Panduan Utama untuk Faktur untuk Influencer dan Pembuat Konten

Anda baru saja menyelesaikan semuanya dengan kemitraan merek terbaru Anda (selamat!). Konten telah disetujui dan ada di alat penjadwalan Instagram Tailwind, siap untuk segera ditayangkan.

Sekarang Anda hanya perlu mengirim faktur ke merek untuk mendapatkan bayaran… Tetapi pertanyaan penting dapat memperlambat proses ini: Kepada siapa Anda harus mengirim faktur? Apakah ada nomor PO? Apa syarat pembayaran lagi? Pembayaran saya terlambat, bagaimana saya harus mengomunikasikannya?

Jika pembuatan faktur dan pembayaran terkadang terasa seperti tugas, jangan khawatir – Anda tidak sendirian.

Kecuali Anda memiliki agen yang mengurus faktur dan pembayaran untuk Anda, ini bisa memakan waktu & energi dan menjadi canggung. Panduan ini ditulis untuk memberikan tip dan trik membuat faktur mudah untuk meminimalkan masalah pembayaran.

Mulai Uji Coba Gratis Tailwind untuk Instagram!

• Jadwalkan foto dan video langsung ke feed Instagram Anda dengan Auto Post.
• Optimalkan setiap posting untuk lebih banyak interaksi dengan SmartSchedule dan Hashtag Finder.
• Sembunyikan tagar kiriman Anda secara otomatis di komentar pertama agar teks Anda tetap bersih & rapi.
• Jadikan postingan Anda lebih mudah ditemukan dengan penandaan pengguna & penandaan lokasi.
• Analisis apa yang berhasil di setiap postingan dan profil dengan analitik cerdas.

Tidak perlu kartu kredit

Selalu kirim faktur

Mengirim faktur Anda harus menjadi langkah pertama untuk menerima pembayaran. Selalu. Bahkan ketika platform merek, agensi, atau influencer mengatakan Anda tidak perlu melakukannya, penting untuk mengirim faktur Anda sendiri. Tapi kenapa?

Sebagai pencipta, Anda menjalankan bisnis kecil Anda sendiri. Sangat penting untuk memiliki catatan semua penghasilan Anda untuk tujuan pajak dan apa yang terutang kepada Anda sehingga Anda bisa dibayar. Pemasar bekerja dengan lusinan atau bahkan ratusan influencer. Tidak jarang pembayaran terkadang terlambat atau terlupakan!

Melacak faktur Anda sama pentingnya dengan mengirimkannya. Jika Anda hanya mengirim beberapa faktur, Anda dapat mengelola pelacakan di excel atau lembar Google. Opsi sempurna yang dibuat oleh pembuat untuk merek faktur adalah alat yang disebut Lumanu. Ini juga melacak faktur Anda untuk Anda. Freshbooks dan QuickBooks sangat bagus jika Anda menginginkan fungsionalitas akuntansi yang lebih canggih seperti kemampuan untuk menjalankan laporan penuaan piutang.

Apa pun pilihannya, penting untuk menangkap dasar-dasarnya saat melacak – nomor faktur, tanggal jatuh tempo, jumlah, dan tentu saja merek dan info kontak siapa yang membayar. Melacak dasar-dasar ini akan memastikan proses faktur yang lancar untuk Anda dan mitra merek Anda.

Setujui syarat pembayaran sebelum collab

Ketentuan pembayaran harus selalu mencakup:

1. Ketika Anda akan dibayar. Istilah standar adalah "30 hari setelah konten diposting" (yaitu 30 bersih setelah konten ditayangkan). Meskipun sebagian besar pekerja lepas ingin segera dibayar, itu adalah standar untuk departemen AP di sebagian besar perusahaan besar untuk menerapkan proses X hari bersih (biasanya 30, 45 atau bahkan 60 hari).
2. Bagaimana Anda akan dibayar. Pastikan Anda dibayar dengan persyaratan Anda. Tambahkan klausa sederhana dalam perjanjian Anda yang berbunyi seperti -> “pencipta akan dibayar per instruksi pengiriman uang pada faktur.” Masalah umum yang dihadapi pembuat konten meliputi a) Proses pendaftaran wajib dengan perangkat lunak pembayaran yang tidak ditampilkan hingga tiba waktunya untuk membayar Anda (menambahkan hari hingga Anda dibayar) dan b) Saat merek bersikeras untuk membayar melalui PayPal dan melakukannya tidak menutupi biaya.
3. Kapan (dan siapa) Anda harus menagih. Pastikan Anda mengirimkan faktur kepada orang yang tepat dan pada waktu yang tepat. Adalah umum bagi merek untuk kehilangan jejak pembayaran influencer dan mereka tersesat di kotak masuk email.

