3 cara untuk meningkatkan efisiensi tim Anda dan menciptakan alur kerja yang dipersonalisasi di Sprout

Bekerja di media sosial bisa melelahkan mengingat laju perubahan yang cepat di industri kita. Terutama dalam posisi kepemimpinan, ada banyak faktor di luar kendali Anda yang dapat menghambat kinerja tim Anda…seperti pandemi global.

Karena itu, sangat penting bagi Anda untuk fokus pada faktor-faktor yang dapat Anda kendalikan untuk memastikan bahwa tim Anda siap untuk sukses. Sebagai manajer, Anda mungkin bertanggung jawab langsung atas efisiensi tim Anda, bagaimana organisasi Anda mengelola sosial dan memvalidasi bahwa Anda memiliki orang dan sumber daya yang tepat untuk mencapai tujuan Anda.

Kedengarannya mudah, bukan? Meskipun konsep ini tampak mudah, Indeks Sosial Sprout kami, Edisi XV: Memberdayakan & Tinggikan menemukan bahwa pemasar sosial sering kali terhalang dari pekerjaan strategis karena kurangnya waktu (59%), terlalu banyak pekerjaan taktis (29%), kurangnya sumber daya (27%) dan tidak tahu harus mulai dari mana (17%) (Indeks, 41).

Anda mungkin dapat mengidentifikasi dengan setidaknya satu dari tantangan ini. Meskipun kami tidak dapat melambaikan tongkat ajaib dan memperbaikinya untuk Anda, kami dapat melakukan hal terbaik berikutnya: memecah strategi sederhana untuk mengoptimalkan waktu dan sumber daya yang Anda miliki, semuanya dalam satu alur kerja di Sprout.

Mari gali cara mengoptimalkan tim Anda menggunakan tiga fitur Sprout yang canggih. Kami akan membahas cara:

• Gunakan tag untuk memaksimalkan efisiensi tim
• Siapkan alur kerja yang dipersonalisasi untuk memfokuskan upaya tim Anda
• Pantau terus efektivitas tim Anda dan singkirkan penghalang jalan

Bangun infrastruktur yang kuat dengan tag dan otomatisasi

Memiliki infrastruktur berarti tim Anda dapat melakukan pekerjaan mereka secara efisien, sambil meluangkan waktu Anda untuk mengerjakan inisiatif yang lebih strategis.

Mulailah dengan dasar-dasar: kategorikan dan tambahkan konvensi penamaan. Ini adalah alasan bagi Anda untuk merenungkan prioritas sosial Anda. Misalnya, jika tim Anda memiliki kampanye musiman yang akan datang, buatlah daftar semua konten yang penting untuk dilacak oleh tim. Atau, jika memahami umpan balik produk negatif berharga bagi organisasi Anda, ini adalah kesempatan untuk memikirkan jenis umpan balik negatif apa yang ingin Anda kumpulkan dan prioritaskan untuk ditanggapi.

Setelah Anda menentukan kategori ini, siapkan tag berdasarkan kategori sehingga Anda dapat mengelompokkan, mengurutkan, memfilter, dan mengisolasi konten yang relevan. Pilih nama tag yang konsisten di semua area Sprout untuk menghindari duplikasi atau kebingungan di antara tim. Kami menyarankan untuk tetap menggunakan pola yang dapat digunakan di tag mendatang.

Kiat: Kategori umum untuk tag dapat mencakup kampanye, acara, pemberi pengaruh, jenis produk, jenis konten, keluhan layanan pelanggan, atau agen tertentu.

Selanjutnya, panggang tag ke dalam alur kerja Anda. Tag sangat penting untuk upaya pemasaran dan layanan pelanggan tim Anda dan dapat diterapkan ke pos keluar baru dan pesan masuk. Misalnya, jika Anda menambahkan tag 'bumbu labu musiman' pada semua konten terkait untuk kampanye mendatang, ini memungkinkan tim Anda untuk mengisolasi konten bumbu labu yang relevan saat mereka memfilter menurut tag pada tampilan Kalender.

