21 Keterampilan Manajemen Waktu yang Harus Dimiliki Setiap Profesional

Keterampilan manajemen waktu sangat penting untuk kesuksesan.

Mempelajari cara mengatur waktu Anda secara efektif akan membantu Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan setiap hari, meningkatkan efisiensi, dan pada akhirnya meningkatkan nilai Anda bagi perusahaan Anda.

Dalam panduan ini, saya akan menunjukkan kepada Anda 21 keterampilan manajemen waktu yang harus Anda miliki.

Siap? Mari selami!

Keterampilan Manajemen Waktu Yang Paling Penting

Jadi, keterampilan manajemen waktu mana yang paling penting?

1. Mengatakan tidak.

Pertama dan terpenting, Anda harus mampu menangkis upaya orang lain dalam memanfaatkan waktu Anda. Beberapa tugas dan tanggung jawab dalam kehidupan kerja Anda tidak akan melakukan apa pun (atau hampir tidak ada) untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda sendiri.

Akan ada klien yang tidak memajukan bisnis Anda, dan tugas yang tidak membantu Anda belajar atau berkembang. Belajar mengidentifikasi potensi sumber pemborosan waktu ini, dan mengatakan "tidak" kepada mereka dapat membantu Anda menghindarinya, alih-alih mengarahkan perhatian Anda pada peluang yang penting.

Ini adalah salah satu tips manajemen waktu yang paling penting untuk bekerja, khususnya.

2. Penetapan tujuan.

Anda juga harus bisa menetapkan dan memahami tujuan Anda sendiri. Manajemen waktu dapat memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda, dan jika Anda tidak yakin dengan apa yang Anda inginkan, Anda tidak akan dapat membuktikan ke arah yang pasti.

Misalnya, katakanlah tujuan utama Anda adalah meninggalkan kantor tepat waktu, sambil tetap menyelesaikan jumlah pekerjaan yang sama; jika ini masalahnya, Anda harus fokus pada peningkatan efisiensi Anda.

Tetapi jika tujuan utama Anda adalah meningkatkan profitabilitas dalam bisnis Anda, Anda harus mengoptimalkan pendekatan Anda secara berbeda.

Penetapan tujuan juga penting dalam skala yang lebih kecil; misalnya, Anda dapat berkomitmen untuk menghabiskan tiga jam lebih sedikit di media sosial setiap minggu, sehingga Anda dapat fokus pada tugas yang lebih penting.

3. Manajemen stres.

melalui GIPHY

Semua orang stres di tempat kerja, tetapi jika tingkat stres Anda terlalu tinggi, mereka dapat sangat mempengaruhi kinerja Anda, membuat Anda tidak dapat fokus dan dalam beberapa kasus menyebabkan Anda kehilangan seluruh hari karena sakit.

Dengan demikian, mengelola stres Anda dapat membantu Anda mengatur waktu Anda.

Ada banyak strategi yang dapat mengurangi tingkat stres Anda, termasuk latihan fisik, tidur ekstra, meditasi, dan lebih banyak waktu luang.

4. Delegasi.

Mempelajari kapan harus mendelegasikan dan bagaimana mendelegasikan adalah salah satu keterampilan manajemen waktu yang paling penting untuk dikuasai oleh para profesional.

Kemungkinannya adalah, ada tugas yang Anda lakukan setiap hari yang dapat dilakukan oleh seseorang yang kurang terampil atau berbeda keterampilannya—dan dengan uang yang lebih sedikit daripada nilai Anda. Mungkin juga ada anggota tim Anda yang memiliki kekurangan, dan mampu melakukan pekerjaan ekstra. Dalam situasi ini, mendelegasikan tugas lebih baik daripada mencoba melakukannya sendiri.

Menugaskan tugas kepada orang yang sebaik mungkin, dan menjelaskan secara menyeluruh dan jelas dalam deskripsi tugas Anda, dapat membantu Anda meningkatkan lebih jauh lagi.

