Manajemen Vendor: Panduan Cepat

Organisasi memerlukan sumber daya untuk menyelesaikan proyek, membuat produk, atau memberikan layanan. Sebagian besar, jika tidak semua, perusahaan tidak dapat memproduksi semua bahan baku, peralatan, atau mesin mereka, sehingga mereka harus mendapatkannya dari vendor. Vendor didefinisikan sebagai pemasok eksternal yang menyediakan barang dan jasa penting. Bergantung pada berapa banyak vendor yang bekerja sama dengan Anda, mengelolanya bisa sangat rumit. Saat itulah manajemen vendor masuk.

Apa itu Manajemen Vendor?

Vendor management adalah proses pengelolaan hubungan dengan vendor dimana organisasi mendapatkan bahan baku, peralatan dan persediaan penting lainnya untuk operasi mereka. Tujuan utama dari manajemen vendor adalah untuk memilih vendor dan persyaratan kontrak yang tepat sehingga perusahaan dapat memastikan kualitas produk, meminimalkan biaya, dan menjaga rantai pasokan dan aktivitas logistik berfungsi normal.

Manajemen vendor mencakup tugas-tugas seperti meneliti dan mencari vendor, mendapatkan penawaran harga, kemampuan, kualitas, dan waktu penyelesaian. Ini juga mencakup negosiasi kontrak, manajemen hubungan, penugasan pekerjaan, evaluasi kinerja dan sosialisasi pembayaran.

Mengelola hubungan dengan vendor adalah proses bisnis penting yang harus Anda awasi dengan cermat. ProjectManager memiliki alat perencanaan, penjadwalan, dan pelacakan sehingga Anda dapat menugaskan pekerjaan ke tim Anda dan memastikan tidak ada yang gagal selama proses pembelian, penerimaan, dan penyimpanan barang yang dibutuhkan bisnis Anda untuk berkembang. Gunakan daftar tugas, papan kanban, bagan Gantt, dan alat lainnya untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana. Mulai gratis hari ini.

Proses Manajemen Vendor

Proses manajemen vendor dapat dipecah menjadi empat langkah:

1. Tetapkan Tujuan Bisnis

Tentukan tujuan bisnis Anda dengan jelas, dan sespesifik mungkin (pertimbangkan untuk membuat tujuan SMART). Agar berhasil meminta bantuan vendor, Anda perlu tahu persis apa yang ingin Anda capai. Pengelolaan vendor juga lebih mudah bila Anda telah menetapkan parameter kinerja untuk dibandingkan.

2. Pilih Vendor Terbaik

Siapa yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan cocok dengan karakteristik kinerja Anda? Anda harus mempertimbangkan pro dan kontra dari semua vendor, dan mereka akan memiliki keduanya, jadi langkah ini perlu dilakukan setelah pemeriksaan menyeluruh. Anda harus menggunakan pesanan pembelian untuk mendokumentasikan harga, kuantitas, jangka waktu pengiriman, dan ketentuan pembayaran barang/jasa yang Anda pesan. Ini adalah dokumen yang mengikat secara hukum yang memastikan bahwa Anda dan vendor Anda berada di halaman yang sama.

3. Kelola Vendor

Ini adalah aktivitas sehari-hari untuk memantau kinerja dan output. Ini adalah cara terbaik untuk memastikan bahwa ketentuan kontrak dipenuhi. Langkah ini melibatkan banyak komunikasi untuk menawarkan persetujuan, ketidaksetujuan, perubahan, umpan balik, dan apa pun yang diperlukan untuk memperdalam hubungan.

4. Secara Konsisten Memenuhi Tujuan

Anda ingin mencapai tujuan Anda tidak hanya sekali atau dua kali, tetapi secara konsisten selama hubungan Anda dengan vendor. Ini berarti mengelola vendor secara teratur untuk mempengaruhi mereka dengan lebih baik untuk memenuhi tujuan kinerja secara teratur.

Mengapa Manajemen Vendor Penting?

Manajemen vendor adalah aspek penting dalam mengelola bisnis. Berikut adalah area utama yang dipengaruhi oleh manajemen vendor.

• Manajemen Rantai Pasokan: Rantai pasokan bisnis adalah proses yang berlangsung dari pembelian bahan baku hingga pengiriman produk akhir ke pelanggan. Manajemen vendor merupakan langkah penting dalam proses ini karena vendor memasok input produksi yang diperlukan perusahaan untuk mengoperasikan dan memproduksi barang.
• Perencanaan Produksi: Untuk memproduksi produk, perusahaan perlu merencanakan bagaimana mengoordinasikan upaya karyawannya dan memaksimalkan efisiensi jalur produksi. Proses ini dikenal sebagai perencanaan produksi, dan manajemen vendor memainkan peran penting dalam mendapatkan pasokan yang tepat pada waktu yang tepat.
• Jaminan & Kontrol Kualitas: Persediaan yang digunakan oleh perusahaan untuk produksi barang berdampak langsung pada kualitas produk akhir. Manajemen vendor memainkan peran penting dalam mendapatkan pasokan berkualitas.
• Manajemen Biaya: Manajemen vendor yang efektif membantu perusahaan menghemat biaya produksi, yang berdampak langsung pada profitabilitas mereka secara keseluruhan. Vendor yang tepat akan membantu perusahaan menghemat biaya sambil menawarkan pasokan berkualitas.
• Manajemen Logistik: Manajemen logistik adalah salah satu aspek terpenting dalam mengelola bisnis. Ini melibatkan transportasi, pengemasan dan pergudangan produk. Dalam kebanyakan kasus, perusahaan mengandalkan vendor untuk proses tersebut.
• Kepuasan Pelanggan: Manajemen vendor penting untuk mempertahankan tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi, karena persediaan yang digunakan untuk produksi barang berdampak langsung pada produk akhir.

