Cara Membuat Peta Jalan Proyek (Termasuk Contoh)

Karena semua komponen proyek, manajer proyek mudah tersesat dalam detail, dan kehilangan gambaran besar. Tapi bagaimana Anda bisa melihat keseluruhan lanskap proyek untuk memastikan Anda menuju ke arah yang benar? Lebih baik lagi, bagaimana Anda dapat dengan mudah menjelaskan kepada pemangku kepentingan Anda bagaimana proyek Anda akan berkembang tanpa harus memecah seluruh rencana manajemen proyek?

Peta jalan proyek adalah cara terbaik untuk meringkas apa, mengapa, dan bagaimana proyek Anda menjadi dokumen yang mudah dipahami yang dapat dibagikan kepada siapa saja. Peta jalan manajemen proyek adalah alat unik yang memiliki tujuan berbeda dari dokumen proyek serupa lainnya seperti piagam proyek, bagan tonggak sejarah, atau rencana proyek.

Apa itu Peta Jalan Proyek?

Peta jalan proyek adalah ikhtisar yang menetapkan tonggak, hasil, dan tujuan proyek. Tujuan utamanya adalah untuk memberikan representasi visual tingkat tinggi dari garis waktu proyek dan menjelaskan fase-fasenya. Karena berfungsi sebagai panduan, peta jalan proyek juga merupakan alat komunikasi hebat yang dapat digunakan untuk memberi informasi kepada pemangku kepentingan di setiap titik siklus hidup proyek.

Ini adalah keseluruhan dokumen yang berbicara tentang strategi proyek dan mengapa strategi itu digunakan. Oleh karena itu, peta jalan proyek membantu manajer proyek memastikan semua orang yang mengerjakan proyek memahami rencana proyek, terlepas dari bagian apa yang mungkin mereka kerjakan.

Karena kesederhanaannya, peta jalan proyek biasanya digunakan sebagai alat manajemen portofolio proyek. Mereka sangat berguna bagi manajer program yang perlu mengawasi beberapa proyek secara bersamaan. Dengan peta jalan proyek, mereka dapat melacak portofolio proyek mereka dengan mudah.

Gambar di bawah ini menunjukkan alat peta jalan proyek ProjectManager yang digunakan untuk mengelola portofolio proyek.

Di bawah kolom nama tugas, manajer program dapat membuat daftar portofolio proyek mereka dan memperbesar setiap proyek untuk melihat fase, tugas, dan pencapaiannya. Selanjutnya, mereka dapat melacak kemajuan setiap tugas secara real time dan berkomunikasi dengan anggota tim.

Cara Membuat Peta Jalan Proyek

Sederhananya, peta jalan proyek mengekstrak informasi dari rencana proyek Anda untuk memberikan gambaran umum tentang proyek Anda. Peta jalan proyek harus visual dan panjangnya dapat dikelola, sehingga dapat dengan mudah dicerna oleh semua pemangku kepentingan dan anggota tim yang terlibat dalam proyek. Jika bisa muat di satu halaman, lebih baik lagi. Pikirkan peta jalan proyek seperti Anda membuat peta yang sebenarnya. Ini menunjukkan Anda dan anggota tim Anda seluruh lanskap dan menempatkan perjalanan Anda dalam konteks.

Komponen utama yang Anda perlukan untuk membuat roadmap proyek adalah sebagai berikut:

1. Ikhtisar Proyek

Dorongan utama dari setiap peta jalan proyek adalah tujuan dan sasaran proyek tingkat tinggi. Tidak perlu terlalu detail di sini karena tujuan dan sasaran proyek Anda dijelaskan dalam piagam proyek Anda.

2. Risiko Proyek

Nyatakan risiko proyek utama yang dapat membuat proyek Anda gagal atau membahayakan elemen utama dari rencana proyek seperti ruang lingkup, jadwal, tujuan, harapan pemangku kepentingan, jaminan kualitas, dll.

3. Ikhtisar Jadwal

Mengingat bahwa peta jalan proyek Anda adalah garis waktu visual proyek Anda, Anda ingin menyertakan ikhtisar jadwal. Ikhtisar jadwal ini hanya akan mencakup pencapaian dan hasil proyek utama Anda. Anda juga dapat menggunakan bagan Gantt untuk representasi yang lebih rinci dari jadwal proyek Anda.

