Kekuatan Respon Cepat: Bagaimana Ketepatan Email Menyelamatkan Hari

Bagaimana jika Anda bisa memiliki kepercayaan dan loyalitas pelanggan yang lebih baik langsung di ujung jari Anda?

Bisnis sering menghabiskan waktu bertahun-tahun untuk mencoba memupuk kepercayaan dan loyalitas itu. Sayangnya, banyak bisnis mengabaikan cara terbaik untuk mencapai tujuan ini: menyusun tanggapan cepat untuk setiap email pelanggan.

Ketepatan email dapat menghemat hari dan benar-benar menempatkan bisnis Anda (terutama bisnis lokal) di peta. Masih belum yakin? Teruslah membaca untuk menemukan panduan lengkap kami tentang mengapa respons email yang cepat sangat penting.

Kesopanan Sederhana

Terkadang, alasan terbaik untuk melakukan sesuatu juga merupakan alasan paling sederhana. Dan ketika membahas mengapa setiap email pelanggan membutuhkan tanggapan yang cepat, sebagian besar berasal dari kesopanan yang sederhana.

Kita semua tahu betapa frustasinya ketika seseorang tidak menanggapi email. Dan segera, Anda akan membaca banyak niat tentang kurangnya respons itu. Anda mungkin berpikir pihak lain bersikap kasar, tidak sopan, dan meremehkan.

Ini cukup buruk jika menyangkut email pribadi atau email intraperusahaan. Tetapi ketika datang ke pelanggan, mereka tidak mungkin menunggu selamanya untuk tanggapan. Sebaliknya, mereka cenderung membawa bisnis mereka ke pesaing Anda!

Bahkan jika email Anda pendek dan langsung ke intinya (lebih lanjut tentang ini nanti), dengan cepat mengakui pelanggan adalah cara untuk menunjukkan kesopanan dan rasa hormat kepada mereka.

Bersihkan Kotak Masuk

Mari kita hadapi: terkadang, tidak ada yang lebih menegangkan daripada menemukan berapa banyak email yang belum dibaca di kotak masuk Anda.

Jika Anda tidak hati-hati, email-email ini akan terus menumpuk. Ini tidak hanya akan merusak produktivitas Anda, tetapi melihat jumlah kotak masuk Anda yang naik hanya akan menyebabkan lebih banyak stres dari hari ke hari.

Singkat cerita? Anda perlu membiasakan diri menjawab email (terutama dari pelanggan) segera setelah mereka masuk. Pelanggan umumnya mengharapkan tanggapan yang lebih singkat, sehingga tanggapan instan tidak akan memakan banyak waktu untuk menulis. Dan Anda akan membuat pelanggan Anda senang sambil mencapai impian setiap pekerja: kotak masuk tanpa pesan baru!

Penampilan Keandalan

Ketika berbicara tentang bisnis dan merek Anda, tidak berlebihan untuk mengatakan bahwa reputasi Anda adalah segalanya. Inilah sebabnya mengapa perusahaan menggelontorkan jutaan dolar ke dalam kampanye pemasaran yang kompleks: untuk membangun merek mereka dan meningkatkan reputasi mereka. Tetapi salah satu cara terbaik untuk membangun reputasi Anda tidak memerlukan biaya apa pun, dan itu adalah memberikan tanggapan cepat ke setiap email pelanggan.

Tidak peduli bagaimana Anda merespons dan seberapa banyak (atau seberapa sedikit) Anda menulis, respons cepat memberi tahu pelanggan banyak hal tentang Anda dan bisnis Anda. Ini menunjukkan bahwa Anda cepat dan dapat diandalkan. Akhirnya, pelanggan yang memperhatikan layanan pelanggan Anda yang cepat akan melihat bisnis Anda sebagai sangat dapat dipercaya.

Dan kepercayaan itu tidak datang dari kampanye pemasaran yang mahal. Sebaliknya, semuanya bermuara pada menekan tombol "kirim" tepat waktu.

Peningkatan Akuntabilitas

Kami telah banyak berfokus pada bagaimana balasan email cepat bermanfaat bagi pelanggan Anda. Tapi itu juga bermanfaat bagi Anda karena membantu melakukan apa yang mungkin Anda pikir tidak mungkin: menghilangkan penundaan.