Tip: Tampilan ini memungkinkan tim Anda untuk menemukan dan mengisi kesenjangan konten di sekitar kategori tag.

Untuk memprioritaskan bagaimana tim Anda merespons pesan, Anda dapat menambahkan tag ke pesan masuk di Kotak Masuk Cerdas Anda untuk mengatur konten berdasarkan urgensi atau kasus penggunaan – memberi setiap individu perintah berbaris mereka sendiri.

Tip: Gunakan struktur mudah yang dapat diterapkan ke berbagai kategori dan subkategori, seperti tag layanan pelanggan 'CS – tipe keluhan'. Dalam tindakan, ini akan terlihat seperti 'CS – pengiriman terlambat', 'CS – rusak', dll.

Terakhir, tetapkan izin agar anggota tim Anda tetap fokus pada tanggung jawab mereka dengan hanya memberi mereka visibilitas ke dalam apa yang relevan untuk peran mereka. Izin dapat disesuaikan berdasarkan bagaimana anggota tim Anda berinteraksi dengan pesan masuk atau keluar dan bahkan kemampuan mereka untuk membuat tag baru.

Personalisasikan alur kerja agar anggota tim tetap mengerjakan tugas yang relevan

Bekerja secara efisien di bidang sosial bisa jadi rumit, terutama ketika menyulap anggota tim dengan tanggung jawab dan keahlian yang berbeda. Di Sprout, Anda dapat mempersonalisasi alur kerja untuk memunculkan apa yang relevan untuk setiap anggota tim.

Setelah izin ditetapkan, buat alur kerja yang selaras dengan peran tim individu. Berdasarkan tag yang telah Anda buat, Anda dapat menyiapkan Tampilan Kotak Masuk Cerdas yang dipersonalisasi berdasarkan perutean atau triase agen. Tampilan Kotak Masuk ini dapat dipersonalisasi untuk agen berdasarkan beberapa filter (profil, jenis pesan, kata kunci merek, dan tag) dan akan membuat setiap agen tetap pada tugas dengan menggunakan alur kerja efisien yang mengoptimalkan waktu mereka, daripada memilah-milah lautan pesan yang tidak relevan.

Untuk membuat alur kerja ini lebih cepat, gunakan Aturan Kotak Masuk berbasis tag untuk merutekan pesan secara otomatis ke Tampilan Kotak Masuk agen atau tim yang sesuai. Otomatisasi dapat terdengar menakutkan ketika datang ke media sosial, tetapi dengan tag itu akan menjadi fitur favorit baru Anda. Memberi tag pada pesan secara otomatis menggunakan Aturan Kotak Masuk berdasarkan kriteria tertentu (seperti kata kunci, penulis, dll.) untuk menemukan pesan prioritas lebih cepat dan menghindari pekerjaan manual berulang untuk menyisir setiap pesan masuk di Kotak Masuk Cerdas.

Personalisasi lebih lanjut Aturan Kotak Masuk dengan mengatur peringatan pemberitahuan untuk pesan prioritas tinggi tertentu, atau bahkan menandai nama anggota tim jika mereka menangani pesan Kotak Masuk Cerdas khusus konten seperti pertanyaan layanan pelanggan negatif.

Tip: Pastikan Aturan Kotak Masuk Anda disiapkan untuk variasi kata kunci. Dalam tindakan, 'CS – rusak' akan ditandai jika ada pesan masuk termasuk 'rusak', rusak', retak', 'hancur' atau 'robek'. Struktur pemberian tag otomatis ini membantu menstandardisasi alur kerja tim Anda sehingga mereka dapat segera mulai merespons pesan prioritas yang diberi tag negatif. Pelajari lebih lanjut tentang Aturan Kotak Masuk di sini .

