Apa itu Pemetaan Ketergantungan Tugas dalam Manajemen Proyek?

Tidak semua tugas sama. Beberapa dapat dilakukan satu demi satu secara berurutan, sementara yang lain tidak dapat dimulai sampai yang lain berakhir atau dimulai. Ini disebut ketergantungan tugas. Pemetaan ketergantungan tugas adalah teknik untuk memperjelas ketergantungan tugas tersebut untuk menghindari penundaan yang mahal.

Sebelum kita membahas pemetaan ketergantungan tugas, pertama-tama mari kita pahami apa yang dimaksud dengan ketergantungan dalam manajemen proyek dan tentukan empat jenis ketergantungan tugas. Setelah itu jelas, kami akan menjelaskan peta ketergantungan dan mengapa begitu penting untuk proyek.

Apa Ketergantungan dalam Manajemen Proyek?

Ketergantungan adalah ketika sesuatu membutuhkan sesuatu yang lain untuk dilakukan atau berkembang. Dalam pengertian yang paling umum, kita sebagai manusia bergantung pada makanan, air, dan udara untuk bertahan hidup. Namun, dalam hal manajemen proyek, ketika kita berbicara tentang dependensi, kita biasanya mengacu pada dependensi tugas.

Tugas adalah bagian kecil dari pekerjaan yang bersama-sama menghasilkan produk atau layanan akhir dari suatu proyek. Itu adalah cara untuk memecah pekerjaan yang lebih besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih mudah diatur. Namun seperti yang kami catat, tidak semua tugas sama. Sama seperti dibutuhkan banyak potongan ukuran berbeda untuk membuat teka-teki, dalam manajemen proyek, ada berbagai tugas yang bersama-sama menghasilkan proyek.

Beberapa proyek mengikuti jalur langsung, satu tugas mengikuti yang lain. Ketergantungan tugas terjadi ketika tugas tidak begitu mudah dijalankan. Misalnya, Anda tidak dapat mengecat rumah sampai Anda menggali fondasi, memasang dinding, dll. Ini adalah salah satu tugas terakhir dalam proyek konstruksi dan bergantung pada banyak tugas lain yang diselesaikan sebelumnya.

Dalam hal pemetaan dependensi, Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi semua dependensi tugas. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang memungkinkan Anda mengidentifikasi dan menautkan keempat ketergantungan tugas pada bagan Gantt kami yang kuat. Pemetaan dependensi kemudian terlihat di garis waktu bagan Gantt. Ini mencegah Anda dikejutkan oleh ketergantungan tugas, yang dapat menunda proyek. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Jenis Ketergantungan Tugas

Ada empat jenis dependensi tugas: selesai untuk memulai, selesai untuk menyelesaikan, mulai untuk memulai, dan mulai untuk menyelesaikan. Tetapi ada dependensi lain untuk dijelajahi sebelum kami menjelaskan dependensi tugas tersebut.

Kita akan membahas dependensi tugas, yaitu tugas yang bergantung pada tugas lain dalam sekejap. Pertama, kita akan menjelajahi cara lain untuk mendefinisikan dependensi tugas. Cara lain untuk melihat dependensi adalah bagaimana tugas saling bergantung satu sama lain.

Dalam hal ini, kami mendefinisikan ketergantungan tugas apakah itu berbasis sumber daya, orang, proyek, atau tim. Misalnya, ketergantungan berbasis sumber daya adalah tugas yang berbagi sumber daya yang sama. Itu bisa menjadi tugas yang membutuhkan peralatan yang sama, yang berarti satu tugas harus diselesaikan sebelum yang lain dapat dimulai.

Seperti halnya ketergantungan berbasis sumber daya, ketergantungan pada seseorang serupa karena hanya satu anggota tim yang dapat melakukan pekerjaan dan tugas harus menunggu karena kekurangan tenaga kerja. Manajemen beban kerja sangat penting dalam kasus tersebut untuk memastikan Anda memiliki cukup sumber daya yang dialokasikan secara cerdas.

Lalu ada ketergantungan tugas antar proyek. Ini terjadi saat mengelola portofolio atau program, yang berbagi sumber daya di berbagai proyek. Menggunakan perangkat lunak manajemen portofolio yang menampilkan semua proyek Anda dalam satu garis waktu memungkinkan manajer membuat keputusan yang lebih berwawasan saat mengalokasikan sumber daya.

Ketergantungan tugas antar tim adalah saat tim berbagi sumber daya dan manajemen beban kerja adalah kunci untuk menjaga agar tim ini tetap bekerja sesuai kapasitasnya. Keempat dependensi ini terkait dengan pemahaman yang lebih umum tentang dependensi tugas yang memiliki hubungan pendahulu-penerus. Mari kita lihat lebih dekat dependensi yang terkait dengan tanggal mulai dan selesai.

