Penggalangan Dana Nirlaba: Cara Mendapatkan Sponsor untuk Acara

Sebelum Anda mengetahui cara mendapatkan sponsor untuk suatu acara, pertanyaan pertama yang perlu Anda tanyakan pada diri sendiri adalah: “Acara seperti apa yang saya adakan?”

Ada dua jenis utama acara nirlaba. Yang pertama adalah apa yang dikenal sebagai "pembuat pertemanan", di mana tujuannya bukan tentang mengumpulkan uang — Anda bahkan mungkin menemukan fakta bahwa Anda kehilangan uang dalam jangka pendek. Acara pertemanan dirancang untuk menciptakan hubungan dalam komunitas dengan tujuan jangka panjang untuk menemukan donor untuk organisasi nirlaba Anda atau membangun hubungan.

Jenis acara kedua (dan yang paling diminati oleh tim pengembangan untuk diselenggarakan) adalah penggalangan dana. Tujuan dari acara ini adalah untuk mengumpulkan modal untuk mendukung program dan biaya administrasi yang digunakan untuk menjalankan misi organisasi Anda.

Agar penggalangan dana berhasil, penting bagi Anda untuk mengamankan pendanaan dari bisnis dan individu daerah. Anda juga memerlukan rencana sebelum dapat menentukan cara mendapatkan sponsor untuk suatu acara. Meminta sponsor untuk acara amal dapat menjadi tantangan, tetapi Anda dapat meningkatkan peluang Anda dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

• Tentukan rencana acara Anda
• Buat opsi proposal
• Identifikasi sponsor acara potensial
• Kehormatan sponsor di acara tersebut
• Tindak lanjuti setelahnya

Setelah kita membahas langkah-langkah ini, kita akan membahas lima tip cepat untuk digunakan saat meminta sponsor acara, termasuk cara membuat bisnis lokal mensponsori acara Anda.

Tapi pertama-tama, mari kita lihat beberapa FAQ untuk memberi Anda gambaran dasar tentang sponsor acara.

Pertanyaan yang sering diajukan tentang mendapatkan sponsor untuk suatu acara

Sebelum kita menyelami cara mendapatkan sponsor untuk sebuah acara, mari pastikan kita berada di halaman yang sama tentang peran sponsor acara. Berikut adalah beberapa pertanyaan umum tentang sponsor acara nirlaba.

Apa itu sponsor acara?

Sponsor adalah setiap orang atau perusahaan yang menyediakan sesuatu secara gratis (uang, layanan, produk) untuk meningkatkan nilai acara Anda.

Sponsor adalah kunci acara Anda karena mereka menambahkan insentif yang akan menarik orang ke acara Anda.

Mengapa sponsor penting untuk keberhasilan penggalangan dana Anda?

Selain nilai yang mereka tambahkan ke acara Anda, sponsor juga memberikan manfaat pemasaran dan promosi. Misalnya, jika restoran lokal menyediakan makanan untuk acara Anda, mereka juga harus mengiklankan acara Anda di tempat bisnis mereka.

Penggalangan dana dan peluang sponsor adalah kemitraan bisnis yang hebat. Sebagian besar perusahaan, terutama bisnis lokal yang lebih besar memiliki anggaran untuk melakukan ini setiap tahun. Jadi, semakin awal Anda mulai menambang barang gratis seperti goodie bag dan donasi makanan, semakin baik.

Jadilah kreatif tentang siapa yang Anda jangkau dan ingat bahwa apa pun yang menambah nilai pada acara Anda sepadan.

Kapan Anda harus menghubungi calon sponsor?

Biasanya sekitar empat bulan keluar. Rencanakan sebelumnya sehingga sponsor memiliki cukup waktu untuk melakukan persetujuan yang diperlukan.

Anda juga ingin menghindari persaingan dengan organisasi lokal lainnya untuk mendapatkan sponsor. Semakin awal Anda dapat mulai menambang sponsor, semakin baik Anda. Kami akan membahas lebih dalam tentang waktu meminta sponsor untuk acara amal nanti di artikel ini.

Siapa yang bisa Anda dapatkan untuk mensponsori acara Anda?

