9 Alat Manajemen Waktu Terbaik untuk Desainer Web

Waktu kita sangat berharga. Ini satu-satunya sumber daya yang tidak bisa kita dapatkan lebih banyak. Kita bisa memulai debat filosofis tentang masalah ini, menjelajahi seluk beluk pernyataan ini, tapi kita akan fokus pada aspek profesional waktu. Lebih khusus lagi, betapa berharganya waktu ketika Anda menghabiskannya untuk bekerja.

Kami dibayar untuk pekerjaan kami — untuk jam yang kami habiskan untuk proyek yang berbeda. Setiap menit yang terbuang dapat dihabiskan untuk menghasilkan lebih banyak uang. Itulah mengapa manajemen waktu sangat penting.

Namun, ketika berhadapan dengan topik alat manajemen waktu, ada tren yang berfokus terutama pada pelacakan waktu dan alat manajemen tugas. Mereka tentu saja merupakan bagian utama dari itu, tetapi ada juga alat lain yang dapat membantu Anda menggunakan waktu Anda dengan lebih efisien. Alat yang mencakup masalah seperti komunikasi klien, penghilang gangguan, dan lainnya.

9 rekomendasi berikut akan membantu Anda menyingkirkan semua area di mana profesional dan khususnya, desainer web, kehilangan banyak waktu.

Dengan manajemen waktu yang baik, Anda akan mendapatkan banyak manfaat:

• Luangkan lebih banyak waktu untuk pekerjaan klien daripada tugas admin yang tidak dapat ditagih.
• Akhiri jam kerja yang panjang atau akhir pekan untuk mengejar ketertinggalan.
• Selesaikan lebih banyak dan lakukan dalam waktu yang jauh lebih singkat daripada sebelumnya.
• Berhenti mengambil hal-hal sehari-hari dan mulai bekerja dengan pola pikir jangka panjang.
• Sederhanakan alur kerja Anda dan kelola proyek simultan dengan lebih mudah.
• Lebih percaya diri dalam menerima klien baru, menjadwalkan proyek, dan memenuhi tenggat waktu.
• Merasa kurang stres dan, pada gilirannya, meningkatkan fokus dan kreativitas.

Meskipun demikian, strategi produktivitas yang baik hanya berguna jika Anda memiliki alat yang tepat untuk menerapkan dan mengelolanya. Jadi, mari kita lihat aplikasi yang Anda perlukan:

Tidak masalah jika Anda seorang desainer web atau pengembang web. Dengan bekerja online sepanjang hari, Anda terpapar gangguan ke mana pun Anda pergi — email, media sosial, situs berita, aplikasi seluler, dan banyak lagi.

Freedom memberi Anda kemampuan untuk memutuskan kapan Anda bebas menjelajah web, situs web atau aplikasi mana yang terlarang, dan perangkat mana yang membatasi akses Anda. Tidak seperti beberapa aplikasi pemblokir gangguan lainnya, yang satu ini berfungsi di semua perangkat utama.

Salah satu kelemahan potensial adalah memerlukan sedikit pengaturan jika Anda ingin mendapatkan hasil yang baik darinya. Misalnya, Freedom memiliki empat ekstensi browser yang berbeda untuk dipasang:

• Layar hijau yang menenangkan
• Tombol jeda
• Tombol batas waktu
• Tombol wawasan

Ini juga memiliki beberapa hal yang perlu diinstal jika Anda menggunakannya di ponsel cerdas Anda. Meskipun dilengkapi dengan daftar Situs Web Mengganggu yang sudah dibuat sebelumnya dan batas waktu harian, Anda juga harus meluangkan waktu untuk membuat daftar gangguan Anda sendiri untuk diblokir.

Namun, setelah Anda mengaturnya, ini bisa sangat berguna — dan tidak hanya untuk saat Anda bekerja. Misalnya, jika Anda ingin membatasi seberapa terlambat atau lebih awal Anda dapat memeriksa email kantor atau masuk ke media sosial, Anda dapat mengatur jam terbatas dan membuatnya berulang.

Tentu saja, alat yang bagus ini tidak akan gratis untuk digunakan. Freedom berharga $6,99 per bulan untuk paket bulanan, $2,42 per bulan untuk paket tahunan, atau biaya tetap $129 untuk akses selamanya.

