagaimana tim bekerja sama.

Mari kita mundur selangkah dan memikirkan fungsi komite pengarah. Apa yang memiliki wewenang untuk dilakukan dan bagaimana menjalankan tata kelolanya atas sebuah proyek? Itu menuntun kita untuk mendefinisikan tujuan komite pengarah.

1. Dukung Proyek

Sulit untuk mengelola tim dan bahkan lebih sulit lagi ketika Anda mengelola tim proyek lintas fungsi. Tentu saja, manajer proyek adalah orang yang bertanggung jawab atas manajemen harian tim, tetapi ketika mereka membutuhkan bantuan, komite pengarah ada di sana. Seringkali anggota komite pengarah berasal dari kepala berbagai departemen yang memiliki tim yang terlibat dalam proyek dan mungkin memiliki lebih banyak daya tarik atau hubungan yang lebih baik dengan mereka.

2. Buat Keputusan

Kami secara singkat menyentuh bagaimana komite pengarah dapat membantu mengarahkan proyek dan membuat keputusan besar. Terkadang keputusan tersebut melibatkan resolusi konflik atau penyelesaian masalah, tetapi seringkali, ada keputusan yang lebih besar daripada proyek individu. Ada kalanya pilihan harus dibuat tentang model bisnis baru atau bagaimana proses bisnis ditangani. Ini bukan bagian dari tanggung jawab manajer proyek dan komite pengarah dirancang untuk merespons keputusan ini dengan lebih tepat.

3. Selesaikan Masalah

Manajer proyek biasanya yang turun tangan jika ada konflik atau hambatan. Mereka dapat memuluskan perbedaan antara pihak atau mengalokasikan kembali sumber daya yang sesuai. Tetapi mungkin ada masalah yang muncul yang tidak dapat diselesaikan oleh manajer proyek dan tim mereka sendiri. Komite pengarah ada untuk mendukung proyek dan dapat dipanggil bila diperlukan untuk menyelesaikan masalah ini.

Terkait: Template Pelacakan Masalah Gratis untuk Excel

4. Menyetujui Anggaran Proyek

Manajer proyek membuat anggaran dan berbicara dengan para ahli dan tim mereka untuk menentukan jumlah dana yang diperlukan untuk menyelesaikan semua tugas dalam jangka waktu yang diperlukan. Manajer proyek kemudian menyajikan anggaran proyek kepada komite pengarah yang memiliki persetujuan akhir. Selain itu, jika seorang manajer proyek ingin menambah anggaran selama pelaksanaan proyek, komite pengarah bertanggung jawab untuk menyetujuinya.

5. Dapatkan Pembaruan Status

Untuk memenuhi tujuannya, komite pengarah harus mengetahui apa yang terjadi dalam sebuah proyek. Itu tidak berarti mereka perlu mengetahui hal-hal kecil dari proyek, tetapi mereka harus diperbarui secara berkala dengan statusnya. Manajer proyek biasanya adalah orang di tim proyek yang akan mempresentasikan pembaruan status kepada para pemangku kepentingan.

6. Dorong Manajer Proyek

Manajer proyek adalah anggota tim yang paling mungkin terlibat dengan komite pengarah karena mereka perlu memiliki hubungan yang baik untuk memastikan keberhasilan proyek. Ini berarti bahwa kadang-kadang komite pengarah mendukung manajer proyek jika mereka membutuhkan dorongan atau jika manajer proyek membutuhkan telinga yang simpatik untuk curhat.

Peran di Komite Pengarah

Sebuah komite pengarah hidup atau mati atas keterlibatan produktif para anggotanya —semua orang penting dan perlu berpartisipasi. Peran dapat bervariasi tergantung pada komite pengarah, organisasi dan proyek, tetapi secara umum, ada beberapa peran umum di antara semua komite pengarah.

• Manajer Bisnis: Orang ini bertanggung jawab atas manajer proyek dan pemilik kasus bisnis. Mereka melihat proyek melalui lensa bisnis dan menentukan apakah proyek tersebut memenuhi tujuan dan kepentingan bisnis serta apakah biayanya sebanding dengan manfaat proyek.
• Pengguna Senior: Bagian dari komite pengarah ini mewakili kelompok yang proyeknya sedang dikerjakan. Anggap mereka sebagai pengguna akhir produk atau layanan. Ini memastikan bahwa hasil proyek selaras dengan kebutuhan pengguna.
• Pemasok Senior: Peran ini menyediakan tenaga kerja, anggaran, dan layanan untuk proyek tersebut. Mereka memastikan desain, produk, dan standar lainnya terpenuhi. Kelayakan produk atau layanan di bawah batasan anggaran dan rencana proyek adalah tanggung jawab mereka. Peran ini mungkin seseorang dari TI atau bahkan pemangku kepentingan eksternal.