Merek semakin fleksibel dalam hal membayar freelancer, terutama influencer media sosial. Merek-merek terkenal menyadari bahwa kolaborasi adalah tentang kemitraan dan fleksibilitas dapat berjalan jauh. Sebaiknya usulkan persyaratan dan metode pembayaran yang Anda sukai saat terlibat dengan suatu merek. Pada akhirnya ketika menjalankan bisnis Anda, Anda akan ingin memilih bagaimana mengelola akuntansi Anda. Ini dimulai dengan menagih merek melalui solusi pilihan Anda.

Apa yang harus disertakan dalam faktur influencer Anda?

Ada beberapa dasar yang harus dilakukan dengan benar saat membuat faktur profesional. Anda dapat mengatur templat faktur, mengunduh templat faktur gratis, atau menggunakan solusi perangkat lunak untuk membuat dan mengirim faktur profesional (mis. Lumanu, Freshbooks, Quickbooks). Bagian yang bagus tentang perangkat lunak ini akan membantu melacak status faktur serta menyediakan opsi pemrosesan pembayaran yang cepat.

Jika Anda menggunakan solusi perangkat lunak, mereka akan menanganinya untuk Anda. Berikut adalah bidang standar yang harus Anda sertakan di semua faktur:

1. Nomor dan tanggal faktur: Sertakan tanggal pengiriman faktur Anda bersama dengan nomor faktur unik di bagian atas faktur Anda. Nomor unik akan memastikan Anda dapat melacak pembayaran dan berguna untuk tujuan pajak.
2. Nama lengkap dan informasi kontak Anda: Sertakan nama lengkap resmi atau nama bisnis Anda. Sertakan juga alamat surat, nomor telepon, dan alamat email Anda. Ini biasanya diperlukan oleh mitra Anda untuk menyiapkan pembayaran di sistem mereka.
3. Informasi kontak klien Anda: Nama perusahaan dan informasi kontak pembayar (nama dan alamat email).
4. Deskripsi – nama kampanye atau judul posting: Ini cocok dengan item baris dalam faktur Anda. Pastikan untuk mengikuti instruksi apa pun yang dikirim dari mitra Anda atau tanyakan bagaimana mereka ingin ini disajikan dalam faktur. Item baris dapat menyatakan nama kampanye, kiriman, dan informasi tambahan yang merujuk pada posting sponsor Anda. Beberapa subtotal item baris yang dapat Anda sertakan – biaya bulanan, tarif per jam, atau biaya per pos. Jika Anda memiliki pelacakan waktu untuk disertakan untuk dibayar per jam, maka sertakan tarif per jam dan subtotal.
5. Jumlah: Di dekat bagian bawah faktur influencer Anda, tambahkan jumlah total yang dicetak tebal.
6. Syarat pembayaran/ tanggal jatuh tempo: Pastikan Anda menagih sesuai dengan syarat pembayaran yang disepakati. Syarat pembayaran yang salah adalah alasan terbesar faktur tidak dibayar. Persyaratan biasanya Net X Days atau tanggal jatuh tempo yang ditentukan. SELALU sertakan tanggal jatuh tempo yang sebenarnya untuk menghilangkan kebingungan.
7. Metode pembayaran: Perangkat lunak otomatis akan menyediakan berbagai cara untuk membayar (ACH, PayPal, kartu kredit, dll.) Jika Anda menggunakan templat faktur Anda sendiri, maka jelaskan instruksi pengiriman uang di bagian bawah faktur Anda. Menawarkan beberapa opsi pembayaran kepada merek membantu memastikan pembayaran tanpa kerumitan.

Kapan harus mengirim faktur influencer Anda

Sebagai aturan umum, Anda dapat mengirim faktur saat Anda menyelesaikan kiriman kampanye atau di muka (saat Anda menandatangani perjanjian). Apa yang sebenarnya Anda lakukan akan tergantung pada negosiasi Anda dengan pasangan. Pahami proses AP pasangan Anda karena Anda mungkin perlu menyesuaikan waktu agar sesuai dengan proses mereka atau mereka mungkin menyesuaikan proses mereka agar sesuai dengan waktu Anda.