Dalam hal email, Anda mungkin memerlukan kontrol yang lebih halus.

Misalnya, apa yang Anda lakukan tentang mengirim email jika akses Anda ke Gmail benar-benar dibatasi? Dengan Freedom, Anda dapat "membatalkan jeda" situs terbatas, tetapi Anda tidak ingin terbiasa melakukannya.

Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan Boomerang untuk Gmail. Ini adalah ekstensi browser yang menambahkan beberapa fitur manajemen email unik ke Gmail.

Fitur utama dari ekstensi ini adalah jeda kotak masuk. Setiap pesan yang masuk akan disimpan dalam antrian. Hanya ketika Anda membatalkan jeda kotak masuk, Anda akan melihat semua yang masuk.

Selain itu, Boomerang memungkinkan Anda untuk menjadwalkan email Anda di lain waktu. Anda juga dapat menjadwalkan email untuk kembali ke kotak masuk Anda saat Anda benar-benar siap untuk menanganinya atau mengirimi Anda pengingat jika Anda belum menyelesaikannya sepenuhnya.

Kelemahan terbesar dari alat ini adalah hanya berfungsi untuk Gmail.

Boomerang memang memiliki paket gratis, tetapi penggunaannya terbatas. Anda sebaiknya meningkatkan ke paket Pribadi seharga $4,99 per bulan jika Anda pengguna Gmail atau ke paket Pro seharga $14,99 per bulan jika Anda menggunakan G Suite.

Pelacak waktu adalah alat manajemen waktu yang berguna, meskipun mungkin bukan karena alasan yang Anda harapkan.

Ya, pelacak waktu seperti Toggl membantu Anda mengawasi berapa jam Anda bekerja dan ke mana perginya waktu Anda. Tapi katakanlah Anda melacak waktu Anda selama sebulan. Anda akan mendapatkan lebih dari cukup data untuk membantu Anda mengetahui berapa lama tugas yang paling umum dilakukan.

Jika Anda tahu persis berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap tugas dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain, Anda dapat menjadwalkan proyek Anda dengan lebih akurat dan, yang lebih penting, memenuhi tenggat waktu.

Terlebih lagi, Anda dapat melakukan pekerjaan yang lebih baik untuk memastikan Anda membebankan jumlah uang yang tepat untuk setiap pekerjaan yang Anda kerjakan.

Satu-satunya kelemahan menggunakan Toggl Track adalah bahwa analitik tidak tersedia kecuali Anda meningkatkan ke salah satu paket premium, yang dimulai dari $9 per bulan.

Harvest adalah opsi pelacak waktu lainnya, tetapi memiliki lebih banyak fitur daripada Toggl. Misalnya, Anda dapat:

• Hubungkan ke perangkat lunak pembuatan proposal/kontrak Anda dan secara otomatis membuat faktur untuk pencapaian proyek Anda.
• Integrasikan dengan perangkat lunak manajemen tugas dan lacak waktu Anda tanpa harus keluar dari aplikasi.
• Hasilkan faktur dari waktu yang Anda lacak dan kirimkan secara otomatis melalui perangkat lunak pemrosesan pembayaran Anda.

Meskipun Harvest adalah alat yang hebat untuk pelacakan waktu dan akan menyederhanakan beberapa pekerjaan admin Anda, ini adalah alat manajemen waktu yang lebih baik untuk agensi desain. Jadi, jika saat ini Anda memiliki tim yang bekerja untuk Anda atau Anda berniat untuk merekrut di masa depan, ini adalah alat pelacakan waktu yang perlu dipertimbangkan.

Penetapan harga sederhana. Ini $12 per bulan per pengguna.

Saat Anda menemukan klien potensial untuk diajak bekerja sama dan menghabiskan waktu berbicara dengan mereka tentang layanan desain web Anda, Anda akhirnya akan sampai pada titik di mana mereka meminta proposal.

Ini hanyalah salah satu dari banyak alat penghemat waktu yang dapat disediakan AND.CO untuk Anda.

Pada intinya AND.CO adalah perangkat lunak pembuatan proposal dan kontrak. Itu membuat pekerjaan ringan dari seluruh proses juga. Yang perlu Anda lakukan hanyalah memasukkan detail tentang siapa kliennya, apa persyaratan perjanjiannya, dan menandatanganinya.

