9 Spreadsheet Excel Penting untuk Melacak Tugas, Biaya, dan Waktu

Pekerjaan Anda tidak berjalan sesuai rencana. Tidak ada yang punya cukup waktu atau uang untuk melakukan tugas mereka. Yang terbaik yang dapat Anda harapkan adalah menyelesaikannya dengan cepat, menghemat waktu dan biaya sebanyak mungkin.

Jika Anda berada di tempat ini, maka Anda dapat mencari beberapa templat pelacakan tugas, biaya, dan waktu untuk Excel. Kami telah mengumpulkan 9 spreadsheet Excel terbaik ProjectManager untuk pelacakan yang dapat Anda unduh dan gunakan secara gratis.

1. Templat Dasbor

Dasbor adalah cara Anda melacak pekerjaan Anda, termasuk waktu yang dihabiskan untuk tugas, apa yang Anda belanjakan, dan apakah Anda membuat kemajuan sesuai rencana. Templat dasbor gratis ProjectManager untuk Excel memberi Anda gambaran umum tentang bagaimana Anda melakukan pekerjaan Anda. Informasi ini sangat penting untuk mengetahui apakah Anda menghabiskan uang terlalu banyak atau terlambat dari jadwal Anda.

Template dasbor gratis ProjectManager memiliki beberapa widget yang memantau metrik dalam pekerjaan Anda. Misalnya, ada grafik tugas berkode warna yang menunjukkan apakah tugas Anda telah selesai, sedang berlangsung, belum dimulai atau terlambat. Ada juga bagan beban kerja untuk mengelola tim dan memastikan beban kerja mereka seimbang.

Ada grafik tugas lain yang mengukur durasi tugas, yang berguna untuk melihat apa yang diselesaikan tepat waktu dan apa yang terlalu lama. Terakhir, ada bagan batang biaya untuk membantu Anda tetap pada anggaran.

Templat dasbor Excel ini dapat mengelola pekerjaan Anda, tetapi ini adalah dokumen statis yang harus diperbarui secara manual. Perangkat lunak pelacakan proyek mengotomatiskan proses itu. ProjectManager melangkah lebih jauh dengan mengumpulkan data real-time, mengolah angka dan menampilkannya. Mulailah dengan ProjectManager gratis hari ini.

Tidak semua perangkat lunak manajemen proyek menawarkan dasbor proyek yang sama. Dasbor proyek ProjectManager dilengkapi dengan fitur manajemen proyek yang tepat untuk membantu Anda melacak waktu, tugas, biaya, dan lainnya.

2. Templat Pelacak Tugas

Pelacak tugas gratis ProjectManager untuk templat Excel dapat mengatur pekerjaan Anda dan melacaknya. Ini mirip dengan daftar tugas, di mana Anda hanya perlu menambahkan pekerjaan dan mengelolanya. Memiliki daftar tugas adalah langkah pertama untuk mengendalikan pekerjaan Anda.

Spreadsheet pelacak tugas ini menangkap semua detail pekerjaan Anda. Tambahkan nama tugas dan sertakan tugas dependen. Anda dapat menetapkannya untuk diri sendiri, atau seseorang di tim Anda.

Selanjutnya, atur prioritas dan kapan Anda berharap selesai. Terakhir, ada kolom untuk menandai statusnya, yang penting untuk melacak pekerjaan Anda. Ini memiliki semua yang Anda butuhkan untuk melacak tugas Anda di tingkat dasar dengan spreadsheet Excel.

3. Spreadsheet Anggaran untuk Pelacakan Biaya

Mengelola biaya dalam pekerjaan Anda sama pentingnya dengan memenuhi tenggat waktu. Templat anggaran gratis ProjectManager untuk Excel membantu Anda menjaga anggaran dengan melacak semua detail keuangan Anda di satu spreadsheet.

Tugas membutuhkan uang. Anggaran menentukan biaya sumber daya yang akan Anda gunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut. Pertama, template spreadsheet memiliki daftar bernomor yang sesuai dengan struktur rincian kerja (WBS) Anda. Kemudian, ada biaya tenaga kerja: jam yang direncanakan vs jam aktual, ditambah biaya per jam. Bahan dipecah berdasarkan unit dan biaya per unit.

Ada juga ruang untuk item baris lain sesuai anggaran Anda, yang mencakup biaya perjalanan, peralatan, tetap, dan lain-lain. Terakhir, ada kolom untuk mengumpulkan anggaran dan biaya aktual untuk setiap item baris, lalu saldo yang menunjukkan apakah item baris di atas atau di bawah anggaran.