4. Ketergantungan

Sekali lagi, hanya dari tampilan tingkat tinggi, perhatikan hasil proyek yang penting dan bagaimana mereka terhubung. Membuat peta jalan proyek Anda dengan alat perangkat lunak bagan Gantt yang memungkinkan Anda menautkan dependensi adalah cara termudah untuk mewakili dependensi.

5. Sumber Daya

Catat sumber daya yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek. Ini termasuk sumber daya manusia seperti tim proyek Anda dan sumber daya fisik seperti peralatan, bahan, dll.

6. Individu Kunci

Buat daftar orang-orang kunci dalam tim proyek dan cara menjangkau mereka.

7. Rapat Pembukaan

Temui tentang peta jalan manajemen proyek dan pastikan ekspektasi jelas bagi semua pemangku kepentingan. (Pastikan untuk menyiapkan agenda pertemuan awal.)

8. Tugas & Tugas

Aspek lain dari peta jalan proyek adalah kepemilikan. Itu berarti bahwa peran dan tanggung jawab semua orang yang terlibat dalam proyek diuraikan. Peta jalan proyek mendefinisikan siapa yang melakukan apa dan kemudian tugas-tugas dan kiriman tersebut dapat dilacak. Perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan Anda untuk menetapkan tugas dan menggunakan alat kolaborasi tim untuk memfasilitasi proses ini.

Tidak semuanya dapat didefinisikan dengan begitu tajam, tentu saja, itulah sebabnya peta jalan proyek memiliki sesuatu yang disebut "waktu kabur." Ini adalah teknik perencanaan proyek yang memungkinkan tugas-tugas yang tidak dapat ditentukan dengan jelas berada dalam ember waktu yang lebih longgar. Sekarang mereka diidentifikasi dan dapat dilacak tanpa takut jatuh di antara celah-celah.

Contoh Peta Jalan Proyek

Untuk mengilustrasikan dengan lebih baik cara membuat peta jalan proyek, mari kita lihat lebih dekat contoh peta jalan proyek yang telah kami sebutkan sebelumnya.

Gambar di atas menunjukkan peta jalan manajemen proyek yang telah diselesaikan. Sekarang mari kita lihat masing-masing komponennya.

• Fase Proyek: Gambar di atas menunjukkan tahap "pengembangan" dan "pengujian" dari "proyek Tannen Tech". Mereka diwakili pada timeline proyek dengan garis biru dan merah masing-masing.
• Milestones: Ikon berlian mewakili tonggak proyek yang menandai akhir dari setiap fase.
• Tugas: Setiap bilah mewakili tugas. Alat peta jalan kami memungkinkan Anda melacak penyelesaiannya dengan persentase. Anda juga dapat menentukan hasil proyek yang terkait dengan setiap tugas.
• Dependensi: Panah pada alat peta jalan mewakili dependensi di antara tugas.
• Individu Kunci: Anda dapat menetapkan setiap tugas kepada anggota tim proyek yang bertanggung jawab atas mereka.
• Tanggal: Tanggal adalah komponen penting dari peta jalan proyek. Alat peta jalan kami memungkinkan Anda menetapkan tanggal untuk tugas, pencapaian, dan fase proyek Anda.

Seperti yang Anda lihat, peta jalan proyek kami sangat mirip dengan bagan Gantt, tetapi perbedaan utamanya adalah Anda dapat menggunakan tampilan bagan Gantt kami untuk membuat versi proyek individual yang lebih detail, sementara alat peta jalan proyek kami berfungsi paling baik untuk manajemen portofolio proyek.

Tip Peta Jalan Proyek

Berikut adalah beberapa tip yang menurut kami dapat membantu saat membuat peta jalan proyek:

