Templat, Alat, dan Teknik Prioritas Tugas

Prioritas tugas adalah alat yang ampuh saat menjalankan proyek. Ada begitu banyak tugas berbeda yang dapat dilihat jika keseimbangan kehidupan kerja Anda condong ke arah tidak pernah memiliki waktu istirahat. Tetapi manajer proyek memahami bahwa menerapkan manajemen tugas dan metode manajemen waktu akan meningkatkan moral dan produktivitas tim.

Itulah mengapa penting untuk memahami apa itu prioritas tugas, mengapa itu penting dan bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu tim bekerja lebih efisien sambil memberi manajer proyek fitur pelacakan waktu yang memungkinkan mereka untuk tetap sesuai jadwal. Mari masuk ke cara memprioritaskan daftar tugas tim untuk memastikan tidak ada hal penting untuk proyek yang diabaikan.

Apa itu Prioritas Tugas?

Prioritas tugas adalah ketika seorang manajer proyek melihat pekerjaan yang ditugaskan ke tim mereka dan mengelompokkannya berdasarkan urgensi. Dengan cara ini, tugas yang paling penting diprioritaskan dan anggota tim dapat fokus pada tugas yang paling penting terlebih dahulu. Manajer proyek harus menentukan tugas mana yang harus dilakukan terlebih dahulu.

Saat memecah tugas, manajer proyek memiliki empat opsi. Mereka dapat menandai tugas tersebut sebagai prioritas tinggi, yang berarti mereka harus segera diselesaikan karena terikat dengan tujuan bisnis atau klien. Berikutnya adalah prioritas menengah, yang merupakan tugas penting, tetapi dengan tenggat waktu yang tidak tetap seperti tugas prioritas tinggi. Lalu, ada prioritas rendah. Ini memiliki tenggat waktu yang fleksibel atau merupakan tugas yang selalu hijau. Terakhir, ada tugas jangka panjang yang bisa menunggu sampai semua hal lainnya selesai.

Perangkat lunak manajemen proyek sangat berguna dalam hal prioritas tugas. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang membantu Anda membagi proyek Anda menjadi tugas-tugas yang dapat dikelola yang memenuhi tujuan proyek. Alat daftar tugas kami yang kuat adalah salah satu dari beberapa tampilan proyek. Anda dapat mengatur prioritas, tanggal jatuh tempo, dan menambahkan tag untuk memudahkan pencarian tugas. Tetapi setiap tugas juga dapat dikomentari dan file yang dilampirkan padanya. Bahkan ada status untuk melihat seberapa lengkap tugas yang sedang Anda kerjakan. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Mengapa Penting Memprioritaskan Tugas Dalam Manajemen Proyek?

Prioritas tugas penting dalam bisnis atau pekerjaan apa pun yang dilakukan, tetapi terutama dengan manajemen proyek. Dalam manajemen proyek, Anda berurusan dengan tenggat waktu yang ketat, anggaran, dan ekspektasi pemangku kepentingan. Prioritas tugas mengambil apa yang bisa menjadi proyek yang sulit diatur dan mengukir jalan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran.

Tapi ini dilakukan sambil mengurangi stres tim Anda dan meningkatkan produktivitas mereka. Memiliki tugas khusus untuk dikerjakan alih-alih semuanya membebani pundak Anda sangat bagus untuk kondisi psikologis tim. Mereka memiliki fleksibilitas untuk menyelesaikan hal-hal penting terlebih dahulu dan kemudian beralih ke tugas berikutnya.

Ini tidak hanya membantu keadaan pikiran anggota tim, tentu saja. Prioritas tugas berarti bahwa manajer proyek juga dapat mengalokasikan waktu di mana pekerjaan dapat diuji dan setiap kesalahan dapat diketahui lebih awal. Ada waktu untuk melakukan perubahan yang diperlukan dan tetap sesuai jadwal daripada harus kembali dan memperbaiki masalah.

