Memahami Kriteria Sukses Manajemen Proyek

Tanpa mengetahui apa kriteria keberhasilan proyek Anda, dapatkah Anda benar-benar mengatakan proyek Anda berhasil? Semua orang ingin proyek mereka berhasil, tetapi hanya sedikit yang meluangkan waktu untuk mendefinisikan apa artinya itu.

Katakanlah Anda telah mengirimkan produk atau layanan tepat waktu dan sesuai anggaran—apakah itu sukses? Bisa saja, tetapi tidak jika tidak memenuhi harapan pemangku kepentingan. Kriteria keberhasilan proyek sangat penting untuk mengetahui apakah, pada kenyataannya, proyek telah memenuhi metrik tersebut.

Bagaimana Mendefinisikan Keberhasilan Manajemen Proyek

Keberhasilan manajemen proyek ditentukan oleh seberapa efisien seorang manajer proyek mencapai tujuan dan sasaran proyek. Tentu saja, Anda ingin membawa proyek sebelum batas waktu dan di bawah anggaran. Itu semua tentang menggunakan sumber daya yang terbatas dengan cara terbaik. Tetapi pada saat yang sama, Anda perlu mengembangkan hubungan baik dengan semua pemangku kepentingan.

Pemangku kepentingan memiliki harapan yang harus dikelola. Setiap orang yang diinvestasikan dalam proyek memiliki gambaran seperti apa kesuksesan itu, dan sangat penting untuk memahami dan mengelola harapan tersebut atau jika tidak, akan ada pemangku kepentingan yang merasa proyek telah gagal terlepas dari memenuhi anggaran, jadwal, dan tujuan ruang lingkup.

Aspek lain dari keberhasilan manajemen proyek adalah kualitas produk atau layanan yang diberikan. Siapa yang peduli jika Anda membuat widget yang tidak berfungsi tetapi mengirimkannya tepat waktu dan sesuai anggaran yang disetujui? Anda harus mengelola kualitas dan tidak pernah melupakan manfaat yang menjadi tujuan inti dan sasaran proyek.

Itu tidak berarti mendefinisikan kesuksesan manajemen proyek itu mudah. Ada banyak faktor yang harus dipertimbangkan dan beberapa di antaranya tidak dapat dinilai sampai lama setelah proyek ditutup. Oleh karena itu, penting untuk memahami keberhasilan proyek dan keberhasilan manajemen proyek bukanlah hal yang sama.

Bagaimana Mengevaluasi Keberhasilan Manajemen Proyek

Keberhasilan proyek hanya didasarkan pada seberapa efisien proyek dikelola sambil mencapai tujuan dan sasarannya. Dengan demikian, ada enam metrik yang digunakan untuk mengukur keberhasilan setiap proyek:

1. Lingkup: Mencapai hasil yang diinginkan dari proyek.
2. Jadwal: Memenuhi tenggat waktu, termasuk semua pencapaian.
3. Anggaran: Menyerahkan proyek untuk jumlah yang disepakati.
4. Kepuasan Tim: Memastikan tim merasa puas dengan proyek.
5. Kepuasan Pelanggan: Dapatkan umpan balik positif dari klien, sponsor, pemangku kepentingan, dkk.
6. Kualitas: Mencapai harapan pemangku kepentingan.

Hal yang hebat tentang mendefinisikan kriteria keberhasilan proyek adalah bahwa hal itu tidak hanya membawa Anda ke proyek yang sukses tetapi juga membantu proyek-proyek masa depan. Menggunakan kriteria keberhasilan juga dapat dilihat sebagai latihan menuju perbaikan terus-menerus dengan belajar dari pengalaman.

Apa Kriteria Keberhasilan Proyek?

Seperti disebutkan di atas, kriteria keberhasilan proyek dan keberhasilan manajemen proyek sedikit berbeda. Bahkan perbedaan ini dapat bervariasi dari organisasi ke organisasi, proyek ke proyek dan bahkan tim ke tim. Tapi pada dasarnya, kita berhadapan dengan dua jenis kesuksesan.

Tipe pertama terkait dengan manajemen proyek. Ini tentang mengelola proyek secara efisien dan menyelaraskan dengan tujuan bisnis organisasi. Hal ini dapat dilakukan melalui pertemuan rutin, audit proyek, memenuhi jadwal dan tenggat waktu serta mencapai kualitas yang diharapkan untuk produk atau layanan.

Tipe kedua terkait dengan kiriman. Saat mengukur jenis kesuksesan ini, tetap fokus pada apa yang dijanjikan proyek untuk dicapai. Anda ingin mencapai tujuan yang diuraikan dalam kasus bisnis untuk proyek tersebut, seperti memberikan produk atau layanan kepada pengguna dan memenuhi kepuasan pelanggan, dll.

Apa Tiga Kriteria Sukses untuk Proyek?