1. Selesai untuk Memulai

Ini adalah dependensi tugas yang paling umum karena paling banyak digunakan dalam manajemen tugas. Ini berarti bahwa suatu tugas harus diselesaikan sebelum yang berikutnya dapat dimulai. Misalnya, dalam konstruksi, drywall tidak dapat dipasang sampai rangka dibuat.

2. Selesai untuk Selesai

Dependensi Finish-to-finish sedikit lebih rumit. Tugas ini tidak dapat diselesaikan hingga tugas dependen lainnya juga diselesaikan. Anda akan menemukan ketergantungan tugas ini ketika dua tugas sedang dikerjakan secara bersamaan tetapi satu tidak dapat diselesaikan sampai yang lain juga. Misalnya, drywall dan pemasangan sistem kelistrikan di gedung adalah ketergantungan tugas akhir-ke-akhir.

3. Mulai untuk Memulai

Seperti namanya, tugas-tugas ini harus dimulai bersama. Yang satu tidak dapat memulai tanpa yang lain memulai, tetapi ini tidak berarti pada saat yang sama. Dalam proyek konstruksi, Anda harus membuat perancah untuk mengecat bagian luar bangunan, tetapi kemudian gunakan perancah tersebut untuk melakukan pekerjaan itu. Mereka adalah dua tugas yang bekerja bersama.

4. Mulai Selesai

Final kami dari empat jenis dependensi tugas mungkin yang paling sulit. Mulai hingga selesai berarti tugas berikutnya tidak dapat diselesaikan sampai tugas sebelumnya selesai. Ini tidak hanya diperumit oleh kontroversi, banyak yang percaya itu tidak boleh digunakan dalam pemetaan ketergantungan. Contohnya adalah pembangunan pipa gas baru, yang tidak akan dilaksanakan sampai pipa yang lama ditutup.

Apa itu Peta Ketergantungan Tugas?

Sekarang setelah kita memahami berbagai dependensi tugas, mari kita lihat bagaimana penggunaannya dalam manajemen proyek. Pemetaan ketergantungan tugas adalah pembuatan peta ketergantungan tugas, yang merupakan representasi visual dari rantai ketergantungan tugas dalam sebuah proyek. Tujuan mengidentifikasi tugas dependen dan pemetaan dependensi adalah untuk mencegah kemacetan yang dapat memperlambat proyek dan mengancam jadwal dan anggaran proyek.

Menggunakan peta ketergantungan tugas memungkinkan manajer proyek untuk membedakan pola ketergantungan dan melihat bagaimana pekerjaan dapat didistribusikan ke tim yang berbeda. Pemetaan ketergantungan adalah alat penting untuk menghindari inefisiensi operasional, dan menjaga kualitas data dan komunikasi Anda di seluruh proyek. Manajer proyek menggunakan pemetaan ketergantungan tugas untuk melacak dan mengelola ketergantungan

Pemetaan ketergantungan membantu manajer proyek memprediksi lebih akurat dengan mengidentifikasi, memvisualisasikan, dan mengelola ketergantungan. Hal ini memungkinkan mereka untuk melihat kemacetan sebelum terjadi dan merealokasi sumber daya sesuai kebutuhan untuk menghindarinya. Tanpa mengetahui dependensi apa yang sedang Anda hadapi, tidak ada cara untuk menanggapinya hingga dependensi tersebut terjadi. Pada saat itu, jadwal dan anggaran Anda dalam bahaya.

Manfaat lain dari pemetaan ketergantungan termasuk meningkatkan alur kerja dan membantu menetapkan tujuan yang lebih realistis untuk tim dan harapan bagi pemangku kepentingan. Pemetaan ketergantungan juga meningkatkan waktu tunggu dan membantu menciptakan perencanaan dan prioritas kapasitas yang lebih efisien.

Cara Membuat Peta Ketergantungan

Sekarang setelah Anda memahami apa itu dependensi tugas, jenis yang berbeda, dan betapa pentingnya pemetaan dependensi dalam proyek Anda, mari kita lihat cara membuatnya. Ini adalah alat penting dalam manajemen perubahan. Ikuti lima langkah ini.

1. Identifikasi Tugas

Pertama, Anda harus mengetahui semua tugas dalam proyek Anda. Anda dapat menggunakan struktur perincian kerja untuk membuat daftar semua kiriman dan tugas Anda. Teliti dan libatkan seluruh tim proyek untuk memastikan bahwa Anda tidak melewatkan apa pun.

2. Tetapkan Tugas ke Anggota Tim

Pilih anggota tim atau tim yang sesuai untuk memiliki setiap tugas yang Anda identifikasi di langkah sebelumnya.

