Cara Menggunakan Otomatisasi Tugas: Contoh & Alat

Apa itu Otomatisasi Tugas?

Otomatisasi tugas adalah ketika perangkat lunak menyelesaikan aktivitas kerja. Ini adalah proses di mana tugas dipindahkan sepanjang proses untuk merampingkan proses itu dan mengurangi jumlah tenaga kerja manual yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu.

Bisnis akan menerapkan otomatisasi tugas untuk mempercepat atau menyederhanakan alur kerja dan proses bisnis. Ini juga menghilangkan aspek kesibukan yang dapat menghasilkan kelelahan dan menurunkan semangat kerja. Dengan otomatisasi tugas, anggota tim dapat fokus pada pekerjaan yang lebih penting. Ini juga menciptakan nilai bagi organisasi mereka dengan membiarkan tim berkonsentrasi pada inovasi.

Perangkat lunak manajemen proyek dapat mengotomatiskan kesibukan untuk memberi Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas Anda. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan berbasis cloud yang menyesuaikan alur kerja dan memiliki persetujuan tugas untuk mengontrol proses bisnis Anda. Tetapkan sebanyak mungkin pemicu untuk membuat tindakan yang Anda butuhkan dan pastikan status tugas hanya dapat diubah oleh seseorang yang Anda otorisasi.

Apa itu Otomatisasi Alur Kerja?

Otomatisasi alur kerja adalah ketika perangkat lunak menjalankan proses berdasarkan pemicu tertentu yang menghasilkan tindakan tertentu. Ini dapat berupa tugas, data, atau file yang secara otomatis diambil dari satu status ke status berikutnya, tergantung pada aturan yang telah ditentukan sebelumnya.

Mengotomatiskan alur kerja penting karena meningkatkan efisiensi, menambah produktivitas, dan menciptakan lebih banyak akurasi dalam pekerjaan. Itu memudahkan untuk mengaudit pekerjaan, menghasilkan tingkat akuntabilitas yang lebih tinggi dan meningkatkan kepuasan kerja dengan menghilangkan banyak tindakan membosankan yang diperlukan dalam pekerjaan seseorang.

Contoh Otomatisasi Tugas

Mari luangkan waktu sejenak untuk melihat apa yang dapat dilakukan otomatisasi tugas dalam situasi dunia nyata. Berikut adalah beberapa contoh otomatisasi tugas.

• Manajemen Proses Bisnis: Perangkat lunak seperti ProjectManager dapat mengotomatiskan alur kerja dan menetapkan persetujuan tugas sehingga hanya mereka yang memiliki otoritas yang dapat mengubah status tugas dari melakukan menjadi selesai.
• Pemasaran Email: Sesuaikan email untuk dikirim pada hari ulang tahun pelanggan Anda atau tanggal penting lainnya untuk membangun hubungan yang lebih kuat.
• Sumber Daya Manusia: Anda dapat mengotomatiskan penggajian untuk membebaskan departemen SDM Anda untuk melakukan tugas-tugas lain.
• Tugas Administratif: Pembayaran tagihan dapat dikoordinasikan melalui aplikasi perbankan untuk memastikan vendor, utilitas, dll., dibayar tepat waktu.
• Posting Media Sosial: Ada aplikasi yang dapat membantu Anda menjadwalkan posting media sosial Anda di berbagai platform.

Itu hanya beberapa pekerjaan yang dapat disederhanakan oleh otomatisasi tugas. Ada banyak lagi. Tetapi untuk memiliki otomatisasi tugas memerlukan alat otomatisasi tugas. Mari kita lihat beberapa yang lebih baik di pasar.

3 Alat Otomatisasi Tugas Teratas

Otomatisasi tugas bagus untuk bisnis. Jika Anda sedang mencari alat untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda dan tidak memiliki otomatisasi tugas, maka Anda mungkin akan terus mencari. Kami telah melakukan riset untuk Anda dan memiliki beberapa alat otomatisasi tugas yang lebih baik di pasaran.

1. Manajer Proyek

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan berbasis cloud yang memungkinkan Anda menyesuaikan alur kerja dan mengotomatiskan persetujuan tugas. Anda dapat membangun alur kerja otomatis untuk tugas-tugas Anda dan membuatnya tetap memajukan proyek daripada melakukan pekerjaan yang sibuk.

Perangkat lunak intuitif ini tidak memerlukan pengalaman pengkodean. Mudah diatur dengan menu tarik-turun yang memungkinkan Anda menyiapkan sebanyak mungkin pemicu dan tindakan yang Anda perlukan untuk mengelola alur kerja. Mempersingkat proses bisnis akan meningkatkan produktivitas Anda.

Anda dapat mengatur persetujuan tugas sehingga hanya mereka yang Anda putuskan yang berwenang untuk mengubah status tugas yang dapat melakukannya. Otomatisasi tugas ProjectManager bekerja dengan mulus dengan pelacakan waktu nyata dan membuat Anda selalu diperbarui dengan peringatan email dan pemberitahuan dalam aplikasi.

2. Zapier

Zapier adalah perangkat lunak yang menghubungkan aplikasi Anda dan mengotomatiskan alur kerja. Sangat mudah digunakan untuk bisnis kecil dan besar.