Jawaban singkatnya adalah siapa saja dan semua orang. Mulailah dengan bisnis lokal dan tanyakan kepada pendaftar Anda apakah perusahaan mereka ingin terlibat. Jangkau restoran lokal untuk mendapatkan kartu hadiah atau donasi makanan juga.

Pastikan Anda bertanya kepada teman, kolega dan kemudian minta mereka menanyakan jaringan mereka dan seterusnya.

Bagaimana Anda bisa mendapatkan sponsor untuk mengatakan ya?

Mendapatkan sponsor bisa membuat stres, terutama ketika hal-hal tidak terjadi secepat yang Anda inginkan. Ingatlah untuk bersenang-senang, menjadi kreatif, dan menargetkan tempat-tempat yang Anda sukai secara pribadi. Jika Anda adalah pelanggan setia dari bisnis lokal, kemungkinan besar mereka akan mendukung Anda.

Salah satu kunci untuk mendapatkan jawaban “ya” adalah dengan memikirkan cara-cara kreatif untuk menjangkau calon donor. Ini membantu Anda menonjol dari organisasi lain yang meminta sponsor.

Kontak pertama selalu penting jadi jangan hanya mengirim email umum ke semua alamat email "info@" yang Anda temukan di situs web. Selami lebih dalam dan lakukan pendekatan pribadi untuk melakukan kontak.

Kunjungi toko lokal favorit yang Anda dukung dan tanyakan apakah mereka menyumbang atau mensponsori acara lokal. Cobalah untuk mengunjungi bisnis di luar jam kerja sehingga mereka dapat memberikan perhatian penuh kepada Anda.

Pastikan Anda menghubungi lebih awal dan sering. Dan jangan kecewa jika hal-hal tidak terjadi secepat yang Anda inginkan. Beri diri Anda banyak waktu untuk mencapai tujuan sponsorship Anda.

Dan membuat sponsor mengatakan "ya" adalah inti dari artikel ini. Jadi, baca terus untuk kiat-kiat lain dalam menciptakan strategi sponsor acara yang sukses.

Sebelum meminta sponsor, tentukan rencana acara Anda

Tim pengembangan nirlaba dapat beroperasi secara autopilot dengan menyelenggarakan acara yang sama setiap tahun tanpa penyesuaian. Namun, pendekatan ini tidak akan membantu Anda mengembangkan basis dukungan atau membuat bisnis lokal mensponsori acara Anda. Yang terbaik adalah melihat setiap peristiwa dengan perspektif baru dan rencana baru.

Anda harus bisa langsung menghubungkan aktivitas dan tema acara Anda dengan misi organisasi Anda. Misalnya, Anda mungkin berpikir Anda akan menghasilkan banyak uang dengan mengadakan jam koktail, tetapi itu tidak akan berhasil jika organisasi Anda membantu orang-orang dengan masalah kecanduan.

Mulailah dengan membuat pesan dan mendesain logo dan nama di sekitarnya. Rencana acara Anda juga harus mencakup garis waktu untuk tujuan tertentu, sehingga Anda akan mengetahui tenggat waktu untuk mencetak undangan, menambahkan nama sponsor ke poster, atau membuat deposit untuk tempat.

Delegasikan tugas ke tim staf dan sukarelawan Anda sehingga jelas siapa yang bertanggung jawab untuk apa. Pertimbangkan untuk membuat spreadsheet online yang dapat dengan mudah diperbarui sehingga tidak ada orang yang secara tidak sengaja mendekati bisnis yang telah Anda mintai donasi.

Jika seorang sukarelawan sering berbelanja di toko, mintalah mereka untuk mendekati pemilik atau manajer secara langsung. Ini akan memastikan bahwa pesan Anda tidak hilang dengan karyawan yang mungkin salah paham atau melupakannya.

Sementara setiap orang bertanggung jawab untuk menyebarkan berita dan menggalang dukungan, mereka memerlukan rencana permainan untuk memahami cara mendapatkan sponsor untuk sebuah acara. Itu sebabnya setiap rencana acara juga membutuhkan menu tingkatan donasi.