Perangkat lunak ini mengurus persiapan dokumentasi hukum lainnya untuk Anda. Jadi, itu hanya satu fitur hemat waktu.

AND.CO juga dilengkapi dengan pengatur waktu bawaan.

Jika Anda ingat untuk mengaitkan waktu terlacak Anda dengan kontrak terbuka, Anda dapat dengan mudah membuat faktur untuk klien Anda. Jika Anda menagih per jam, itu.

Bahkan jika Anda tidak dapat menggunakan fitur faktur itu, tidak apa-apa. AND.CO dapat menghasilkan faktur berdasarkan pembayaran tonggak yang Anda tetapkan dalam kontrak Anda — ini termasuk setoran di muka serta pembayaran akhir setelah penyelesaian kiriman situs web.

Either way, itu akan membantu Anda mendapatkan bayaran untuk pekerjaan yang Anda lakukan.

AND.CO memang memiliki paket gratis. Namun, jika Anda meningkatkan dan membayar $18/bulan, Anda dapat menghapus merek AND.CO dari kontrak Anda dan juga mengeditnya (jika ada klausul tambahan yang ingin Anda tambahkan).

Ini adalah jenis pengatur waktu yang berbeda dari yang pernah kita lihat di daftar ini. Pomofocus adalah pengatur waktu yang dibuat khusus untuk membantu desainer web menggunakan Teknik Pomodoro.

Timer berjalan selama 25 menit. Pada akhirnya, Anda akan beristirahat selama 5 menit. Anda akan melakukan tiga interval ini. Pada keempat, Anda akan mendapatkan istirahat lebih lama dari 15 menit.

Ingatlah bahwa jadwal Anda adalah milik Anda.

Secara tradisional, Teknik Pomodoro menggunakan 25 menit dan 5 menit. Namun, jika Anda merasa 25 menit tidak cukup untuk menyelesaikan banyak pekerjaan desain, Anda dapat mengubah pengaturannya.

Alat ini sepenuhnya gratis untuk digunakan, jadi cobalah dan lihat apakah itu membantu meningkatkan fokus Anda.

Float adalah alat penjadwal proyek, jadi ini sedikit berbeda dari perangkat lunak manajemen tugas.

Salah satu pembeda utama adalah memungkinkan Anda untuk memasukkan tugas ke dalam kalender Anda dengan jumlah waktu tertentu yang dialokasikan untuk mereka. Dengan banyak aplikasi manajemen tugas, semua dapat Anda lakukan adalah menetapkan tanggal awal dan akhir, yang dapat membuat sulit untuk menjadwalkan jumlah yang tepat dari kerja setiap hari.

Dengan Float, tugas Anda menghabiskan banyak ruang di kalender Anda seperti yang sebenarnya mereka lakukan selama hari kerja Anda, sehingga Anda dapat menumpuk tugas dan menyebarkannya selama beberapa hari jika diperlukan.

Fitur hebat lainnya adalah pengaturan jadwal.

Anda dapat menyembunyikan akhir pekan Anda, sehingga Anda tidak tergoda untuk melakukan pekerjaan yang “melimpah” saat itu. Anda juga dapat menetapkan batas berapa jam Anda bekerja setiap hari. Jika Anda mencoba untuk lebih fokus dan produktif di siang hari, memberi diri Anda batasan seperti ini pasti akan membantu.

Dalam hal kontra, Float tidak akan melakukan banyak hal dalam hal mengelola klien, proses, atau dokumentasi. Ini benar-benar tentang membangun jadwal ideal Anda dan menaatinya.

Jika ini adalah sesuatu yang Anda rasa perlu bantuan dan Anda menyukai cara ini memungkinkan Anda menjadwalkan tugas, biayanya $6 per bulan per pengguna atau $10 jika Anda ingin menambahkan pelacak waktu.

Sangat penting untuk menggunakan alat manajemen proyek untuk memastikan bahwa segala sesuatunya tidak lolos dan Anda bekerja lebih efisien saat mengelola banyak klien dan pekerjaan secara bersamaan.

