Cara Merencanakan Acara Virtual: Daftar Periksa Perencanaan Acara Virtual

Pengusaha cenderung lebih suka bertemu langsung. Tetapi setelah periode peristiwa virtual, sulit untuk melepaskan kemewahan digital itu. Perencanaan acara virtual telah menjadi hal yang biasa bahkan ketika acara kembali ke IRL atau menawarkan opsi hibrida.

Keinginan untuk tetap virtual dalam beberapa kasus dapat dimengerti. Perencanaan acara virtual berarti lebih banyak orang dapat hadir di mana pun mereka berada. Namun cara merencanakan event virtual masih tergolong baru bahkan ada yang belum mengetahui apa itu virtual event. Kami di sini untuk membantu Anda merencanakan acara virtual, termasuk menyediakan daftar periksa agar Anda tidak melewatkan langkah penting apa pun.

Apa Itu Acara Virtual?

Acara virtual berlangsung online. Hal ini dapat dicapai melalui berbagai cara, seperti live streaming acara, memutar presentasi video yang direkam yang dapat dilihat kapan pun peserta mau atau bahkan melalui panggilan audio.

Perbedaan utama antara acara virtual dan acara tatap muka adalah bahwa acara virtual bukanlah pertemuan fisik tatap muka. Siapa pun yang dapat mengakses internet adalah calon potensial untuk menghadiri acara virtual.

Tak perlu ditambahkan, ini secara signifikan memperluas jaringan baik untuk pembicara maupun peserta. Namun, acara virtual memerlukan perencanaan seperti yang Anda lakukan untuk variasi kuno. Tapi itu tidak sama. Anda dapat melakukan siaran langsung di Facebook atau platform sosial lainnya kapan pun Anda mau, tetapi acara yang lebih besar dan lebih rumit memerlukan perencanaan.

Pikirkan konvensi atau acara terkait industri yang dapat berlangsung selama beberapa hari, ini pasti akan membutuhkan perencanaan acara virtual. ProjectManager adalah perangkat lunak online yang memberi Anda alat untuk terhubung dengan orang di mana saja dan kapan saja sehingga Anda dapat mengoordinasikan cara merencanakan acara virtual. Bagan Gantt online kami dapat mengatur tugas, biaya, dan sumber daya Anda. Mereka mudah dibagikan dan diperbarui secara real time agar semua orang tetap selaras. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Jenis Acara Virtual

Kami telah menyebutkan beberapa jenis acara virtual secara sepintas, tetapi topik ini patut mendapat perhatian lebih. Ada banyak jenis acara virtual yang berbeda dan masing-masing memerlukan perencanaan acara virtual untuk memastikan bahwa acara tersebut sukses bagi semua yang terlibat. Anda mungkin pernah menghadiri satu atau dua di antaranya.

Webinar

Webinar biasanya merupakan acara satu kali yang digunakan untuk menyediakan konten pendidikan atau promosi. Ini disajikan secara real time, meskipun sering juga direkam sehingga orang dapat melihatnya nanti. Setelah presentasi, biasanya ada periode terbuka untuk tanya jawab.

Konferensi Virtual

Sesuai dengan namanya, konferensi ini dilakukan secara online. Ini biasanya merupakan acara real-time yang menarik orang-orang dengan minat yang sama, apakah itu terkait dengan bisnis atau semacam hobi. Mereka dapat mencakup diskusi panel, pembicara utama, stan vendor online, dan bahkan jam koktail virtual.

Acara Perusahaan Virtual

Mirip dengan konferensi virtual, acara perusahaan virtual lebih terfokus. Semua peserta adalah bagian dari perusahaan yang lebih besar, tetapi acara itu sendiri bisa karena berbagai alasan. Itu bisa berupa pertemuan atau retret semua pihak, acara mencicipi anggur atau sejumlah bisnis lainnya atau pertemuan yang lebih santai. Satu-satunya penyebut yang sama adalah bahwa acara tersebut hanya terbuka untuk mereka yang ada di perusahaan.