Manajemen tugas juga memberi tim waktu yang mereka butuhkan untuk pulih dari pekerjaan mereka dan menghadapi tugas baru dengan fokus yang diperbarui. Saat Anda tidak terus-menerus mengejar tenggat waktu dan melelahkan diri sendiri dan tim, ada waktu untuk mengisi ulang baterai Anda. Tim yang beristirahat dengan baik lebih produktif dan dapat memecahkan masalah yang rumit.

Memprioritaskan tugas juga merupakan penangkal penundaan. Membuang-buang waktu akan membunuh produktivitas Anda. Memiliki tugas yang dijadwalkan, diprioritaskan, dan dikelola lebih lanjut berarti tidak ada yang terbebani, tetapi pekerjaan tetap dapat dilakukan sesuai jadwal. Ini berarti tidak ada waktu untuk menunda-nunda atau bahkan kebutuhan untuk menikmatinya. Itu karena prioritas tugas membuat tim termotivasi dengan melihat seberapa banyak yang telah mereka capai.

Teknik Prioritas Tugas

Jelas bahwa memprioritaskan tugas itu penting, tetapi bagaimana cara menerapkannya? Mampu membedakan tugas-tugas prioritas tinggi dari tugas-tugas yang dapat diletakkan di belakang kompor tidak selalu terbukti. Untuk menemukan jalan itu melalui urutan tugas yang tampaknya tak ada habisnya, ada teknik memprioritaskan tugas. Berikut adalah beberapa yang lebih populer.

1. Matriks Eisenhower

Matriks Eisenhower dinamai Dwight D. Eisenhower, Presiden ke-34 Amerika Serikat dan seorang jenderal bintang lima selama Perang Dunia II. Berada dalam dua posisi kepemimpinan bertekanan tinggi mengajarinya banyak hal tentang pengambilan keputusan dan cara memprioritaskan tugas. Dia belajar bahwa ada masalah yang mendesak dan penting; yang mendesak tidak penting dan yang penting tidak mendesak.

Dari ide ini muncul Matriks Eisenhower, yang memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan pentingnya. Ini menciptakan sebuah kotak yang dibagi menjadi empat kuadran. Vertikal di sebelah kiri adalah "tidak penting" di bawah dan "penting" di atas. Di bagian atas kotak adalah "mendesak" di sebelah kiri dan "tidak mendesak" di sebelah kanan. Seorang manajer proyek akan menempatkan tugas di salah satu dari empat kuadran ini.

Tugas yang memiliki tenggat waktu atau konsekuensi yang ketat dan harus diselesaikan sekarang akan berada di kiri atas. Tugas yang tenggat waktunya tidak jelas tetapi tetap penting dan perlu dijadwalkan akan masuk ke kanan atas. Di kiri bawah akan ditempatkan tugas-tugas yang bisa didelegasikan. Mereka perlu diselesaikan tetapi untuk keahlian yang berbeda. Terakhir, di kanan bawah adalah tugas yang dapat Anda hapus. Mereka tidak diperlukan untuk proyek yang ada dan hanya akan mengganggu tim.

2. Metode "Makan Katak".

"Katak" adalah tugas yang menantang, dan memakan katak berarti melakukan tugas yang menantang itu hal pertama di hari Anda. Metode makan katak adalah strategi untuk memprioritaskan tugas dan meningkatkan produktivitas. Ini membantu manajer proyek mengidentifikasi tugas-tugas sulit dan menyelesaikannya di pagi hari. Kemudian Anda dapat pindah ke tugas berikutnya.

Filosofi di balik teknik penentuan prioritas ini adalah Anda menyelesaikan tugas besar dan sulit lebih awal. Itu memberi Anda momentum dan memastikan Anda tidak meninggalkan hal-hal sulit di pikiran Anda sepanjang hari. Ini sangat berguna bagi orang-orang yang memiliki banyak energi saat memulai hari dan kemudian berkurang.

Awal hari biasanya dihabiskan melalui email atau Slack dan mungkin duduk melalui rapat standup harian. Semua tugas itu berguna, tetapi tidak mendesak. Pada saat Anda menjalani tugas-tugas administratif ini, Anda akan sering menggunakan banyak energi. Memukul hal-hal yang sulit terlebih dahulu berarti Anda dapat melakukan pekerjaan yang sibuk setelah makan siang saat Anda lelah makan. Makan kodok dulu.

