Kendala Tiga Dalam Manajemen Proyek: Waktu, Ruang Lingkup & Biaya

Kendala rangkap tiga dari manajemen proyek telah diberi banyak nama – Segitiga Manajemen Proyek, Segitiga Besi, dan Segitiga Proyek – yang seharusnya memberi Anda gambaran tentang betapa pentingnya Kendala Tiga saat mengelola sebuah proyek. Jika Anda mengelola sebuah proyek, maka Anda bekerja dengan Kendala Tiga Kali.

Oleh karena itu, dapat dengan mudah dikatakan bahwa Triple Constraint mungkin merupakan konsep tunggal yang paling penting dalam sejarah manajemen proyek. Ketika digunakan dalam kombinasi dengan perangkat lunak manajemen proyek yang efektif, ini dapat memberi Anda kemampuan untuk mendorong proyek Anda menuju kesuksesan.

Apa Kendala Tiga Dalam Manajemen Proyek?

Jadi, apa itu Triple Constraint? Itu mudah, itu model kendala yang melekat dalam mengelola sebuah proyek. Kendala tersebut ada tiga:

1. Biaya: Kendala keuangan suatu proyek, juga dikenal sebagai anggaran proyek
2. Lingkup: Tugas yang diperlukan untuk memenuhi tujuan proyek
3. Waktu: Jadwal proyek untuk mencapai penyelesaian

Pada dasarnya, Triple Constraint menyatakan bahwa keberhasilan proyek dipengaruhi oleh biaya, waktu, dan ruang lingkupnya. Sebagai manajer proyek, Anda dapat tetap mengontrol tiga kendala dengan menyeimbangkan ketiga kendala ini melalui pertukaran. Kami akan menjelaskan bagaimana trade-off ini bekerja di bagian di bawah ini.

Meskipun benar bahwa Kendala Tiga Kali Lipat adalah bagian penting dari setiap proyek yang sukses, itu tidak menentukan keberhasilan. Proyek dibuat dari banyak bagian, lebih dari tiga yang membentuk Kendala Tiga. Itulah sebabnya beberapa pakar manajemen proyek telah menambahkan tiga batasan lagi ke model, untuk lebih mencerminkan area paling kritis dari suatu proyek. Di sini mereka:

• Kualitas: Ada standar kualitas untuk setiap proyek, apakah hasil akhirnya adalah produk berwujud atau tidak berwujud. Manajer proyek memerlukan rencana manajemen kualitas untuk mengontrol kualitas.
• Risiko: Risiko melekat pada proyek apa pun. Itu sebabnya manajer proyek perlu membuat rencana manajemen risiko untuk menjelaskan bagaimana risiko proyek akan ditangani
• Manfaat: Ada berbagai jenis manfaat yang diperoleh dari sebuah proyek. Manajer proyek harus memastikan bahwa pemangku kepentingan proyek mendapatkan keuntungan finansial terbaik.

Bagaimana Kendala Tiga Bekerja?

Seperti yang dinyatakan di atas, manajer proyek dapat menambah atau mengurangi biaya, waktu dan ruang lingkup proyek dengan trade-off agar tetap sesuai jadwal dan di bawah anggaran. Mari kita lihat bagaimana trade-off segitiga proyek ini bekerja dengan beberapa contoh.

• Waktu dan Cakupan: Anda dapat mengurangi ruang lingkup proyek untuk juga mengurangi durasi proyek jika Anda terlambat dari jadwal. Dalam kasus sebaliknya, Anda dapat menambah panjang waktu proyek Anda jika pemangku kepentingan proyek datang dengan kegiatan proyek tambahan.
• Biaya dan Cakupan: Dengan mengurangi ruang lingkup proyek, Anda harus melakukan lebih sedikit tugas, yang berarti biaya lebih rendah. Dalam kasus sebaliknya, lingkup proyek yang lebih besar berarti biaya yang lebih tinggi.
• Biaya dan Waktu: Dalam beberapa proyek, waktu dan biaya dapat berhubungan langsung. Misalnya, biaya sewa peralatan atau tenaga kerja berbanding lurus dengan waktu yang Anda butuhkan.

Semua skenario ini menerapkan Triple Constraint untuk mengelola proyek, tetapi ada lebih banyak kemungkinan trade-off yang dapat terjadi dalam sebuah proyek, yang juga melibatkan kualitas, risiko, dan manfaat.

