9 Tips Rapat yang Efektif (Dengan Daftar Periksa Gratis)

Rapat bisa menyenangkan dan sangat efektif, tetapi rapat yang tidak efisien dapat menguras waktu Anda, terutama jika Anda sibuk. Dalam pencarian berkelanjutan kami tentang cara menjadi produktif di dunia kerja hybrid, penting bahwa setiap rapat bermanfaat dan berdampak positif terhadap peran Anda. Sayangnya, seringkali tidak demikian.

Baik itu rapat tim cepat atau rapat yang memerlukan brainstorming atau diskusi strategis, ada beberapa aturan yang dapat Anda ikuti untuk membuatnya sukses. Ini terutama terjadi sekarang karena begitu banyak dari kita hanya berada di kantor selama sebagian minggu atau bekerja dari jarak jauh.

Organisasi menghabiskan sekitar 15 persen waktu mereka untuk rapat dengan sepertiga dari rapat tersebut dianggap tidak produktif, menurut penelitian Zippia. Menariknya, sebuah survei oleh Dialpad menemukan bahwa lebih dari 75 persen orang lebih suka menjadwalkan rapat pada hari atau waktu tertentu, dengan hari Senin sebagai hari paling populer untuk menjadwalkan rapat dan Rabu sebagai hari terlama.

Menjalankan Rapat yang Sukses

Tidaklah cukup hanya mengumpulkan orang di sebuah ruangan (nyata atau online) dan berharap yang terbaik! Kami telah melakukan banyak penelitian di sini di DMI tentang cara kerja rapat dan cara terbaik untuk menjalankannya. Kami berbagi dengan Anda di sini 9 tip sederhana untuk membantu Anda menjalankan rapat yang efektif (virtual atau lainnya).

1. Tetapkan agenda yang jelas

Ketika Anda kekurangan waktu dan memiliki banyak hal yang harus dilakukan (seperti kebanyakan pemasar), rapat tanpa tujuan adalah hambatan. Kirimkan agenda sebelum rapat agar orang tahu apa yang akan terjadi dan jika mereka perlu menyiapkan informasi apa pun.

Anda juga dapat menampilkannya di layar atau bahkan mencetaknya (untuk pertemuan tatap muka) agar semuanya berjalan lancar. Ini sangat penting untuk rapat online di mana orang bekerja dari jarak jauh dan mungkin tidak berhubungan dengan kampanye atau proyek.

Ini membantu mengarahkan rapat kembali ke jalurnya jika menyimpang atau memecah menjadi diskusi yang lebih kecil. Misalnya, Anda dapat mengatakan “Itu ide yang bagus, tetapi tidak untuk saat ini. Mari kita tambahkan ke rapat X berikutnya untuk didiskusikan.”

“Terlalu sering rapat bisa bersinggungan dan tujuan hilang yang bisa membuat frustasi bagi peserta. Fasilitator harus membagikan agenda terlebih dahulu sehingga peserta datang dengan persiapan dan mencakup apa yang dibutuhkan dalam waktu yang dialokasikan dan menghindari pertemuan yang berjalan lama.” Orla Stack, Direktur Sumber Daya Manusia di Digital Marketing Institute

2. Ketahui hasil yang Anda inginkan

Sejak awal, Anda harus tahu apa yang ingin Anda dapatkan dari pertemuan tersebut. Apakah Anda mencari ide? Apakah Anda perlu mendapatkan anggaran yang disetujui? Apakah untuk memberikan dukungan bagi anggota tim pada proyek yang menantang?

Perjelas apa yang Anda inginkan dan selesaikan rapat untuk memastikan Anda mendapatkan hasil darinya. Beberapa menit terakhir pertemuan harus digunakan untuk melakukan langkah selanjutnya dan menugaskan orang untuk melakukannya. Ini membantu Anda menetapkan rencana tindakan yang jelas yang diketahui semua orang.

Anda juga harus memastikan bahwa setiap orang yang diundang memiliki peran untuk dimainkan atau terlibat dalam tim atau proyek. Jangan buang waktu siapa pun jika mereka bisa melakukan hal lain.

3. Temukan lingkungan yang tepat

Saat ini, dengan kerja jarak jauh dan hybrid, rapat dapat dilakukan di mana saja. Kuncinya adalah memutuskan media terbaik untuk rapat apakah online sudah cukup atau jika Anda perlu memilikinya secara langsung.

Rapat operasional dapat dikelola dengan cepat secara online. Misalnya, pengejaran atau sprint tim harian atau mingguan dapat dengan mudah dikelola dengan melakukan meja bundar dan menyisakan waktu untuk pertanyaan apa pun di akhir.

Rapat pembangun bisnis juga dapat dikelola dari jarak jauh selama Anda memiliki agenda yang jelas. Gunakan berbagi layar untuk berbagi presentasi, slide, atau visual guna membantu memastikan semua orang memiliki akses ke informasi tersebut.