Tingkat donasi untuk sponsor acara

Ingin tahu bagaimana cara mendapatkan bisnis lokal untuk mensponsori acara Anda? Pikirkan tentang membuat tingkatan sehingga bisnis yang lebih kecil pun dapat berpartisipasi.

Ketika Anda meminta pemilik bisnis di komunitas Anda untuk mendukung misi Anda, kemungkinan besar mereka semua akan memiliki pertanyaan yang sama: Apa untungnya bagi saya? Pastikan tim Anda siap untuk memberikan jawaban yang meyakinkan.

Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan membuat apa yang dikenal sebagai tingkatan donasi. Ini adalah level pemberian berbeda yang sesuai dengan fasilitas atau hadiah tertentu. Katakanlah Anda mengatur gala dasi hitam. Tingkat donasi Anda dapat berupa:

• Sumbangan $500 mendapat dua tiket gratis ke acara dan daftar dalam program
• Donasi $1.000 mendapatkan yang di atas, ditambah pengumuman terima kasih selama acara
• Sumbangan $5,000 mendapat enam tiket, pengumuman, daftar, dan posting di media sosial
• Donasi $10.000 mendapatkan semua yang diterima donasi $5.000, ditambah penghargaan selama acara
• Donasi $50.000 mendapatkan semua yang diterima donasi $10.000, ditambah hak penamaan untuk acara

Pastikan untuk menyesuaikan tingkatan Anda berdasarkan riwayat pemberian donor, peluang yang dapat Anda berikan, dan jenis acara. Misalnya, jika Anda menyelenggarakan balapan santai di taman lokal Anda, tingkat donasi harus lebih terjangkau.

Cobalah untuk membatasi tingkatan tidak lebih dari empat atau lima opsi. Sangat mudah bagi calon pendukung untuk merasa kewalahan dengan terlalu banyak tingkatan — dan kemudian memutuskan untuk tidak mendukung Anda sama sekali. Untuk tingkat pemberian terbesar, Anda dapat membatasi jumlah sponsor untuk menciptakan perasaan eksklusif.

Banyak bisnis lokal akan menggunakan sumbangan amal sebagai alat penjangkauan. Pastikan Anda mengetahui jangkauan platform media sosial Anda sehingga Anda dapat menunjukkan jangkauan kemitraan pemasaran di komunitas lokal.

Identifikasi sponsor acara potensial

Sponsor acara adalah siapa saja, baik seseorang atau bisnis, yang bersedia menyediakan barang, jasa, atau sumbangan uang untuk mendukung acara Anda. Saat memutuskan siapa yang harus didekati untuk sponsorship, mulailah dengan menganalisis item baris dalam anggaran acara Anda, yang juga harus Anda sertakan dalam rencana acara Anda. Apakah Anda ingin mengisi goodie bag untuk setiap peserta?

Atau apakah Anda akan lebih baik menghemat sumber daya dengan meminta perusahaan katering menanggung biaya makanan? Apakah Anda memerlukan bantuan dengan biaya pemasaran? Mungkin sebuah firma hukum setempat ingin menyumbangkan penggunaan papan reklame selama beberapa bulan.

Penting juga untuk memikirkan bisnis apa yang memiliki sejarah mendukung penyebab seperti milik Anda. Lebih mudah untuk mendekati sponsor acara potensial jika Anda tahu mereka peduli dengan pekerjaan yang Anda lakukan, meskipun Anda mungkin masih perlu meyakinkan mereka dengan menceritakan kisah organisasi Anda.

Kehormatan sponsor di acara tersebut

Meskipun tingkatan donasi Anda akan membantu menjelaskan apa yang akan didapatkan sponsor acara sebagai imbalan atas donasi mereka, Anda akan lebih sukses dalam menentukan cara mendapatkan sponsor untuk suatu acara jika Anda kreatif. Hanya karena tujuan Anda mengumpulkan uang tidak berarti Anda juga tidak dapat memupuk hubungan yang dapat mengarah pada permintaan yang lebih besar di kemudian hari.

Misalnya, jika Anda berencana untuk memotret orang-orang yang memasuki acara Anda, Anda dapat membuat latar belakang dengan nama dan logo sponsor acara utama Anda. Jika Anda berencana untuk memberikan tas yang dapat digunakan kembali yang berisi barang-barang, Anda dapat mencetak nama sponsor acara Anda di tas tersebut.