5. Prioritas.

Manajemen waktu memaksa Anda untuk memprioritaskan dengan benar. Secara umum, cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan mengevaluasi urgensi dan pentingnya setiap tugas dalam daftar tugas Anda.

Urgensi mengacu pada seberapa mendesak suatu hal; apakah ini hanya relevan dalam beberapa jam ke depan, atau itu sesuatu yang berpotensi menunggu sebulan. Pentingnya mengacu pada seberapa penting hal itu untuk keuntungan Anda; apakah ini akan membantu Anda mencapai tujuan jangka panjang Anda, atau hanya sepele?

Menggabungkan faktor-faktor ini, Anda harus dapat membuat sistem pemesanan yang memungkinkan Anda menangani tugas terpenting Anda terlebih dahulu.

6. Penjadwalan.

Penjadwalan mungkin tampak mudah, tetapi ada dua elemen penjadwalan yang dapat sangat meningkatkan cara Anda menghabiskan waktu.

Pertama, memerangi Hukum Parkinson. Hukum Parkinson adalah pepatah informal yang menyatakan bahwa "pekerjaan berkembang untuk mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya." Dengan kata lain, semakin banyak waktu yang Anda alokasikan untuk suatu tugas, semakin lama waktu yang Anda perlukan untuk melakukannya; Anda dapat melawan ini dengan menjadwalkan secara agresif, dengan kerangka waktu yang ketat.

Kedua, menemukan keseimbangan antara kekakuan dan fleksibilitas. Penting untuk menjadwalkan tugas sebanyak mungkin, sehingga Anda tahu bagaimana merencanakan dan melaksanakan hari Anda, tetapi juga penting untuk meninggalkan ruang gerak, jika prioritas baru muncul atau beberapa tugas memakan waktu lebih lama dari yang Anda perkirakan.

Keseimbangan ini akan berbeda untuk setiap pekerjaan.

7. Fokus.

Anda akan bekerja lebih efektif, menyelesaikan tugas dalam waktu yang lebih singkat, jika tugas tersebut mendapat perhatian penuh Anda.

Jika Anda terganggu, bahkan sedikit, perlu waktu hingga 23 menit bagi Anda untuk pulih sepenuhnya. Demikian pula, jika Anda mencoba melakukan banyak tugas, Anda akan langsung menurunkan keefektifan Anda pada setiap tugas yang Anda coba lakukan.

Belajar untuk fokus bisa jadi sulit, tetapi menjadi jauh lebih mudah dengan bantuan meditasi kesadaran—dan ketika Anda menghilangkan potensi gangguan di lingkungan kerja Anda.

8. Organisasi.

melalui GIPHY

Bukan rahasia lagi bahwa orang-orang yang lebih terorganisir akhirnya menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tugas-tugas. Mereka tahu persis di mana menemukan setiap file yang mereka butuhkan, dan mereka tidak pernah melupakan hal-hal seperti catatan rapat.

Ada metode organisasi yang berlaku untuk berbagai bidang pekerjaan Anda; misalnya, kami telah menulis panduan praktis ini tentang cara menjadi lebih teratur di Gmail. Namun, keterampilan organisasi tingkat tinggi akan lebih berguna secara keseluruhan. Munculkan sistem yang sesuai dengan gaya kerja Anda, dan konsistenlah dengannya.

Sistem organisasi yang tepat adalah salah satu tips manajemen waktu yang paling penting bagi siswa, khususnya.

9. Ketegasan.

Upaya manajemen waktu sering terhambat oleh keragu-raguan. Dalam beberapa situasi, penting untuk meluangkan waktu Anda, mempertimbangkan semua variabel, dan hanya menyelesaikan keputusan Anda ketika Anda benar-benar yakin akan hal itu.

Dalam kebanyakan situasi, lebih baik membuat penilaian tingkat tinggi, kemudian bergerak maju ke satu arah, menyesuaikan diri di sepanjang jalan.

