Menggunakan Manajemen Nilai yang Diperoleh untuk Mengukur Kinerja Proyek

Manajemen proyek dimulai dengan rencana, yang abstrak sampai dieksekusi. Tetapi pelaksanaan proyek buta tanpa cara untuk mengukur kemajuan dan kinerja. Pertama-tama Anda memerlukan dasar proyek untuk menangkap rencana itu dan membandingkannya dengan kemajuan Anda yang sebenarnya. Ini memungkinkan Anda untuk melihat di mana Anda berada.

Setelah Anda menetapkan garis dasar, ada banyak teknik yang dapat membantu manajemen kinerja. Earned value management (EVM) adalah salah satu teknik yang, dalam satu sistem terintegrasi, dapat memperkirakan masalah secara akurat sehingga Anda dapat mengelola kinerja proyek dengan lebih baik.

Apa itu Manajemen Nilai yang Diperoleh (EVM)?

Seperti dicatat, EVM adalah teknik yang digunakan manajer proyek untuk melacak kinerja proyek mereka terhadap baseline proyek. Seringkali kemajuan suatu proyek dianggap lebih cepat atau lebih lambat dari jadwal dan melebihi atau di bawah anggaran. Namun, bagaimana jika Anda lebih cepat dari jadwal, tetapi biayanya lebih tinggi dari anggaran yang Anda rencanakan? Atau, bagaimana jika Anda terlambat dari jadwal, tetapi biayanya lebih rendah dari yang Anda hitung sebelumnya?

Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda dengan analisis varians. ProjectManager memiliki dasbor waktu nyata yang mengumpulkan data langsung dan secara otomatis menghitung analisis varians untuk Anda. Hasilnya kemudian ditampilkan pada grafik warna-warni yang mewakili varians biaya, varians jadwal, dan lainnya. Plus, tidak diperlukan pengaturan! Memantau enam metrik proyek yang ditampilkan di dasbor waktu-nyata adalah cara Anda melacak proyek saat dibuka. Mulailah dengan ProjectManager gratis hari ini.

Mengetahui nilai yang diperoleh membantu memberikan informasi yang lebih dalam tentang proyek Anda. Dan ketika mempelajari tentang nilai yang diperoleh, penting untuk diingat bahwa ada tiga istilah yang terkait dengannya, yang masing-masing sedikit berbeda.

1. Earned Value Analysis (EVA): Teknik manajemen proyek ini bersifat kuantitatif. Ini mengevaluasi kinerja proyek dengan mencari tahu kemungkinan hasil proyek. Hal ini dilakukan dengan membandingkan kemajuan dan anggaran pekerjaan yang direncanakan dengan biaya aktual.
2. Earned Value Management (EVM): Metodologi ini mengukur kinerja proyek dengan jadwal dan anggaran terintegrasi, yang didasarkan pada struktur rincian pekerjaan proyek (WBS).
3. Sistem Manajemen Nilai yang Diperoleh (EVMS): Ini adalah kumpulan alat, templat, proses, dan prosedur yang digunakan organisasi untuk melakukan EVM.

Konsep Inti Manajemen Nilai yang Diperoleh

Analisis nilai yang diperoleh berdasarkan dasar pengukuran kinerja adalah bagaimana Anda dapat membandingkan rencana proyek Anda dengan pelaksanaan proyek Anda. Hal ini memungkinkan manajer proyek untuk menjawab tiga pertanyaan: Dimana kita, dimana kita sekarang dan kemana kita akan pergi? Ini membutuhkan akses ke titik data berikut.

Nilai yang Direncanakan (PV)

Nilai yang direncanakan adalah di mana tugas proyek Anda harus berada pada titik tertentu dalam jadwal proyek dan estimasi biaya. Kedua nilai ini adalah nilai yang direncanakan di mana Anda berharap berada dalam periode pelaporan saat ini. Nilai ini dapat berupa kumulatif atau saat ini. Yang pertama adalah anggaran yang disetujui untuk kegiatan yang direncanakan yang harus dilakukan secara umum di seluruh proyek. Yang terakhir adalah anggaran yang disetujui untuk kegiatan yang direncanakan yang dilakukan selama periode tertentu dari proyek, apakah hari, minggu atau bulan.

Nilai yang Direncanakan (PV) = % proyek yang diselesaikan (direncanakan) * Anggaran Proyek

Biaya Aktual (AC)

Ini adalah biaya aktual dari pekerjaan yang telah diselesaikan selama periode proyek tertentu. Nilai mengacu pada apa yang telah dibelanjakan, baik secara kumulatif maupun saat ini. Yaitu, baik biaya aktual untuk pekerjaan yang dilakukan sampai pada titik di mana itu dihitung atau selama periode hari, minggu, atau bulan tertentu.