Dengan menggunakan dasbor manajemen proyek, seorang manajer dapat mengawasi proyek saat berjalan. Metrik seperti jadwal, biaya, dan ruang lingkup proyek mudah dilacak. Dengan informasi ini, manajer proyek dapat mengidentifikasi masalah dan menyesuaikan Triple Constraint untuk mencegah masalah tersebut berkembang menjadi masalah. ProjectManager menampilkan dasbor waktu nyata yang menyajikan semua data proyek penting yang memengaruhi tiga batasan.

Bagaimana Mengelola Tiga Kendala

Triple Constraint tampak sederhana, tetapi itu hanya di permukaan. Masing-masing dari tiga titik segitiga ini dapat dibongkar untuk mengungkapkan makna yang lebih dalam.

Biaya

Komitmen keuangan proyek tergantung pada beberapa variabel. Ada sumber daya yang terlibat, dari bahan hingga orang, yang semuanya termasuk biaya.

Ada juga biaya tetap dan biaya variabel yang melekat pada setiap proyek, seperti peralatan atau tenaga kerja, yang harus dihitung. Hal ini dapat secara serius berperan dalam penggunaan pekerja kontrak atau outsourcing.

Inilah yang dilakukan manajer proyek untuk mengendalikan biaya:

• Perkirakan biaya untuk semua tugas dalam lingkup proyek
• Buat anggaran proyek berdasarkan perkiraan biaya proyek
• Gunakan anggaran proyek sebagai dasar biaya, yang digunakan untuk mengendalikan biaya selama pelaksanaan proyek
• Kendalikan semua biaya proyek agar pengeluaran tetap di bawah anggaran proyek
• Sesuaikan anggaran proyek bila perlu

Terkait: Template Anggaran Proyek Gratis

Cakupan

Seperti disebutkan, ruang lingkup proyek mengacu pada semua pekerjaan proyek yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Mengelola pekerjaan itu sangat penting untuk keberhasilan proyek. Saat mengelola ruang lingkup, Anda harus memprioritaskan tugas, memungkinkan Anda merencanakan dan menetapkan sumber daya secara efektif.

Untuk mengelola ruang lingkup, manajer proyek:

• Gunakan rencana manajemen ruang lingkup untuk menentukan dengan jelas kegiatan proyek apa yang akan dilakukan
• Bagikan rencana pengelolaan ruang lingkup dengan semua pemangku kepentingan, sehingga semua orang berada di halaman yang sama
• Gunakan perintah perubahan untuk menghindari creep lingkup dan pantau semua perubahan yang dibuat pada lingkup proyek
• Kelola harapan pemangku kepentingan untuk mempertahankan ruang lingkup proyek
• Gunakan alat dan teknik manajemen tugas untuk melacak semua aktivitas proyek dalam ruang lingkup

Tindakan manajemen ruang lingkup yang diambil oleh manajer proyek ini semuanya penting karena jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas sangat penting untuk biaya dan kualitas produk akhir. Hal ini dapat berdampak besar pada jadwal dan biaya, terutama jika proyek dalam skala besar.

Terkait: Teori Kendala: Panduan untuk Manajer Proyek

ProjectManager memiliki fitur manajemen tugas yang memudahkan untuk menetapkan, mengurutkan, dan memprioritaskan tugas Anda. Dengan cara ini Anda dapat mendelegasikan semua tugas proyek penting kepada orang yang tepat, mencegah creep lingkup yang ditakuti. Plus, dengan menawarkan berbagi file dan komentar tugas, kami memungkinkan kolaborasi di tingkat tugas.

Waktu

Pada dasarnya, jadwal proyek adalah perkiraan waktu yang dialokasikan untuk menyelesaikan proyek, atau menghasilkan hasil akhir. Biasanya, ini diketahui dengan terlebih dahulu memperkirakan waktu yang dibutuhkan setiap tugas proyek.

Work Breakdown Structure (WBS) digunakan untuk mengidentifikasi semua aktivitas proyek. Kemudian manajer proyek dapat menggunakan teknik penjadwalan yang berbeda seperti metode jalur kritis atau grafik PERT untuk menentukan total durasi proyek.

