Memberikan umpan balik sangat penting. Inilah cara pemasar dapat melakukannya dengan benar.

Dalam satu minggu, berapa banyak orang yang Anda koordinasikan di dalam dan di luar organisasi Anda? Rekan tim, desainer, vendor, influencer, dan pembuat konten—semuanya penting. Membangun kemitraan dan mengelola hubungan adalah bagian tak terpisahkan dari menjadi seorang pemasar.

Pada titik tertentu, Anda akan menghadapi situasi di mana Anda harus memberikan umpan balik kepada seseorang. Ada kalanya Anda terlihat seperti berjalan di atas tali. Jika Anda mengatakan hal yang salah, itu bisa merusak hubungan. Jika Anda memberikan pujian menyeluruh, itu tidak akan membantu kemajuan tim Anda atau peningkatan pasangan Anda.

Ketika pemasar memberi dan menerima umpan balik yang konstruktif, ini membantu membangun hubungan yang kuat dan tim yang berkinerja terbaik.

Dalam artikel ini, kami akan membahas nilai umpan balik yang membangun dan memberikan contoh umpan balik dalam berbagai pengaturan dan situasi.

Mengapa budaya memberi umpan balik itu penting?

Untuk memberikan umpan balik yang bermanfaat, Anda harus jelas mengapa itu sangat berharga dan perannya dalam organisasi pemasaran Anda.

Tim pemasaran Anda adalah kunci utama bagi pendapatan dan strategi bisnis organisasi Anda secara keseluruhan. Tim pemasaran membangun kesadaran merek, memimpin pekerjaan yang mendorong penjualan, dan memperkuat hubungan pelanggan. Umpan balik adalah bahan bakar yang akan mendorong tim Anda. Semakin Anda mendorong untuk berbagi, berdiskusi, dan mempertanyakan ide dan inisiatif, semakin Anda menciptakan lingkungan yang mendukung di mana semua kemenangan dan kegagalan dirayakan.

Umpan balik yang konstruktif mendukung keterlibatan dan kolaborasi. Orang-orang mengacaukannya dengan mencari-cari kesalahan, tetapi umpan balik tidak secara inheren negatif. Ini mencakup niat positif dan saran korektif. Tujuannya adalah untuk mendorong pertumbuhan dan perkembangan.

Membuat ide dan wawasan berguna bagi tim Anda berarti menciptakan budaya umpan balik. Masukan harus berkelanjutan dan berulang, tidak terisolasi pada tinjauan kinerja formal atau siklus pembaruan kontrak. Kadang-kadang mungkin sulit, tetapi menghindari ketidaknyamanan tidak akan membantu siapa pun dalam jangka panjang. Hasil dari pemberian feedback dengan baik? Informasi yang lebih kaya yang membantu Anda—dan organisasi Anda—berkembang.

Langkah-langkah untuk memberikan umpan balik yang membangun

Baik Anda mengelola tim atau mengawasi hubungan dengan vendor dan mitra pihak ketiga, Anda akan secara teratur melakukan percakapan tentang kinerja kerja mereka. Anda mungkin pernah mendengar tentang sandwich umpan balik, atau menyelipkan kritik di antara pujian.

Kedengarannya bagus dalam teori tetapi tidak selalu efektif dalam praktik.

Pertimbangkan kampanye sosial yang bisa lebih baik. Memuji seseorang, kemudian menunjukkan kesalahan yang terjadi selama eksekusi, dan kemudian menambahkannya dengan tepukan metaforis di kepala tidak membantu. Kritik tersebut meremehkan komentar positif sebelumnya dan pujian yang tidak jelas dapat mengurangi penekanan pada area yang perlu diperbaiki.

Memberikan umpan balik membutuhkan pendekatan yang bijaksana dan strategis:

• Ekspresikan niat positif Anda sejak awal. Cara Anda membingkai percakapan umpan balik memengaruhi cara orang lain menerimanya. Untuk mempermudah memberi umpan balik, penelitian mengatakan lebih baik memulai dengan menyatakan niat positif kita. Jika kita menawarkan umpan balik negatif yang tidak diminta, refleks alami penerima bisa menjadi defensif.
• Buat umpan balik khusus untuk penerima. Pujian khusus akan memperkuat betapa berharganya seorang karyawan bagi organisasi dan membuat mereka tetap terlibat dengan cara yang berarti. Misalnya, “Anda ahli dalam strategi, dan saya ingin Anda mendorong kampanye ini.” Jika Anda tidak dapat memberikan pujian khusus, setidaknya pujilah mereka atas kesediaan mereka untuk berkembang. Ingatkan mereka bahwa Anda berada di pihak mereka, dan Anda ingin membantu mereka berhasil dalam posisi ini.
• Bimbing mereka untuk tindakan korektif. Untuk memberikan umpan balik yang kritis, mintalah perspektif orang lain. Ini bisa tentang situasi, penyampaian, atau peristiwa. Misalnya, mereka memberikan presentasi yang bisa lebih baik, dan mereka merasa sadar diri tentang hal itu. Menanyakan kepada mereka, “Bagaimana menurutmu?” dapat membantu mereka mengungkapkan bidang perbaikan dan merancang cara untuk bertindak.
• Fokus pada hasil. Terkadang, orang yang Anda beri umpan balik mungkin tidak menyadari bahwa mereka keluar jalur. Cara lain untuk mengurangi sikap defensif adalah dengan menjelaskan dampak tindakan (atau kelambanan) tertentu terhadap tim atau bisnis Anda yang lebih luas. Membingkai percakapan dalam hal hasil nyata (seperti tingkat keterlibatan yang lebih rendah, penundaan waktu, atau kelebihan anggaran) menciptakan ruang untuk bertukar pikiran tentang peningkatan dan menekankan bahwa Anda berfokus pada hasil, bukan usaha.
• Mintalah orang lain untuk menyatakan takeaways kunci mereka. Akan sangat membantu bagi orang lain untuk menyatakan beberapa hal yang dapat diambil di akhir percakapan. Dengan cara ini, tak satu pun dari Anda akan menyapu umpan balik di bawah karpet. Tujuannya adalah agar Anda berdua pergi dengan kejelasan tentang langkah selanjutnya.

Bagaimana memberikan umpan balik dalam pengaturan dan saluran yang berbeda

Lingkungan tempat kita berada memengaruhi cara kita berkomunikasi dan menerima umpan balik—sesuatu yang mudah diabaikan. Misalnya, ruang konferensi dapat berfungsi untuk tinjauan kinerja. Kedai kopi terdekat bisa menjadi tempat untuk berbicara tentang bimbingan dan pengembangan.

Tentu saja, tantangan yang kita hadapi sekarang adalah memberikan umpan balik di lingkungan terpencil dan hibrida. Kita tidak dapat bekerja dengan isyarat nonverbal atau mengukur suasana percakapan dengan mudah. Kami juga harus lebih mengandalkan teks, pesan, obrolan video, dan alat manajemen proyek.

Untuk memberikan umpan balik dari jarak jauh:

• Tanyakan kepada tim Anda kapan mereka ingin berbicara dengan Anda. Tanyakan kepada karyawan Anda hari dan jam berapa mereka ingin melakukan check-in pribadi dan check-in lainnya dan pertahankan dengan irama yang teratur. Di Sprout Social, kami mendorong karyawan kami untuk menyetel pengingat “#FeedbackFriday” di kalender mereka agar percakapan ini tetap diingat dan berkelanjutan. Mendorong ritual di seluruh perusahaan seperti ini membantu mempromosikan budaya yang menghargai otonomi, umpan balik, dan opini.
• Tetap buka pintu. Jika memungkinkan, sediakan waktu luang di kalender Anda dan biarkan karyawan Anda memiliki waktu untuk mereka. Tetapkan "jam kantor" setiap minggu yang Anda dedikasikan secara khusus bagi individu untuk menghubungi Anda dan memesan percakapan sesuka mereka.

https://twitter.com/bdm_runner/status/1448335010696609792

• Menjadi kreatif. Dalam situasi kerja virtual, pendekatan multi-cabang untuk memberikan umpan balik akan melibatkan karyawan dan mitra dengan cara yang berbeda. Misalnya, Anda dapat menulis email atau bahkan merekam dan mengirim rekap video cepat dengan umpan balik. Catatan suara adalah cara lain bagi penerima untuk merasa seperti bagian dari percakapan. Beri mereka waktu untuk meninjau pesan Anda dan kemudian menjadwalkan panggilan langsung untuk berdiskusi bersama, mengklarifikasi area abu-abu dan membicarakan pertanyaan.
• Berikan umpan balik selama rapat. Rapat adalah peluang bagus untuk memberikan umpan balik kepada tim Anda. Umpan balik dalam rapat juga merupakan cara untuk menciptakan budaya pengakuan. Ini adalah kesempatan Anda untuk menyoroti kesuksesan dan pekerjaan yang dilakukan dengan baik. Perluas pengakuan di luar tim Anda ke rapat yang lebih besar. Bagikan kemenangan, ide, dan tujuan Anda dengan organisasi dan mitra Anda. Tim yang berbeda dapat memberikan wawasan pelanggan dan menawarkan ide, perspektif, dan pujian mereka sendiri.

Umpan balik dalam tindakan

Kami telah membahas cara berkomunikasi secara efektif dengan orang yang Anda kelola dan berkolaborasi dengan Anda secara teratur. Tetapi ada situasi lain di mana pemasar perlu memberikan masukan yang produktif—dan menerimanya sebagai imbalan.

