10 Tips Manajemen Waktu dan Produktivitas untuk Desainer Web

Desainer web sering mengerjakan beberapa proyek secara bersamaan. Mereka menghadapi banyak tantangan seperti mengelola banyak situs web, mengelola klien yang sulit, menemukan klien baru, menetapkan harga pekerjaan mereka dengan benar, dan mengikuti tren industri. Di atas semua itu, mereka juga berusaha mempertahankan kehidupan pribadi yang bahagia dan sehat.

Ini menimbulkan masalah dalam hal memprioritaskan tugas dan memenuhi tenggat waktu, dan menurut sebuah penelitian, manajemen waktu adalah masalah umum di antara desainer web.

Untuk membantu Anda menemukan keseimbangan yang tepat antara pekerjaan dan kehidupan pribadi, dan untuk memastikan Anda memenuhi tenggat waktu, kami akan menunjukkan kepada Anda 10 kiat manajemen waktu yang efektif.

Ada berbagai macam hal yang dapat memengaruhi waktu, fokus, dan energi Anda — dan strategi manajemen waktu Anda perlu memperhitungkan masing-masing hal tersebut. Mari kita mulai.

Tidak masalah seberapa jelas Anda mengeja persyaratan pekerjaan, memberikan garis waktu, menjelaskan apa hasil situs web, atau mengingatkan klien tentang berapa banyak revisi yang mereka dapatkan. Jika Anda tidak menuliskan semuanya, menurut Anda apa yang akan dilakukan klien Anda setelah pekerjaan dimulai?

Anda akan menghadapi rentetan panggilan dan email yang memeriksa Anda atau Anda akan memiliki klien yang ingin mendorong batas perjanjian karena tidak ada perjanjian resmi. Kedua hasil ini mengharuskan Anda untuk mengarahkan perhatian Anda ke hal-hal selain proyek Anda.

Tetapi kontrak dan pernyataan kerja (SOW) yang telah ditandatangani dan dimiliki klien akan membantu Anda mengelola harapan dan mengurangi kecemasan mereka tentang proyek tersebut.

Jika Anda pernah penasaran tentang berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk membangun sebuah situs web, pelacak waktu akan membantu Anda menebaknya. Ada beberapa alasan mengapa Anda harus peduli tentang ini.

Pertama, Anda dapat dengan percaya diri menjadwalkan proyek dan memberikan tanggal pengiriman kepada klien jika Anda mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas dan fase.

Kedua, dengan menyisihkan waktu untuk durasi sebenarnya dari tugas yang bertentangan dengan perkiraan, Anda tidak perlu membawa pekerjaan dari hari ke hari. Jika Anda bisa menyelesaikan semuanya saat Anda menjadwalkannya, Anda tidak akan merasa harus bekerja lembur atau di akhir pekan untuk mencoba mengejar ketinggalan setiap saat.

Selain itu, pelacakan waktu dapat membantu Anda mengetahui harga desain web Anda. Meskipun Anda harus menagih berdasarkan nilai dan bukan jam, Anda tetap ingin memastikan bahwa Anda memiliki markup yang cukup besar dalam harga Anda sehingga Anda tidak hanya impas atau, lebih buruk lagi, kehilangan uang untuk pekerjaan Anda.

Pernahkah Anda melihat cerita online tentang bagaimana orang-orang "sukses" seperti Richard Branson dan Tim Cook bangun ketika hari masih gelap dan berpikir, "Saya lebih suka tidur daripada menjadi sukses"?

Masalah dengan logika ini bahwa bangun pagi sama dengan kesuksesan adalah bahwa itu tidak benar-benar logis.

Setiap orang berbeda, yang berarti Anda harus bangun ketika Anda merasa beristirahat, menjadwalkan jam kerja Anda ketika Anda berada dalam mode konsentrasi puncak, dan hanya bekerja dalam jumlah jam yang dapat Anda kelola dengan wajar.

Selama itu tidak menghalangi kemampuan Anda untuk berbicara dengan klien atau prospek secara real-time, tidak ada salahnya bekerja pada jadwal ideal tubuh dan pikiran Anda. Hanya saja, jangan lupa untuk memperhitungkan waktu istirahat.

Ini adalah bagian besar dari Teknik Pomodoro. Ini berjalan seperti ini:

• Atur timer selama 25 menit.
• Mulai penghitung waktu dan kerjakan satu tugas tanpa merusak konsentrasi Anda.
• Saat timer berbunyi, berhentilah dan istirahat sejenak.

Siklus ini akan berulang empat kali. Pada akhir waktu itu, Anda akan dapat beristirahat lebih lama. Kemudian akan mulai dari awal lagi.