3. Metode Moskow

Metode MoSCoW adalah singkatan dari must-have, should have, could have, dan will not have. Itu dikembangkan di Oracle oleh pakar pengembangan perangkat lunak Dai Clegg untuk membantu timnya memprioritaskan tugas saat mengerjakan rilis produk.

Sebelum menggunakan metode MoSCoW, tim harus bertemu dengan pemangku kepentingan untuk menentukan tujuan proyek dan menyepakati inisiatif mana yang harus diprioritaskan. Setelah semua orang berada di halaman yang sama, Anda kemudian dapat membagi pekerjaan Anda menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola dengan membaginya ke dalam empat kategori metode MoSCoW.

Tugas yang harus dimiliki tidak dapat dinegosiasikan dan merupakan prioritas tertinggi. Tugas “seharusnya” juga penting tetapi tidak vital, namun, tugas tersebut menambah nilai proyek. "Bisa jadi" akan bagus untuk disertakan tetapi akan berdampak kecil pada proyek jika dikecualikan. Tugas "tidak akan memiliki" tidak penting dalam jangka waktu tertentu yang sedang Anda kerjakan.

4. Metode ABCDE

ABCDE adalah metode penentuan prioritas yang membantu Anda menentukan tugas mana yang paling penting hingga yang paling tidak penting dan bahkan tugas yang dapat dihapus karena tidak diperlukan. Ini seperti daftar tugas yang lebih teratur dan konstruktif.

Seorang manajer proyek dan timnya memberikan surat yang berbeda untuk setiap tugas tergantung pada prioritas mereka. Tugas "A" adalah tugas dengan prioritas tertinggi. Tugas "B" adalah tugas yang harus Anda lakukan, tetapi jika Anda tidak melakukannya, tidak akan ada kerusakan serius yang terjadi pada proyek. Anda dapat beralih ke mereka setelah tugas A selesai.

Tugas "C" adalah tugas yang tidak terkait langsung dengan proyek, tetapi, sekali lagi, dapat ditangani setelah tugas A dan B diselesaikan. Tugas "D" dapat didelegasikan. Dengan begitu Anda dapat berkonsentrasi pada tugas A dan tugas D dapat diberikan kepada anggota tim yang sesuai. Terakhir, ada tugas "E". E singkatan dari menghilangkan. Tugas-tugas ini tidak penting sehingga Anda dapat berhenti melakukannya.

Templat Manajemen Tugas

Ada alat lain yang dapat membantu Anda dengan prioritas tugas. Misalnya, ProjectManager memiliki lusinan template manajemen proyek gratis untuk Word dan Excel yang dapat Anda unduh di situs kami. Templat ini mencakup setiap aspek manajemen proyek, mulai dari inisiasi hingga penutupan, dan mencakup alat untuk membantu Anda dalam manajemen tugas. Ini beberapa.

Templat Pelacak Tugas

Gunakan templat tugas gratis kami untuk Excel untuk membuat daftar tugas, mulai mengelola proyek, dan melacak pekerjaan Anda. Anda akan memiliki bidang untuk menamai tugas, semua dependensi, dan kepada siapa tugas itu ditetapkan. Kemudian tambahkan prioritas dan tanggal jatuh tempo. Plus, Anda dapat melacak kemajuannya dengan mencatat statusnya, tanggal jatuh tempo yang direncanakan dan aktual.

Templat Daftar Tugas

Daftar tugas adalah alat manajemen tugas yang penting. Templat daftar tugas gratis kami untuk Excel memiliki semua yang Anda perlukan untuk memprioritaskan pekerjaan Anda. Ini mencantumkan tugas, tanggal mulai dan jatuh tempo, kemajuan dan bahkan memiliki kolom kode warna untuk menunjukkan persentase penyelesaian pekerjaan Anda.