Tentu saja ada banyak pilihan bagus di luar sana untuk dipilih. Namun, Trello menonjol karena fleksibilitasnya. Inilah mengapa itu penting:

Ambil contoh tahun 2020, di mana 82% pekerja lepas mengatakan bahwa pandemi memaksa mereka untuk mengubah cara kerja mereka. Jika Anda menggunakan alat manajemen proyek yang tidak memungkinkan bisnis dan proses Anda berputar dengan cepat, itu akan memperlambat Anda.

Trello memungkinkan Anda bekerja dengan cara apa pun yang paling cocok untuk Anda. Anda dapat mengatur dokumentasi dan tugas Anda dengan kartu. Anda juga dapat membuat papan templat (dari templat yang sudah jadi atau milik Anda sendiri) yang menghemat waktu Anda dalam memulai pekerjaan baru atau menjalankan proses secara penuh.

Dengan langganan premium, Anda dapat membuka kunci power-up Trello dan mengelola tugas Anda dari tampilan yang berbeda, seperti kalender atau garis waktu.

Power-up juga memungkinkan Anda untuk berintegrasi dengan perangkat lunak bisnis Anda yang lain, seperti Google Drive, Dropbox, dan Slack. Selain itu, Power-up membantu Anda mengotomatiskan tugas paling umum di Trello.

Karena Trello adalah bagian dari rangkaian produk Atlassian, termasuk Jira dan Confluence, Anda akan mendapatkan akses ke seluruh rangkaian alat perancang web yang berguna saat Anda mendaftar.

Trello gratis untuk digunakan di luar kotak dan ada banyak hal yang dapat Anda lakukan dengan paket gratis. Namun, jika Anda ingin menggunakan ini untuk mengoptimalkan waktu Anda, peningkatan sebesar $5 per bulan untuk Trello Gold atau $10 per bulan untuk Kelas Bisnis sangat berharga.

Dari saat Anda memulai bisnis desain web, Anda mungkin memikirkan semua perangkat lunak yang Anda perlukan untuk menjalankan bisnis Anda.

Daftar alat Anda mungkin telah berkembang sedikit sejak saat itu. Itulah mengapa Anda mungkin tidak memikirkan perangkat lunak bisnis Anda dalam hal strategi manajemen waktu Anda. Anda sudah terbiasa menggunakannya sebagai solusi mandiri untuk akuntansi atau penjadwalan janji temu atau tugas admin biasa lainnya.

Namun, saya yakin sebagian besar alat tersebut memiliki daftar integrasi dan saya juga bertaruh bahwa Zapier ada di sebagian besar daftar tersebut.

Itu karena Zapier dapat membantu Anda menghubungkan proses antara alat yang paling sering digunakan. Misalnya, jika Anda melihat dasbor Zapier berikut, Anda akan melihat bahwa ia memiliki "Zaps" (alur kerja yang terhubung) yang telah ditetapkan sebelumnya di antara aplikasi saya yang paling umum digunakan:

Jika Anda tidak dapat menemukan alur kerja yang sudah jadi, buat alur kerja Anda sendiri. Misalnya, inilah satu cara di mana Anda dapat menghubungkan timer Toggl Anda ke perangkat lunak akuntansi Anda:

Ada banyak kemungkinan di sini, jadi lakukan selangkah demi selangkah. Buat daftar tugas admin yang paling memakan waktu dan alat yang Anda gunakan untuk melakukannya (jika ada). Kemudian, mulailah menelusuri Zapier untuk melihat apa yang dapat dilakukannya untuk mengotomatiskan alur kerja yang memakan waktu tersebut untuk Anda.

Zapier bebas menggunakan hingga 5 Zap dan 50.000 tugas. Lebih dari itu akan membutuhkan peningkatan. Paket bulanan mulai dari $19,99.

Seperti yang Anda lihat, ada banyak alat manajemen waktu untuk desainer web, meskipun tidak dibuat secara eksplisit untuk tugas pelacakan waktu.

Banyak dari ini akan membantu Anda fokus pada pekerjaan Anda, menghindari tindakan dan gangguan yang menguras waktu yang tidak perlu.

Sekarang setelah Anda mulai berpikir lebih kreatif tentang bagaimana menjadi lebih produktif, inilah saatnya untuk mewujudkannya.