Tiga kriteria keberhasilan untuk sebuah proyek adalah biaya, ruang lingkup dan waktu (triple constraint). Meskipun detailnya mungkin berbeda tergantung pada industri, perusahaan, atau tujuan proyek, kesuksesan akan hidup atau mati pada ketiga faktor ini.

Jika Anda dapat menyelesaikan proyek tepat waktu, sesuai anggaran, dan mencapai ruang lingkup seperti yang ditentukan dalam dokumen proyek, itu adalah kesuksesan. Tetapi seperti yang telah kita pelajari, seringkali ada lebih banyak yang terlibat dan lebih baik untuk menjadi lebih spesifik.

Misalnya, tidak hanya membawa proyek di dalam atau di bawah anggaran, tetapi juga menciptakan nilai investasi dan menuai manfaat bagi para pemangku kepentingan. Yang terbaik adalah menentukan apa arti biaya, ruang lingkup, dan waktu di luar gagasan umum untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang apa itu proyek yang sukses.

Tiga Hal yang Perlu Diingat saat Melacak Kesuksesan

Kami telah membahas keberhasilan manajemen proyek secara abstrak. Meskipun penting untuk menentukan kriteria keberhasilan proyek, itu tidak berbicara tentang apa yang perlu dilakukan untuk membantu kesuksesan itu. Mari kita bicara tentang beberapa aturan untuk menjaga proyek di jalan menuju sukses:

1. Tonggak sejarah

Mendefinisikan tonggak, yang merupakan tanggal penting dalam proyek, membuat proyek lebih mudah dikelola. Cara paling jelas untuk menetapkan tonggak adalah dengan menandai akhir dari setiap fase dan awal dari fase berikutnya. Dengan melakukan tes evaluasi setelah setiap fase, Anda dapat melihat apakah Anda memenuhi kemajuan yang direncanakan atau tidak. Ini tidak hanya membantu pelacakan, tetapi juga meningkatkan moral tim ketika mereka menyelesaikan fase utama proyek. Tim yang bahagia adalah tim yang lebih produktif, yang merupakan indikator kunci keberhasilan manajemen proyek.

2. Komunikasi

Komunikasi melumasi roda dalam setiap aspek manajemen proyek. Memiliki rencana komunikasi di awal proyek sangat penting. Semakin efektif komunikasi antara anggota proyek dan pemangku kepentingan, semakin kecil kemungkinan akan ada masalah yang menyebabkan penundaan. Menjaga jalur komunikasi tetap terbuka adalah kuncinya, tetapi begitu juga menggunakan laporan untuk mengomunikasikan data proyek yang penting. Gunakan laporan status untuk memeriksa tiga kendala secara real-time dan melacak kemajuan aktual terhadap kemajuan yang direncanakan.

3. Gunakan Alat Manajemen Proyek

Perangkat lunak manajemen proyek dinamis menyediakan alat untuk menyiapkan pencapaian dan mendorong kolaborasi di mana anggota tim dapat tetap berhubungan. Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek yang kuat menambah efisiensi proyek, yang merupakan definisi keberhasilan manajemen proyek.

Bagaimana ProjectManager Memberikan Keberhasilan Proyek

ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang memberikan data waktu nyata untuk membuat Anda tetap di jalur dengan membuat keputusan yang lebih baik. Melacak proyek Anda sama pentingnya dengan menentukan kriteria keberhasilan proyek. Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek memberi Anda alat untuk mengetahui apakah Anda memenuhi dasar untuk proyek tersebut.

Ada beberapa cara untuk melihat kinerja proyek Anda. Dapatkan tampilan tingkat tinggi dengan dasbor langsung, yang secara otomatis menghitung data dari laporan status tim Anda dan memperbarui bagan dan grafik yang mudah dibaca tepat waktu, biaya, dan lainnya.

Pelajari lebih dalam data dengan pelaporan sekali klik tentang varians proyek, beban kerja, dan lainnya. Laporan dapat difilter untuk menunjukkan apa yang ingin Anda lihat dan kemudian dibagikan untuk memperbarui pemangku kepentingan.

Menjaga tim Anda bahagia dan produktif adalah bagian dari kesuksesan manajemen proyek. Fitur manajemen sumber daya kami mencakup bagan beban kerja berkode warna yang menunjukkan berapa banyak tugas yang diberikan kepada setiap anggota tim. Jika beberapa dialokasikan secara keseluruhan, cukup realokasi sumber daya langsung dari halaman yang sama.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu Anda merencanakan, memantau, dan melaporkan proyek Anda untuk membantu menyelesaikannya dengan sukses. Pertahankan pemangku kepentingan dalam lingkaran sambil memberi tim Anda alat yang mereka butuhkan untuk bekerja sama dengan lebih baik. Bergabunglah dengan puluhan ribu tim dan organisasi seperti NASA, US Postal Service, dan Bank of America yang memberikan proyek sukses dengan alat kami dan ikuti uji coba gratis selama 30 hari ini.