Templat Prioritas Tugas

Kami berbicara tentang matriks Eisenhower dan matriks prioritas proyek gratis kami untuk Excel adalah satu. Ini dapat digunakan untuk memprioritaskan proyek jika Anda mengelola portofolio, tetapi juga berguna jika Anda perlu memprioritaskan tugas dalam proyek.

ProjectManager Memiliki Alat Prioritas Tugas yang Kuat

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu Anda memprioritaskan tugas lebih baik daripada template statis. Pertama, Anda tidak perlu memperbarui perangkat lunak kami secara manual. Ini memiliki data real-time yang membuat semua orang di halaman yang sama serta menghubungkan tim lintas fungsi baik mereka berada di kantor yang sama atau zona waktu yang berbeda. Karena perangkat lunak kami memiliki beberapa tampilan proyek, manajer dapat merencanakan dan menjadwalkan tugas pada bagan Gantt dan tim dapat menjalankannya pada daftar tugas, papan kanban, tampilan lembar atau kalender. Semua tampilan proyek diperbarui secara otomatis dalam waktu nyata sehingga setiap orang selalu bekerja dengan data terbaru.

Lacak Tugas Jalur Kritis Dengan Bagan Gantt Online

Sebelum Anda dapat memprioritaskan tugas, Anda harus mengaturnya. Bagan Gantt kami yang kuat memungkinkan Anda menjadwalkan tugas pada garis waktu sehingga Anda dapat melihat keseluruhan proyek di satu layar. Anda juga dapat menautkan keempat jenis dependensi tugas untuk menghindari penundaan yang mahal dan bahkan memfilter jalur kritis untuk melihat tugas mana yang harus diprioritaskan. Kemudian simpan rencana Anda dengan menetapkan garis dasar. Sekarang Anda dapat melacak jalur kritis, progres, dan kinerja secara real time, melihat upaya sebenarnya dibandingkan dengan upaya yang Anda rencanakan. Jika Anda tidak mencapai pencapaian, Anda dapat mengalokasikan ulang sumber daya untuk kembali sesuai jadwal.

Ukur Biaya Dengan Lembar Waktu dan Bagan Beban Kerja

Tentu saja, Anda dapat memprioritaskan semua tugas yang Anda inginkan. Tetapi jika Anda tidak memperhatikan masalah pengelolaan sumber daya, maka tim Anda tidak akan bekerja dengan kapasitas dan produktivitas akan menurun. Fitur manajemen sumber daya kami membantu Anda melacak biaya tenaga kerja dan beban kerja tim. Setelah Anda mengunggah tim, Anda dapat menambahkan tarif dan ketersediaan per jam mereka, yang memudahkan untuk menetapkan tugas kepada mereka. Saat mereka bekerja, alihkan ke bagan beban kerja berkode warna untuk melihat tugas semua orang di satu tempat. Jika seseorang dialokasikan secara berlebihan, Anda dapat mengalokasikan kembali pekerjaan mereka langsung dari bagan. Setelah beban kerja mereka seimbang, Anda akan memiliki tim yang lebih produktif.

Ada cara lain untuk memantau tim Anda guna memastikan bahwa mereka menjalankan tugas sesuai jadwal. Untuk tampilan tingkat tinggi, gunakan dasbor waktu nyata kami, yang menampilkan metrik seperti beban kerja, tugas, dan lainnya dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca. Tidak ada konfigurasi yang memakan waktu seperti alat ringan lainnya. Sudah siap saat Anda siap. Anda juga dapat membuat laporan yang dapat disesuaikan pada lembar waktu, variasi, dan lainnya untuk mendapatkan detail lebih lanjut. Kemudian bagikan dengan pemangku kepentingan untuk terus memperbaruinya.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang membantu Anda memprioritaskan tugas dan melacaknya secara real time. Berdayakan tim dan dapatkan transparansi yang dibutuhkan manajer untuk menghilangkan kemacetan dan membuat semua orang bekerja sesuai kapasitasnya. Bergabunglah dengan tim di Avis, Nestle, dan Siemens yang menggunakan perangkat lunak kami untuk mengelola proyek mereka dengan sukses. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.