Terkait: Cara Melacak Biaya Proyek

4. Kerangka Garis Waktu

Templat garis waktu gratis ProjectManager di Excel sangat cocok untuk menjadwalkan proyek Anda dari awal hingga selesai di Excel. Ini adalah cara untuk melihat semua tugas Anda dan tetap sesuai jadwal. Anda bahkan dapat menambahkan tonggak!

Untuk memulai dengan templat garis waktu gratis ini, pertama-tama Anda harus membuat daftar semua tugas Anda dan memberi mereka nama. Setiap tugas harus memiliki tanggal mulai dan tanggal akhir, ditambah waktu yang Anda pikir akan diperlukan untuk menyelesaikannya.

Anda menambahkan semua data itu ke sisi kiri kerangka, yang merupakan spreadsheet pelacakan biasa. Kemudian, di sebelah kanan, Anda akan melihat timeline. Semua tugas Anda sekarang ditata sebagai bilah horizontal di sepanjang garis waktu sehingga Anda dapat melihat berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas.

Jika Anda ingin membuat perencanaan Anda lebih jauh, tingkatkan ke perangkat lunak online yang memungkinkan Anda membuat garis waktu dalam hitungan menit. ProjectManager memiliki jadwal proyek online yang diperbarui secara instan saat tim berkolaborasi dalam tugas. Lacak biaya, beban kerja, rencana vs kemajuan aktual, dan banyak lagi. Mulai gratis.

5. Spreadsheet Rencana Aksi

Mengelola pekerjaan berarti menguraikan langkah-langkah yang harus Anda selesaikan untuk mencapai tujuan Anda. Gunakan spreadsheet rencana tindakan gratis ProjectManager untuk Excel untuk melacak tugas dan merinci strategi yang akan Anda gunakan untuk menyelesaikan pekerjaan Anda tepat waktu dan sesuai anggaran.

Kami telah membagi template rencana tindakan ini menjadi tiga bagian. Yang pertama adalah langkah-langkah tindakan, yang mencatat prioritas, daftar tugas, fase dan tugas. Ada juga ruang untuk mencatat status tugas Anda dan melacak kemajuannya.

Bagian dua adalah garis waktu, dengan tanggal mulai dan jatuh tempo, termasuk jam yang direncanakan. Terakhir, bagian tiga berfokus pada sumber daya; misalnya, departemen mana yang bertanggung jawab untuk tugas apa, bahan apa yang dibutuhkan dan biaya sumber daya.

6. Template Laporan Status

Mengetahui di mana Anda berada pada titik tertentu dalam siklus hidup proyek adalah bagaimana Anda mengatur waktu dan biaya. Template laporan status gratis kami adalah alat yang hebat untuk melacak kemajuan Anda dan mengikuti jadwal.

Templat laporan status gratis ini terdiri dari lima bagian: informasi proyek, ringkasan status proyek, kesehatan proyek, tinjauan umum manajemen risiko, dan kesimpulan yang mencakup rekomendasi untuk masa depan.

Laporan status adalah landasan untuk melacak pekerjaan Anda. Ini digunakan dalam manajemen proyek dan manajemen kerja karena memberikan gambaran kepada manajer tentang kemajuan yang direncanakan vs yang sebenarnya. Ini juga merupakan alat yang ampuh saat mempresentasikan kepada pemangku kepentingan.

7. Spreadsheet Pelacakan Risiko

Tidak peduli seberapa baik pekerjaan Anda direncanakan, ada hal-hal yang tidak diketahui yang dapat memengaruhi kemajuan Anda. Gunakan spreadsheet daftar risiko gratis ProjectManager untuk membantu Anda merencanakan risiko dalam pekerjaan Anda.

Daftar risiko gratis untuk Excel ini memiliki kolom untuk mengidentifikasi risiko agar lebih mudah dilacak. Ada kolom untuk menjelaskan risiko dan menjelaskan bagaimana hal itu akan memengaruhi pekerjaan yang Anda lakukan jika beralih dari risiko ke masalah aktual.

Untuk setiap risiko yang Anda identifikasi pada template, Anda dapat menambahkan respons risiko, yang merupakan respons yang akan Anda ambil jika risiko tersebut terjadi. Anda juga dapat memperhatikan tingkat risikonya. Kemudian, jika Anda bekerja dalam tim, Anda dapat menetapkan risiko sehingga anggota tim bertanggung jawab untuk mengidentifikasi dan memperbaikinya.

8. Ubah Spreadsheet Pelacakan

Unduh spreadsheet pelacakan perubahan gratis ProjectManager untuk Microsoft Excel untuk mengelola perubahan ketika itu memengaruhi manajemen kerja Anda. Ini akan membantu Anda mengontrol perubahan sehingga tidak membuat Anda menghabiskan terlalu banyak waktu lembur atau menambah biaya.