Rapat arah strategis difokuskan pada refleksi, ide-ide baru, dan brainstorming sehingga mungkin lebih cocok untuk pertemuan tatap muka. Pikirkan tentang kolega yang perlu dilibatkan dan lihat apa yang dapat berhasil untuk semua orang. Harus ada ruang untuk mengakomodasi situasi orang (seperti memberikan banyak pemberitahuan sehingga pekerja jarak jauh dapat pergi ke kantor), tetapi jangan melupakan tujuan dan hasil yang diinginkan.

Baca : 'Cara Mengelola Tim Jarak Jauh (dan alat untuk membantu Anda melakukannya)'

4. Siapkan pokok pembicaraan

Jika Anda memimpin rapat yang membutuhkan ide atau brainstorming, Anda harus membawa poin pembicaraan utama ke meja. Ini akan diarahkan oleh proyek dan hasil tetapi dapat bertindak sebagai lembar boks selama pertemuan jika Anda menemukan hal-hal yang keluar dari topik.

Anda dapat mengajukan pertanyaan di papan tulis dan meminta pendapat orang lain. Misalnya, jika rapat membahas kampanye pemasaran yang kinerjanya buruk, ajukan pertanyaan seperti "Apa yang Anda sukai dari kampanye tersebut?" Atau "Apa yang bisa kami lakukan dengan lebih baik?"

Teknik ini mungkin memberi Anda banyak jawaban tetapi memberi Anda kesempatan untuk melihat apakah ada konsensus di ruang yang dapat Anda gunakan untuk memberi umpan ke kampanye lain atau mendorong kinerja.

5. Berikan setiap orang kesempatan untuk berbicara

Sementara setiap orang memiliki peran dan jabatan, ini dapat dikesampingkan demi pertemuan. Mencoba dan berinovasi atau menyusun strategi dapat menjadi terbatas jika setiap orang berpegang pada kewenangannya sendiri, misalnya manajer pemasaran hanya dapat berbicara tentang pemasaran.

Berhati-hatilah dengan siapa yang ada di rapat dan biarkan orang berbicara. Ingatlah bahwa setiap orang berbeda. Beberapa orang lebih vokal sedangkan yang lain mungkin perlu dorongan untuk memberikan pendapat. Pimpin dan ajukan pertanyaan kepada anggota tim jika Anda merasa mereka belum memiliki kesempatan untuk berkontribusi.

Ini sering tentang mengelola kepribadian jadi jika Anda merasa jika satu atau dua orang mendominasi percakapan, ubah taktik dengan mengajukan pertanyaan atau membuka pembicaraan. Dalam rapat online, pikirkan tentang mengaktifkan kamera karena lebih menarik, menggunakan bisu sehingga orang yang berbicara dapat berbicara tanpa gangguan dan menggunakan fungsi 'angkat tangan' atau yang setara untuk membiarkan orang mengajukan pertanyaan atau menyela.

“Persiapan menghasilkan kolaborasi yang lebih baik dalam rapat dan ketekunan dalam menindaklanjuti menghasilkan hasil yang lebih baik setelah rapat” Ken Fitzpatrick, CEO, Digital Marketing Institute

6. Mendorong ide & solusi

Jika rapat Anda adalah tentang menemukan solusi atau menghasilkan ide, mulailah seperti itu. Sebelum rapat, minta orang untuk menuliskan 2 atau 3 ide.

Kemudian kelilingi meja dan mintalah orang-orang untuk membagikan ide-ide tersebut. Setelah masing-masing, minta pendapat dan umpan balik dan kemudian catat (atau minta pencatat yang ditunjuk melakukannya). Jangan fokus pada orang yang mengatakan ide tersebut tetapi pada ide itu sendiri.

Anda dapat melakukan hal yang sama untuk solusi tantangan. Misalnya, “Kami berjuang untuk melibatkan kaum muda berusia 18-25 tahun, apa yang dapat kami lakukan untuk menjangkau mereka?”

Dengan meminta orang untuk melakukan ini sebelumnya, Anda memberi mereka waktu untuk bersiap dan tidak lengah. Ini juga akan memungkinkan orang yang kurang cenderung untuk berbicara memiliki kesempatan untuk menyampaikan pendapat mereka.

7. Perhatikan waktu

Sangat mudah bagi rapat untuk berjalan dari waktu ke waktu. Jika Anda telah memasukkan slot waktu ke dalam agenda orang, ingatlah mereka telah merencanakan hal-hal lain di sekitarnya, jadi Anda bertanggung jawab untuk memperhatikannya.

Mulai tepat waktu dan akhiri tepat waktu, konsistenlah dan orang lain akan mengetahui bahwa mereka perlu menghormati slot waktu rapat. Ini tentang membangun konsistensi dan memastikan bahwa orang tahu apa yang diharapkan pada setiap rapat, yaitu tidak akan mengganggu pekerjaan lain atau membuat seseorang melewatkan awal rapat lain!