Ketegasan menghemat waktu bukan hanya karena menghindarkan Anda dari keraguan yang berlebihan, tetapi juga karena memberi Anda kesempatan untuk mengumpulkan lebih banyak informasi saat Anda memulai eksekusi.

10. Kesabaran (dan oportunisme).

melalui GIPHY

Mengerjakan tugas yang paling tepat dan/atau kuat dapat membantu Anda menghabiskan waktu dengan lebih bijak; ini sering membutuhkan kesabaran dan oportunisme. Misalnya, jika Anda berinvestasi di real estat, Anda harus tahu penawaran properti mana yang harus dilewatkan, menunggu waktu Anda sampai mengambil peluang "sempurna".

11. Motivasi.

Produktivitas sangat tergantung pada motivasi pribadi; orang-orang yang termotivasi secara intrinsik akan selalu menyelesaikan pekerjaan mereka lebih cepat (dan lebih teliti) daripada rekan-rekan mereka yang tidak termotivasi. Jika Anda mampu memotivasi diri sendiri secara memadai, bahkan ketika Anda berada di titik terendah, Anda akan selalu dapat menghabiskan waktu Anda dengan lebih efisien.

Triknya adalah mengetahui bagaimana memotivasi diri sendiri. Ingatkan diri Anda tentang tujuan jangka panjang Anda, dan coba tarik garis yang menghubungkan tugas ini dengan tujuan tersebut. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menghadiahi diri sendiri saat tugas selesai.

Tingkatkan waktu respons email tim Anda sebesar 42,5% Dengan EmailAnalytics

• 35-50% dari penjualan masuk ke vendor yang merespons pertama.
• Menindaklanjuti dalam waktu satu jam meningkatkan peluang Anda untuk sukses sebesar 7x .
• Rata-rata profesional menghabiskan 50% dari hari kerja mereka untuk email.

COBA GRATIS

Bereksperimenlah untuk melihat apa yang berhasil, dan pastikan untuk memeriksa daftar kutipan motivasi untuk mendapatkan inspirasi!

12. Dokumentasi.

Manajemen waktu juga mengharuskan Anda untuk mendokumentasikan pekerjaan dan ide Anda dengan cara yang efisien. Misalnya, katakanlah Anda telah menetapkan tujuan untuk diri sendiri; sudahkah Anda menuliskan tujuan ini?

Apakah Anda melacaknya? Atau itu hanya sesuatu yang berada dalam imajinasi Anda? Tujuan yang terdokumentasi jauh lebih mungkin untuk dicapai. Demikian pula, Anda ingin mendokumentasikan pekerjaan Anda yang sedang berlangsung secara efisien untuk menjaga diri Anda tetap pada tugas dan bekerja secara produktif.

Misalnya, Anda ingin membuat catatan rapat yang mendetail sehingga Anda dapat merujuk kembali ke catatan tersebut di masa mendatang.

13. Ringkas.

Yang pertama dari tiga ciri komunikasi yang efisien adalah keringkasan. Beberapa orang mencoba menghemat waktu dengan terburu-buru dalam mengucapkan kata-kata mereka. Daripada "membuang-buang" waktu memikirkan pesan mereka dan mengeditnya dengan sempurna, mereka menumpahkan isi perut mereka secara naluriah dan menekan kirim.

Namun, ini kontraproduktif. Menulis dan berbicara dengan singkat akan memakan waktu lebih lama, karena Anda harus mengedit kata-kata Anda, tetapi itu sepadan dengan investasinya.

Penerima pesan Anda tidak hanya akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk berdialog, Anda juga akan mencegah miskomunikasi—yang merupakan sumber utama pemborosan waktu bagi semua orang yang terlibat.

14. Kejelasan.

Ciri kedua dari tiga ciri komunikasi yang efisien adalah kejelasan. Ringkasnya akan membantu Anda menyatakan pesan Anda dalam kata-kata yang lebih sedikit, tetapi kejelasan akan menghilangkan ambiguitas.