Sementara 25 menit adalah bagaimana teknik khusus ini membagi waktu, sekali lagi, penting untuk menemukan kecepatan dan jumlah istirahat ideal Anda. Anda mungkin menemukan bahwa 25 menit adalah waktu yang terlalu singkat untuk menyelesaikan tugas situs web Anda dan akan lebih baik untuk mengatur timer selama 60 menit. Selama Anda tidak kehilangan konsentrasi, tidak apa-apa.

Memiliki rencana yang ditetapkan setiap hari adalah trik yang berguna untuk mengatur waktu Anda.

Namun, daripada mengambil daftar proyek Anda yang terus bertambah dan memilih apa yang akan Anda kerjakan satu hari pada satu waktu, jadwalkan tugas Anda terlebih dahulu. Ini berlaku untuk pekerjaan proyek serta semua hal lain yang terjadi selama hari kerja Anda.

Berikut adalah beberapa tips untuk mengatur jadwal Anda:

• Tetapkan aturan berdasarkan jadwal ideal Anda — hari dalam seminggu Anda akan bekerja serta berapa lama setiap hari.
• Jadwalkan tugas tersulit Anda hal pertama di hari ketika Anda merasa tajam dan siap untuk mengatasi tantangan. Ini disebut makan katak.
• Masukkan tugas admin bisnis Anda ke dalam kalender dan tetapkan jadwal yang dapat diprediksi untuk itu sehingga menjadi kebiasaan untuk menanganinya pada hari dan waktu yang ditentukan.
• Sisihkan hari dan jangka waktu tertentu saat Anda ingin menelepon untuk melakukan panggilan penemuan dengan prospek atau mendiskusikan pencapaian proyek dengan klien yang sudah ada.
• Tambahkan janji atau aktivitas pribadi ke jadwal Anda yang terjadi selama hari kerja.

Jika Anda menjadwalkan semuanya dan mengalokasikan waktu yang tepat untuk semuanya, Anda tidak akan kehilangan waktu untuk mundur atau stres tentang sesuatu yang Anda lupa lakukan.

Mengambil langkah lebih jauh, akan sangat bermanfaat untuk menyimpan template proses ke perangkat lunak manajemen tugas Anda.

Dengan begitu, begitu proyek baru dimulai, yang perlu Anda lakukan hanyalah menduplikasi template proses, menyesuaikan to-dos berdasarkan pekerjaan dan mulai menyelesaikan tugas.

Ini berguna untuk semua area alur kerja Anda, mulai dari menemukan klien desain web baru hingga orientasi mereka, serta tugas desain web hingga aktivitas pasca-peluncuran. Anda juga dapat membuat template untuk pekerjaan non-proyek.

Salah satu manfaat terbesar dari ini adalah bagian keakraban. Semakin terstruktur dan dapat diprediksi proses Anda, semakin mudah untuk fokus pada aspek kreatif dari pekerjaan Anda daripada logistik pengelolaan tugas.

Manfaat lain dari templatizing alur kerja Anda adalah memungkinkan Anda untuk mengambil proses yang lebih besar dan lebih lama dan memecahnya menjadi tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Itu akan menghilangkan kewalahan atau intimidasi dari pekerjaan Anda.

Jika pelacak waktu Anda memberi tahu Anda bahwa lebih dari 50% hari kerja Anda didedikasikan untuk pekerjaan admin, maka inilah saatnya untuk mengevaluasi kembali apa yang Anda lakukan.

Sekarang, Anda memiliki dua pilihan. Anda dapat mengalihdayakan tugas manajemen bisnis yang diperlukan ini ke asisten dan penyedia layanan profesional lainnya atau Anda dapat mengotomatiskannya dengan perangkat lunak. Jika bisnis Anda relatif kecil dan Anda mencoba menghemat uang, mulailah dengan otomatisasi.

Ada banyak sekali alat yang tersedia — banyak di antaranya gratis — yang akan membantu Anda mengotomatiskan tugas-tugas yang membosankan, mengganggu, dan sering kali menghabiskan waktu terkait dengan:

• Akuntansi dan manajemen pajak
• Menjadwalkan rapat
• Menyeleksi prospek
• Pembuatan kontrak
• Faktur
• Komunikasi dan tindak lanjut klien
• Pemasaran media sosial
• Dan banyak lagi

Anda tidak akan pernah 100% bebas dari pengelolaan bisnis Anda, tetapi Anda dapat membuatnya jauh lebih sedikit memakan waktu dengan proses otomatis.

Apakah Anda seorang desainer web atau pengembang web, Anda mungkin memiliki seperangkat alat yang Anda gunakan di setiap pekerjaan.