Sertakan cadangan dalam alur kerja tim Anda untuk memastikan tidak ada yang lolos, dan pesan prioritas dialihkan ke anggota tim atau tim yang paling siap untuk menanganinya. Untuk pesan yang tidak diberi tag atau diurutkan ke dalam Tampilan Kotak Masuk tertentu, mintalah anggota tim tertentu untuk membaca secara berurutan dan menandai pesan penting secara manual.

Tips: Pertimbangkan untuk menandai pesan masuk dengan nama anggota tim yang harus merespons. Misalnya, Anda dapat menandai agen layanan pelanggan Anda, 'Carl'. Untuk mengoptimalkan alur kerja ini, Carl akan memiliki Tampilan Kotak Masuk yang dipersonalisasi yang menyertakan tag 'Carl' ATAU 'CS – Level 3'.

Pantau kinerja tim individu untuk mengidentifikasi dan menghilangkan hambatan

Tidak peduli seberapa baik tim Anda terorganisir, jika Anda tidak dapat mengukur efektivitas upaya sosial mereka, semua pekerjaan dasar yang telah Anda lakukan bisa sia-sia. Memiliki wawasan tentang produktivitas tim Anda memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi dan menemukan solusi untuk hambatan apa pun dan menjadi sumber daya bagi anggota tim yang membutuhkan bandwidth. Memanfaatkan Laporan Tim Sprout, Anda dapat menggali wawasan kinerja individu yang berfokus pada pesan masuk atau keluar.

Laporan Tim Kotak Masuk adalah tempat yang bagus untuk memulai karena menjelaskan upaya layanan pelanggan tim Anda dan memungkinkan Anda untuk membuat tolok ukur dari waktu ke waktu. Dalam jangka waktu yang disesuaikan, Anda dapat melihat wawasan yang bermanfaat seperti waktu rata-rata yang diperlukan untuk menanggapi pesan masuk baru untuk seluruh tim.

Laporan ini juga dapat memfilter metrik kinerja untuk anggota tim tertentu. Misalnya, jika Anda ingin melihat rata-rata balasan pertama dan waktu tunggu rata-rata untuk pelanggan dengan hanya masalah layanan pelanggan negatif, Anda dapat mengurutkan laporan menurut anggota tim Anda yang secara khusus menanggapi eskalasi negatif. Terakhir, Anda dapat mengelompokkan metrik kinerja (seperti balasan total, waktu balasan rata-rata, waktu balasan paling lambat, dll.) menurut masing-masing anggota tim, memungkinkan Anda untuk meniru praktik dari yang berkinerja terbaik atau mengatasi kesenjangan dengan anggota tim yang berkinerja lebih rendah.

Laporan Tim Penerbitan juga akan menunjukkan kepada Anda perilaku penerbitan oleh anggota tim. Laporan ini akan membantu Anda memahami berapa banyak posting yang diterbitkan oleh setiap anggota tim dalam jangka waktu tertentu Anda dan persentase total posting yang dibuat oleh kontribusi mereka.

Kiat: Jika Anda ingin melihat perincian tentang pos yang diterbitkan secara khusus, kami menyarankan setiap penerbit untuk menambahkan nama mereka sebagai tag pada setiap pos yang mereka terbitkan. Kemudian Anda dapat menggunakan Laporan Tag dan memilih nama anggota tim untuk melihat daftar pesan dan metrik pasca-kinerja.

Manfaatkan waktu berharga tim Anda sebaik mungkin

Menyiapkan struktur tim dapat menjadi hal yang menakutkan, tetapi menginvestasikan waktu di dalamnya dapat membantu efisiensi dan produktivitas tim Anda untuk mengembalikan waktu yang lebih strategis sebagai manajer.

Ingatlah bahwa semua ini dimulai dengan pemberian tag, jadi kunjungi aplikasi Sprout sekarang untuk menyiapkan tag Anda. Jika Anda siap untuk mempersonalisasi kotak masuk Anda, buat Tampilan Kotak Masuk di sini. Selamat menandai!

Ada pertanyaan? Hubungi kami di Twitter!