Perangkat lunak ini menghilangkan tugas yang berulang dengan mengatur otomatisasi. Ini menautkan ke aplikasi yang sering digunakan seperti Dropbox, Google Drive, Slack, dan lainnya.

3. Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate adalah perangkat lunak yang menyederhanakan tugas dan bekerja tanpa hambatan dengan produk Microsoft lainnya, seperti Outlook. Anda dapat mengurangi tugas yang berulang dan membangun alur kerja yang aman untuk fokus pada tugas lain yang lebih penting.

Tidak diperlukan pengkodean. Ada juga fitur desktop yang merupakan alat otomatisasi proses robot. Ini akan merekam langkah-langkah alur kerja Anda, yang kemudian dapat Anda edit atau gunakan untuk membuat proses otomatis.

Cara Menggunakan Otomatisasi Tugas dalam Manajemen Proyek

Teknologi dapat digunakan untuk membantu Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan. Jika Anda tertinggal dalam tugas Anda, Jennifer Bridges, PMP, menunjukkan kepada Anda bagaimana otomatisasi tugas dapat membantu.

Berikut tangkapan layar papan tulis untuk referensi Anda.

Dalam Tinjauan – Cara menggunakan Otomatisasi Tugas untuk Menyelesaikan Lebih Banyak

Jennifer mengatakan dia menyukai teknologi dan bersemangat untuk menunjukkan bagaimana alat dapat membantu membuat manajemen proyek lebih produktif.

Dia fokus pada satu fitur teknologi untuk tutorial video ini, otomatisasi tugas. Pertama, ia menjelaskan bahwa otomatisasi adalah teknik membuat suatu peralatan, proses atau sistem beroperasi secara otomatis. Dengan kata lain, otomatisasi adalah cara cerdas untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan lebih sedikit waktu, uang, dan tenaga.

Anda mungkin pernah menggunakan beberapa otomatisasi ini, seperti perangkat lunak, aplikasi, kecerdasan buatan (AI), teknologi game, platform seluler, pembaca kartu, atau kode QR. Mereka dapat melakukan hal-hal seperti melacak jarak tempuh, memindai tanda terima, memetakan perjalanan, memesan dan mengirimkan makanan, serta melacak kemajuan suatu proyek.

Jadi, ini hanya beberapa contoh dan sekali lagi, ada begitu banyak dari ini. Dan ini hanya beberapa yang dimaksudkan untuk memicu beberapa ide tentang bagaimana Anda dapat menggunakan otomatisasi tugas untuk memungkinkan Anda menyelesaikan lebih banyak. Jadi, jika Anda memerlukan alat untuk membantu otomatisasi tugas Anda, daftarlah untuk perangkat lunak kami sekarang di ProjectManager.

ProjectManager Merampingkan Proses Anda Dengan Otomatisasi

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan pemenang penghargaan yang mengotomatiskan dan menyesuaikan alur kerja untuk memberi Anda lebih banyak waktu untuk melakukan apa yang penting. Kami telah menunjukkan kepada Anda bagaimana Anda dapat menyiapkan pemicu yang menghasilkan tindakan dan bahkan menyiapkan persetujuan tugas. Anda dapat membuat sebanyak yang Anda inginkan dan mengontrol proses bisnis Anda sambil membebaskan tim Anda untuk fokus pada apa yang penting.

Beberapa Tampilan Proyek

Berbagai tampilan proyek kami berarti Anda dapat bekerja sesuai keinginan. Manajer suka membuat rencana pada bagan Gantt, tim sering kali lebih memilih daftar tugas atau papan kanban. Semua data itu dibagikan secara real time sehingga ada satu sumber kebenaran dan semua orang selalu berada di halaman yang sama.

Lacak Kemajuan dalam Waktu Nyata

Otomatisasi itu penting, tetapi juga memastikan Anda mencapai tonggak yang Anda tetapkan dalam rencana Anda. Dasbor waktu nyata kami mengumpulkan data langsung dan secara otomatis mengubahnya menjadi grafik dan bagan yang mudah dibaca sehingga Anda dapat memantau enam metrik proyek. Tidak diperlukan pengaturan. Ini seperti memiliki laporan status di ujung jari Anda.

Laporan Dapat Difilter dan Dibagikan dengan Mudah

Selami lebih dalam data Anda dengan laporan sekali klik kami. Semua laporan kami dapat difilter, memungkinkan Anda untuk membidik pada apa yang ingin Anda ketahui. Laporan juga mudah dibagikan, cukup tambahkan PDF ke email Anda atau cetak. Mereka dapat dikirim ke pemangku kepentingan untuk terus memperbarui kemajuan Anda.

Masih banyak lagi yang dapat kami lakukan untuk merampingkan proses bisnis Anda. Pemberitahuan email dan peringatan dalam aplikasi kami membuat Anda terus diperbarui pada setiap komentar yang dibuat atau ketika sesuatu dalam proyek telah diperbarui. Biarkan ProjectManager melakukan pekerjaan yang sibuk sehingga Anda dapat melakukan pekerjaan Anda dengan lebih baik. Mulai hari ini secara gratis.