Misalnya, ada masalah dengan pelanggan yang tidak puas yang coba Anda selesaikan dengan seorang karyawan. Ungkapan "tolong jagalah" itu singkat, tetapi juga ambigu; apakah "mengurusnya" berarti memberi pelanggan diskon untuk pembelian berikutnya? Kembalikan pesanan? Atau datang dengan beberapa solusi sendiri?

Bahkan jika Anda merasa implikasinya sudah jelas, meluangkan waktu sebentar untuk menjelaskannya bisa membuat Anda terhindar dari banyak masalah.

15. Ketelitian.

melalui GIPHY

Yang ketiga dari tiga ciri komunikasi yang efisien adalah ketelitian. Ketelitian adalah tentang memberikan informasi terlebih dahulu, daripada mengirimkannya sedikit demi sedikit atau membiarkan hal-hal tidak terucapkan.

Ini mungkin yang paling penting saat membuat permintaan, atau saat menugaskan tugas ke salah satu karyawan Anda; jika karyawan Anda tidak memiliki semua bahan yang mereka butuhkan untuk memulai tugas, itu akan tertunda.

Ketelitian, seperti keringkasan, membutuhkan lebih banyak waktu pada awalnya, tetapi ini adalah investasi; jika dilakukan dengan benar, ini akan menghemat lebih banyak waktu daripada biaya awalnya.

16. Perkiraan waktu.

Manajemen waktu juga berarti mempelajari cara memperkirakan secara akurat jumlah waktu yang dibutuhkan suatu tugas. Ini akan membantu Anda dalam beberapa cara.

Pertama, Anda akan dapat menjadwalkan tugas dan rapat secara lebih efektif, dengan menetapkan slot waktu yang tidak terlalu pendek atau terlalu lama; ini dapat membantu Anda menjejalkan lebih banyak tugas ke hari kerja Anda tanpa membebani Anda.

Kedua, ini akan membantu Anda belajar ketika Anda bekerja secara tidak efisien; jika Anda melebihi perkiraan waktu Anda secara signifikan, Anda akan tahu ada yang tidak beres. Estimasi waktu juga dapat membantu Anda memprioritaskan, atau mempelajari kapan harus mendelegasikan; jika tugas akan memakan waktu lama, tetapi tidak membantu Anda mencapai tujuan, Anda dapat menemukan cara untuk keluar darinya.

Estimasi waktu adalah salah satu keterampilan manajemen waktu yang lebih sulit untuk dikuasai karena kecenderungan alami kita untuk meremehkan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas.

Ini sebenarnya bias kognitif yang dikenal sebagai kekeliruan perencanaan, dan itu mempengaruhi kita semua.

17. Alokasi sumber daya.

Alokasi sumber daya juga dapat membantu Anda menyelesaikan tugas dengan lebih efisien, dan lebih sedikit membuang waktu. Jenis sumber daya yang Anda alokasikan akan bergantung pada peran Anda.

Misalnya, Anda mungkin menugaskan karyawan untuk tugas yang berbeda; jika Anda memainkan kekuatan karyawan, Anda akan dapat menyelesaikan lebih banyak (sebagai tim) lebih cepat, dan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk melakukan koreksi.

Penting juga untuk tidak mengalokasikan sumber daya secara berlebihan, atau Anda akan membuang waktu atau membuat tugas lain menjadi lebih sulit.

18. Garis Besar.

Ada banyak situasi yang akan membutuhkan keterampilan menguraikan Anda. Di masing-masing dari mereka, garis besar akan berfungsi sebagai kerangka kerangka yang akan memandu sisa pekerjaan Anda. Jika Anda menulis eBuku, memulai dengan garis besar bagian dan subbagian tingkat tinggi akan membantu Anda menyelesaikannya lebih cepat.