Beberapa istilah umum untuk kolaborasi pemasaran influencer adalah:

• Bersih 30 hari setelah pengiriman kampanye selesai
• Bersih 30/ 45/ 60/ 90 hari dari tanggal faktur – terkadang dapat bekerja dengan kontak Anda ke faktur sebelum penyelesaian kampanye dengan tanggal jatuh tempo setelah tanggal pengiriman yang diharapkan
• 50% dimuka dan 50% bersih X hari (per di atas)

Jaga agar email faktur Anda tetap singkat dan to the point. Di baris subjek, pastikan untuk memasukkan kata "INVOICE", nama Anda dan deskripsi singkat. Ini akan membantu penerima mengidentifikasi email Anda dan tahu untuk memprioritaskannya. Dalam email sertakan jumlah dan tanggal jatuh tempo.

Bagaimana dan kapan harus menindaklanjuti

Mengejar uang muka bisa membuat frustrasi dan canggung, alasan lain untuk menggunakan platform seperti Lumanu yang secara otomatis akan menindaklanjuti faktur untuk Anda dan memberi Anda visibilitas ke status pembayaran permintaan yang belum diselesaikan.

Sebelum faktur jatuh tempo – Pastikan kontak Anda menerima faktur. Minta konfirmasi penerimaan saat invoice dikirim.

Saat faktur Anda jatuh tempo – Kirim pengingat lembut menjelang tanggal jatuh tempo, pengingat bahwa pembayaran jatuh tempo dalam 3 hari membantu memastikan pembayaran tepat waktu.

Saat faktur Anda lewat jatuh tempo – Pembayaran terlambat terjadi karena berbagai alasan. Departemen utang usaha mengelola arus kas dan sering kali memiliki sistem pembayaran. Sangat penting untuk menindaklanjuti dengan perincian termasuk kapan pembayaran jatuh tempo dan opsi pembayaran.

Apa yang harus dilakukan dengan "pengaya" dan perubahan dalam ruang lingkup

Luar biasa, mitra merek Anda ingin membayar Anda lebih banyak uang! Atau mereka ingin meminta lebih banyak hal di luar kesepakatan Anda secara gratis – tidak ada salahnya untuk bertanya.

Ketika ini terjadi, Anda memiliki beberapa opsi – buat dan kirim faktur lain atau batalkan faktur asli dan perbarui dan kirim ulang dengan cakupan yang diperluas dan jumlah dolar baru. Anda akan ingin memastikan bahwa Anda membuat nomor faktur baru dan mengirimkan pembatalan untuk faktur lama sehingga Anda dibayar dengan jumlah yang benar.

Solusi faktur influencer yang direkomendasikan

Tujuan dibuat untuk pencipta: Lumanu dibangun dari bawah ke atas untuk memenuhi kebutuhan faktur influencer. Ini ramah iPhone dan mereka telah membuat faktur sesederhana Venmo. Selain itu, kami menyukai penghasilan tahunan mereka, pelacakan, dan dasbor bersih untuk melacak status pembayaran dengan mudah. Membuat dan mengirim faktur gratis dan mereka membebankan biaya pemrosesan yang lebih rendah dari PayPal, dengan pembayaran yang dikirim langsung ke rekening bank Anda. Pembayaran Lumanu adalah "khusus undangan", Tailwind dengan senang hati menawarkan akses khusus ke Pembayaran Lumanu.

Fitur-fitur canggih untuk kerajaan kecil: Freshbooks layak untuk dilihat jika Anda membutuhkan perangkat lunak akuntansi dan pembukuan yang lengkap. Kita berbicara tentang laporan umur piutang, entri buku besar dan pelaporan P&L lengkap. Lonceng dan peluit tambahan akan dikenakan biaya bulanan yang rendah bersama dengan biaya pemrosesan pembayaran yang lebih tinggi pada faktur.

Untuk pekerja lepas do-it-yourself: Sebagian besar templat "gratis" online yang Anda temukan melalui situs web kemudian akan membebankan biaya untuk pemrosesan pembayaran (harus menghasilkan uang entah bagaimana). Jika Anda ingin membuat dan mengirim template Anda sendiri, kami sarankan untuk mengambil template invoice dari Microsoft Office dalam bentuk word atau excel. Anda selalu dapat membuka di Google docs juga jika Anda bukan pengguna Office.

Contoh template Microsoft:

Faktur menjadi mudah

Mengelola bisnis kecil Anda sebagai pekerja lepas kreatif semakin mudah – kami harap! Dengan menjalankan proses yang konsisten untuk memastikan persyaratan pembayaran disetujui di muka dan faktur yang akurat dikirim, Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengkhawatirkan pembayaran dan lebih banyak waktu untuk membuat. Ada banyak sumber daya yang tersedia untuk membantu Anda mengembangkan bisnis dan akhirnya merek Anda.

Ssst! Pin ini dibuat dalam hitungan detik dengan Tailwind Create. Cobalah sendiri!