• Ini harus dengan cepat dan mudah mengkomunikasikan tujuan dan sasaran proyek secara keseluruhan.
• Harapan pemangku kepentingan dikelola dengan memastikan semua orang yang terlibat dalam proyek memahami alasan dasar proyek tersebut.
• Komunikasi adalah salah satu aspek mendasar dari peta jalan proyek, dan harus dapat berbicara dengan semua orang di proyek.
• Peta jalan proyek adalah alat untuk membantu membuat keputusan besar. Dengan melihat kembali peta jalan proyek, dorongan utama proyek menjadi jelas, dan informasi itu akan menginformasikan pengambilan keputusan Anda.
• Peta jalan proyek adalah dokumen manajemen proyek serbaguna yang dapat dikonsultasikan sepanjang siklus hidup proyek, jadi penting untuk selalu memperbaruinya. Dalam arti tertentu, ini adalah laporan status ikhtisar bagi mereka yang membutuhkan pembaruan.
• Pastikan peta jalan proyek realistis atau akan ada penundaan, pembengkakan biaya, dan harapan pemangku kepentingan tidak akan terpenuhi.
• Anggota tim harus selalu berbagi kemajuan mereka dengan tim proyek lainnya untuk menjaga semua orang pada halaman yang sama dan tidak merusak integritas peta jalan proyek.
• Peta jalan proyek tidak sama dengan peta jalan produk. Meskipun keduanya merupakan alat perencanaan visual, peta jalan produk secara khusus digunakan untuk tujuan pengembangan produk.
• Meskipun Anda dapat menggunakan templat peta jalan proyek kami atau menggunakan alat desain grafis, Anda harus memperbarui dokumen statis tersebut setiap kali Anda mengubah peta jalan manajemen proyek Anda. Perangkat lunak manajemen proyek mengotomatiskan proses ini dan menawarkan fitur yang tidak dapat dilakukan oleh templat peta jalan proyek.
• Peta jalan proyek juga berfungsi jika Anda menggunakan metodologi tangkas untuk mengelola proyek Anda. Ada peta jalan tangkas yang kompatibel dengan proyek tangkas Anda.

Alat Peta Jalan Proyek

Seperti yang telah kita diskusikan di atas, peta jalan proyek memadatkan informasi dari rencana proyek dan jadwal proyek menjadi ikhtisar tingkat tinggi. Untuk melakukannya, mereka harus menyertakan tujuan proyek, pencapaian, sumber daya, dan tugas.

Ini adalah banyak hal untuk dilacak dan ditampilkan dalam format yang mudah dipahami yang dapat dibagikan dengan seluruh grup proyek dan diakses kapan saja dalam siklus hidup proyek. Ini bisa menjadi luar biasa tanpa alat yang tepat. Untuk itu manajer proyek membutuhkan perangkat lunak manajemen proyek yang memiliki fitur perencanaan peta jalan yang tepat.

Ada banyak produk perangkat lunak manajemen proyek yang membahas satu atau beberapa bagian dari keseluruhan yang lebih besar ini. Perjuangannya adalah menemukan solusi satu atap yang dapat bertindak sebagai alat perencanaan, memiliki platform kolaboratif untuk tidak hanya membantu membagikan peta jalan proyek, tetapi juga mempermudah tim memperbarui status mereka dan kemudian melacak pencapaian proyek untuk memastikan bahwa Anda sedang mengikuti jadwal.

Perangkat lunak manajemen proyek kami memiliki fitur untuk manajemen proyek sehari-hari, tetapi juga garis besar yang diperlukan untuk menyusun peta jalan proyek untuk proyek individu atau manajemen portofolio proyek. Bagan Gantt online kami memberikan gambaran umum tingkat tinggi tentang proyek serta tempat untuk mengumpulkan dan menetapkan tugas yang kemudian dapat diperbarui oleh manajer proyek dan anggota tim di mana saja dan kapan saja.

Dasbor real-time kemudian mencerminkan perubahan ini saat terjadi, sehingga semua orang melihat dengan tepat di mana proyek berada dan dapat mengatasi masalah sebelum menjadi masalah. Dasbor waktu nyata adalah alat manajemen proyek yang kuat yang melampaui perencanaan peta jalan, memungkinkan manajer proyek melacak anggaran, kemajuan, pekerjaan, dan waktu mereka.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud, yang berarti data dikumpulkan secara real time, dan tim dapat mengakses alat tersebut meskipun mereka bekerja dari jarak jauh. Perangkat lunak kami menawarkan platform kolaboratif dan kemampuan untuk berkomunikasi pada tingkat tugas untuk memastikan bahwa peta jalan proyek selalu mencerminkan informasi terbaru tersebut. Lihat bagaimana ini dapat membantu Anda membuat peta jalan proyek dan mengelola pelaksanaannya dengan mengikuti uji coba gratis selama 30 hari ini.