Acara Membangun Tim Virtual

Acara pembangunan tim virtual dapat menjadi bagian dari acara perusahaan yang lebih besar. Ini tidak berbeda dengan membangun tim secara langsung, kecuali itu terjadi secara online. Kegiatannya bisa sama, seperti icebreaker, group fitnes dan lainnya. Beberapa acara harus di-retooled agar dapat bekerja secara online, tetapi tujuan untuk membangun ikatan yang lebih kuat antara anggota tim tetap sama.

Acara Perekrutan Virtual

Salah satu cara yang lebih inovatif untuk menggunakan acara virtual adalah sebagai platform perekrutan. Acara perekrutan virtual menawarkan karyawan kesempatan untuk mewawancarai kandidat untuk posisi terbuka. Karena semakin banyak perusahaan yang terbuka untuk pekerjaan jarak jauh, perekrutan virtual memungkinkan mereka untuk mencari bakat dari seluruh dunia daripada hanya dalam jarak perjalanan.

Acara Sosial Virtual

Berkumpul secara virtual juga semakin populer. Banyak keluarga yang tersebar secara geografis dapat bersatu kembali secara online, pesta pernikahan dapat mencakup mereka yang secara fisik tidak dapat hadir ke pernikahan dan teman-teman yang tidak lagi berada di tempat yang sama dapat berkumpul untuk minum dan mengobrol.

Daftar Periksa Perencanaan Acara Virtual

Sekarang setelah kita mengetahui apa itu acara virtual dan berapa banyak jenisnya, Anda siap untuk mempelajari perencanaan acara virtual. Bahkan, Anda mungkin sudah menghadiri semacam acara virtual, bahkan jika itu berbicara dengan seseorang di Zoom.

Perencanaan acara virtual, bagaimanapun, lebih terlibat. Untuk memastikan bahwa Anda mencentang semua kotak, kami telah menyusun daftar periksa yang dapat digunakan untuk hampir semua jenis peristiwa virtual yang kami uraikan di atas.

1. Tetapkan Tujuan untuk Acara Virtual Anda

Anda tidak dapat mengukur kesuksesan sampai Anda memiliki seperangkat metrik. Apa pun acara virtual Anda, Anda harus memutuskan terlebih dahulu apa yang Anda harapkan untuk dicapai. Apakah Anda ingin mengumpulkan email, mendistribusikan eBuku, mempromosikan merek Anda, berjejaring dengan profesional industri, menunjukkan cara menggunakan produk baru, dll.? Apapun tujuan yang Anda putuskan kemudian akan menginformasikan sisa acara jadi jangan mulai tanpa satu.

2. Tentukan Target Audiens Anda

Untuk mencapai tujuan Anda, Anda harus tahu audiens target Anda. Ini adalah pelanggan potensial Anda untuk suatu produk, sesama profesional untuk konferensi, dan sebagainya. Langkah ini membutuhkan banyak penelitian. Semakin baik Anda dapat menentukan audiens target untuk acara virtual, semakin Anda dapat menyesuaikan acara virtual untuk memenuhi kebutuhan mereka.

3. Pilih Jenis Acara Anda

Semua pekerjaan yang telah Anda lakukan pada dua langkah pertama akan menginformasikan pilihan tempat Anda. Di sini Anda akan memutuskan apakah acara akan disiarkan langsung atau direkam (atau keduanya), menentukan apakah webinar lebih sesuai dengan tujuan Anda, dan seterusnya. Jenis acara virtual akan membantu Anda memilih mitra streaming atau layanan untuk menyampaikan acara Anda kepada para peserta.