Lembar kerja Excel log perubahan adalah salah satu templat Microsoft Excel terpenting yang kami tawarkan. Ini adalah dokumen yang menangkap perubahan ketika itu terjadi. Anda dapat memberi nomor pada perubahan untuk pelacakan yang lebih baik, dan mencatat kapan perubahan pertama kali muncul dan siapa yang menemukan atau memintanya.

Anda kemudian dapat memprioritaskan perubahan, dan Anda atau anggota tim dapat diberikan kepemilikan untuk melihatnya hingga selesai. Spreadsheet Excel melacak perubahan dari penemuan ke pemulihan, dan memastikan bahwa tidak ada urutan perubahan yang hilang di celah.

9. Spreadsheet Pelacakan Waktu

Tidak ada template yang lebih baik untuk melacak waktu yang Anda habiskan untuk tugas Anda selain dengan spreadsheet pelacakan waktu luang ProjectManager. Lembar waktu ini sangat bagus untuk Anda, atau untuk anggota tim, untuk mencatat jumlah waktu yang dihabiskan untuk bekerja.

Lembar waktu memiliki ruang untuk nama Anda atau nama karyawan, departemen tempat mereka bekerja, siapa penyelia mereka dan tingkat upah per jam yang mereka dapatkan. Template mengumpulkan jam mereka, seperti waktu mulai dan waktu berakhir untuk hari kerja mereka. Bahkan ada tempat untuk menambah lembur dan makan siang.

Kemudian, total untuk minggu itu dijumlahkan dan dikalikan dengan tingkat pembayaran untuk menunjukkan jumlah total hutang karyawan. Akhirnya, ada garis untuk ditandatangani oleh karyawan dan supervisor untuk memeriksanya dan menandatanganinya juga, jika akurat.

Gunakan ProjectManager untuk Melacak Waktu, Biaya, dan Tugas Lebih Baik Daripada Excel

Template dan spreadsheet Excel untuk pelacakan sangat bagus, tetapi seperti disebutkan di atas, mereka hanya dapat melakukan banyak hal. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja berbasis cloud yang dibuat untuk tim hybrid yang menghubungkan semua orang, di mana pun mereka bekerja, jam berapa, departemen, atau tingkat keahlian. Dan itu dilakukan secara real-time, jadi semua orang berkolaborasi dan mengerjakan data terbaru.

Mengisi Timesheets Secara Otomatis

Ambil lembar waktu, misalnya. Alih-alih meminta karyawan Anda mengisi lembar waktu, lembar waktu ProjectManager mengisi otomatis tugas mereka dan memperbarui waktu yang telah mereka habiskan. Ini menyederhanakan penggajian, tetapi juga menawarkan jendela untuk melacak waktu yang mereka habiskan untuk tugas-tugas mereka. Dengan begitu, Anda tahu apakah mereka memenuhi kuota mereka atau tidak. Juga, setelah dikirimkan, timesheets terkunci dan aman.

Bekerja dengan Cara yang Sesuai dengan Anda

Beberapa tampilan proyek memungkinkan semua orang dalam tim untuk bekerja sesuai keinginan mereka. Manajer dapat merencanakan ke depan pada bagan Gantt yang menunjukkan semua tugas Anda pada garis waktu. Bilah durasi yang menghubungkan tanggal mulai dan berakhir setiap tugas akan secara otomatis menunjukkan kemajuan berdasarkan seberapa banyak yang diarsir. Tim dapat menggunakan daftar tugas, papan kanban, atau kalender jika diinginkan, semuanya diperbarui dan menunjukkan kemajuan. Tidak ada alat yang lebih fleksibel yang tersedia untuk manajemen pekerjaan hibrid dan pekerjaan pelacakan.

Hasilkan Laporan Sekali Klik dalam Detik

Melacak waktu, biaya, dan lainnya menjadi mudah dengan laporan sekali klik ProjectManager. Dapatkan laporan status, laporan tugas, timesheets, pengeluaran, dan lainnya. Laporan ini mengambil data yang rumit dan mengubahnya menjadi laporan yang berwawasan luas dan mudah dibaca untuk memantau kemajuan dan banyak lagi. Laporan juga dapat difilter untuk melihat hanya data yang Anda inginkan dan kemudian dibagikan agar pemangku kepentingan terus diperbarui.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja pemenang penghargaan untuk tim hybrid. Alat real-time kami melacak waktu, biaya, dan lainnya untuk memastikan Anda selalu sesuai jadwal dan tidak pernah menghabiskan anggaran Anda. Bergabunglah dengan lebih dari 35.000 orang yang menggunakan perangkat lunak kami untuk melacak tugas, biaya, dan waktu. Mulailah dengan ProjectManager gratis hari ini.