Jika Anda mengadakan rapat yang lebih lama, sertakan beberapa waktu istirahat, bahkan untuk cek email cepat atau isi ulang kopi karena ini memberi orang kesempatan untuk menyegarkan diri dan berkumpul kembali.

“Saya tidak pernah menjadi penggemar pertemuan panjang yang sempit di kantor. (Berdiri selama rapat) adalah cara yang jauh lebih cepat untuk memulai bisnis, membuat keputusan, dan menyegel kesepakatan.” Richard Branson

8. Tentukan langkah & tindakan selanjutnya yang jelas

Hasil akhir dari rapat yang sukses adalah langkah dan tindakan yang jelas. Luangkan waktu di akhir setiap pertemuan untuk mengklarifikasi langkah selanjutnya. Juga, pastikan untuk mengakhiri dengan nada positif sehingga semua orang merasa bersemangat.

Ini harus melibatkan tugas dan kemudian seseorang ditugaskan untuk tugas itu. Biarkan semua orang dalam rapat berkontribusi atau jika jelas bahwa tugas tertentu adalah bagian dari peran seseorang, katakan saja "Boleh saya menugaskan tugas itu untuk Anda X?"

Setelah pertemuan, penting untuk membagikan catatan atau hasil sehingga tidak ada miskomunikasi dan semua orang mengetahui tindakan apa yang menjadi tanggung jawab mereka. Memiliki catatan dalam dokumen atau folder bersama akan sangat membantu sehingga semua orang dapat melacak pembaruan terkini.

Dalam kata-kata Dave Behan dari DMI, "salah satu fokus utama saya dalam rapat proyek adalah merekam tugas/hasil langsung kembali ke sistem manajemen proyek kami, apakah itu untuk saya atau orang lain. Kami akan mengambil tindakan tersebut dalam proyek tinjau pertemuan dan ini memastikan mereka ditindaklanjuti dan item tidak lolos dari celah."

Anda juga harus menyertakan tenggat waktu sehingga orang memiliki tenggat waktu untuk bekerja. Jika tidak tercapai dapat didiskusikan pada pertemuan berikutnya seperti apa hambatannya dan lihat apakah orang tersebut membutuhkan dukungan atau bimbingan.

9. Minta umpan balik

Meskipun Anda mungkin menganggap rapat berjalan dengan baik atau pertemuan harian sangat produktif, orang lain mungkin tidak merasakan hal yang sama.

Pilih garis waktu yang membuat Anda nyaman dan minta umpan balik dari orang-orang. Sebulan biasanya merupakan rentang waktu yang baik untuk memberi orang kesempatan mengukur efektivitas rapat.

Jangan menekan siapa pun untuk memberikan pendapat mereka, tetapi buka saja untuk semua orang dan berikan putaran positif padanya. Misalnya, “Menurut Anda, adakah sesuatu yang dapat membuat rapat ini lebih baik atau lebih bermanfaat bagi Anda?”

Ada baiknya juga melihat berapa banyak rapat yang dihadiri orang - seperti audit rapat. Beberapa orang memilih tidak lebih dari tiga pertemuan sehari untuk menjadi produktif. Jadi tanyakan pada diri Anda, apakah orang merasa sulit untuk melakukan pekerjaan dan menghadiri pertemuan?

Jika demikian, itu bisa menjadi kontraproduktif dan menyebabkan ketidakseimbangan yang menyebabkan stres atau kelelahan. Di DMI, kami menerapkan kebijakan “tidak ada rapat pada hari Rabu” untuk membantu tim kami menyeimbangkan pekerjaan dalam waktu rapat versus pekerjaan meja.

Baca : '10 Strategi Untuk Mengelola Burnout' untuk beberapa tips di area ini.

Menjalankan rapat yang sukses - daftar periksa

Rapat adalah cara yang efektif untuk mendorong kolaborasi, berkomunikasi dengan anggota tim Anda, dan menghasilkan ide-ide baru. Namun, mudah untuk keluar jalur dan dari waktu ke waktu berarti rapat tidak seefektif yang seharusnya.

Berikut daftar periksa praktis yang dapat Anda gunakan untuk membantu menjalankan rapat yang sukses.

Jalankan rapat Anda seperti seorang pemimpin

Komunikasi dan kolaborasi adalah keterampilan utama bagi pemimpin pemasaran dan rapat akan membantu Anda memandu dan mendukung anggota tim. Diploma Pascasarjana baru DMI dalam Pemasaran Digital akan memberi Anda keterampilan dan alat untuk berkembang dalam peran senior di industri apa pun. Anda akan memperoleh keterampilan profesional dan digital tingkat lanjut sambil mempelajari kepemimpinan, strategi bisnis, analitik dan perencanaan, pembuatan permintaan, media sosial, dan banyak lagi. Daftarkan diri Anda hari ini untuk meningkatkan karier Anda!