3. Perhatikan Ketergantungan

Sekarang setelah Anda memiliki semua tugas dan anggota tim yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya, saatnya untuk menentukan tugas yang bergantung. Ini mencakup semua dependensi tugas yang Anda uraikan di atas. Tetapi terutama, tanggal mulai dan tanggal akhir, karena sangat penting untuk membuat jadwal yang menghindari hambatan dan menyelesaikan tenggat waktu.

4. Tambahkan Kendala

Akan ada batasan dan risiko yang melekat dalam proyek. Ini adalah waktu untuk memasukkannya ke dalam pemetaan ketergantungan Anda. Pikirkan tentang enam jenis kendala utama: ruang lingkup, waktu, kualitas, biaya, sumber daya, dan risiko. Catat bagaimana mereka dapat memengaruhi proyek dan bersiaplah untuk menanggapinya dengan cepat jika muncul.

5. Buat Peta

Dengan semua informasi yang telah Anda kumpulkan, saatnya memasukkannya ke dalam bentuk visual peta ketergantungan. Ini memungkinkan Anda untuk melihat semua tugas dan dependensi serta kendala apa pun. Ini akan dibagikan dengan tim untuk membuat semua orang mengetahui ketergantungan tugas yang memengaruhi proyek.

Cara Memetakan Ketergantungan Tugas Dengan ProjectManager

Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek adalah cara pemetaan ketergantungan yang lebih efektif. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang membantu Anda mengidentifikasi dan menghubungkan tugas-tugas yang bergantung untuk menghindari penundaan yang mahal dan menyelesaikan proyek Anda tepat waktu dan sesuai anggaran. Kami telah menunjukkan kepada Anda kami untuk mengidentifikasi semua tugas Anda dan menautkan keempat jenis ketergantungan dengan bagan Gantt kami yang kuat. Rencana itu kemudian dapat dibagikan ke seluruh tim proyek Anda.

Tetapkan Tugas Dengan Berbagai Alat Perencanaan Proyek

Anda dapat membuat tugas di bagan Gantt, tetapi alat tersebut lebih ditujukan untuk manajer proyek yang perlu mengelola lebih banyak variabel untuk menjadwalkan dan merencanakan proyek dengan lebih baik. Anggota tim akan menggunakan alat yang berbeda untuk menjalankan tugas tersebut, itulah sebabnya perangkat lunak kami memiliki banyak tampilan proyek. Semua tampilan proyek berbagi data yang sama dan memperbarui secara real time. Anggota tim dapat melakukan pekerjaan mereka pada daftar tugas yang kuat atau papan kanban yang memvisualisasikan alur kerja. Pemangku kepentingan dapat menggunakan tampilan kalender untuk memastikan tonggak tercapai. Kami memberi semua orang alat yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka dengan benar.

Periksa Beban Kerja Tim Anda Dengan Dasbor Real-Time

Kami menyebutkan betapa pentingnya manajemen beban kerja dan itulah mengapa kami memiliki alat manajemen sumber daya untuk mempermudah orientasi dan mengatur ketersediaan tim Anda. Kemudian Anda bisa mendapatkan ikhtisar tingkat tinggi tentang kemajuan dan kinerja mereka di dasbor waktu nyata kami. Tidak diperlukan penyiapan yang memakan waktu seperti halnya alternatif yang ringan. Sudah siap saat Anda melacak biaya, beban kerja, dan lainnya. Berbicara tentang beban kerja, Anda dapat menyeimbangkan beban kerja tim Anda dan membuat mereka tetap bekerja sesuai kapasitasnya dengan melihat bagan beban kerja berkode warna kami. Sangat mudah untuk mengalokasikan kembali sumber daya langsung dari bagan untuk meningkatkan produktivitas.

Kami juga memiliki fitur manajemen risiko dan manajemen tugas untuk membantu Anda menghindari penundaan yang merugikan. Fitur pelaporan kami memberi Anda wawasan yang lebih luas tentang status proyek dan portofolio serta lembar waktu, variasi, dan lainnya. Selain itu, jika Anda mengelola beberapa proyek, gunakan fitur portofolio kami, termasuk dasbor portofolio dan bagan beban kerja untuk membuat pemetaan ketergantungan guna berbagi sumber daya secara efektif di semua proyek Anda.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang menghubungkan keempat jenis dependensi tugas untuk membantu Anda tetap di jalur. Platform kolaboratif kami menghubungkan tim Anda apakah mereka berada di kantor berikutnya atau zona waktu yang berbeda. Anda dapat berbagi file, berkomentar, dan lainnya. Bergabunglah dengan tim di Avis, Nestle, dan Siemens yang menggunakan alat kami untuk mencapai kesuksesan. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.