Memberikan umpan balik untuk materi iklan

Pemasar berkolaborasi dengan desainer grafis dan UX, direktur seni, videografer, dan banyak lagi. Materi iklan sering kali merupakan praktisi berpengalaman dalam setidaknya satu disiplin ilmu, dengan pengetahuan khusus di bidangnya (apakah itu mengetahui apa yang akan ditampilkan dengan baik di kamera atau cara menganimasikan grafik).

Pastikan Anda berada di halaman yang sama tentang tujuan dan hasil proyek sejak awal. Untuk membantu memperkuat umpan balik Anda, bagikan data atau masukan pelanggan yang relevan. Hindari umpan balik yang tidak jelas seperti “membuatnya menonjol”. Menjadi spesifik, menjelaskan alasan di balik permintaan tertentu dan memberikan contoh referensi akan membuat kolaborasi lebih lancar.

Diskusi dengan seseorang di atas Anda

Pikiran untuk memberikan umpan balik kepada manajer atau tim kepemimpinan Anda mungkin membuat Anda berkeringat. Tetapi manajer dan atasan Anda menangani begitu banyak prioritas sehingga mereka akan menghargai Anda yang meminta perhatian mereka ke area tertentu—dengan bijaksana.

Untuk atasan, umpan balik yang efektif adalah informasi penting yang akan sulit diperoleh untuk diri mereka sendiri secara real-time. Jangan hanya mengeluh. Jika Anda melihat area masalah, fokuslah pada apa yang Anda amati daripada penjelasan Anda. Gunakan informasi dan data spesifik untuk mendukung klaim Anda. Manajer Anda akan menarik kesimpulan mereka sendiri tentang situasi tersebut dan mungkin akan menghubungi Anda kembali untuk mendapatkan informasi lebih lanjut jika perlu. Bagaimanapun, mereka akan tahu bahwa Andalah yang memperhatikan masalah ini.

Cara lain untuk mengatasi masalah adalah mendiskusikan apa yang telah Anda amati dan pemikiran Anda tentang cara memperbaikinya. Ketika manajer melihat bahwa Anda adalah seseorang yang bekerja untuk memecahkan masalah yang telah Anda identifikasi, mereka tahu bahwa Anda berfokus untuk membantu kemajuan organisasi.

Percakapan umpan balik juga merupakan waktu untuk mengadvokasi diri sendiri jika ada masalah yang memengaruhi kesejahteraan dan kepuasan Anda di tempat kerja. Ini adalah kesempatan yang baik untuk berbicara dengan atasan Anda tentang kelelahan atau jika Anda merasa terkungkung dalam peran Anda dan ingin naik level.

Berkolaborasi dengan vendor, agensi, dan kreator

Bekerja dengan mitra eksternal juga membutuhkan manajemen hubungan yang bijaksana. Menahan masukan jujur ​​​​Anda dapat mengakibatkan hasil yang tidak diinginkan dan anggaran yang terbuang. Transparansi adalah kuncinya, dan umpan balik adalah landasan untuk kemitraan ini.

Mitra eksternal Anda mungkin ahli dalam industri mereka, tetapi mereka bukan pembaca pikiran. Jika Anda mengharapkan kiriman memiliki sesuatu yang spesifik di dalamnya, tetapkan permintaan itu dari awal. Jika sebuah agensi gagal, Anda perlu memberitahukannya kepada mereka karena kemungkinan besar mereka tidak sengaja meleset dari sasaran. Tinjau kembali tujuan Anda dan tentukan di mana semuanya berjalan keluar jalur. Nyatakan dengan jelas apa yang Anda harapkan sehingga agensi kembali ke jalurnya.

Ini juga merupakan jalan dua arah: terimalah umpan balik mereka juga. Membayar tagihan tepat waktu selalu membantu, tetapi komunikasi yang terbuka adalah yang benar-benar memperkuat hubungan ini. Ingat, mereka bisa menjadi mitra jangka panjang yang berharga bagi organisasi Anda. Anda mungkin juga bertemu dengan mereka lagi dalam karir Anda.

Umpan balik: terkadang rumit, sebagian besar formatif

Memberi dan menerima umpan balik yang membangun membutuhkan latihan, dan itu tidak selalu mudah. Ada saat-saat ketika itu benar-benar tidak nyaman. Umpan balik juga menyinari area yang diabaikan, menghilangkan penghalang dan meningkatkan hubungan.

Dengan membantu orang lain meningkatkan dan mendorong ide-ide baru di sepanjang jalan, memberikan umpan balik yang efektif adalah salah satu alat pemasar yang paling berguna.

Tertarik dengan wawasan pengembangan profesional lainnya? Baca lebih lanjut tentang sembilan keterampilan yang harus dikuasai oleh setiap pemasar media sosial yang kuat.