Tingkatkan Proses Email Anda & Tingkatkan Kolaborasi Dengan Template Trello Alur Kerja Email Gratis dari Litmus

Jika Anda bekerja di pemasaran email, Anda tahu bahwa mendapatkan email yang bagus tidak mudah. Dari copywriting hingga desain, pengkodean, mendapatkan umpan balik dari tim Anda, dan menganalisis hasil pasca-pengiriman, prosesnya melibatkan banyak langkah dan pemangku kepentingan. Menjaga di atas semua ini bisa terasa seperti tugas yang mustahil.

Jadi, bagaimana Anda dapat menjaga kewarasan Anda dalam proses produksi email—sambil memastikan bahwa setiap email yang Anda kirim diatur untuk mendorong hasil terbaik?

Ada satu rahasia untuk menyatukan bagian-bagian yang bergerak untuk membentuk mesin pemasaran email yang diminyaki dengan baik: Ini membangun alur kerja antipeluru dengan kolaborasi lintas tim yang mulus. Kami bekerja sama dengan teman-teman kami di Trello untuk membawa semua yang telah kami pelajari tentang proses email yang sempurna ke dalam template Trello yang dapat Anda salin dan buat sendiri—dan, pada akhirnya, membuat alur kerja email Anda lebih mulus.

Dapatkan templatenya →

Anda akan melihat template alur kerja email diatur menurut kolom yang mewakili langkah-langkah berbeda dari alur kerja email. Saat Anda mengerjakan kampanye, proyek Anda akan bergerak dari kiri ( Permintaan Baru ) ke kanan ke tahap Terkirim dan Pelaporan . Mari kita lihat setiap langkah proses secara lebih rinci.

Permintaan Baru

Kolom ini adalah tempat Anda untuk mengumpulkan permintaan kampanye dari tim Anda, serta tempat Anda untuk melacak semua proyek yang ingin Anda tangani. Anggap saja sebagai tumpukan ide dan tugas tim email.

Kelola permintaan kampanye + tingkatkan kolaborasi dengan formulir

Jika tim Anda mengirimkan kampanye untuk banyak tim dan pemangku kepentingan yang berbeda, akan sulit untuk tetap memenuhi permintaan. Menggunakan formulir sebagai toko serba ada untuk mengelola permintaan membantu Anda menyederhanakan proses dan mempermudah pengumpulan info penting tentang sasaran, waktu, dan audiens dari setiap kampanye.

Dalam template ini, kami menggunakan power-up Typeform untuk mengumpulkan permintaan email dan menyalurkan informasi kunci langsung ke kolom Permintaan Baru di papan Trello kami. Ini secara otomatis menghasilkan tabel dengan fakta-fakta kunci tentang kampanye:

Kami memilih Typeform untuk contoh ini, tetapi jangan ragu untuk menggunakan alat survei favorit Anda untuk menangani permintaan.

Setelah Anda meninjau permintaan baru (dan mendapatkan jawaban atas pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki), Anda dapat memindahkan kampanye ke langkah alur kerja berikutnya.

Diterima/Antri

Setelah Anda mengumpulkan semua informasi penting tentang sasaran dan detail kampanye, Anda dapat memindahkannya ke kolom Diterima . Setelah kampanye mencapai langkah alur kerja ini, kami memberikan tanggal jatuh tempo. Sebaiknya atur tanggal pengiriman Anda (atau tanggal tayang untuk email yang dipicu atau transaksional) sebagai tanggal jatuh tempo. Mengapa? Jika Anda menggunakan pengaktifan Kalender , Anda dapat melihat semua kampanye yang akan datang (dan sebelumnya) dalam satu tampilan kalender. Membuat kalender email tidak pernah semudah ini!

Gunakan label untuk melacak berbagai jenis kampanye yang Anda kirim

Jika Anda mengirim banyak jenis email yang berbeda—Anda mungkin melayani kelompok pelanggan, departemen, atau produk yang berbeda—label dapat menjadi cara yang ampuh untuk tetap mengetahui kampanye apa yang melayani tujuan bisnis mana. Sesuaikan label Anda agar sesuai dengan kebutuhan tim Anda .

Di sini, di Litmus, kami mencari keseimbangan antara promosi konten dan pembaruan produk, dan label Trello memudahkan kami untuk mengetahui apakah satu minggu terlalu berat pada satu minggu atau yang lain.

Sedang berlangsung

Setelah tim Anda mulai mengerjakan kampanye, tim akan pindah ke kolom Sedang Berlangsung .

Di sinilah Anda melacak semua tugas yang perlu diselesaikan untuk membuat kampanye. Dalam contoh ini, kami membagi tugas menjadi copywriting, desain, pengembangan, dan pengujian/QA. Pilih logika yang sesuai untuk tim Anda.

Anda juga dapat menggunakan Trello untuk melacak semua dokumen, tautan, dan file milik setiap kampanye. Misalnya, Anda dapat melampirkan Google Doc dengan ringkasan email atau salinan email Anda ( ada power-up untuk membantu dengan itu ), menyertakan tautan ke pratinjau langsung email Anda, atau melampirkan HTML email Anda.