Jika Anda menyelenggarakan rapat, menguraikan jalannya rapat akan membantu Anda tetap berada di jalur dan lebih sedikit membuang waktu. Seperti banyak item dalam daftar ini, ini mungkin tampak seperti peningkatan dalam pengeluaran waktu, tetapi pada akhirnya ini adalah investasi yang akan menghemat waktu Anda dalam jangka panjang.

19. Keterbukaan untuk berubah.

Kebanyakan orang memiliki hal-hal yang ingin mereka ubah tentang pekerjaan mereka, seperti banyaknya email atau selalu merasa ketinggalan, tetapi mereka enggan mengubah kebiasaan mereka untuk membuat perbedaan.

Perubahan melahirkan perubahan, jadi jika Anda ingin meningkatkan keterampilan manajemen waktu Anda (dan pengalaman kerja Anda secara keseluruhan), Anda harus mau beradaptasi. Berpikiran terbuka tentang teknik dan pendekatan baru, dan jangan takut untuk mengubah rutinitas inti Anda.

Hanya melalui penyesuaian ini Anda akan mempelajari apa yang benar-benar berhasil.

20. Kolaborasi.

melalui GIPHY

Kolaborasi adalah keterampilan yang tidak jelas untuk dipelajari, karena Anda dapat berkolaborasi dalam berbagai cara, pada banyak tugas yang berbeda. Tetapi jika Anda ingin menghabiskan waktu Anda dengan bijaksana, Anda perlu belajar bagaimana bekerja dengan baik dengan orang lain.

Komunikasi yang baik dapat sangat membantu Anda di sini, tetapi dasar terpenting untuk kolaborasi yang lebih baik adalah kemampuan beradaptasi; orang yang berbeda akan memiliki preferensi, gaya, dan kebiasaan yang berbeda, dan Anda harus membuat penyesuaian pada preferensi Anda untuk bekerja secara efisien dengan orang lain. Pelajari cara kerja mitra Anda, dan layani mereka jika memungkinkan.

Untuk bantuan, lihat panduan saya tentang kolaborasi antar karyawan.

21. Refleksi dan analisis.

Alat terbaik dalam gudang manajemen waktu Anda adalah refleksi. Pikirkan tentang bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda, dan lihat datanya, untuk menganalisis apa yang benar dan apa yang salah. Kebanyakan orang tidak mengetahui cara mereka membuang waktu setiap hari, dan tidak mengerti bagaimana mungkin untuk bekerja lebih efisien.

Dengan mempelajari kebiasaan Anda sendiri dengan cermat, dan mencari peluang, Anda akan jauh lebih mampu menemukan jalan keluar baru untuk pertumbuhan. Pastikan Anda memiliki alat yang bagus untuk membantu Anda melacak kemajuan Anda.

Mengukur Kemajuan Manajemen Waktu Anda

Mengasah keterampilan manajemen waktu ini akan meningkatkan cara Anda mengalokasikan dan menghabiskan waktu Anda, tetapi bagaimana Anda bisa yakin bahwa Anda membuat kemajuan? Apakah Anda benar-benar menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tugas-tugas berat yang menyita hari Anda?

Jika tidak, apa yang sebenarnya menahan Anda?

Satu-satunya cara untuk memastikannya adalah dengan mengukur dan menganalisis kemajuan Anda. Sangat penting untuk melacak bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda, bagaimana Anda mengelola pekerjaan Anda, dan bagaimana Anda meningkat dari waktu ke waktu.

Ada banyak aplikasi manajemen waktu yang dapat membantu Anda dalam upaya ini, tetapi salah satu yang paling efektif (dan paling mudah dipelajari) adalah EmailAnalytics.

EmailAnalytics akan membantu Anda melacak berapa banyak email yang Anda kirim dan terima, waktu respons rata-rata Anda, dan lusinan variabel lainnya—semuanya dengan visual data yang membantu, sehingga Anda dapat memperoleh kesimpulan baru secara intuitif.

Jika Anda tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang kemajuan manajemen waktu Anda sendiri, daftar untuk uji coba gratis hari ini!