4. Bangun Kampanye Pemasaran Digital

Setelah di atas diurutkan, Anda harus mengeluarkan kata. Itu berarti membuat rencana pemasaran. Karena Anda merencanakan acara virtual, Anda mungkin ingin memasarkan secara online juga. Meskipun Anda juga dapat membuat kartu pos untuk surat siput dan alat promosi jadul lainnya. Untuk tujuan kami, kami akan tetap berpegang pada pemasaran digital.

Promosikan di Media Sosial

Media sosial adalah tempat yang baik untuk mulai menyebarkan berita. Gunakan tagar yang mungkin diikuti oleh audiens target Anda agar mereka melihat posting Anda. Juga, coba tentukan platform mana yang mereka gunakan; pebisnis cenderung menggunakan LinkedIn, sementara yang lain lebih suka Twitter, Facebook, Instagram, TikTok, Reddit, dll.

Buat Situs Web

Jika Anda memiliki situs web, itu adalah tempat yang jelas untuk memulai pemasaran. Buat halaman khusus untuk acara dan iklan spanduk untuk ditampilkan di seluruh situs Anda, dengan ajakan bertindak untuk hadir. Anda pasti ingin membuat situs muncul setinggi mungkin di hasil pencarian. Ini membutuhkan riset kata kunci yang digunakan audiens target Anda saat mencari online. Optimisasi mesin pencari (SEO) adalah alat utama untuk menarik orang yang tepat ke situs Anda.

Gunakan Iklan Online

Dua saran sebelumnya berada di bawah payung pemasaran organik. Sisi lain dari itu adalah media berbayar, yang mencakup membeli iklan di situs lain. Pemasaran mesin pencari (SEM) adalah teknik untuk meningkatkan pemasaran online Anda.

5. Temukan Pembicara, Moderator, dan Peserta Penting Lainnya

Sekali lagi, tergantung pada jenis acara virtual yang Anda rencanakan, Anda mungkin memerlukan pembicara utama, moderator untuk diskusi panel, dan orang lain yang ada di sana untuk memberi tahu audiens. Jika demikian, Anda perlu menemukannya dan memiliki dana untuk membayar penampilan mereka, tetapi juga akomodasi, seperti hotel, makanan, dan perjalanan jika acaranya hibrida (artinya online dan langsung).

6. Buat Agenda Acara Virtual

Agenda adalah dokumen penting yang menjaga agar semua rapat tetap terarah dan menghindari pemborosan waktu. Ini berlaku ganda untuk acara virtual. Anda perlu mengoordinasikan pembicara Anda dan presentasi lainnya. Biasanya ada perkenalan, istirahat untuk sarapan atau makan siang dan lain sebagainya. Membuat agenda acara virtual mengatur acara tetapi juga memberikan panduan bagi mereka yang hadir.

7. Pilih Tanggal & Zona Waktu

Bahkan jika Anda merekam acara untuk dilihat di masa mendatang, Anda memerlukan tanggal dan waktu untuk memulai acara virtual. Ingat, bahwa ini adalah kejadian global. Siapa saja, dari mana saja, bisa hadir. Itu berarti Anda harus memilih zona waktu di mana itu akan berlangsung sehingga orang-orang di zona waktu lain yang hadir akan tahu kapan harus masuk ke acara virtual.

Terkait: Template Rencana Acara Gratis untuk Excel

8. Pilih Platform Acara Virtual

Ada banyak layanan yang dapat menyelenggarakan acara Anda secara online, tetapi Anda perlu mengontrak layanan ini lebih awal daripada nanti. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah tidak dapat menyiarkan acara Anda ke peserta karena Anda mengabaikan kontrak dengan penyedia. Berikut adalah beberapa platform acara yang berbeda untuk streaming langsung atau video yang direkam sebelumnya.