Inilah yang dilakukan manajer proyek untuk mengontrol jadwal proyek:

• Gunakan bagan Gantt untuk memvisualisasikan jadwal proyek, menentukan urutan tugas, dan memantau durasi setiap tugas
• Membuat kebijakan, prosedur, dan dokumentasi untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan jadwal proyek
• Alokasikan sumber daya secara efektif menggunakan jadwal sumber daya untuk menghindari kemacetan
• Bandingkan baseline jadwal dengan kemajuan aktual untuk menentukan apakah proyek berjalan sesuai rencana

Sekarang setelah kita mempelajari apa yang dilakukan sebagian besar manajer proyek untuk mengontrol batasan rangkap tiga, mari pelajari tentang alat manajemen proyek yang dapat Anda gunakan untuk membantu proses ini.

Mengontrol Triple Constraint dengan ProjectManager

Seperti disebutkan di bagian atas posting, batasan rangkap tiga bila digunakan bersama dengan perangkat lunak manajemen proyek adalah cara terbaik untuk mengontrol proyek Anda dan mengarahkannya menuju akhir yang sukses. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud dengan data waktu nyata yang memberi manajer proyek kekuatan untuk mengelola setiap lengan dari tiga kendala: biaya, waktu, dan ruang lingkup.

Biaya

ProjectManager membantu Anda melacak biaya proyek untuk memastikan Anda tidak mengeluarkan uang terlalu banyak. Anda dapat membuat anggaran, menambahkan biaya proyek, dan memasukkan tarif per jam untuk semua sumber daya Anda. Dasbor real-time melacak biaya dan lima metrik lainnya di seluruh proyek Anda dan melaporkannya secara instan dalam bagan dan grafik yang mudah dibaca. Ini adalah cara mudah untuk mengawasi biaya Anda dan memastikan Anda selaras dengan anggaran Anda. Sekarang Anda dapat menangkap masalah anggaran sebelum menjadi masalah.

Waktu

Jadwal Anda bisa menjauh dari Anda, tetapi tidak dengan ProjectManager. Saat tugas diperbarui, tugas tersebut langsung tercermin di seluruh perangkat lunak. Artinya, laporan dan dasbor Anda akurat dan terkini. Anda bahkan dapat melihat kemajuan tugas individu pada bagan Gantt online, di mana bilah durasi menunjukkan berapa banyak kemajuan yang telah dibuat pada tugas tersebut.

Timesheet disinkronkan dengan tugas tim, yang memudahkan anggota tim untuk memilih tugas mereka dan cukup memasukkannya. Ini membawa waktu mereka ke dalam lembar waktu, yang kemudian dapat dipratinjau dan disetujui dengan beberapa klik.

Cakupan

Cakupan akan berubah sepanjang proyek, dan ProjectManager memiliki alat untuk tetap fleksibel dengan perubahan tersebut. Ada beberapa tampilan proyek, sehingga Anda dapat beralih dari Gantt ke papan kanban untuk mendapatkan visibilitas ke dalam alur kerja Anda. Kartu Kanban, yang mewakili tugas, ditetapkan berdasarkan prioritas, yang dapat berubah saat relevansi tugas tersebut berubah.

Hal yang hebat tentang papan kanban adalah bahwa papan tersebut disiapkan untuk memberikan tugas kepada anggota tim hanya jika ada sumber daya dan kapasitas untuk menyelesaikannya. Saat ruang lingkup proyek berubah, dewan kanban dapat dengan cepat menyesuaikan.

Jika Anda melihat tim kurang atau terlokasi secara keseluruhan, Anda dapat menyeimbangkannya di halaman beban kerja. Halaman beban kerja memiliki bagan berkode warna yang menunjukkan sekilas siapa yang kelebihan beban tugas dan siapa yang tersedia. Anda dapat mengalokasikan kembali pekerjaan mereka dengan cepat dan mudah untuk menjaga proyek tetap dalam cakupan.

Kendala Tiga akan membantu Anda mengelola proyek Anda. Perencanaan untuk jadwal, ruang lingkup dan biaya proyek Anda akan membantu Anda mencapai tujuan dan sasaran Anda. ProjectManager, perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud, memberi Anda alat untuk menggunakan model ini secara efektif. Lihat bagaimana dasbor waktu nyata & bagan Gantt interaktif kami dapat membantu Anda dengan mengikuti uji coba 30 hari gratis ini.