Cara Menjalankan Rapat Komite Pengarah

Rapat komite pengarah mencakup hal-hal spesifik yang berbeda dibandingkan jenis rapat lainnya, tetapi dalam hal cara menjalankannya, aturannya serupa. Dengan rapat apa pun, Anda tidak ingin masuk tanpa agenda karena agenda berarti Anda tidak membuang waktu siapa pun.

Sejalan dengan itu, Anda tidak ingin terjebak dalam detail. Komite pengarah memiliki pandangan proyek yang berbeda dari tim proyek dan mereka tidak perlu tahu tentang setiap tugas dan apakah itu sesuai jadwal. Sekali lagi, tanggung jawab itu berada di bawah manajer proyek. Sebaliknya, komite pengarah ada untuk gambaran yang lebih besar dan membantu manajer proyek dengan keputusan di luar deskripsi pekerjaan mereka.

Seseorang harus membuat catatan selama rapat yang mencakup garis besar tentang apa yang dibahas dan keputusan apa pun yang dibuat selama rapat. Sebelum menunda, tinjau catatan itu dan pastikan semua orang yang hadir menandatanganinya untuk menghindari masalah di kemudian hari.

Jika Anda menjalankan rapat, satu pemikiran terakhir: kenali orang-orang yang bekerja dengan Anda. Memiliki pemahaman tentang kepribadian masing-masing anggota komite akan membantu Anda berkomunikasi lebih baik dengan mereka dan mengelola mereka selama rapat. Mengetahui dengan siapa Anda bekerja selalu merupakan cara untuk bekerja lebih produktif.

Bagaimana ProjectManager Membantu Komite Pengarah

Baik Anda sedang mengarahkan komitmen atau melaporkannya, Anda memerlukan alat yang dapat mengirimkan data waktu nyata untuk mengetahui apa yang terjadi dalam proyek dan membuat keputusan yang lebih berwawasan untuk memastikan keberhasilannya. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja dan proyek yang memiliki fitur yang memungkinkan Anda mengelola proyek dan terus memperbarui komite pengarah.

Dapatkan Laporan Rinci Dengan Satu Klik

Saat mempresentasikan ke komite pengarah, Anda harus membuat metrik proyek tanpa tersesat di antara rumput liar. Fitur pelaporan sekali klik kami memungkinkan Anda menghasilkan status proyek dan laporan status portofolio atau laporan yang lebih rinci tentang waktu, biaya, dan lainnya. Semua laporan dapat disaring untuk menunjukkan hanya apa yang ingin dilihat oleh komite pengarah. Plus, mereka mudah dibagikan sebagai PDF atau dicetak jika diinginkan.

Bagikan Rencana di Gantt Charts Interaktif

Sementara komite pengarah tidak ingin terjebak dalam rincian, mereka ingin melihat rencana proyek. Anda dapat mengatur tugas, menautkan dependensi, dan membuat pencapaian pada bagan Gantt sambil memfilter jalur kritis dan menetapkan garis dasar untuk melacak varians proyek. Bagikan bagan Gantt dengan tim proyek dan komite pengarah agar setiap orang selalu mengetahui perkembangannya. Jika komite pengarah bertanggung jawab atas lebih dari satu proyek, ada peta jalan yang dapat memberi mereka gambaran umum tentang keseluruhan portofolio.

Tentu saja, komite pengarah ingin proyek berhasil, dan begitu pula ProjectManager. Itulah mengapa ada fitur manajemen tugas dan manajemen sumber daya untuk menjaga tim tetap bekerja sesuai kapasitas. Berkolaborasi dengan intinya, perangkat lunak kami menghubungkan tim hibrida dan memungkinkan mereka berbagi file dan berkolaborasi, semuanya untuk mendorong lingkungan kerja yang lebih produktif. Komite pengarah akan seperti itu.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan pemenang penghargaan yang menghubungkan tim hibrida, di mana pun, bagaimana, atau kapan pun mereka bekerja. Data waktu nyata memastikan satu sumber kebenaran sehingga setiap orang selalu mengerjakan informasi terkini. Dibangun di atas platform kolaboratif-ke-inti, perangkat lunak kami membantu Anda merencanakan, memantau, dan melacak kemajuan dan kinerja secara real time. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.