• Perbesar
• Google Bertemu
• Tim Microsoft
• Acara Webex

9. Pilih Tempat

Peristiwa virtual harus terjadi di ruang fisik. Baik Anda merencanakan acara virtual atau hybrid, Anda perlu menyewa tempat. Ya, mungkin saja semua pembicara hanya menelepon presentasi mereka dari rumah atau kantor mereka, tetapi itu hanya memperumit masalah dan tidak selalu terlihat profesional. Anda akan ingin menyewa studio atau tempat lain yang memiliki kamera, mikrofon yang bagus, dan sebagainya untuk memiliki presentasi profesional.

10. Rekam Acara Virtual Anda

Sebaiknya rekam acara Anda sehingga acara tersebut lebih hidup di luar acara virtual yang sebenarnya dan dapat terus memenuhi tujuan Anda untuk waktu yang lama. Sebagian besar platform memiliki opsi untuk merekam dan kemudian Anda dapat membagikan tautan atau menghosting rekaman di situs web Anda.

11. Kumpulkan Umpan Balik Setelah Acara Virtual Anda

Anda akan ingin memiliki semacam tindak lanjut dengan penonton. Itu selalu merupakan pemasaran yang baik untuk mengumpulkan email mereka tidak hanya untuk terus memasarkan kepada orang-orang ini tetapi juga mendapatkan umpan balik mereka tentang acara tersebut. Ini adalah data berharga untuk membantu Anda mengembangkan dan mengelola rapat virtual berikutnya yang Anda rencanakan dengan lebih baik.

ProjectManager Membantu Anda Merencanakan Acara Virtual

Perencanaan acara virtual memerlukan alat fleksibel yang dapat menghubungkan orang di mana saja dan kapan saja, serta lintas departemen untuk mendorong kolaborasi. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online dengan fitur yang Anda butuhkan untuk perencanaan acara virtual serta mengelola pelaksanaan rencana itu.

Rencanakan Dengan Beberapa Tampilan Proyek

Perencanaan acara virtual melibatkan banyak orang yang berbeda, terutama bila direncanakan oleh perusahaan. Itu berarti departemen yang berbeda harus bekerja sama, mulai dari pemasaran hingga penjualan. Tetapi setiap departemen bekerja secara berbeda. Kami memberi mereka alat yang membuat mereka nyaman bekerja. Bagan Gantt bagus untuk keseluruhan organisasi, tetapi tampilan daftar mengumpulkan tugas dan papan kanban menunjukkan alur kerja dalam pengaturan visual. Beberapa lebih suka tampilan kalender untuk melacak tanggal-tanggal penting. Apapun, semua tampilan diperbarui bersama-sama secara real time sehingga semua orang selalu bekerja dari data terbaru.

Berkolaborasi secara Real Time

Membuat semua orang di tim menggunakan alat yang paling nyaman bagi mereka hanyalah permulaan. Agar mereka dapat berkolaborasi, alat tersebut harus mengirimkan data secara real time. Platform kolaboratif kami tidak hanya memperbarui semua tampilan proyek secara bersamaan, tetapi juga memberi semua orang kemampuan untuk berbagi file, berkomentar di tingkat tugas, dan menandai orang lain jika diperlukan. Penyimpanan file kami yang tidak terbatas berarti semua aset acara Anda dapat dibagikan di hub terpusat untuk akses mudah. Semua yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka ada di alat ini.

Manajer mendapatkan visibilitas ke dalam apa yang dilakukan semua orang. Mereka dapat memeriksa kemajuan dan kinerja pada tingkat tinggi kapan pun mereka mau dengan dasbor waktu nyata kami atau membuat laporan yang dapat disesuaikan untuk menggali data lebih dalam. Fitur manajemen tugas untuk meningkatkan produktivitas agar Anda tetap sesuai jadwal dan menghadirkan acara virtual yang sukses.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu Anda merencanakan, menjadwalkan, dan melacak acara secara real time. Dengan fitur yang menjalankan keseluruhan dari manajemen sumber daya hingga manajemen risiko dan seterusnya, Anda memiliki semua alat yang Anda butuhkan untuk perencanaan acara virtual. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.