Buat daftar periksa untuk memastikan email Anda dioptimalkan dan Anda menangkap kesalahan sebelum mengirim

Dari email yang tidak ditampilkan dengan benar hingga tautan rusak dan gambar yang tidak dapat dimuat, ada banyak hal yang bisa salah dengan email—dan setiap kesalahan akan memengaruhi kinerja kampanye Anda. Itulah mengapa QA'ing email Anda secara menyeluruh sangat penting, dan daftar periksa dapat membantu dengan itu.

Memeriksa daftar periksa yang komprehensif membutuhkan waktu—tetapi penting untuk memastikan bahwa setiap email yang Anda kirim bebas dari kesalahan. Jadi jangan pernah melewatkan langkah proses ini. Template kami menyertakan pemeriksaan QA email yang paling penting, tetapi jangan ragu untuk menambahkan yang lain yang khusus untuk tim Anda dan email Anda.

Apakah Anda ingin mempercepat langkah alur kerja email ini? Alat seperti Daftar Periksa Litmus dapat membantu Anda mengotomatiskan tugas yang paling memakan waktu dan meningkatkan pengiriman dan efektivitas pesan email Anda.

Tangkap masalah sebelum Anda mengirim dengan Litmus Daftar Periksa Litmus memberi Anda pemeriksaan terpandu dari elemen penting yang memengaruhi kinerja email. Pratinjau email Anda di aplikasi dan perangkat populer, validasi tautan, gambar, dan pelacakan berfungsi, dan ciptakan pengalaman email yang luar biasa setiap saat. Pelajari lebih lanjut →

Menunggu Persetujuan Akhir

Sekarang saatnya untuk mendapatkan umpan balik akhir dan persetujuan dari semua pemangku kepentingan. Peningkatan persetujuan Trello memungkinkan Anda menetapkan peninjau untuk setiap proyek, memudahkan pemasar untuk melacak siapa yang telah menandatangani kampanye dan siapa yang belum.

Apakah peninjau Anda memiliki umpan balik di menit-menit terakhir tentang kampanye Anda? Anda dapat melacak umpan balik dalam Trello—cukup minta pengulas untuk mengomentari kartu. Atau, gunakan Litmus Proof untuk memungkinkan semua pemangku kepentingan meninggalkan komentar dan saran langsung di email. Dengan Litmus Proof, mempercepat proses persetujuan Anda dan meningkatkan kolaborasi tidak pernah semudah ini.

Sederhanakan proses peninjauan email Anda dengan Litmus Proof Dengan Bukti sebagai alat terpusat untuk mengumpulkan umpan balik, Anda dapat meningkatkan kolaborasi, mendapatkan visibilitas yang lebih baik, dan memotong siklus peninjauan. Pelajari lebih lanjut →

Setelah email Anda ditinjau dan disetujui, Anda dapat memindahkannya ke kolom Siap Kirim . Dan setelah Anda menekan tombol kirim, Anda dapat memindahkan kampanye ke Terkirim —cara yang bagus untuk melacak semua email yang berhasil diselesaikan oleh tim Anda.

Pekerjaan Anda belum selesai setelah Anda menekan kirim: Pelaporan

Ketika tim Anda sibuk, backlog Anda penuh, dan Anda berjuang untuk memenuhi tenggat waktu berikutnya, mudah untuk melupakan analitik email Anda. Namun satu-satunya cara Anda dapat meningkatkan kampanye mendatang adalah dengan melihat dari dekat apa yang berhasil dan yang tidak. Itulah mengapa Anda harus menjadikan pelaporan email sebagai bagian penting dari alur kerja email Anda—dan pengingat di Trello dapat membantu Anda tetap mengetahui tugas pelaporan Anda.

Perlu pengingat untuk menyelesaikan pelaporan email bulanan Anda? Anda dapat menggunakan power-up Butler untuk secara otomatis mengatur tugas berulang. Misalnya, atur Butler untuk mengingatkan Anda tentang tugas ini pada hari Senin pertama setiap bulan.

Butuh tempat untuk mengumpulkan inspirasi email atau melacak dokumen penting? Anda juga dapat melakukannya di Trello.

Selain membahas langkah-langkah utama alur kerja email Anda, Anda juga dapat menggunakan papan Trello Anda sebagai toko serba ada untuk mengumpulkan ide (Anda akan melihat kolom Inspirasi di template kami), atau untuk melacak dokumen penting seperti strategi email Anda, panduan gaya, praktik terbaik pemasaran email internal, dan banyak lagi. Apakah Anda memerlukan tempat untuk melacak catatan pertemuan mingguan Anda? Tempat untuk mendokumentasikan sumber daya industri yang paling berguna untuk tim Anda? Berkat fleksibilitas Trello, Anda dapat melakukan semua itu. Cukup tambahkan kolom tambahan sesuai keinginan Anda.

Buat template Anda sendiri

Setiap tim email berbeda, dan setiap tim email memiliki proses uniknya sendiri. Template ini adalah titik awal yang bagus untuk membuat dan mendokumentasikan alur kerja untuk tim Anda. Sesuaikan untuk mencerminkan kebutuhan unik tim Anda dan mulailah mengirim email yang lebih efektif.

Buat alur kerja email Anda sendiri di Trello →

Apakah Anda memiliki kiat pengguna daya Trello yang membantu Anda merampingkan alur kerja email Anda? Kami akan senang mendengar mereka! Beri tahu kami di komentar di bawah.