Biaya Aktual (AC) = Biaya aktual hingga saat ini

Nilai yang Diperoleh (EV)

Ini adalah kuantifikasi nilai pekerjaan yang telah dilakukan hingga tanggal tertentu dalam proyek. Nilai perolehan kumulatif adalah jumlah anggaran atas keseluruhan proyek sampai dengan tanggal perhitungan sedangkan nilai perolehan saat ini hanya dilakukan untuk periode tertentu.

Nilai yang Diperoleh = % pekerjaan yang diselesaikan * BAC (Anggaran saat Penyelesaian)

Bagaimana Anda Menghitung Manajemen Nilai yang Diperoleh?

Sekarang setelah kita mempelajari tentang konsep dasar EVM, mari pelajari cara menghitung manajemen nilai yang diperoleh. Untuk melakukannya, kami akan menggunakan rumus manajemen nilai perolehan sederhana, yang dijelaskan di bawah ini.

Rumus Manajemen Nilai yang Diperoleh

Ada perhitungan yang bisa dilakukan dengan cepat dan mudah untuk mengeksekusi EVM. Rumus EVM dapat dibagi menjadi dua kelompok: indeks kinerja dan rumus analisis varians. Di sini mereka:

Jadwal Varians (SV)

Varians jadwal adalah cara bagi manajer proyek untuk mengetahui seberapa cepat atau lambat mereka dalam proyek. Rumus untuk mengetahuinya adalah sebagai berikut.

Schedule Variance (SV) = Earned value (EV) – Planned Value (PV)

Varians Biaya (CV)

Varians biaya adalah perbedaan antara biaya aktual proyek pada saat itu dihitung dibandingkan dengan biaya anggaran yang direncanakan untuk periode waktu tersebut dalam rencana proyek. Rumusnya ada di bawah.

Varians Biaya (CV) = Nilai yang Diperoleh (EV) – Biaya Aktual (AC)

Jadwal Indeks Kinerja (SPI)

Indeks kinerja jadwal adalah bagian dari EVM, yang menunjukkan apakah suatu proyek lebih cepat atau lebih lambat dari jadwal. Ini menghitung rasio pekerjaan yang dilakukan dengan pekerjaan yang dijadwalkan. Rumus untuk ini adalah sebagai berikut.

Schedule Performance Index (SPI) = Earned value (EV) / Planned Value (PV)

Menghitung indeks kinerja jadwal melibatkan pembagian EV dengan PV untuk mengukur kemajuan yang dicapai terhadap kemajuan yang Anda harapkan pada titik tertentu. Jika Anda mendapatkan nilai kurang dari 1,0, itu berarti Anda telah melakukan lebih sedikit pekerjaan daripada yang Anda proyeksikan untuk saat ini. Sedangkan nilai yang lebih besar dari 1,0 berarti Anda telah menyelesaikan lebih dari yang direncanakan.

Indeks Kinerja Biaya (IHK)

Indeks kinerja biaya mengukur seberapa efisien biaya dalam proyek. Ini ditunjukkan dalam rasio nilai yang diperoleh dengan biaya aktual.

Indeks Kinerja Biaya (CPI) = Nilai yang Diperoleh (EV) / Biaya Aktual (AC)

Untuk perhitungan ini, Anda membagi EV dengan AC untuk mengukur nilai pekerjaan yang diselesaikan terhadap biaya sebenarnya. Sekali lagi, jika Anda mencapai angka kurang dari 1,0, biaya Anda lebih tinggi dari yang dianggarkan. Angka yang lebih tinggi dari 1,0 berarti biayanya kurang dari yang dianggarkan.

Perkiraan Pada Penyelesaian (EAC)

Estimasi pada penyelesaian adalah ekspektasi saat ini tentang berapa total biaya yang akan dikeluarkan untuk proyek ketika proyek itu selesai.

Perkiraan pada Penyelesaian (EAC) = Anggaran pada penyelesaian (BAC) / Indeks kinerja biaya (CPI)

Dengan perhitungan ini, Anda membagi total anggaran proyek dengan nilai CPI yang Anda temukan di atas.

EVM Hebat, Dengan Beberapa Peringatan

EVM adalah teknik yang dapat Anda gunakan untuk mengelola dan mengontrol proyek Anda, tetapi EVM tidak akan menyelesaikan semuanya. Itu tidak selalu berhasil pada proyek Anda dan itu bukan peluru ajaib yang dapat menembus semua masalah proyek. Bahkan, ia memiliki beberapa jebakan.

Anda tidak dapat hanya mengandalkan manajemen nilai yang diperoleh. Ingat, ini hanya menghitung satu titik data objektif. Nilai yang diperoleh dari proyek Anda dapat berubah dan dapat berubah dengan cepat. Secara alami, biaya dan kemajuan jarang tercermin dalam proyek aktual seperti saat Anda menjalankan proyek. Jadi, EVM bertindak sebagai pelindung dan menyediakan data yang berguna. Yang terbaik adalah membuat perhitungan ini setiap bulan atau lebih sering jika durasi proyek Anda lebih pendek.