Jika Anda seorang desainer, kotak alat ini mungkin mencakup:

• Alat wireframing
• Sketsa atau Photoshop
• Beberapa tema WordPress yang fleksibel dan kuat yang bekerja dengan baik untuk basis klien Anda
• Kumpulan plugin WordPress yang penting untuk setiap situs web klien
• Alat pengujian lintas-browser

Jika Anda seorang pengembang, kotak alat Anda mungkin mencakup:

• Kerangka kerja dan perpustakaan
• Sebuah IDE
• Lingkungan pementasan
• Github
• Alat pengujian peramban

Dengan membangun kotak peralatan yang dapat Anda gunakan pada setiap pekerjaan, Anda dapat bekerja lebih cepat dan menghasilkan hasil yang lebih baik karena Anda tidak menghabiskan waktu untuk mencari alat yang akan digunakan. Sebaliknya, Anda dapat melakukan apa yang Anda sukai dan hanya berkreasi.

Rata-rata orang menghabiskan 7 jam online setiap hari. Sayangnya, Internet dan sejumlah besar perangkat tempat Anda bekerja hanya menunggu untuk mengalihkan perhatian atau menghalangi jalan Anda selama waktu itu.

Tergantung dari mana gangguan Anda berasal, ada beberapa cara untuk mengatasi hal ini.

Hal pertama adalah menggunakan pengaturan waktu layar perangkat Anda untuk menetapkan batas aplikasi dan komunikasi tertentu. Dengan begitu, Anda hanya akan mendapatkan email baru, menerima pesan teks atau panggilan atau melihat pemberitahuan push pada waktu yang telah Anda tentukan (yaitu saat Anda tidak sibuk bekerja).

Anda juga dapat menggunakan lebih banyak alat pemblokir gangguan tugas berat untuk kotak masuk email, media sosial, dan aplikasi Anda.

Jangan lupa tentang gangguan di rumah. Jika Anda memiliki orang lain di sekitar Anda, beri tahu mereka bahwa pintu tertutup atau sinyal lain berarti Anda berada di alur dan tidak dapat diganggu.

Meskipun Anda dapat meminimalkan seberapa sering atau mendesak klien menjangkau Anda dengan secara jelas meletakkan semuanya dalam kontrak dan SOW, akan ada saat-saat ketika mereka perlu menghubungi selama proyek berlangsung.

Mengetahui hal itu, atur satu saluran kontak yang dapat mereka gunakan.

Seperti tips manajemen waktu lainnya dalam daftar ini, luangkan waktu untuk check-in di saluran itu sekali sehari. Jika Anda menjadwalkan 30 menit di akhir hari kerja Anda, Anda dapat dengan mudah mengetahui pesan-pesan ini dan meminta semuanya ditanggapi secara tepat waktu.

Jangan lupa untuk bersikap proaktif tentang komunikasi ini. Dengan menjadwalkan check-in dengan klien Anda pada pencapaian yang berbeda sepanjang proyek, kemungkinan tidak akan ada banyak pesan yang harus ditangani setiap hari.

Ini selalu merupakan teknik manajemen waktu yang sulit untuk dikuasai. Sebagai seorang kreator, Anda ingin bisa mengatakan “Ya!” untuk setiap prospek dan klien.

Kenyataannya, bagaimanapun, adalah bahwa Anda benar-benar hanya merugikan mereka dengan mengatakan "ya" jika Anda tidak memiliki kapasitas untuk menerima apa yang mereka minta.

Itu mungkin terjadi jika itu adalah proyek atau permintaan:

• Untuk klien yang Anda tahu akan memakan waktu untuk dikelola
• Itu di luar kemampuan Anda saat ini atau di luar ruang kemudi Anda
• Itu melebihi ruang lingkup pekerjaan dan Anda tidak akan dibayar ekstra untuk
• Anda harus melakukannya di atas beban kerja reguler Anda
• Anda tidak tertarik tetapi merasa tidak enak karena tidak dapat membantu mereka

Intinya: Jika Anda diberi kesempatan oleh prospek, klien saat ini, atau mantan, perhatikan baik-baik apa yang dibutuhkan proyek dan bersikaplah realistis tentang kemampuan Anda untuk menerimanya.

Jika ada semacam negosiasi yang terlibat — misalnya Anda kehilangan uang, waktu luang, atau kewarasan Anda — katakan saja “tidak” padanya. Dan jika mereka tidak mau menerima jawaban “tidak”, maka Anda tahu bahwa Anda melakukan hal yang benar.

Klien yang ingin Anda melakukan pekerjaan yang baik untuk mereka memahami pentingnya manajemen waktu dan produktivitas dan tidak ingin berkompromi dengan hal itu.

Anda tidak memulai bisnis desain web sehingga Anda dapat terbebani oleh administrasi dan manajemen bisnis, proyek, dan klien Anda. Anda melakukannya sehingga Anda dapat membuat situs web yang luar biasa untuk orang-orang yang membutuhkannya.

Dengan kiat manajemen waktu dan peretasan produktivitas ini, Anda akan membebaskan diri dari sebagian beban itu, sambil mengoptimalkan sisanya sebanyak mungkin. Jika Anda siap menerapkan strategi ini, daftar 9 tips manajemen waktu terbaik untuk desainer web kami adalah pemberhentian Anda berikutnya.