Itu inti dari penundaan sebagian besar bermuara pada empat kata kecil itu: "Saya akan melakukannya nanti." Tetapi jika menyangkut email pelanggan, melakukannya "nanti" sangat berbahaya. Pada saat itu, reputasi Anda telah rusak dan pelanggan mungkin telah membawa bisnis mereka ke tempat lain.

Namun, bayangkan apa yang terjadi setelah Anda mengirimkan tanggapan cepat seperti, “Terima kasih telah meluangkan waktu untuk menulis surat kepada kami. Saya akan memeriksa pertanyaan dan jawaban Anda sesegera mungkin.”

Pelanggan akan senang bahwa Anda merespons dengan sangat cepat. Tetapi sama pentingnya, Anda sekarang telah berjanji untuk menyelidiki masalah mereka. Alih-alih melupakan email atau kekhawatiran mereka, Anda telah memastikan bahwa memecahkan masalah mereka sekarang menjadi salah satu prioritas langsung Anda untuk hari itu.

Dan begitu saja, Anda telah mengalahkan penundaan. Respons cepat membantu meningkatkan akuntabilitas Anda dan memfokuskan kembali prioritas Anda pada layanan pelanggan yang lebih baik.

Belilah Waktumu Sendiri

Apa kendala utama untuk menuliskan tanggapan cepat kepada setiap pelanggan? Dalam beberapa kasus, Anda mungkin khawatir tentang menanggapi pelanggan yang memiliki pertanyaan kompleks atau masalah serius. Dan alasannya adalah perlu waktu untuk menyusun respons yang pantas mereka terima.

Tetapi seperti yang telah kami catat, salah satu hal terbaik tentang respons instan terhadap email konsumen adalah responsnya bisa singkat. Dan "pendek" tidak berarti "pasti". Seperti yang ditunjukkan oleh contoh kami di atas, Anda cukup berterima kasih kepada pelanggan karena telah menulis dan berjanji untuk menghubungi mereka kembali sesegera mungkin.

Jenis email pengakuan singkat ini membantu pelanggan merasa dilihat dan didengar. Pada saat yang sama, respons cepat secara efektif memberi Anda waktu untuk melihat respons yang lebih lengkap terhadap pertanyaan dan kekhawatiran pelanggan.

Meredakan Situasi Volatil

Berbicara tentang pertanyaan dan kekhawatiran pelanggan, inilah kebenaran sederhana: pelanggan Anda yang paling bahagia dan paling puas adalah yang paling kecil kemungkinannya untuk mengirimi Anda email. Sebaliknya, Anda jauh lebih mungkin untuk mendengar dari pelanggan yang memiliki pengalaman negatif.

Karena itu, salah satu alasan utama untuk mengirimkan tanggapan cepat kepada pelanggan adalah untuk membantu meredakan situasi yang tidak menentu. Pada tingkat yang sangat mendasar, strategi ini berhasil karena ketika pelanggan sudah marah, membuat mereka menunggu lama untuk mendapatkan tanggapan hanya akan membuat mereka lebih marah.

Jika Anda ingin memastikan respons awal Anda terdengar netral dan hormat, Anda mungkin ingin menggunakan template email dan ubah respons Anda sesuai kebutuhan. Dan template atau tanpa template, email Anda harus menekankan rasa hormat Anda kepada pelanggan dan keinginan Anda untuk memecahkan masalah mereka.

Pada akhirnya, Anda mungkin tidak bisa membuat semua orang bahagia. Tetapi dengan cepat menanggapi masalah pelanggan dengan sopan dan hormat adalah landasan layanan pelanggan berkualitas tinggi.

Respon Cepat terhadap Email: Apa Selanjutnya?

Sekarang Anda tahu mengapa tanggapan cepat terhadap email pelanggan sangat penting. Tapi tahukah Anda siapa yang bisa membawa pemasaran email Anda ke tingkat berikutnya?

Kami mengkhususkan diri dalam pemasaran email, analitik, pengujian A/B, dan banyak lagi. Untuk melihat apa yang dapat kami lakukan untuk perusahaan Anda, pelajari lebih lanjut tentang paket harga kami hari ini!