EVM Tidak Memastikan Kualitas

Ada beberapa hal yang EVM tidak menawarkan jendela untuk dilihat, seperti kepuasan pelanggan dan kualitas proyek. Kinerja proyek yang berkaitan dengan faktor-faktor penting seperti jadwal dan anggaran dilacak dengan EVM. Tetapi proyek yang sukses tidak hanya datang tepat waktu dan sesuai anggaran. Jika pelanggan Anda tidak senang atau proyek atau kualitas layanan buruk, ada masalah besar terlepas dari jadwal pertemuan dan permintaan anggaran.

Tanpa Data Akurat, EVM Tidak Ada Gunanya

Jika Anda tidak memasukkan semua biaya aktual dalam perhitungan Anda, hasil Anda tidak akan secara akurat mencerminkan kemajuan atau kinerja proyek. Jika Anda menggunakan perangkat lunak yang secara otomatis membuat perhitungan ini, Anda harus sangat berhati-hati, karena mungkin mengabaikan data penting dan memberi Anda hasil yang menyesatkan.

EVM Membutuhkan Konteks

Terakhir, jangan hanya menyampaikan angka tersebut kepada pelanggan, pemangku kepentingan, atau siapa pun yang Anda laporkan—mereka perlu tahu apa arti angka-angka itu dan bagaimana Anda menggunakannya. Jelaskan dalam bahasa Anda dan hindari jargon. Anda tahu apa yang Anda bicarakan, tetapi penting bagi siapa yang Anda ajak bicara untuk mengerti juga. Jangan bodoh, tentu saja; hanya berbicara dengan jelas dan sederhana. Mampu mengomunikasikan EVM secara efektif sama pentingnya dengan kemampuan menghitungnya.

Ukur Kinerja Dengan ProjectManager

Menghitung kinerja sangat penting untuk menjaga proyek sesuai jadwal dan anggaran, tetapi bagaimana jika Anda tidak memiliki kalkulator? Serius, banyak pekerjaan mengumpulkan semua data itu dan menghitung setiap persamaan. Meskipun penting, ini menjauhkan Anda dari masalah penting lainnya—dan ini sangat mudah diotomatisasi!

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang secara otomatis mengolah data secara real-time untuk memberikan informasi yang Anda butuhkan dan melacak kinerja proyek Anda. Setiap kali anggota tim memperbarui statusnya, data tersebut dibagikan ke seluruh perangkat lunak kami, memungkinkan Anda membuat keputusan berdasarkan data dengan mudah.

Lacak Pekerjaan Anda Dengan Laporan Sekali Klik

Untuk melihat data lebih dalam daripada yang dapat disediakan oleh dasbor waktu nyata, gunakan laporan sekali klik. Anda dapat dengan cepat membuat laporan status dan portofolio serta laporan tentang biaya, waktu, beban kerja, dan lainnya. Plus, Anda dapat dengan mudah memfilter setiap laporan untuk hanya menampilkan informasi yang Anda minati. Kemudian bagikan laporan sebagai lampiran PDF atau bahkan cetak untuk presentasi pemangku kepentingan dan terus perbarui semua orang.

Jika Anda melihat perbedaan dan ingin menggali lebih dalam untuk menemukan apa masalahnya, kami memiliki fitur pelaporan yang terperinci. Anda dapat memfilter hasil laporan untuk hanya menampilkan data yang Anda inginkan. Laporan ini juga dapat dibagikan, jadi jika Anda hanya melacak kemajuan untuk disajikan kepada pemangku kepentingan Anda, kami siap membantu Anda.

Visualisasikan Kemajuan Proyek

Karena perangkat lunak kami terus diperbarui, Anda dapat melacak proyek Anda dari banyak titik. Misalnya, bagan Gantt online kami sangat bagus untuk merencanakan dan menjadwalkan proyek Anda, tetapi juga memiliki fitur pemantauan. Bilah durasi yang menautkan tanggal mulai dan berakhir ke tugas di timeline proyek akan mencerminkan kemajuan tim Anda dengan berbagi untuk menunjukkan seberapa dekat tugas dengan penyelesaian.

Perangkat lunak kami bekerja dengan alat nilai yang Anda peroleh lainnya untuk memberi Anda gambaran lengkap tentang kinerja proyek Anda. Tidak hanya itu, kami menawarkan sepiring penuh alat manajemen proyek yang semuanya bekerja sama untuk memastikan proyek Anda berkinerja dan memenuhi harapan pemangku kepentingan. Perangkat lunak kami membuat mengetahui nilai yang Anda peroleh lebih sederhana.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang membuat pengukuran kemajuan dan melakukan EVM menjadi mudah. Dengan dasbor real-time, metrik proyek langsung dihitung dengan data langsung dan disampaikan dalam bagan dan grafik yang mudah dibaca yang dapat dibagikan dengan penekanan tombol. Cobalah sendiri dengan uji coba 30 hari gratis ini.