Insourcing Versus Outsourcing

Menjalin hubungan dengan vendor luar juga disebut manajemen vendor. Tapi bagaimana Anda tahu kapan lebih baik untuk mengalihdayakan pekerjaan atau menyimpannya di rumah? Anda harus mengevaluasi kebutuhan organisasi Anda dan sumber daya apa yang harus Anda terapkan untuk proyek tersebut.

Ini belum tentu merupakan pilihan yang mudah untuk dibuat. Mulailah dengan melihat keterampilan inti organisasi Anda. Apakah mereka memenuhi kebutuhan proyek Anda? Apakah Anda memiliki sumber daya cadangan untuk pekerjaan itu? Jika demikian, maka tugas tersebut mungkin lebih baik disajikan di rumah daripada mengolahnya.

Namun, jika pekerjaan berkisar pada disiplin yang tidak ada di ruang kemudi perusahaan Anda atau mewakili keterampilan yang mungkin ada tetapi tidak berkembang sepenuhnya, investasi dalam mengontrak vendor menjadi lebih menarik.

Definisi Manajemen Vendor

Kami telah menguraikan bahwa vendor adalah orang atau organisasi yang menjual layanan, produk, atau tenaga kerja. Mereka bisa berupa konsultan independen, perusahaan konsultan atau perusahaan kepegawaian, yang biasanya disebut sebagai pemasok.

Ada juga yang disebut Vendor on Premises (VOP), yaitu vendor yang mendirikan tokonya di tempat usaha klien. Mereka mungkin mencari tenaga kerja sendiri atau dari pemasok luar, tetapi pada akhirnya mereka mengelola dan mengoordinasikan pekerjaan untuk klien.

Penyedia Layanan Terkelola (MSP) mengelola vendor dan mengukur pekerjaan mereka dalam memenuhi standar dan persyaratan klien mereka. Mereka biasanya tidak merekrut, melainkan meneliti dan merujuk vendor terbaik sesuai dengan kebutuhan klien.

Istilah lain yang digunakan dalam manajemen vendor adalah Employer of Record (EOR). Ini adalah cara untuk memudahkan pengelolaan kontraktor independen. Ini termasuk audit, ulasan, dan masalah manajemen lainnya.

Alat Manajemen Vendor

Ada alat untuk mengelola vendor, seperti Vendor Management System (VMS), yaitu program komputer yang mendistribusikan persyaratan pekerjaan ke perusahaan kepegawaian, perekrut, perusahaan konsultan, dan vendor lainnya. Ini membantu dengan perekrutan, proses wawancara dan proses pembayaran.

Alat lain disebut sistem Manajemen Layanan Kontrak (CSM), yang bekerja dengan perangkat lunak fasilitas manufaktur besar untuk menangkap data waktu nyata antara vendor dan klien. Upaya kolaboratif ini membantu menyederhanakan proses ketepatan waktu dan meningkatkan visibilitas biaya proyek.

Peran Manajer Vendor

Jadi, apa yang dilakukan penanggung jawab manajemen vendor? Pertama, mereka bekerja dengan manajemen dan kantor penganggaran untuk mengelola dan mengontrol persediaan dan memastikan bahwa biaya berada pada atau di bawah nilai pasar.

Mereka juga bekerja dengan pemasok untuk menegosiasikan harga yang berada dalam lingkup anggaran perusahaan dengan tetap menjaga kualitas. Itu berarti mencari tawaran dari banyak pemasok untuk memastikan bahwa mereka membuat kontrak dengan vendor yang tepat. Vendor yang tepat tidak hanya ditentukan oleh produk atau layanan yang mereka sediakan, tetapi juga rekam jejak dan riwayat keuangan mereka.

Setelah kontrak diselesaikan, maka manajer harus tetap berkomunikasi dengan vendor serta departemen keuangan dan tim manajemen mereka sendiri yang akan berinteraksi dengan vendor. Mereka juga melacak tingkat stok dan memiliki catatan terperinci untuk melacak pengiriman pasokan dan mengonfirmasi kedatangan mereka.

Bekerja dengan vendor mungkin diperlukan untuk keberhasilan proyek Anda, tetapi juga menambah lapisan kompleksitas untuk mengelolanya. Yang harus Anda miliki adalah perangkat lunak manajemen proyek yang dapat menangani semua data ini. ProjectManager adalah alat berbasis cloud yang menampilkan dasbor waktu nyata untuk informasi paling akurat guna memastikan bahwa Anda selalu mengetahui pekerjaan vendor saat mereka melakukannya. Cobalah sendiri dan lihat bagaimana ini dapat membantu manajemen vendor dengan mengikuti uji coba 30 hari gratis ini.