Media sosial adalah cara terbaik untuk menghormati sponsor acara Anda. Posting video pendek dari CEO Anda untuk berterima kasih kepada sponsor baru, bersama dengan wawancara singkat dengan sponsor Anda untuk menjelaskan mengapa tujuan Anda penting bagi mereka. Mengungkapkan rasa terima kasih Anda kepada setiap sponsor secara publik akan membuat mereka lebih mungkin untuk terus mendukung lembaga nonprofit Anda di masa mendatang.

Tindak lanjuti setelahnya

Jika Anda tidak terhubung dengan sponsor Anda setelah acara, akan lebih sulit untuk mendekati mereka di lain waktu. Rencanakan ke depan dengan mengelompokkan daftar email Anda sehingga Anda dapat membuat pesan yang dipersonalisasi untuk pemilik bisnis dan individu yang mendukung acara Anda.

Segera setelah acara, beri tahu donatur Anda seberapa besar Anda meningkatkan apa artinya itu bagi komunitas. Tandai mereka di foto di media sosial sehingga teman mereka dapat melihat kemitraan yang Anda buat.

Anda juga dapat melibatkan pendukung baru Anda sepanjang tahun dengan meminta mereka untuk mengikuti Anda di media sosial dan mengundang mereka ke acara virtual. Seiring waktu, ini akan meningkatkan keterlibatan dengan kumpulan donor Anda dan menarik sponsor baru untuk acara mendatang.

Cara mendapatkan sponsor untuk acara dalam 5 langkah

Mencari panduan cepat untuk mendapatkan sponsor acara? Saat meminta sponsor untuk acara amal atau nirlaba, ada lima tip cepat yang perlu Anda ingat. Ikuti ini untuk meningkatkan peluang Anda mendapatkan sponsor acara nirlaba.

1. Minta sponsor acara lebih awal

Anda harus mulai menjalankan rencana acara Anda setidaknya empat bulan sebelum acara. Ini membantu mengurangi stres di pihak Anda dan memberi waktu kepada sponsor Anda untuk merencanakan anggaran mereka dengan tepat.

2. Sesuaikan permintaan Anda untuk setiap calon sponsor acara

Meskipun pengumuman dan undangan awal “simpan tanggal” harus dikirim melalui kampanye email khusus, sentuhan pribadi sangat penting saat menjangkau bisnis lokal. Tanyakan secara langsung atau kirim email yang dipersonalisasi yang menjelaskan bagaimana bisnis penerima akan mendapat manfaat dari mendukung acara Anda.

3. Tindak lanjut

Orang-orang sibuk. Sampai mereka memberi Anda jawaban “tidak” yang jelas, teruslah bertanya. Terkadang prosesnya memakan waktu lebih lama dari yang Anda inginkan, jadi bersabarlah!

4. Rayakan sponsor Anda

Tetap teratur sehingga Anda dapat memenuhi janji Anda dalam tingkatan donasi Anda, dan pastikan untuk mengumumkan dukungan donatur di media sosial tepat waktu.

5. Kreatiflah saat meminta sponsor acara

Pikirkan di luar kotak untuk sponsor acara baru yang potensial. Hanya karena seseorang atau bisnis tidak mendukung organisasi Anda di masa lalu, bukan berarti Anda tidak boleh mendekati mereka. Lakukan brainstorming dan delegasikan orang dari tim Anda yang menurut Anda akan menjadi titik kontak terbaik.

Poles kehadiran online lembaga nonprofit Anda

Setiap individu atau pemilik bisnis yang mempertimbangkan sponsor acara kemungkinan akan online untuk melakukan uji tuntas mereka. Pastikan organisasi Anda memiliki kehadiran online yang kuat, termasuk situs web mobile-friendly dan listingan terbaru.

Untuk memastikan Anda telah menutupi dasar Anda, lihat panduan gratis Kontak Konstan untuk pemasaran nirlaba yang dapat membantu memposisikan Anda untuk penggalangan dana paling sukses.